1er poste

Bonjour

J'ai décroché un contrat (pour remplacer un gestionnaire en arret) à compter de lundi. Apres quelques recherches, je sais que la restauration est au ticket et que l etablissement utilise GFE.
Je ne voudrais pas me planter car c'est un premier poste...aussi quelqu'un pourrait me dire à quel moment se fait la facturation et quelles étapes respecter?
Je n'aurais pas de tuteur pour le moment...
Merci pour votre aide
Meilleurs voeux à tous.

GFE c'est pour les forfaits trimestriel, par pour les tickets.

La facturation sur GFE, c'est le plus tôt possible en janvier. Il faudra que l'agence comptable ait basculé pour réceptionner les créances.

Oui ils y a également des forfaits mais avec la crise sanitaire tout le monde est au ticket pour l'instant.
La facturation des tickets se fait comment si ce n'est pas sur GFE

Il y a des carnets de 10 tickets pour les commensaux (adultes de l'établissement) et pour les élèves hors forfait,  avec divers tarifs selon la catégorie de personnels. Ces carnets sont vendus par le gestionnaire. A noter que le tarif risque d'avoir changé en 2021 par rapport à 2020.
Il faut avant tout connaître les tarifs des diverses catégories. Après on vend les carnets aux personnels par carnets et aux élèves à l'unité ou plus, on stocke l'argent et périodiquement on le remet à l'agent comptable. Le suivi du stock de tickets et de la vente se fait à l'aide d'un logiciel dédié (en principe GTI).

Première chose à faire lundi avant de commencer la vente : prendre contact avec l'agent comptable.

Pas de ticket, pas de repas.
A chacun de prévoir d'avoir son ticket repas, donc pas de facture à établir ; celui qui a besoin passe à l'intendance acheter ses tickets.

La facturation au ticket peut se faire sur différents logiciels. Au collège, nous utilisons ALISE qui propose une FAQ: toutes les procédures sont expliquées. J'imagine que c'est la même chose avec les autres logiciels du même type. Votre AC pourra vous guider si besoin est. Pas d'inquiétude !

Félicitations pour ce contrat ...

Est ce que vous avez déjà exercé en EPLE  ?

Est ce que vous serez seul/e dans le service intendance ?

Si vous répondez oui à au moins une des questions, il y a urgence à agir afin que vous soyez guidé/e et aidé/e ...

Pour cela vous pouvez comme cela a été dit :
1. prendre contact avec l'agent comptable pour lui demander conseil sur la stratégie à adopter ; demandez lui qui va vous guider sur la partie gestion matérielle, rh, administrative et financière
2. demander également à l'agent comptable de venir dans votre établissement dès la semaine prochaine afin de faire un point sur les opérations à réaliser et avoir une feuille de route écrite
3. lors de sa venue, demander une réunion avec le CE afin de faire le point sur la feuille de route et d'organiser la désignation d'un tuteur au plus vite

Tenez nous au courant ...

Pour vous aider :
- ce forum, venez y autant que vous voulez, c'est une mine d'or pour des questions que vous vous poserez et de nombreux collègues expérimentés seront présents pour vous répondre ou vous guider si nécessaire
- le vademecum du gestionnaire disponible ici par exemple https://www.ih2ef.gouv.fr/vade-mecum-de-ladjoint-gestionnaire-en-eple

Bonjour,

Pour les frais scolaires, il faut voir les docs du 2nd trimestre de l'an dernier, pour connaître les tarifs appliqués, et s'imprimer SCONET GFE sur internet pour suivre les procédures (c'est très bien expliqué). Prendre contact aussi avec des GM en collège dans les environs, ils seront plus à même de vous aider.

Bon courage !

AC/DC a écrit:

Bonjour,

Pour les frais scolaires, il faut voir les docs du 2nd trimestre de l'an dernier, pour connaître les tarifs appliqués, ...

Sauf que la plupart du temps les tarifs changent au 1 janvier....

