Bonjour,

J'ai le cas récurrent de familles relevant du CADA et pour lesquelles l'obtention d'un RIB n'est pas toujours possible.

La circulation de sommes en espèces n'est pas ce qu'il y a de mieux et j'essaye de conseiller utilement l'adjoint gestionnaire concerné.

Il y a plusieurs possibilités :
- 'forcer' ces familles à demander l'ouverture d'un compte bancaire qui est un droit et l'ouverture du compte bancaire fait partie des missions des CADA
- pratiquer les chèques au porteur que je ne connais pas
- continuer comme nous le faisons : bourses versées en espèces sur présentation d'une pièce d'identité et contre signature pour PJ de l'OP.

Si vous êtes face à ce type de situation, qu'avez vous mis en place ou choisi comme solution ?

Je propose aux familles ne disposant pas d'un compte bancaire de les aider dans leurs démarches d'ouverture mais ne les force pas. Quand les familles refusent, le payement se fait en espèces.

Bonjour,

C'est quoi le CADA?

Je connais la CADA mais je ne pense pas que cela soit la même chose.

Centre d'accueil pour demandeur d'asile.
Quelques familles concernées, en général ils ouvrent un livret A à la banque postale.
Bonne année 2021, si cela est possible

Bonjour,
Toutes mes familles prises en charge par un CADA ont un compte à la Poste. Je n'ai pas vérifié si c'était livret A ou CCP mais disons que pour les bourses, ça marche.
J'ai beaucoup d'autres familles qui n'ont pas ou plus de comptes bancaires. Pour certains, c'est lié à la crise sanitaire, et ils n'ont pas encore réussi à se retourner.

Le comptable refuse de payer qui que ce soit qui n'aurait pas de compte bancaire. J'ai ainsi des bourses qui ne sont pas payés depuis quatre ou cinq ans et qui dorment sur un compte... 
Je trouve le compromis de Lilirose excellent. C'est ce que je m'évertue à faire aussi.

Pourquoi refuser le paiement d'une bourse au motif de l'absence de compte bancaire ?

Nicolas a écrit:

Pourquoi refuser le paiement d'une bourse au motif de l'absence de compte bancaire ?

Ah mais, j'ai essayé de trouver une logique derrière tout ça. J'ai abandonné. D'autant plus que cela date d'avant moi. Et le plus grand des culots a été de me demander de retrouver les familles pour leur demander un RIB.
Je continue à me faire "engueuler" à chaque COFI parce que mon établissement de m*** n'est pas capable de permettre à l'agence comptable de payer ces bourses...   Je dois avoir 4 ou 5 lignes au 4191 à ce sujet. Même le Trésor Public envoie un chèque lorsqu'il n'a pas de coordonnées bancaires... 

Maintenant, je contacte chaque famille qui est "en caisse" et je négocie avec eux et à grand renfort d'attestation sur l'honneur si on peut le verser sur le compte du gamin, du conjoint, de la grand-mère, etc. C'est vraiment pas du boulot sérieux, c'est encore pire que de vraiment payer à la caisse pour moi. Et ce sont les GM qui doivent supporter cette responsabilité alors que c'est clairement celle du comptable.

Il n'empêche que pour tes migrants, la solution existe. J'en ai eu qui étaient "en cours d'instruction de dossiers" et d'autres "reconnus comme "réfugiés" et tous, avaient un compte.
Maintenant, j'en ai beaucoup qui ouvre des comptes Nickel ou un nom comme ça. Il n'y a besoin d'aucun justificatif particulier.

Effectivement, priver une famille d'une bourse sur ce motif, cela questionne.
Par ailleurs, la constitution du dossier de bourse est bien conditionnée à la fourniture d'un RIB, non ?
Merci pour l'info concernant les migrants demandeurs d'asile ...

