Bonjour
nous avons des ventes d'OC faites par le prof de vente. Je lui fourni un carnet à souches pour les ventes. Le prof me ramène le resultat de la vente en fournissant les duplicatas des reçus. Les numeros se suivaient pas, il manquait 8 recus. Elle prétends que ce sont des erreurs et en fait toutes les pages du carnet à souches ont été découpées. En fait elle fait cela depuis des années et n'a jamais conservé les carnets; elle n 'est pas régisseuse. Que me conseillez vous de faire ?

De numéroter les pages du prochain carnet à souches

Bonjour,

Mettre en place un mode opératoire sur les OC.

Numéroter et demander de barrer la page erronée sans doute mais commencer par la production et le nombre d'objets produits.
Sans connaissance de la production il n'y a pas de maitrise complète des ventes.

Bonjour,

Pour ma part je fonctionnais avec une liste que les personnes signaient avant de retirer les OC et je préparais la facture (+ relances éventuelles) mais c'était des ventes en direction des personnels uniquement.

Pour des personnes extérieures c'est peut-être un peu plus compliqué à moins de leur demander de passer à l'intendance mais encore faut-il qu'il y ait les moyens ...

En tout cas c'est sûr, il faut cadrer ! Et mettre en place une régie.

La première chose à faire est de nommer le prof régisseur, ou à la limite mandataire. Dans le cas contraire vous êtes en faute ainsi que le prof.
Lui fournir le matériel nécessaire pour effectuer ses opérations vérifié et visé par vous (carnet). Signalez au proviseur toute anomalie dans la gestion par écrit.

Et ce n'est pas de la gestion de fait mais le cas échéant du détournement d'argent ; ce qui est plus grave.

Complètement d'accord avec Volcan, dans un premier temps tous les profs qui touchent de l'argent DOIVENT être mandataires. Ensuite, les transmissions d'argent entre le mandataire et le régisseur doivent suivre le même formalisme qu'entre le régisseur et le comptable. Il y a une quittance sous une forme ou une autre. 

J'ai une caisse-enregistreuse et les profs ont néanmoins fait des c...ries pendant des années, avec leur ticket test parce que le gestionnaire était autant régisseur que je suis violoncelliste. J'ai freiné des quatre fers sur ces pratiques totalement délirantes en leur apprenant à faire les avoirs et à prendre leurs responsabilités de mandataire. Crois-moi que quand j'ai annoncé un jour qu'il manquait un euro dans la caisse et qu'elles devaient le mettre au bout, il n'y a plus jamais eu d'erreur.


La règle à imposer est simple : aucun ticket ne doit être retiré du carnet à souche. Tout ticket de test doit être compensé par un ticket d'avoir. Le nom du tireur (chèque ou espèce) doit être sur la souche également.
Si elle transforme un ticket de vente en ticket test, tant qu'il y a l'avoir dans ce qu'elle te rend, ta régie n'est pas faussée et tu peux lui faire une quittance correspondant à ce qu'elle te ramène. C'est elle qui pique dans la caisse. Pas toi.

Nous avons convoqué le prof dans le bureau du principal en demandant auparavant qu'elle nous apporte le registre a souche qui lui a été fourni, il ne l'a pas apporté et refuse de nous le remettre alors que nous l'avons vu dans sa classe ( tous les dupli etaient découpés au ciseau donc plus aucune écriture)
Ma responsabilité étant engagée en cas de controle que puis je faire ? le prof a refusé de se justifier, s'est énervé et a quitté le bureau rapidement
merci pour vos conseils

Si tu as à faire à quelqu'un qui n'a pas toutes les lumières à tous les étages, la seule chose sur laquelle ta responsabilité peut-être engagée, c'est de ne pas savoir d'où vient l'argent que tu as recetté. Mon prédécesseur a eu un contrôle DDFIP il y a trois ans sur ce sujet, et malgré les innombrables casseroles et l'absence de justificatifs sur 90 % des OC, il n'y a pas eu de suite. Donc, il faut te rassurer et aussi mettre en place les moyens que ça ne continue pas le plus vite possible. Ca fait aussi partie du CICF.

