Bonjour,

Ci-dessous pour avis et corrections/améliorations, un projet de procédure interne concernant les encaissements de repas qui peuvent être source de longues et fastidueuses recherches en cas de décalage entre GFC et Turbise.

Si vous avez déjà fait quelque chose à votre niveau et qui fonctionne, je prends

OBJECTIF :
Décrire les modalités de la vérification mensuelle des ventes et des consommations des repas.
En effet, la concordance entre GFC et le logiciel de vente des repas (Turbise) doit être assurée en permanence.
Que ce soit en cas de contrôle ou au 31/12 lorsque les soldes entre GFC et Turbise doivent être égaux et détaillés au compte financier.
Sur le principe, cette concordance est ‘naturelle’ car les encaissements dans Turbise sont intégrés dans GFC par la régie et les repas consommés dans Turbise font l’objet d’un ordre de recette mensuel qui vient diminuer d’autant les comptes d’avance de GFC.
Dans la réalité, quelques cas particuliers d’une part et le grand nombre d’opérations d’autre part, font que la plus grande rigueur est nécessaire afin de ne pas se retrouver à vérifier les opérations une par une pendant des heures en cas de discordance.


POINTS DE VIGILANCE :

1. Il convient de s’assurer que chaque opération réalisée dans Turbise est aussi effectuée dans GFC : il peut s’agir d’un remboursement ou d'un paiement par virement par exemple.

2. Les opérations autres que les encaissements dans Turbise doivent être utilisées avec la plus grande prudence. Le régisseur a la responsabilité de s’assurer que chaque opération dans Turbise a bien sa contrepartie dans GFC.

3. De la même manière toute opération sur les comptes concernés par les ventes de repas dans GFC doit être également retracée dans Turbise : par exemple un paiement de repas par fonds social, par virement, un remboursement etc. Dans ce cas, c’est à l’agence comptable d’informer le régisseur des opérations à réaliser dans Turbise.

La communication est donc essentielle entre la personne chargée de la gestion de Turbise, le régisseur et le chargé de la comptabilité générale dans GFC, afin de garantir la concordance permanente et obligatoire entre les comptes.

La vérification après chaque régie de recettes, et a minima mensuelle, est indispensable et permet de garantir cette concordance

Par ailleurs, en cas de discordance, plus vite les recherches seront effectuées et moins elles seront coûteuses en temps.


MODE OPÉRATOIRE

1. APRÈS CHAQUE RÉGIE ET A MINIMA UNE FOIS PAR MOIS DANS L’ÉTABLISSEMENT  → ADJOINT GESTIONNAIRE

 - Arrêter la régie et Turbise le même jour au même moment.

 - Valider la dernière régie du mois, le dernier jour du mois. Ceci afin  de ne pas encaisser dans GFC en mars les paiements de Turbise du mois de février.

 - Éditer à partir de Turbise, les documents suivants :

1.1. A chaque régie : La liste des encaissements de la période depuis la dernière régie. Et vérifier l’égalité des encaissements entre Turbiseet ceux de la régies.

1.2. Dans la régie de fin de mois
 - Les liste des repas consommés du mois par catégorie (qui serviront pour l'OR)
 - Les soldes créditeurs et débiteurs des comptes de Turbise en fin de mois. Les soldes débiteurs non explicites type carte pass doivent être détaillés.

1.3 Le mois suivant, effectuer l’ordre des recettes des repas pris à partir des documents de Turbise.

NB : si les repas des personnes extérieures qui sont pris en charge financièrement par l’établissement sont gérés dans Turbo Self, bien veiller lors du mandat de pris en charge du ALO à réaliser l’encaissement correspondant dans Turbise.

Il est possible d’avoir trois cartes ‘pass’ pour faciliter les traitements : une pour les élèves externes, une pour les extérieurs pris en charge par l’établissement et une pour les extérieurs qui payent.

