Constatations et écritures

Bonjour,

petite question de pratique : est-ce que chaque constatation nécessite obligatoirement des écritures (OR + mandat) ou non?

Je m'explique :

- mon ex AC exigeait que je saisisse les écritures pour chaque constatation (donc à chaque re-constatation je saisissais des mandats et OR qui complétaient ou réduisaient les précédents). Je trouvais cela logique et très pratique pour retracer les écritures en cas d'erreur. 
- la secrétaire du collège où j'effectue actuellement un remplacement gère les DC. Elle avait effectué la 1ère constatation juste avant d'être en arrêt de travail, j'ai donc saisi les écritures pendant son absence. Or, quand elle est revenue, elle m'est tombée dessus en me disant qu'elle ne fait ni mandat ni OR avant la fin du trimestre, et qu'elle fait tout juste avant la clôture du trimestre.

Etant donné que je n'ai pas la science infuse, je pars du principe qu'elle peut avoir raison.

Je me tourne donc vers vous : quelle est votre pratique ? Et surtout, y a -t'il une règle en la matière ?

Par exemple, en ce qui concerne les OR, j'ai regardé du côté du code de l'éducation (article R421-67) où je lis que "Tous les droits acquis au cours d'un exercice doivent faire l'objet d'un ordre de recettes au titre de cet exercice."  Il n'est pas pas mentionné que ces OR doivent être saisis à chaque fois que l'on constate un droit. Mais dans l'absolu, si l'on considère que le montant de ce droit constaté change, cela appelle un OR correspondant, non ? 


Je n'ai pas trouvé de réponse sur le forum, mais s'il existe un fil, merci de m'y conduire...


Merci d'avance de vos avis :-)

tout à fait: il faut un OR des la constatation initiale;
en cas de controle par un auditeur de la DGFIP c est la premiere chose qu il va regarder
Normalement à chaque reconstatation il faudrait un OR complémentaire ou un AOR en cas de diminution du montant (et pas un mandat )
Après,  chaque AC   est libre de n accepter qu une seule écriture corrective en fin de trimestre.
Mais il faudra justifier la différence avec les créances.

Ah merci quattro, ça conforte mon idée...

Bonjour,

Mon AC exige une constatation par trimestre, me demandant en cas de re-constatation à faire, de défaire le travail que j'ai fait, car sison elle se mêle des pinceaux pour gérer les les frais scolaires comptablement, est-ce normal ? 
Je pense qu'on peut se contenter de 2 voire 3 constatations dans un trimestre mais on n'a pas le droit d'exiger 1 constatation sachant que les frais scolaires, c'est un suivi quotidien de la situation des familles.

Si elle s'emmêle les pinceaux à traiter des reconstatations en comptabilité générale, c'est très inquiétant.
Les constatations sont faites justement pour ça.
Il n'y a rien de sorcier à traiter 2, 3 ou 4 constatations...en comptabilité générale.
Et c'est un outil pratique pour le gestionnaire, surtout en temps de COVID ;-)

Idem dans mon agence : je demande un OR ou OAR/ORR après chaque constatation pour coller au plus proche de la réalité avec la liste des créances.
Cela évite des oublis et autres calculs parfois loufoques ^^

OR (ou ORR selon le cas) obligatoire à chaque reconstat pour donner une valeur juridique aux avis aux familles qui permet au comptable de recouvrer les créances.
En général, je fais 2 ou 3 reconstats par trimestre.

Dans les faits, j'ai connu des comptables qui ne voulaient qu'un OR en fin de trimestre, parce que "c'est plus facile pour s'y retrouver".
L'un d'entre eux, se rendant compte qu'il ne faisait pas les choses dans les règles, a exigé à un moment systématiquement l'OR. Ca a duré un mois, lui et la personne qui réceptionnait les droits constatés à l'AC n'y comprenaient plus rien, complètement paumés... Machine arrière toute

En matière d'ordonnancement l'AC n'a pas à vouloir, c'est l'ordonnateur qui veut. Donc si l'ordo (le GM) fait des OR ou OAR plusieurs fois dans le trimestre alors l'AC réceptionne. La constatation initiale est exigible pour le contrôle dépenses/recettes, après c'est open bar pour l'ordo.
Nous on reconstate 2 ou 3 fois sans trembler ni psychoter. Si l'AC n'y pige rien alors soit il demande des explications, ou il (elle) est un blaireau et change de métier.