Envoie un mot à ton agent comptable et voit avec lui/elle comment te couvrir. A mon avis, tu vas te prendre un savon de sa part, mais logiquement, il/elle sera aussi d'un précieux soutien face à ce genre de situation. Je sais que même si nous sommes souvent en bise-bise, j'ai beaucoup échangé avec le mien sur l'amélioration des process de régie pour les OC.

Par contre, il y a clairement refus d'obtempérer à un ordre du chef d'établissement de la part de l'enseignante, donc ça vaut un bon rapport.

gestion naire a écrit:

Nous avons convoqué le prof dans le bureau du principal en demandant auparavant qu'elle nous apporte le registre a souche qui lui a été fourni, il ne l'a pas apporté et refuse de nous le remettre alors que nous l'avons vu dans sa classe ( tous les dupli etaient découpés au ciseau donc plus aucune écriture)
Ma responsabilité étant engagée en cas de controle que puis je faire ? le prof a refusé de se justifier, s'est énervé et a quitté le bureau rapidement
merci pour vos conseils

Il faudrait passer du  verbal à l'écrit écrit synthétique et assumer ainsi ta responsabilité sereinement et professionnellement.

Avant tout fais attention de ne pas blesser la prof si tu ignores sa situation personnelle et émotionnelle. 
je te conseille de faire genre un mail synthétique au CE et à l'AC en disant simplement qu'il manque 8 reçus concernant les objets confectionnés et que tu n'as pas obtenu d'explication de la professeure en présence même du chef d'établissement adoré le [ jour] hormis que "des erreurs ont été faites". Le registre à souche ayant été mis à disposition systématiquement, il reste cependant à régulariser le statut de régisseur ou de mandataire de cette collègue ou de tout autre personne qui serait en responsabilité; un protocole permettant une vérification régulière des objets produits et des encaissements doit être mis en place avec une personne de confiance qui accepte la traçabilité des opérations et le dialogue professionnel sous l'autorité du chef d'établissement.
Biz

Anorak a écrit:

Avant tout fais attention de ne pas blesser la prof si tu ignores sa situation personnelle et émotionnelle. 

ça j'en n'ai rien à cirer! Je suis professionnel et pas l'abbé Pierre ou assistante sociale. Si le/le prof me la joue en finesse par derrière et détruit sciemment des docs comptables (souches), et ce tous les ans!,  il y a au minimum un soupçon musclé de quelque chose de louche.

Complètement d'accord avec VMB. C'est de l'absolu n'importe quoi.

Xena a écrit:

Complètement d'accord avec VMB. C'est de l'absolu n'importe quoi.

Complètement d'accord avec vous.

Ca me rappelle la réponse du gestionnaire RH du Conseil départemental lorsque j'ai signalé qu'un des agents (en plus de plein d'autres choses) ne payait pas tous ses repas "peut-être que cette dame a des problèmes d'argent" (choquant)

Je lui ai fait régulariser les repas non payés mais elle n'a jamais eu de sanction...

V.M.B a écrit:

Anorak a écrit:

Avant tout fais attention de ne pas blesser la prof si tu ignores sa situation personnelle et émotionnelle. 

ça j'en n'ai rien à cirer! Je suis professionnel et pas l'abbé Pierre ou assistante sociale. Si le/le prof me la joue en finesse par derrière et détruit sciemment des docs comptables (souches), et ce tous les ans!,  il y a au minimum un soupçon musclé de quelque chose de louche.