2. APRÈS CHAQUE RÉGIE ET A MINIMA UNE FOIS PAR MOIS A L'AGENCE COMPTABLE  → CHARGE DE COMPTABILITÉ


2.1. A chaque régie : Vérifier que les encaissements régie, fonds sociaux, virements bancaires et autres, concordent avec ceux de Turbise.

2.2. Dans la régie de fin de mois : A partir des soldes de GFC (411, 412 et 419) déduire les montants des repas consommés et vérifier que les soldes débiteurs et créditeurs de ces comptes concordent avec ceux de Turbise.

Je ne suis pas certaine de tout comprendre. A te lire j'ai l'impression qu'il faut quotidiennement encaisser dans TS mais aussi dans GFC. C'est cela ?

Ce doit être mal rédigé
Liberté pour les GM concernant les encaissements dans la régie.
La seule chose qui est imposée c'est au moins une régie dans le mois, mais pour tous, ils font a minima deux régies par mois.

Quand je vois tout cela,  tout cette machinerie en plus les Bourses, je suis pour la gratuite des repas des élèves et des commensaux, une vieille revendication de FO que je reprends mienne.

Alomero a écrit:

Je ne suis pas certaine de tout comprendre. A te lire j'ai l'impression qu'il faut quotidiennement encaisser dans TS mais aussi dans GFC. C'est cela ?

Ici c'est le cas....
Par quotidien on entend à chaque mouvement comptable.
La collègue encaisse dans TS... Si on veut que la comptabilité soit juste, il faut bien, retranscrire dans GFC ( en masse) par une FQE..
Sinon, les 51xx seraient faux...

C'est pas si compliqué et dit de manière plus simple que tout mon laïus cela revient à :
- chaque régie on vérifie que : encaissements saisis GFC = encaissements de Turbise sur la même période
- on termine le mois dans Turbise et on valide la régie en même temps ... et on s'assure à ce moment là de la concordance des soldes avec la liste des reps pris ...
- dès qu'on fait un 'truc' inhabituel dans Turbise (remboursement par ex) on informe l'agence comptable
- à l'inverse dès qu'on saisi un virement, un fonds social ou autre à l'agence comptable on informe l'établissement.

Dit comme ça, c'est beaucoup plus clair il me semble

Là où je te rejoins c'est qu'avoir de logiciel de compta sans 'passerelle' entre les deux n'est pour moi pas acceptable aujourd'hui, car tout repose sur le facteur H.

Bozinchu a écrit:

Alomero a écrit:

Je ne suis pas certaine de tout comprendre. A te lire j'ai l'impression qu'il faut quotidiennement encaisser dans TS mais aussi dans GFC. C'est cela ?

Ici c'est le cas....
Par quotidien on entend à chaque mouvement comptable.
La collègue encaisse dans TS... Si on veut que la comptabilité soit juste, il faut bien, retranscrire dans GFC ( en masse) par une FQE..
Sinon, les 51xx seraient faux...

Puisqu'on parle bien de saisie en masse, c'est OK. Je craignais la saisie ligne à ligne en doublon.

Nicolas a écrit:

C'est pas si compliqué et dit de manière plus simple que tout mon laïus cela revient à :
- chaque régie on vérifie que : encaissements saisis GFC = encaissements de Turbise sur la même période
- on termine le mois dans Turbise et on valide la régie en même temps ... et on s'assure à ce moment là de la concordance des soldes avec la liste des reps pris ...
- dès qu'on fait un 'truc' inhabituel dans Turbise (remboursement par ex) on informe l'agence comptable
- à l'inverse dès qu'on saisi un virement, un fonds social ou autre à l'agence comptable on informe l'établissement.

Dit comme ça, c'est beaucoup plus clair il me semble

C'est plus clair mais la question est de savoir encore plus clairement ce qu'il en est des fins de journée et fins de période, en employant ces termes issus de GFC.

L'idée est-elle de saisir ligne par ligne dans TS et à la fin de la journée de saisir en masse dans GFC les encaissements de cette journée et de la valider ? Puis à la fin du mois de valider la FQE de TS puis la fin de période dans GFC ?

