- celine18 a écrit:
- Bonjour
Vous auriez la même chose pour les dépenses ? Sous forme de tableau
Pas sous forme de tableau mais de liste. Cela existe sur "gestionnaire03" avec des explications ; il y a eu aussi des articles sur la revue de l'AJI.
Extrait d'une fiche faite pour la DAf A3 :
La nomenclature du décret n° 2022-505 du 23 mars 2022 est longue mais de nombreuses rubriques ne concernent pas les EPLE. On peut cependant relever quelques passages qui traitent des dépenses les plus fréquentes dans les EPLE. Le chiffre devant le type de dépense renvoie à la rubrique concernée du décret dont la consultation reste un préalable.
Attention : si un nouveau texte venait à se substituer au décret de mars 2022, il conviendrait de vérifier l’actualisation éventuelle des PJ demandées.
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I - Cas particuliers.
023. Paiement à des mandataires :
0232. Avocat
Mandat sous seing privé ou authentique justifiant des pouvoirs de l'avocat,
ou
Jugement attestant de la qualité de représentant et relevé d'identité bancaire du compte ouvert au nom de la CARPA créée par le barreau auquel cet avocat est inscrit. Cette seconde possibilité n’est possible que dans le délai d’un an après que le jugement soit passé en force de chose jugée.
0282. Paiement à des associations lorsque le paiement n’est pas fait par virement :
Copie des statuts, à défaut numéro SIRET, ou référence de la publication au Journal officiel.
029. Paiement des sommes dues à des personnes morales faisant l'objet d'une procédure collective.
Bien qu’étant exceptionnels des paiements de cette nature demandent une attention particulière du comptable qui devra se référer aux différentes PJ prévues par le décret selon le type de procédure concernée.
0313. Saisie à tiers détenteur (SATD) :
Avis reçu, le cas échéant, par lettre recommandée, avec demande d'avis de réception.
II - Moyens de règlement.
041. Paiement par virement :
Le cas échéant, RIB.
Le RIB doit être produit en l'absence de la mention des coordonnées bancaires sur la pièce justificative de la dépense qui fait foi. Cette pièce ne peut qu'émaner du créancier, qu'elle soit délivrée ou signée par celui-ci.
042. Paiement consécutif à une autorisation de prélèvement :
0421. Premier prélèvement suite à une autorisation :
1. Autorisation de prélèvement visée par l'ordonnateur.
2. Facture ou relevé de consommation.
0422. Prélèvements suivants :
Facture ou relevé de consommation.
05. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers :
1. Version française des pièces ou, le cas échéant, traduction des pièces rédigées en langue étrangère.
2. Dans l'hypothèse d'une facture émise par le représentant fiscal ou le mandataire d'un créancier étranger, copie de la convention, traduite en français le cas échéant, passée entre l'entreprise étrangère et le représentant fiscal (ou le mandataire) précisant l'étendue de la délégation accordée.
A noter que la traduction peut être faite par un professeur ou un personnel de l’établissement.
III – Dépenses courantes.
132. Annulation ou réduction de recettes :
Etat précisant, pour chaque titre, l'erreur commise.
A noter que les comptables sont tenus d’exercer, dans la limite des éléments dont ils disposent, le contrôle de la régularité des annulations des ordres de recettes. Ils sont notamment tenus de s’assurer que les réductions ou annulation de recettes ne sont effectuées qu’aux fins de rectification d’erreurs matérielles (et non pour annuler une créance irrécouvrable par exemple).
133. Admission en non-valeurs :
1. Décision.
2. Etat précisant pour chaque titre le montant admis.
1422. Pour les frais d'huissier et d'expertise :
Jugement contenant liquidation des dépens ou état exécutoire des dépens.
ou
Ordonnance de taxe ou état de frais et/ou contrat passé avec l'huissier et / ou mémoire.
1721. Carte grise :
Avertissement ou état de liquidation des droits du service créancier ou référence du mandatement portant acquisition du véhicule quand la carte grise a été réglée par le fournisseur.
181- 425. Transaction
1. Décision de l'assemblée délibérante autorisant la transaction.
2. Contrat de transaction.
Les EPLE sont autorisés à transiger pour mettre fin aux litiges les opposant à d’autres personnes physiques ou morales publiques ou privées, par application de l’article R421-9 du code de l’éducation. Cette procédure décrite au point 2.2.4.7 de la M9-6 présente de multiples avantages pour solutionner un litige ou un blocage, sans risque pour le comptable.
182. Remise gracieuse de dette :
Décision de l'assemblée délibérante, de l'autorité exécutive autorisant la remise gracieuse.
Le débiteur d'une créance peut présenter à l’EPLE une demande de remise gracieuse en justifiant sa demande. La décision de remise gracieuse est prise par le conseil d'administration après avis conforme de l'agent comptable ; ou par l'ordonnateur dans le cas où la créance est inférieure à un seuil fixé par le conseil d'administration (article R421-69 du code de l’éducation).