Les tueurs à gages aussi sont des professionnels comme toi 
Ni Abbé Pierre ni juge Dredd stp ,ne pas en faire une affaire personnelle
Il y a des gens musclés avec une grande G et des petits ..... pour les soupçons c'est dans le sujet et les faits ne sont encore partagés à l'écrits avec le CE et l'AC, alors on se calme toujours à l'écrit et on donne de bons conseils aux collègues qui doivent encore apprendre distinguer la gestion de fait d'un détournement et éviter de se faire manipuler.

Xena a écrit:

Complètement d'accord avec VMB. C'est de l'absolu n'importe quoi.

quels sont tes arguments  qui invalident ma propal ?

Fany31 a écrit:

Xena a écrit:

Complètement d'accord avec VMB. C'est de l'absolu n'importe quoi.

Complètement d'accord avec vous.

Ca me rappelle la réponse du gestionnaire RH du Conseil départemental lorsque j'ai signalé qu'un des agents (en plus de plein d'autres choses) ne payait pas tous ses repas "peut-être que cette dame a des problèmes d'argent" (choquant)

Je lui ai fait régulariser les repas non payés mais elle n'a jamais eu de sanction...

pas d'amalgame stp , l'objectif est de partager la charge avec le CE et l'AC sans incriminer furieusement avec précipitation au risque de choper une rebondissement dans l'acte 2. 
tout est dit dans ma propal et ça peut-être archivé sans qu'on soulève la question de l'affaire personnelle, de la diffamation, de l'excès de zèle... tu peux rentrer dedans mais clairement c'est ton style et je pense qu'il ne faut pas contaminer les collègues débutants. 
Biz Biz ?

Bonjour,

Comme tout rapport d'information, du factuel.

néthou a écrit:

C'est quoi une propal ?



Biz biz...

Propale Commerce
Familier
Terme utilisé dans la langue parlée.
 Il est issu de la contraction entre deux mots : proposition et commerciale. Il s'agit d'une proposition commerciale effectuée en réponse à un appel d'offres.

Biz

Anorak a écrit:

Xena a écrit:

Complètement d'accord avec VMB. C'est de l'absolu n'importe quoi.

quels sont tes arguments  qui invalident ma propal ?

Alors déjà une propale, c'est un deal, et je ne vois pas ce que tu veux dealer. 
De deux, le "c'est n'importe quoi" s'adressait au comportement de psychopathe de l'enseignante.

Je n'ai rien contre tes propos, qui me semblent très mesurés, je ne suis simplement pas nécessairement sur le même paradigme avec mes enseignants.

Et moi dans ce genre d'affaire je ne pense qu'en AC/GM professionnel. Les affaires perso je les laisse au vestiaire dès que les choses deviennent sérieuses et chelouses.
Sue ce genre d'affaire la prof DOIT expliquer pourquoi elle détruit des quittances, c'est bien le minimum. Si ses explications conviennent on clos, sinon pas d'états d'âme.

Est ce que c'est moi qui doit faire un rapport? ou la Principale? A qui dois je l'envoyer? par mail ou par courrier? Dois je demander la signature du prof?

C'est toi qui doit faire un rapport en tant que régisseur, à ton agent comptable, avec copie au principal. 
J'aurais bien dit en plus "avec copie à l'HP", mais j'ai décidé d'être bienveillante jusqu'à midi au moins.

De toutes façons, non seulement il ne faut plus la nommer mandataire, mais cela veut dire que les objets confectionnés ne se feront plus avec de l'argent.

Si tu veux les maintenir, je te conseille d'acheter chez Joué-Club, des pièces et des billets factices, que tu distribues aux clients contre des vrais sous (c'est toi qui encaisse l'argent public, les manip' au magasin relèvent du monopoly). Un peu comme au casino.

Si tu veux vraiment marquer le coup, tu demandes à ton CE qu'il interdise les opérations de vente jusqu'à nouvel ordre.