Ou l'idée est-elle de saisir ligne par ligne dans TS et à la fin du mois de valider la FQE de TS puis de saisir en masse dans GFC les encaissements de cette période et de valider la fin de journée et la fin de période dans GFC ?

S'il n'y a pas d'encaissement par CB on peut faire les deux, la classe 5 collera. On peut aussi choisir pour la seconde solution d'effectuer deux fins de périodes dans le mois. Mais surtout il faut savoir dans quel cas on se trouve.

Bref, que demandes-tu en employant les termes de TS et de la régie GFC ?

Alomero a écrit:

C'est plus clair mais la question est de savoir encore plus clairement ce qu'il en est des fins de journée et fins de période, en employant ces termes issus de GFC.

L'idée est-elle de saisir ligne par ligne dans TS et à la fin de la journée de saisir en masse dans GFC les encaissements de cette journée et de la valider ? Puis à la fin du mois de valider la FQE de TS puis la fin de période dans GFC ?

Clairement non, car cela oblige à ne faire qu'une régie (fin de période) par mois. Et sur ce point chacun fonctionne comme il le souhaite.

Alomero a écrit:

Ou l'idée est-elle de saisir ligne par ligne dans TS et à la fin du mois de valider la FQE de TS puis de saisir en masse dans GFC les encaissements de cette période et de valider la fin de journée et la fin de période dans GFC ?

Non plus.

Mais mon idée n'était pas d'intervenir à ce niveau ... peut-être le devrais-je ...

Chacun est libre de fonctionner comme elle/il le souhaite ... c'est pour cela que je demande a minima une régie le dernier jour du mois ...

Si les collègues veulent en faire plus cela ne me dérange pas ...

Ce que je souhaite c'est être en mesure de vérifier les soldes au moins une fois par mois et pour cela j'ai besoin des justificatifs et d'un 'arrêt' des encaissements commun TS + GFC pour justement être en mesure de pouvoir comparer les soldes ...

Alomero a écrit:

Bref, que demandes-tu en employant les termes de TS et de la régie GFC ?

En fait je ne comprends pas vraiment ta question ... ce qui est plausible car je n'ai jamais utilisé TS ou autre ... je sais à peu près comment cela fonctionne mais pas plus ...

Une régie pour moi c'est une fin de période lorsque en tant qu'AC je reçois fichier+justificatifs ...

La périodicité de la régie est surtout fonction de deux choses
-le volume financier
-la compétence du régisseur

Si tu fais une régie par mois de plus de 20000€ , cela peut être source d'erreurs..à l'inverse une régie tous les deux jours pour 5€ ...

Après si le régisseur est au top , tu peux garder ta périodicité du mois... Si le même régisseur te fait une erreur par ligne, il est surement judicieux de lui demander de venir plus souvent...
Non pour le plaisir de le voir faire plus souvent des conneries..mais surtout pour les corriger immédiatement.

Un petit CIC et une formalisation des process et bien entendu une bonne chose (comme dans tant d'autres domaines)

Je te rejoins sur la périodicité des régies (qui est cadrée par ailleurs) que je ne souhaite pas imposer ... sauf pb sur un établissement ...

D'autant que cette périodicité varie aussi selon l'activité et donc le calendrier : on ne fait pas autant d'encaissements en septembre qu'en novembre ...

Et cette question n'est pas l'objet de la formalisation ...

L'objectif c'est de décrire comment on fait pour s'assurer de la concordance de Turbise et GFC ...