Cat, pour ma part, je fais un OR initial et un ajustement avec la dernière constat. (celle des bourses)
Je fournis néanmoins tous les documents pour toutes les constatations : bordereau des DC, état nominatif global, analyse du bordereau, état statistique, remises d'ordre, régularisations, qui doivent tous être signés par l'ordo.
Donc globalement, j'évite les constatations intermédiaires...

en tant qu'agent comptable, je demande aux Er et à moi-même : constataion des non-boursiers en début de trimestre (je considère que si 'lon constate les boursiers, j'ai un mandat de bourse et j'ai 10 jours pour payer le mandat comme prévu dans la convention d'agence comptable).
Re-constatation de tout le monde en fin de trimestre. Il arrive qu'il y ait un oubli ou une erreur et qu'avant de faire les écritures Gfc le gestionnaire s'en rende compte et re-constate tout de suite, je demande en PJ des écritures Gfc les différentes constatations, pas juste la dernière.
Il y a toujours des comptables qui acceptent les créances sans écritures et qui prennent les écritures fin de trimestre ... perso c'est là où je m’emmêlerai les pinceaux ...

l'int.int a écrit:

en tant qu'agent comptable, je demande aux Er et à moi-même : constataion des non-boursiers en début de trimestre (je considère que si 'lon constate les boursiers, j'ai un mandat de bourse et j'ai 10 jours pour payer le mandat comme prévu dans la convention d'agence comptable).
Re-constatation de tout le monde en fin de trimestre. Il arrive qu'il y ait un oubli ou une erreur et qu'avant de faire les écritures Gfc le gestionnaire s'en rende compte et re-constate tout de suite, je demande en PJ des écritures Gfc les différentes constatations, pas juste la dernière.
Il y a toujours des comptables qui acceptent les créances sans écritures et qui prennent les écritures fin de trimestre ... perso c'est là où je m’emmêlerai les pinceaux ...

Comment peux-tu justifier des créances des familles boursières non excédentaires dans ce cas ?
Si tu leur envoies la facture à la fin du trimestre, n'est-ce pas un peu juste pour régler sachant qu'elles sont déjà bien prises à la gorge, sinon elles ne seraient pas boursières ?

Je suis sur un secteur où les établissements oscille entre la REP et la REP + avec des niveaux de bourses assez élevés.

Les CT accompagnent les élèves boursiers sur la restauration, par exemple pour les collèges taux 2 pas de reste à charge, pour les taux 1 le reste à charge est de l'ordre de 50 € pour le trimestre et il y a aussi du fonds social cantine qui peut-être appliqué.

Pour les lycées idem fort taux de boursiers, des taux de DP qui ne sont pas extraordinaires, le reste à charge cumulé est faible car le fait de facturer ces familles fin de trimestre permet également de les solliciter sur les dossiers de fonds sociaux, et comme elles sont boursières, si il y a du reste à charge elles ont généralement droit au fonds social cantine, donc la facture arrive avec le FS intégré donc le reste à charge est vraiment limité.

Au début les gestionnaires étaient assez réticents pour les motifs que tu invoques mais maintenant c'est un fonctionnement qui leur convient très bien. Les restes à charges en fin de trimestres sont très limités.

Ta façon de faire est liée à une situation très particulière et n'a donc pas vocation à être étendue à d'autres établissements !
Ici pas d'aide de la CT, un fonds social famélique (3 000 € par an pour 500 élèves et 450 DP), donc les factures doivent être envoyées à tous en début de trimestre.

je pense qu'il n'y a pas une seule façon de faire. Selon le contexte différentes options sont envisageables. A nous d’analyser les contextes pour chercher et mettre en place les solutions les plus adaptées

l'int.int a écrit:

je pense qu'il n'y a pas une seule façon de faire.

Désolé d'être un peu abrupt, mais non, il n'y a qu'une façon de faire
OR préalable à l'envoi des factures et écritures en + ou en - à chaque mouvement

l'int.int a écrit:

A nous d’analyser les contextes pour chercher et mettre en place les solutions les plus adaptées

Après c'est vrai que l'on fait ce que l'on peut avec qui on a derrière l'ordi...

Merci à tous pour vos retours, très instructifs !

Bozinchu a écrit:

l'int.int a écrit:

je pense qu'il n'y a pas une seule façon de faire.

Désolé d'être un peu abrupt, mais non, il n'y a qu'une façon de faire
OR préalable à l'envoi des factures et écritures en + ou en - à chaque mouvement

Oui je suis d'accord et c'est comme cela que je procède, et c'est bien pour cela que, au regard du contexte de l'étab que je gère et des ER rattachés que j'ai,  la constatation des élèves non boursiers se fait un début de trimestre et les boursiers en fin de trimestre, car en plus on a pas mal de congés de bourse.
La constatation de tous en début de trimestre, implique des écritures de mandats de bourse ... et normalement dans les 10 jours du paiemenyt des bourses. Si l'ordonnateur me fait un mandat de bourses c'est qu'il veut qu'elles soient payées.
Que dans un contexte ou il n'y a quasiment pas d'aides sociales et que le reste à charge représente beaucoup, de constater tout lke monde en début de trimestre semble plus pertinent. Dans mon cas, ce n'est pas le cas.
mais OR préalable à l'envoi des factures, c'est sur à 100%