10+13

Bonjour, 
En fait, la gestion des objets confectionnés est assez complexe. Dans ce lycée pro. où je travaille, les enseignants, et notamment les enseignants des sections ATMFC et PSR / ex APR refusent de procéder à l'encaissement des OC qui sont souvent des plats à emporter. Idem pour les encaissements du petit self pédagogique des sections APR/PSR avec la caisse enregistreuse que j'ai mise en place.
Ces mêmes enseignants prétextent que cette fonction DE VENTE/ ENCAISSEMENT ne fait pas partie des référentiels et, donc m'expliquent brillamment qu'ils ne feront pas de vente. 
J'ai alors précisé que dans ces conditions, il n'y aurait pas de budget pour les achats de matières premières au delà des 3000€ ponctionnés sur la dotation globale de fonctionnement,  et qu'il fallait donc réduire énormément la production et limiter la quantité produite à l'apprentissage d'une technique que les élèves pourraient ainsi déguster. Nous limitions ainsi les achats "perdus" pour le lycée, et effectivement détournés, car ce qui est perdu pour l'établissement n'est pas perdu pour tout le monde.

La DDFPT n'est pas très souvent au milieu des équipes pédag de l'enseignement professionnel et ne suit pas la caisse et les ventes.

Les enseignantes sont ensuite venues m'expliquer que le référentiel les obligeait, pour la formation des élèves, à produire 2 fois 2 plats. Mais elles refusent de vendre, et n'appliquent pas ce que je demande : les objets confectionnés sont encaissés en sortie d'atelier par le mandataire désigné.
Aucun prof ne veut prendre cette responsabilité et tous m'expliquent ne pas vouloir manipuler d'argent même en étant mandataire désigné.

Jusqu'au 18-12-2020, je pratiquais comme la collègue : le listing hebdomadaire étant long et peu lisible, susceptible d'interprétation, et de contestations une fois les factures établies. De plus, les enseignants se sont mis à vendre à des adultes de la formation continue, et là, bonjour la galère pour la récupération des sous.
"Pour ma part je fonctionnais avec une liste que les personnes signaient avant de retirer les OC et je préparais la facture (+ relances éventuelles) mais c'était des ventes en direction des personnels uniquement." 


Depuis le 04-01-2021, je refuse les listes affichées sur les frigos où chacun s'inscrit, en écrivant mal et en se trompant de ligne, et avec lesquelles "l'intendante n'a cas se démerder !". Je l'avais annoncé depuis novembre 2020, y compris en C.A.. La DDFPT, se sent du coup obligé de s'en occuper un peu. 
Les enseignants des sections qui produisent les objets confectionnés ne veulent pas se charger de la vente et être mandataires. (J'observe qu'une enseignante de PSR part tous les soirs de ses TP avec une valise de cabine bien lourde, et elle prétexte devoir transporter ses ustensiles personnels pour apprendre aux élèves ! Or le lycée achète tout ce qui est demandé ! Et même un peu trop je crois.


La cheffe d'établissement est bien informée de la situation.
La DDFPT n'affronte pas ses équipes  et souhaitent que j'aille au devant et propose que les enseignants viennent à tous moment payer à la caisse contre remise d'un reçu qui leur permettrait l'enlèvement de la marchandise. Cela aussi je refuse, car il faut effectivement des moyens ; 2 secrétaires : 1 en temps partiel thérapeutique à qui l'on ne peut pas trop demander grand chose, et 1 dont le temps partiel thérapeutique a été transformé en congés longue maladie, remplacée par une contractuelle que je forme progressivement. Si je dois, en plus de tout de que je fais déjà pour palier à toutes ces absences de personnels, être interrompue à tout va, ça ne va pas être viable ! (l'intendante aussi peut péter un plomb, ou faire un burn out.


Du coup, les profs des sections vente/accueil/ commerce proposent de faire la vente sur leur temps d'enseignement, avec leur élèves. Et la difficulté va être d'avoir la production précise des sections ATMFC et APR/PSR.