Bonsoir
C'est mon premier poste et c'est une cité scolaire, j'ai en principe deux personnes avec moi mais une des deux serait en arrêt également et l'autre débutait en septembre.
Je suis inquiète à la lecture de vos messages ...
J'imagine que les missions sont très proches d'un établissement à l'autre, quelqu un aurait-il fait un planning des missions à réaliser pour son service et serait ok pour me le communiquer?
Merci pour vos réponses en tout cas

Une cité scolaire, ce n'est pas le plus simple pour commencer.
Le planning vous le trouverez dans le vademecum cf plus haut.
Vérifiez votre positionnement dans l'organigramme car si vous n'avez jamais exercé dans un établissement scolaire, et si vous arrivez sur un poste d'adjoint gestionnaire au 1er janvier, cela ne va pas être évident ...
Votre plan d'attaque est à établir avec votre agent comptable et le chef d'établissement comme dit plus haut qui connaissent mieux que nous la situation du poste et les ressources disponibles ... Vous arrivez au moment de la fin d'exercice et votre feuille de route va considérablement dépendre de la situation dans laquelle se trouve l'établissement ...
La prise de contact avec l'agent comptable, la nomination d'un tuteur et un point (sur site de préférence mais une visio est possible) avec le chef d'établissement, qui vous présentera aux équipes, doivent être vos priorités ...
Vous pourrez également recevoir l'encadrant des agents afin de faire un point...
Vous devez impérativement être bien encadrée et guidée au jour le jour car ce que vous décrivez ressemble à un grand défi ...
Vos meilleures ressources sont l'agent comptable et le tuteur ...

Le numéro 161 du magazine Intendance consacre un article sur la prise de poste de l’adjoint-gestionnaire (page 20), écrit par un certain Bernard Blanc. Article très intéressant et de bon conseil.

catiteo a écrit:

Le numéro 161 du magazine Intendance consacre un article sur la prise de poste de l’adjoint-gestionnaire (page 20), écrit par un certain Bernard Blanc. Article très intéressant et de bon conseil.

Un illustre inconnu.

Nicolas a écrit:

Vous devez impérativement être bien encadrée et guidée au jour le jour car ce que vous décrivez ressemble à un grand défi ...

euphémisme !!!
Pour info, c'est dans quelle académie ???
particulièrement joueurs s'il s'agit de mettre en GM de cité scolaire un contractuel sans expérience (je ne parlerais pas non plus des deux personnes dèjà en CM ni des mobilités récentes)

catiteo a écrit:

Le numéro 161 du magazine Intendance consacre un article sur la prise de poste de l’adjoint-gestionnaire (page 20), écrit par un certain Bernard Blanc. Article très intéressant et de bon conseil.

http://www.intendance03.fr/Prise-fonction-budg%C3%A9taire-1.pdf

Bonsoir,

Vous aviez raison la tâche à l'air assez lourde...j'ai contacté l'agent comptable qui ne pourra me recevoir que fin janvier...

La personne qui reste dans le service fait les mandats de certains services, les encaissements et les bourses. J'ai essayé d'avoir des infos sur leur fonctionnement mais elle m a l air assez perdu.
Elle a beaucoup, beaucoup beaucoup de chèques à encaisser...
J'aimerai lui donner une feuille de route mais je débute aussi...
Peut-être lui faire un planning des mandats où encore lui fixer un rythme pour les enregistrements des chèques...
Au niveau des bourses, je ne sais pas du tout ce qu'il y à faire du coup je mène un travail d'investigation pour essayer de débuter !

Newgest13 a écrit:

Vous aviez raison la tâche à l'air assez lourde...j'ai contacté l'agent comptable qui ne pourra me recevoir que fin janvier...

Je me permets d'insister sur le fait que vous devez être guidée au jour le jour, prendre un poste d' adjoint gestionnaire d'une cité scolaire au 1er janvier avec du personnel absent ne s'improvise vraiment pas ...

Pour être plus direct, vous prenez des risques importants (vous risquez au bout de quelques temps de jeter l'éponge et d'avoir une opinion très négative de ce poste) si vous n'êtes pas guidée ... et vous en faites prendre à l'EPLE ...

Au moins un/e tuteur + un/e référent/e au niveau de l'agence comptable (qui devrait venir une fois par semaine) + un ou deux collègues pas loin de vous + le forum et vous aurez le minimum pour tenter de relever le défi ...