210. Rémunération du personnel.
Le décret détaille les pièces justificatives pour les différentes composantes de la rémunération et des charges qui s’y attachent ; il conviendra de se reporter aux rubriques concernées.
2171. Prise en charge des frais de déplacement :
(voir fiche IV-28)
21711. Pièces générales :
1. Etat de frais (voir annexe A du décret).
2. Pour les frais d'hébergement, selon le cas :
- délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole,
3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune.
4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d'indemnisation et précisant leur durée d'application. (…)
21712. Pièces particulières :
a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale.
- Ordre de mission indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé, Si l'autorisation porte sur plus d'une mission, l'ordre de mission précise sa durée de validité, dans les limites de douze mois, la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les moyens de transport autorisés.
C’est le cas pour les ordres de mission permanents de l’ordonnateur, du gestionnaire ou du comptable.
g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements publics à caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale.
- Décision de l'autorité territoriale prescrivant la prise en charge des frais et précisant, le cas échéant, les modalités de prise en charge.
C’est le cas pour les intervenants extérieurs dont les frais de déplacements sont remboursés sur la base du décret de 2006 modifié.
21715. Versement d'avances sur frais de déplacement :
217151. Versement d'avances :
1. Demande de l'agent.
2. Décompte établi sur le modèle de l'état de frais de déplacement (voir annexe A).
217152. Paiement du solde :
Pièces prévues à la rubrique 2171.
6. Interventions sociales et diverses :
6112. Aide facultative :
1. Délibération fixant les conditions d'octroi et les modalités de l'aide.
2. En cas de paiement à un tiers, décision de l'autorité exécutive.
3. Etat nominatif ou collectif mentionnant le(s) bénéficiaire(s) et le montant des aides à verser ou ordre de paiement acquitté par le bénéficiaire en cas d'urgence.
On peut ranger dans cette catégorie les dépenses concernant les aides des fonds sociaux ou de la caisse de solidarité. En application de cette rubrique, il est souhaitable qu’une délibération soit prise qui prévoit largement les modalités et critères d’attribution des diverses aides sociales (fonds social cantine, lycéen ou collégien, caisse de solidarité) ; c’est une PJ exigible par le comptable. La décision d’attribution fera l’objet d’un acte du chef d’établissement qui sera l’autre PJ.
622. Bourses :
1. Décision fixant les modalités d'attribution.
2. Décision individuelle ou état collectif.
3. Etat de liquidation des bourses.
Le simple bordereau des droits constatés n’est pas une PJ suffisante pour les bourses nationales et il convient de joindre également au mandat les justificatifs des décisions d’attribution des bourses.
63. Remise de prix, prestations diverses, gratifications, pécules :
6311. Premier paiement :
1. Décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution du (des) prix, de la (des) prestation(s) diverse(s), ou décision de l'assemblée délibérante fixant les modalités d'attribution des gratifications prévoyant les catégories de bénéficiaires, les événements donnant lieu à l'octroi de tels avantages.
2. Décision d'attribution.
3. Le cas échéant, facture.
Il arrive que les EPLE soient amenés à « offrir » des récompenses ou des gratifications (places de cinéma, bons d’achat, livres, etc…) à divers élèves « méritants » ou dans le cadre de concours. Il se peut également que l’EPLE souhaite faire des « cadeaux » à diverses personnes. Si le comptable n’est pas juge de l’opportunité de ce type de dépense, il doit cependant en contrôler la nature puisque celle- ci conditionne la bonne imputation et les pièces justificatives exigées par la nomenclature. Si la dépense en cause est identifiée comme une récompense ou un cadeau elle doit être comptabilisée comme telle en classe 6 et relève de cette rubrique. Ce qui implique que pour le paiement il faut avoir en PJ un acte du CA avec la facture. On notera que la nomenclature comptable des EPLE a créé dans Op@le un compte spécifique qui manquait pour GFC : « 6585 - dons et libéralités ».
72. Subventions et primes de toute nature :
7211. Premier paiement :
1. Décision arrêtant le bénéficiaire, le montant, l'objet et, le cas échéant, les modalités particulières de versement des fonds ainsi que les conditions d'octroi et les charges d'emploi.
2. Le cas échéant, justifications particulières exigées par la décision ;
3. Le cas échéant, convention entre le bénéficiaire et la collectivité ou l'établissement (dans l'hypothèse où la décision ne précise pas les modalités particulières de versement des fonds.).
Cette rubrique peut notamment concerner les dons et subventions accordées par l’EPLE à l’association sportive, au FSE, à la MDLE ou à d’autres associations.
IV – Marchés publics.