Avez-vous des conseils  à donner ?
Qui contrôle la production des atelier s ? L'adjoint Gestionnaire ou le DDFPT ?
Qu'imposer aux profs de vente/commerce qui se proposent  ? En terme de gestion ? De régularité ? De compte rendu et de périodicité ?
Quelle implication du DDFPT ?


Cordialement, 

Bibouzou a écrit:

Bonjour, 
En fait, la gestion des objets confectionnés est assez complexe. Dans ce lycée pro. où je travaille, les enseignants, et notamment les enseignants des sections ATMFC et PSR / ex APR refusent de procéder à l'encaissement des OC qui sont souvent des plats à emporter. Idem pour les encaissements du petit self pédagogique des sections APR/PSR avec la caisse enregistreuse que j'ai mise en place.
Ces mêmes enseignants prétextent que cette fonction DE VENTE/ ENCAISSEMENT ne fait pas partie des référentiels et, donc m'expliquent brillamment qu'ils ne feront pas de vente. 
J'ai alors précisé que dans ces conditions, il n'y aurait pas de budget pour les achats de matières premières au delà des 3000€ ponctionnés sur la dotation globale de fonctionnement,  et qu'il fallait donc réduire énormément la production et limiter la quantité produite à l'apprentissage d'une technique que les élèves pourraient ainsi déguster. Nous limitions ainsi les achats "perdus" pour le lycée, et effectivement détournés, car ce qui est perdu pour l'établissement n'est pas perdu pour tout le monde.

La DDFPT n'est pas très souvent au milieu des équipes pédag de l'enseignement professionnel et ne suit pas la caisse et les ventes.

Les enseignantes sont ensuite venues m'expliquer que le référentiel les obligeait, pour la formation des élèves, à produire 2 fois 2 plats. Mais elles refusent de vendre, et n'appliquent pas ce que je demande : les objets confectionnés sont encaissés en sortie d'atelier par le mandataire désigné.
Aucun prof ne veut prendre cette responsabilité et tous m'expliquent ne pas vouloir manipuler d'argent même en étant mandataire désigné.

Jusqu'au 18-12-2020, je pratiquais comme la collègue : le listing hebdomadaire étant long et peu lisible, susceptible d'interprétation, et de contestations une fois les factures établies. De plus, les enseignants se sont mis à vendre à des adultes de la formation continue, et là, bonjour la galère pour la récupération des sous.
"Pour ma part je fonctionnais avec une liste que les personnes signaient avant de retirer les OC et je préparais la facture (+ relances éventuelles) mais c'était des ventes en direction des personnels uniquement." 


Depuis le 04-01-2021, je refuse les listes affichées sur les frigos où chacun s'inscrit, en écrivant mal et en se trompant de ligne, et avec lesquelles "l'intendante n'a cas se démerder !". Je l'avais annoncé depuis novembre 2020, y compris en C.A.. La DDFPT, se sent du coup obligé de s'en occuper un peu. 
Les enseignants des sections qui produisent les objets confectionnés ne veulent pas se charger de la vente et être mandataires. (J'observe qu'une enseignante de PSR part tous les soirs de ses TP avec une valise de cabine bien lourde, et elle prétexte devoir transporter ses ustensiles personnels pour apprendre aux élèves ! Or le lycée achète tout ce qui est demandé ! Et même un peu trop je crois.


La cheffe d'établissement est bien informée de la situation.
La DDFPT n'affronte pas ses équipes  et souhaitent que j'aille au devant et propose que les enseignants viennent à tous moment payer à la caisse contre remise d'un reçu qui leur permettrait l'enlèvement de la marchandise. Cela aussi je refuse, car il faut effectivement des moyens ; 2 secrétaires : 1 en temps partiel thérapeutique à qui l'on ne peut pas trop demander grand chose, et 1 dont le temps partiel thérapeutique a été transformé en congés longue maladie, remplacée par une contractuelle que je forme progressivement. Si je dois, en plus de tout de que je fais déjà pour palier à toutes ces absences de personnels, être interrompue à tout va, ça ne va pas être viable ! (l'intendante aussi peut péter un plomb, ou faire un burn out.