Tu es en collège ? Ca fait peut-être partie des pièces demandées dans les collèges mais pas en lycée, enfin pas dans mon académie.
Nous ne sommes pas en mesure de demander davantage de pièces que le service instructeur n'en demande et le RIB ne les concerne pas. 
Sinon, cela voudrait dire qu'ils en font mention sur les notifications afin que les établissements aient également la même information. Mais cela impliquerait que tout changement de compte passe également par le service instructeur. 
Cela voudrait dire qu'AGEBNET pourrait également les recracher dans GFE... Quel joli rêve ! 

Non, je suis en lycée mais je viens des collèges et à l'époque il fallait un RIB.
Maintenant que tout est en ligne, cela a du changer ...
La gestion de ces RIB, c'est une vraie purge
La première ou le premier qui me dit comment elle ou il réussit à les collecter/stocker/retrouver de manière fluide aura ma reconnaissance éternelle (ou presque ...)

Je te donne un moyen, qui est le plus fluide pour moi... Après c'est vraiment à l'ancienne, et j'ai presque honte de l'utiliser, moi qui prône le sans-papier.

Aux inscriptions/réinscriptions, je demande systématiquement un RIB aux familles et je les range dans des pochettes plastiques individuelles dans lequel je mets aussi la fiche de prêt des livres et le mandat SEPA pour les prélèvements ainsi que la notification de bourses.
Je range le tout par ordre alphabétique dans des classeurs (tous les soirs, voire deux fois par jour pendant les inscriptions) et non par classe car les trois quarts des parents ne savent même pas dans quelle classe est leur purge. 
Au début d'année, je demande à mon adjointe de tous les vérifier dans Siècle, puis de faire une relance aux parents récalcitrants. Il m'en manque généralement 25 %. Je tombe à 3-5 % mais ce sont ceux que je n'aurais jamais, faute de comptes.
Au moment du paiement des bourses, j'essaie toujours d'en récupérer trois quatre. En général, ça marche assez bien.

En juin, je retire les terminales... Et on recommence. Même si les parents ont donné un RIB l'année N, je demande à ce qu'ils vérifient l'année N+1.
Ca ne prend pas énormément de temps, lorsqu'on le fait vraiment dès l'inscription. Mais ça signifie qu'il faut avoir un membre de l'intendance souvent sur place. (Pour ma part, c'est quasi permanent car je dois également encaisser les vêtements professionnels et faire faire les essayages aux gosses).

La demande de bourses en collège n'est pas conditionnée à la fourniture d'un RIB. Je fais comme Xena, à la différence ce que je scanne chaque RIB, le classe dans un fichier numérique et envoie le fichier à mon AC. Les RIB originaux sont gardés à l'intendance.

@xena et lilirose Merci pour les retours ...

Pour ces RIB, le sans papier est tellement chronophage en amont, que nous ne le pratiquons pas, mais je ne sais pas si c'est un bon calcul ... Mais bon, on aura pas toujours des monceaux de remboursements comme l'année dernière ... en fin j'espère

lilirose, tu scannes les RIB des boursiers uniquement ?

Est ce que vous pouvez m'en dire plus sur la gestion de ces RIB :
- quel RIB est demandé ? celui du responsable qui paie ou celui qui perçoit ? A priori plutôt celui qui perçoit c'est logique, mais en même temps celui à qui on rembourse les trop-perçus, c'est celui qui paie ...
- qui les collecte et à quel moment : intendance ou secrétariat, certainement au moment de l'inscription, ou de l'organisation d'un voyage (de ce côté là on devrait être trop concerné pour 2021) ...
- qui les rentre dans Siecle et à quel moment ?
- qui les stocke ?
- comment traitez vous les prélèvements auto par rapport à ces questions ?
- comment traitez vous les boursiers, si le RIB n'est pas une pièce demandée ... d'ailleurs, je maintiens que je demandais obligatoirement le RIB pour les dossiers de bourses lorsque j'étais en collège ... Tiens j'ai même retrouvé un CERFA pour 2020-2021 où c'est explicitement demandé


Et encore mieux si l'une ou l'un d'entre vous a pondu une fiche de procédure (GM ou AC), preneur je suis

ça m'évitera de réinventer la roue

J'étais en lycée pro, et au moment des inscriptions, il y avait un volet "intendance". D'ailleurs, une personne de l'intendance, gestionnaire ou secrétaire d'intendance était toujours présent à accueillir les familles.
Dans les documents à fournir, il y avait une fiche intendance avec notamment les coordonnées de l'employeur, la proposition de prélèvement pour la cantine ou l'internat, et la demande de RIB (pour tous les élèves, qu'ils soient internes, DP, boursiers, ou rien du tout de tout cela).
Il y avait aussi les documents vie scolaire, ceux de l'infirmière...

