Bonjour à tous,

j'ai débarqué dans un collège voici 1 mois et je découvre la gestion des manuels scolaires (je n'avais pas ce problème dans le lycée pro où j'étais affectée auparavant). J'ai besoin de vos conseils/avis sur l'organisation de cette gestion car il n'y en a aucune dans le collège où j'exerce.

J'ai parcouru le forum et j'ai découvert que certains d'entre vous utilisaient l'application Gemasco (que je ne connais pas, mais je suis partante pour l'utiliser). Le souci, c'est que je n'effectue qu'un remplacement de 6 mois dans cet établissement et que je n'ai pas pour objectif de révolutionner le service, juste faire le travail qu'on attend de moi. Donc je ne sais pas s'il vaut mieux me fendre d'un joli tableau exel pour mettre en place un minimum de suivi et d'inventaire (je rappelle que cela n'existe pas dans cet établissement), ou engager le service (et donc la secrétaire qui ne sera pas réticente) dans cette aventure Gemasco.

Merci d'avance de vos retours et expérience.

Bonjour,
quand tu dis pas d'organisation, cela désigne quelle situation?
Livres donnés aux élèves ou pris par les élèves sans fiche papier sans traçabilité, livres déjà distribués ou en stock en attente de distribution, comment et par qui étaient gérés les manuels avant ton arrivée?
Pour Gemasco il faut le temps d'éditer les étiquettes avec code barre, avoir Access, connaître un minimum l'informatique.
Si les manuels sont déjà distribués, la mise en place semble très compliquée (voir les fils sur Gemasco)
Bon courage

C'est pas le documentaliste qui gère les manuels ?

titi5 a écrit:

Bonjour,
quand tu dis pas d'organisation, cela désigne quelle situation?
Livres donnés aux élèves ou pris par les élèves sans fiche papier sans traçabilité, livres déjà distribués ou en stock en attente de distribution, comment et par qui étaient gérés les manuels avant ton arrivée?

 Cela désigne : 

- aucun inventaire nulle part (ni au CDI, ni à l'intendance, ni chez la gestionnaire)
- des livres distribués par la secrétaire d'intendance toute seule en début d'année (livres placés dans 2 salles différentes, à 2 étages différents) parce que personne ne voulait s'en occuper (et puis parce que chacun part du principe que ce n'est pas à lui de le faire) 
- des fiches de prêt distribuées aux PP en début d'année et mal renseignées ou carrément pas rendues à la secrétaire d'intendance
- une documentaliste qui fait bien savoir que ce n'est pas son travail (ben oui, elle s'occupe du CDI, pas des manuels scolaires  ) : ça répond à la question de Volcan (question qui devient rhétorique, du coup)
- du coup, une prof à la ramasse qui ramène début décembre une liste de livres manquants, la secrétaire qui commande les manuels (un trimestre sans manuels...les élèves ont apprécié) et lors de la distribution vendredi dernier, les élèves qui répondent "Ah mais non, moi j'ai déjà un livre". Liste de la prof aussi à l'ouest que sa rédactrice et quasiment 1 000€ dans la pomme de l'établissement.

Donc titi5, ton "Bon courage" est le bienvenu !

D'où l'intérêt de mettre un peu d'ordre, c'est mon petit côté perfectionniste 

Sans vouloir trop révolutionner, BCDI doit pouvoir s'installer sur un poste de gestion. Cela permettrait d'assigner un manuel à un élève.

Donne-toi une année noire... C'est ce que j'ai fait en 2018-2019.
Jamais je ne m'appuie sur la documentaliste et je ne m'appuie même plus sur les AED. Tout le monde s'en fout.

Tu récupères ton stock, tu attends que les drôles aient rendu les bouquins. Tu n'as visiblement que peu de moyens de les facturer donc tu oublies...
Tu reconstitues cet été les collections et tu mets tout sur gemasco.
La prise en main, c'est une demi-heure. Si tu fais des bétises, tu ouvres une nouvelle base à côté et tu recommences.
Tu peux le transporter sur un portable avec un disque dur externe ou même une clé USB, c'est ce que je fais à la rentrée.

Si tu sens que ton adjointe n'est pas vraiment à l'aise avec ce truc, tu le reprends ou bien tu l'accompagnes à la rentrée prochaine et vous le faites ensemble.
Les PP ne rendent pas les fiches des bouquins, tu prends la liste des élève par ordre alpha et tu renvoies un mail à chaque famille qui n'a pas rendu la fiche.
De toutes manières, tout est dans le logiciel.

La gestion des bouquins, dans mon établissement, maintenant, c'est moins d'une journée à la rentrée, moins d'une journée à la sortie. Si les livres ne sont pas rendus ni payés, pas de réinscription possible. Je mets sur les exeat pour les sortants que les livres ne sont pas rendus et la somme qui correspond.

J'ai diminué la facture des manuels à racheter de 80 %.

catiteo a écrit:

- aucun inventaire nulle part (ni au CDI, ni à l'intendance, ni chez la gestionnaire)
- des livres distribués par la secrétaire d'intendance toute seule en début d'année (livres placés dans 2 salles différentes, à 2 étages différents) parce que personne ne voulait s'en occuper (et puis parce que chacun part du principe que ce n'est pas à lui de le faire) 
- des fiches de prêt distribuées aux PP en début d'année et mal renseignées ou carrément pas rendues à la secrétaire d'intendance
- une documentaliste qui fait bien savoir que ce n'est pas son travail (ben oui, elle s'occupe du CDI, pas des manuels scolaires  ) : ça répond à la question de Volcan (question qui devient rhétorique, du coup)
- du coup, une prof à la ramasse qui ramène début décembre une liste de livres manquants, la secrétaire qui commande les manuels (un trimestre sans manuels...les élèves ont apprécié) et lors de la distribution vendredi dernier, les élèves qui répondent "Ah mais non, moi j'ai déjà un livre". Liste de la prof aussi à l'ouest que sa rédactrice et quasiment 1 000€ dans la pomme de l'établissement.

Il semblerait que la secrétaire ait commandé les bons livres (enfin les livres indiqués par la prof), il aurait fallu qu'elle se trompe aussi pour que l'ensemble soit raccord.

Vous êtes là pour 6 mois.
Laissez ce chantier à un(e) gestionnaire qui sera là à titre "définitif" ou à un(e) professeur(e)-documentaliste.

Merci à tous pour vos réponses. Je vais me contenter de voir comment la secrétaire a envie de faire évoluer le service et lui apporterai mon aide, le cas échéant. 

@Xena : je garde précieusement ces conseils, ça pourrait me servir sur un prochain poste (et puis ça peut aussi servir à un(e) collègue).
@Goldored : en effet, mille excuses pour cet oubli de fonction. Et merci de ne pas avoir utilisé l'écriture inclusive, que j'abhorre.

J'insiste toujours sur le côté "professeur" des docs. Mais ce n'est qu'une bassesse de ma part.