Du coup, les profs des sections vente/accueil/ commerce proposent de faire la vente sur leur temps d'enseignement, avec leur élèves. Et la difficulté va être d'avoir la production précise des sections ATMFC et APR/PSR.


Avez-vous des conseils  à donner ?
Qui contrôle la production des atelier s ? L'adjoint Gestionnaire ou le DDFPT ?
Qu'imposer aux profs de vente/commerce qui se proposent  ? En terme de gestion ? De régularité ? De compte rendu et de périodicité ?
Quelle implication du DDFPT ?


Cordialement, 

J'ai des PSR/APR aussi. Nous avons une caisse enregistreuse et une enseignante qui fait la caisse à chaque session (deux fois par semaine). 
Elle vient chercher le fonds de caisse, puis le redescend après la séance et nous faisons les comptes ensemble. Ca ne prend que cinq minutes.
En deux ans et demie, j'ai eu deux erreurs de caisse, l'une effective et l'autre liée aux opérations-tests qui n'avaient pas été décomptées.
Il faut insister sur le fait qu'on ne peut rien faire sans eux et que si ils veulent vendre, c'est indispensable. Si ce n'est pas au référentiel de vendre et d'encaisser, dans ce cas aucune vente. S'ils veulent vendre, il faut se plier aux règles et choisir un "volontaire".

Au niveau des approvisionnements, elles doivent me présenter une liste des fournitures nécessaires pour fabriquer tant de repas : un ordre de fabrication.
SI les commandes débordent à la marge, ce ne sont que sur des ajustements liés au conditionnement. A l'inverse, certains produits sont stockables comme le sel ou le sucre, et dans ce cas, ils n'apparaissent pas sur la commande.
Toutes les commandes sont passées en fonction uniquement des ordres de fabrication et c'est la gestion qui les passe.

bonjour, je me suis rendu compte aujourd'hui d'une gestion de fait ayant débuté en novembre 2020 - je suis agent comptable : achat de matière d'oeuvre par le FSE et encaissement des ventes par le FSE ... j'ai mis un peu de temps à m'en rendre compte car rien ne passait par le budget du collège ... ni même par l'intendance ...
La période nov-dec 2020 doit-elle être régularisée sur le budget 2020, ce qui bloque le cofi (en outre il est probable que cet ER parte au contrôle cette année) ou puis-je tout faire régulariser sur 2021 ?
les sommes en jeu ne sont pas énorme, c'est une SEGPA, grand max 500 € pour 2 mois.
merci pour votre retour

J'ai dû mal à cerner où est la gestion de faits dans ton exemple mais c'est sans doute le fait que j'ai toujours eu des MDL et pas de FSE.

bah quand les achats sont faits par le FSE, que les objets sont produits par les élèves pendant leurs cours de segpa et que le FSE encaisse le résultat de cette production on est dans de la gestion de fait ...

cf. définition objets confectionnés dans la fiche IV-20 du vade-mecum du nouveau gestionnaire , al fiche 27 du guide juridique du chef d'établissement, la fiche Pleiade gestion de fait, les questions reponse de la DAF A3 etc etc etc

dsl je n'avais pas été assez précise dans la présentation de la situation. Ce sont des objets confectionnés réalisés en cours

J'ai la même chose avec l'AS de mon établissement.
L'AS achète la matière d'oeuvre, ce sont les élèves d'APR/PSR qui font les sandwichs et les "donnent" à l'AS qui les vend.
Je ne vois pas de situation de gestion de faits dans la mesure où il n'y a pas de transaction impliquant le lycée financièrement.

Peut-être que c'est moi qui suis dans l'erreur... Du coup, ton intervention me fait réfléchir.