Bonjour à tous,

Dans le cadre d'un séjour à Paris en février l'Hotel nous demande le versement d'une caution de 15€ par élève, pour les "dissuader de faire des bêtises et de gêner les autres résidants". J'ai du mal à envisager de demander aux familles ce versement. Si le lycée devait le faire, quelle est la meilleur solution : chèque ou espèce ? Quelles écritures comptables ? Vote du CA je suppose ?
J'ai déjà tenté de leur expliquer que tous les élèves étaient assurés, qu'en tant qu'établissment scolaire la caution en espèce n'était pas envisageable... ils ne veulent rien entendre. Ils proposent même de laisser une photocopie de carte bleue comme caution...

Je suis à la recherche d'un autre lieu d'hébergement mais pour le moment je ne trouve rien de libre, ou dans notre budget. Je vais finir par devoir céder à la demande de l'hotel...

Des solutions à me proposer ?

Merci !

Bonjour, es-tu passé par un voyagiste ? as -tu fait un marché pour ce voyage ? que prévoit le marché ?

Sinon une réponse ici :https://www.intendance03.fr/page4kqb1.html

Le contrat passé entre un voyagiste et un EPLE dans le cadre d'un voyage facultatif précise qu'une caution de 10 à 15 € par élève sera demandée à l'arrivée à l'hôtel. Cette clause est-elle légale ? (2011)

Le principe de gratuité ne s'appliquant pas aux activités facultatives rien ne s'oppose au versement d'une caution si le contrat le prévoit et si le conseil d'administration l'autorise, il devra néanmoins s'agir d'un tarif fixe et non flottant. Par ailleurs, dans le cas d'espèce le contrat étant passé entre le voyagiste ou l'organisme hébergeur et l'EPLE, c'est à celui-ci de payer la caution qui sera gérée retracée dans les écritures comptables conformément aux règles de la comptabilité publique. On rappellera enfin, que le principe du paiement d'une caution par les familles ne peut être admis que pour s'assurer de la restitution du matériel mis à disposition (clé de chambre par exemple) et non dans le but de couvrir d'éventuelles dégradations qui seraient commises par certains élèves. Celles-ci doivent en effet faire l'objet d'une procédure disciplinaire prévue par le règlement intérieur de l'établissement et le cas échéant celui des sorties et voyages scolaires concernés.

Merci pour ta réponse, déjà je vais pouvoir argumenter auprès du chef pour expliquer pourquoi les familles ne paieront pas cette caution directement.

Hélas, ni marché, ni voyagiste. Ce n'est pas vraiement dans les "habitudes" de l'établissement, même si je tente de changer ça... Je suis assez désepérée par cette situation, mais j'ai peu de soutien en interne sur la question. Déjà, ce n'est plus les enseignants qui signent les contrats et devis directement ! (mini victoire ! )

Comme dit Titi en visant la réponse du ministère dans un FAQ, c'est au bahut de payer.
Il ne peut payer cette caution que si il y a un contrat qui la prévoit expressément ; le contrat étant la PJ à joindre au mandat en plus de la demande (facture) de l'hôtel.
Après, d'un point de vue comptable, il faudra voir quand et comment sera payée la facture pour les nuitées.

Déjà, ce n'est plus les enseignants qui signent les contrats et devis directement ! (mini victoire ! )

Et le comptable il ne vérifiait rien ?

Et le comptable il ne vérifiait rien ?

L'établissement est le support de l'agence compatble.... Mon agent comptable est très sympa, mais elle n'est pas toujours très... "carrée" ! Après, il y a de bonnes évolutions, et le covid a bien montré que les voyages devait être mieux cadré.
Je prépare le terrain, et je pense que l'année prochaine on pourra formaliser les choses et passer par des agences pour certains séjours.

La caution est bien inscrite dans les conditions générales de vente. Pour le moment rien a été signé ni validé, mais l'hotel ne veut rien entendre et ne veut pas retirer cette clause. Je me retrouve coincé. Le séjour a été voté en CA, mais je peux repasser le principe de la caution au prochain si il faut.
Pour la facture, il y aura versement d'arrhes en décembre si on valide, et le reste sur 2022.
Donc l'idée c'est que je leur demande de rajouter la caution sur la facture, et qu'ils me la reversent ensuite si il n'y a pas eu de casse ?

La meilleure solution est de trouver un autre hébergement.
Sinon je ne puis répéter qu'il faut un contrat mentionnant l'avance et la caution car cela reste un marché public.
Pour la caution il faut savoir quand est payé le solde de la facture d'hôtel : avant les nuits, sur place (dans ce cas suffit de déduire la caution versée du reste à payer), après par virement (idem on déduit la caution si ce n'est pas fait sur la facture) ?

Mais sans contrat je ne vois pas comment un comptable pourrait payer l'avance et la caution... enfin s'il respecte la règlementation.