Avec en toile de fond, mon étonnement sur le fait que nous ayons deux appli de compta qui ne sont pas en mesure de communiquer

En fait c'est difficile car nous ne parlons pas de la même chose. Quelle que ce soit la périodicité que j'ai donnée en exemple, ce que j'ai du mal à comprendre c'est l'enchaînement des actions. Les termes exacts des logiciels en ER me manquent pour bien comprendre. "A chaque régie" correspond à la fin de journée ou à la fin de période de GFC ? C'est un exemple d'emploi des termes exacts, pareil dans TS. Si tu ne connais pas ces logiciels ou ce côté du logiciel, tu pourrais peut-être te rapprocher d'un tes GM qui fait bien et qui pourrait t'indiquer les termes exacts qui correspondent à tes attentes et aux pratiques de ton agence ?

Pour moi c'est (peut-être faussement) simple :
- l'ER valide sa journée ou sa période quand il le souhaite
- lorsqu'il valide une période, il dépose/envoie la régie habituelle à l'AC avec en plus la liste des encaissements Turbise pour veiller à la concordance des deux
- en fin de mois, l'ER fait impérativement une fin de période, après avoir encaissé le dernier repas du mois dans Turbise avec une régie donc à laquelle il joint, les soldes de turbise et les repas pris afin de voir si tout colle ...

Bah je comprends mieux ainsi. Le terme "régie" était trop flou. Je chipote peut-être mais ce qui ce conçoit bien...  Tu devrais rédiger ta dernière partie avec ces termes.

Et attention à une dernière chose, dans TS aussi tu as des termes bien spécifiques, des étapes de validation qui rendent possible ou non le fait de retourner modifier des écritures après une période contrôlée. Tu devrais te pencher sur le problème car bloquer les écritures GFC par des validations mais ne pas en faire autant dans TS peut être source d'erreurs, voire de malversations.

Bonjour,

Sur TS il est extrêmement important de valider les périodes (tous les 3 mois env, il y a un rappel de l'outil) car sans cela l'ER peut modifier et cela modifie les soldes et ensuite à l'AC on s'y perd.

Alomero a écrit:

Bah je comprends mieux ainsi. Le terme "régie" était trop flou. Je chipote peut-être mais ce qui ce conçoit bien...  Tu devrais rédiger ta dernière partie avec ces termes.

Ok ...

Alomero a écrit:

Et attention à une dernière chose, dans TS aussi tu as des termes bien spécifiques, des étapes de validation qui rendent possible ou non le fait de retourner modifier des écritures après une période contrôlée. Tu devrais te pencher sur le problème car bloquer les écritures GFC par des validations mais ne pas en faire autant dans TS peut être source d'erreurs, voire de malversations.

C'est effectivement la partie Turbise que je maitrise pas ... et je comptais sur le forum pour me guider

Ceci dit, si on a un suivi à l'agence comptable, je ne vois pas trop l'intérêt de cadrer outre mesure les collègues GM sauf si débutant ou en difficulté avec l'outil ...

Et j'essaie de construire les choses à peu près toujours de la même manière

1. comprendre les process et analyser les risques

2. déterminer le cadre le plus 'léger' possible en incluant des points de vigilance/contrôle ...

3. inclure ce cadre dans le dispositif MRCF et le plan de contrôle interne ....

4. ensuite confiance dans les collègues, et de temps en temps un audit pour vérifier la réalisation des process et améliorer le cadre ...

Tu as raison, c'est très appréciable. Mais là il y a au moins matière à recommandations. Pour faire léger, tu pourrais demander à la fin de ton laïus à ce que les écritures du mois dans TS soient validées et le mois clôturé après le feu vert de l'agence comptable une fois ces opérations mensuelles effectuées, prises en charge et validées en compta géné. Crois-moi, c'est impératif pour garantir la MRCF.

Alomero a écrit:

Tu as raison, c'est très appréciable. Mais là il y a au moins matière à recommandations. Pour faire léger, tu pourrais demander à la fin de ton laïus à ce que les écritures du mois dans TS soient validées et le mois clôturé après le feu vert de l'agence comptable une fois ces opérations mensuelles effectuées, prises en charge et validées en compta géné. Crois-moi, c'est impératif pour garantir la MRCF.

Dac, je vais l'ajouter !
Merci