C'était moi, au secrétariat de direction, qui mettait à jour toutes les fiches des élèves au fur et à mesure des inscriptions, y compris les RIB. Si je n'avais pas fini au moment de  la bascule dans GFE, la secrétaire d'intendance prenait le relais.

Quant à l'inscription en ligne, elle a fait long feu ! De toute façon, il fallait venir au lycée apporter les documents, (y compris carte d'identité, livret de famille, carnet de santé) et essayer et acheter les vêtements professionnels.

Je confirme, le RIB est une pièce demandée pour la demande de bourse en collège.
Cependant, l'absence de RIB ne doit pas être un frein à l'instruction du dossier,  n'étant pas essentiel au traitement du dossier.
Donc si on ne l'a pas, on instruit, et ensuite on "harcèle" la famille pour l'obtenir.

Nicolas a écrit:

@xena et lilirose  Merci pour les retours ...

Pour ces RIB, le sans papier est tellement chronophage en amont, que nous ne le pratiquons pas, mais je ne sais pas si c'est un bon calcul ... Mais bon, on aura pas toujours des monceaux de remboursements comme l'année dernière ... en fin j'espère

lilirose, tu scannes les RIB des boursiers uniquement ?

Est ce que vous pouvez m'en dire plus sur la gestion de ces RIB :
- quel RIB est demandé ? celui du responsable qui paie ou celui qui perçoit ? A priori plutôt celui qui perçoit c'est logique, mais en même temps celui à qui on rembourse les trop-perçus, c'est celui qui paie ...
- qui les collecte et à quel moment : intendance ou secrétariat, certainement au moment de l'inscription, ou de l'organisation d'un voyage (de ce côté là on devrait être trop concerné pour 2021) ...
- qui les rentre dans Siecle et à quel moment ?
- qui les stocke ?
- comment traitez vous les prélèvements auto par rapport à ces questions ?
- comment traitez vous les boursiers, si le RIB n'est pas une pièce demandée ... d'ailleurs, je maintiens que je demandais obligatoirement le RIB pour les dossiers de bourses lorsque j'étais en collège ... Tiens j'ai même retrouvé un CERFA pour 2020-2021 où c'est explicitement demandé


Et encore mieux si l'une ou l'un d'entre vous a pondu une fiche de procédure (GM ou AC), preneur je suis

ça m'évitera de réinventer la roue

En fait, plutôt qu'une fiche de procédure, il s'agit d'un script au début :
1) Quel RIB demander ?
Dans tous les cas de figure : Puis-je vous demander un RIB du responsable financier au cas où j'aurai des remboursements à vous faire ?
Si les cases Bourse ou Demande de bourse sont cochées : Qui d'entre vous a fait la demande de bourse précisément ? (Vous avez une copie de la notification ?)
Si le demandeur est le même que le RF, fin.
Si le demandeur n'est pas le même que le RF : Il me faudrait également un RIB de XXX car c'est sur son compte que les bourses et primes seront versées.
Ce qui arrive souvent : Ah, vous n'avez que le compte de votre conjoint ? 
Si même nom, no problemo. 
Si pas le même nom : puis-je vous demander de me remplir ce petit formulaire qui atteste que vous souhaitez recevoir la bourse sur le compte de M. xxx ?

2) Quand collecter ?
Au moment des inscriptions, car les RIB sont indiqués dans les pièces à fournir au lycée quoi qu'il arrive. J'avoue que je n'avais plus d'adjointe à ce moment là, l'an dernier, donc c'est le secrétariat qui a collecté. Mais cette année, je fais tout faire par l'intendance, les enjeux sont trop importants, et j'ai encore trop d'aneries à corriger en début d'année dans Siècle.