Tenez nous au courant !

Et bon courage

Newgest13 a écrit:

Bonsoir,

Vous aviez raison la tâche à l'air assez lourde...j'ai contacté l'agent comptable qui ne pourra me recevoir que fin janvier...

Ce n'est pas forcément intelligent de sa part...

Bonjour,

Pareil que Volcan. C'est à ce moment qu'il faut épauler un nouvel entrant.

Si ca peut aider :

http://www.intendance03.fr/Vademecum-periode-inventaire-1120.pdf

Vous pouvez appeler vos collègues des établissements rattachés (cad qui font partie de la même agence comptable que vous), gestionnaire ou bien secrétaire d’intendance : ils pourront vous aiguiller et vous guider sur ce que vous devez / pouvez faire cette semaine. Surtout ne pas rester isolé (e) !!! Il existe peut-être aussi le réseau aide et conseil de votre rectorat.
Et puis les collègues ont raison : sur ce site vous trouverez toujours de l’aide, des conseils et du réconfort.

Un jour après l’autre.

catiteo a écrit:

Vous pouvez appeler vos collègues des établissements rattachés (cad qui font partie de la même agence comptable que vous), gestionnaire ou bien secrétaire d’intendance : ils pourront vous aiguiller et vous guider sur ce que vous devez / pouvez faire cette semaine. Surtout ne pas rester isolé (e) !!! Il existe peut-être aussi le réseau aide et conseil de votre rectorat.
Et puis les collègues ont raison : sur ce site vous trouverez toujours de l’aide, des conseils et du réconfort.
Un jour après l’autre.

Excellents conseils

@Newgest13, si vous le voulez bien, dites nous dans quelle académie vous vous trouvez et on vous donnera les coordonnées du réseau aide et conseil de votre rectorat.

Dans mon académie et pour ce genre de situation il y a des personnes ressources du rectorat qui vous épaulent et peuvent venir sur site faire un point et vous aider ...

Vous pouvez même vous inscrire sur le forum ... et contacter l'un ou l'une d'entre-nous pour vous aider et vous guider dans vos premières démarches au moyen du petit bouton email qui se trouve sous la signature ...

Newgest13 a écrit:

Bonsoir,

Vous aviez raison la tâche à l'air assez lourde...j'ai contacté l'agent comptable qui ne pourra me recevoir que fin janvier...

La personne qui reste dans le service fait les mandats de certains services, les encaissements et les bourses. J'ai essayé d'avoir des infos sur leur fonctionnement mais elle m a l air assez perdu.
Elle a beaucoup,  beaucoup beaucoup de chèques à encaisser...
J'aimerai lui donner une feuille de route mais je débute aussi...
Peut-être lui faire un planning des mandats où encore lui fixer un rythme pour les enregistrements des chèques...
Au niveau des bourses, je ne sais pas du tout ce qu'il y à faire du coup je mène un travail d'investigation pour essayer de débuter !

Oh la vache, ça craint grave et ça paraît mal barré! c'est une honte!
Quand un GM débutant qui se trouve dans une telle situation me sollicite, j'ai beau être un vieux con un peu pénible mais non seulement j'interviens au plus vite mais de plus c'est moi qui vais sur place pour évaluer la situation et sortir ce GM de la mer.e.
Si personne ne se sort les doigts pour vous aider vous êtes parti pour un COFI en septembre. Je vous conseille une franche discussion avec votre CE afin d'obtenir son appui et son intervention (auprès de l'AC mais aussi auprès du service ad hoc du rectorat)

Et stratégiquement pour l'AC il est préférable de prendre quelques heures, disons l’après-midi pour qu'il puisse vous exposer les enjeux et ce qu'il attend de vous à son niveau. Parce que vous laisser naviguer à vu et prendre le risque d'avoir un travail non conforme à ses attentes, c'est pas incroyable...

Théoriquement il a autour de lui une équipe, ce qui n'est pas vraiment votre cas, ce qui devrait lui permettre de lâcher la barre du navire quelques heures pour vous venir en aide.
Bon courage dans cette situation compliquée.