Hello les intendants-es du Forum,

Voici un retour d'expérience de campagne d'inscription entièrement dématérialisée via la plateforme publique Demarches-simplifiees.fr de l'incubateur Beta.gouv.fr qui a soutenu Open Academie à ses débuts.
On a inscrit à la cantine en septembre dernier et on a fait toutes les inscriptions avec en juin. Franchement, ça mérite de s'y arrêter.


Un outil comme on les aime :

- Gratuit et rapide à mettre en place : on peut cloner la démarche d'un autre établissement et customiser ensuite.
- Adaptable aux besoins de chaque eple : tant dans l'organisation du formulaire que dans l'affichage au moment de l'instruction. Par exemple, la vie scolaire peut mettre en avant les points qu'elle instruit (options péda) et pas les autres (IBAN et cantine).
- On peut dialoguer avec les familles, via une messagerie intégrée (très pratique pour redemander une pièce non conforme).
- Entièrement responsive : les familles peuvent effectuer la démarche sur PC ou smartphone (très utilisé pour télécharger une photo des attestations demandées).
- Il y a un onglet "Annotations privées" : c'est un onglet du formulaire réservé à l'établissement, où on peut dialoguer entre services (intendance, CPE, perdir) en créant les cases à cocher qu'on veut.
- On peut récupérer à tout moment une feuille Excel avec tous les champs et l'ensemble des PDF téléchargés par les familles.
- C'est sécurisé : les juristes de l'incubateur certifient que le compte créé par la famille contenant Nom-prénom-adresseEmail équivaut signature sur dossier papier.
- Une vraie hotline qui répond dans l'heure, sur tchat.

Ensuite on peut compléter par des astuces maison :

- Rabattre les familles par un lien vers une cagnotte Leetchi pour la caisse de solidarité.
- Intégrer les autorisations de prélèvement bancaire pour la cantine. ça a marché d'enfer : plus de la moitié des parents seront prélevés l'an prochain (certains ont mêmes acceptés d'être prélevés pour la caisse de solidarité !)

Les effets kiss-cool :

- Une fois que les parents ont créé un compte la première fois, le pli est pris : on peut les interroger durant toute leur scolarité pour les besoins courants (voeux de spécialités pédagogiques de l'an prochain, voeux d'orientation, voyages, démarches d'urgence COVID).
- On ne dépend pas des ENT qui tombent en panne à 9h04 jour 1 du confinement.
- On peut mettre en pratique notre éthique d'un numérique sans fracture au service des familles : en indiquant dès le début un n° de téléphone qui répond aux parents ; en faisant asseoir à côté les parents (peu nombreux) qui n'y arrivent pas.


Et le ministère, dans tout ça ?

Le MEN reconnait et subventionne Demarches-simplifiées.
En fait, l'outil est parfaitement complémentaire avec le téléservice, car il gère tous les besoins autour de l'inscription qui restaient ignorés par les appli nationales.

@ +

Adopté pour les inscriptions à la DP cette année et la collègue qui instruit les dossiers est déjà aux anges donc je confirme, super outil !
On a effectivement cloné la démarche mise en place l'année dernière par l'AC puis apporté notre patte, hyper rapide.
la communication sur la plateforme avec les familles est fluide, on a les pièces que l'on veut (on peut rendre la production de certaines pièces obligatoire, d'autres facultative, c'est souple).
Archivage tout propre durant 36 mois sans passer par des heures de classement de papiers (+ de 1000 élèves inscrits à la DP ici).
C'est clair que ça doit pouvoir apporter une grande plus-value sur les inscriptions administratives mais pas encore de volonté de dématérialiser côté péda chez nous. Tant pis pour eux, nous on profite !