3) Comment gérer les prélèvements ?
De la même manière. Soit ma pochette contient un RIB seul, soit elle contient le mandat SEPA et le RIB. Dans ce cas, je fais une copie pour moi, et je réserve l'original pour l'agence comptable. 

4) Comment gérer les boursiers ?
Voir le script plus haut.

Xena

Clair et cohérent

Tu as bien résumé le truc pour moi en disant 'Mais cette année, je fais tout faire par l'intendance, les enjeux sont trop importants, et j'ai encore trop d’âneries à corriger en début d'année dans Siècle' ... Et c'est bien mon souci ...

Deux autres questions :
- qui rentre les RIB dans Siecle, l'intendance ?
- tu mets une personne de l'intendance sur la chaine d'inscription ?

Nicolas a écrit:

Xena

Clair et cohérent

Tu as bien résumé le truc pour moi en disant 'Mais cette année, je fais tout faire par l'intendance, les enjeux sont trop importants, et j'ai encore trop d’âneries à corriger en début d'année dans Siècle' ... Et c'est bien mon souci ...

Deux autres questions :
- qui rentre les RIB dans Siecle, l'intendance ?
- tu mets une personne de l'intendance sur la chaine d'inscription ?

Oui, j'ai enfin décidé mon CE à adopter mon plan de bataille pour les inscriptions. 
Jusqu'ici c'était les AED qui faisaient 95 % des inscriptions et ça ressemblait à n'imp. Un même gamin pouvait être externe sur la fiche scolarité, demi-pensionnaire sur la fiche intendance et interne sur la fiche Siècle signée par les parents... J'adorais faire les droits constatés dans ces conditions.

Donc, 
1) plus de fiche différente. Tout est sur la fiche Siècle revisitée au goût du lycée. Si les parents contestent : "vous avez signé ces informations."
2) l'équipe de gestion est présente du début à la fin, elle a son propre bureau. On fera un roulement avec mon adjointe. Les parents passent par notre étape, comme ils le font avec l'infirmière. Et c'est nous qui saisirons les RIB et les conserverons.

Merci Xena

Grâce à ton expérience, je vais tester une nouvelle organisation et diffuser des bonnes pratiques autour de moi !

Est ce que tu serais prête à partager ta fiche 'revisitée' ?

Alors no problemo, je pense qu'il est idiot que nous faisions tous les mêmes efforts x fois. Je suis une grande consommatrice des outils des autres ici, alors si les miens peuvent servir pourquoi pas. J'ai la version "inscription" que nous fournissons vierge, et la version "réinsciption", où nous extrayons tout de Siècle pour que les parents n'aient qu'à corriger ce qui a changé d'une année sur l'autre.

Avec les AATD, il faudra sans doute rajouter également l'adresse des employeurs des parents, ce que je n'ai pas encore fait.

Super
Tu peux m'envoyer un mail alors en cliquant sous ma signature ...
Je te répondrai et tu auras mon adresse électronique pour l'envoi

@Xena

Non, je ne t'ai pas oublié... 

J'attendais juste la reprise car je me suis rendu compte que la secrétaire de direction avait retiré les fichiers du docs partagés pour les mettre sur son poste...
Je vais aller les chercher ce matin avec le CE et je te les envoie.

Super
D'autres forumeurs m'ont déjà contacté pour me dire qu'ils aimeraient aussi en avoir connaissance ... Quel succès
Peut-être que tu pourras aussi (si tu le souhaites) en envoyer un exemplaire à Volcan pour enrichir les nombreuses ressources mutualisées qui se trouvent sur son site www.gestionnaire03.fr ...

Je récupère des petits bouts... On va y arriver.
Envoie-moi un mail, je te l'adresse directement.
Pareil pour Volcan s'il est intéressé.

Tu n'as pas activé la fonction email sur ton profil
Je ne peux pas t'écrire ... en revanche toi tu peux m'écrire ...