C’est la rubrique « 4. Commande publique » de l’annexe du décret du 23 mars 2022 qui concernera principalement les EPLE dans la mesure où l’immense majorité des paiements concernent des commandes de fournitures ou de prestations qui sont des marchés publics.
Cette rubrique est relativement complexe mais pour simplifier on peut retenir que dès qu’une facture fait mention d’un écrit ce dernier doit être joint ; et ce quel que soit le montant de la facture (supérieur ou inférieur au seuil de 25 000 € HT imposant un écrit pour un marché public). Par écrit il faut entendre tout document représentant un engagement juridique de la part de l’EPLE (voir fiche IV-12). Par conséquent si la facture fait référence à un bon de commande, un devis accepté, un contrat, une convention… cette pièce doit être fourni au comptable ; sauf si l’ordonnateur atteste l’absence d’un écrit. Par contre les bons de livraison mentionnés sur une facture ne sont pas des pièces justificatives à joindre car ils ne sont que des documents d’exécution du marché.
4111. Les marchés publics non écrits :
Mémoire ou facture.
Pour les factures inférieures au seuil de 25 000 € HT ne comportant pas la mention d’un écrit.
4112. Les marchés publics non soumis à l'obligation d'écrit mais faisant volontairement l'objet d'un écrit :
1. Un écrit.
2. Le cas échéant, document matérialisant les modifications apportées à l'écrit.
3. Mémoire ou facture et toute pièce mentionnée par l'écrit et ayant des incidences financières.
Pour les factures inférieures au seuil de 25 000 € HT comportant la mention d’un écrit.
Au-delà du seuil de 25 000 € HT, le décret distingue les marchés selon qu’ils font ou pas référence à un cahier des clauses administratives générales (CCAG) approuvé par arrêté. Le fait de faire ou non référence à un CCAG dans votre cahier des charges aura donc une importance pour les pièces qu’il conviendra de joindre à votre facture pour le comptable. Si votre marché ne fait pas référence à un CCAG il faudra joindre, selon la rubrique 4121, « toutes pièces du marché rendues nécessaires pour l'exécution financière du contrat ». ; c’est-à-dire principalement la facture et l’écrit qui formalise votre marché. Si votre marché fait référence à un CCAG il faudra fournir les pièces demandées à la rubrique 4122.
Le décret vise ensuite certains types de marchés particuliers :
41311. Accord-cadre exécuté par bon de commande :
1. Accord-cadre : pièces énumérées à la rubrique 412 selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.
2. Uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées, le bon de commande mettant en œuvre les dispositions financières du marché relatives aux délais d'exécution, aux primes, ou aux pénalités.
3. Lorsque la date d'exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché : le(s) bon(s) de commande correspondant(s).
4. En cas de versement d'une avance : le bon de commande correspondant.
Cela concerne notamment les marchés de denrées alimentaires.
41632. Dans le cadre d'une subrogation :
1. Pièces justificatives du paiement des marchés selon les modalités de présentation de la dépense par l'ordonnateur.
2. Mention subrogative réglementaire portée sur la demande de paiement (mémoire, facture, situation de travaux…) dans les conditions fixées au paragraphe A de l'annexe F du présent décret.
3. En cas de pluralité d'oppositions, quittance subrogative datée.
Il existe plusieurs types de cession de créances décrite aux rubriques 4161 et suivantes du décret ; mais le plus souvent les EPLE sont confrontés à la technique plus simple de l’affacturage par subrogation par lequel une entreprise transfère une créance à un factor. Cette cession est notifiée par l'inscription d'une mention sur la facture transmise à l’établissement. Attention : si une facture comporte cette mention le paiement pour être libératoire doit être fait au bénéficiaire de l’affacturage et non au fournisseur.
4151. Les groupements de commande :
41511. Pièces à fournir dans tous les cas :
Convention constitutive du groupement.
41512. Pièces à fournir selon les cas :
415121. Cas où chaque membre du groupement exécute sa propre partie :
Pièces énumérées aux rubriques 411 et 412 selon les modalités de présentation de la dépense à l'ordonnateur
4152. Paiement à une centrale d'achat :
41521. Paiement d'une prestation d'achat de fournitures ou de services :
1.Le cas échéant, convention entre la personne publique et la centrale d'achat, ou acte d'adhésion.
2. Facture ou mémoire émis par la centrale d'achat.
Cela concerne les paiements à l’UGAP mais également aux centrales d’achat mises en place par des collectivités territoriales.
4183. Marchés publics d'assurances :
41831. Première prime :
1.Marché d'assurances.
2.Avis de paiement de l'assureur.
41832. Autres primes :
Avis de paiement de l'assureur.
41833. Modification des clauses du marché :
1. Si la modification résulte de dispositions légales, décompte de révision.
2. Si la modification résulte de la volonté des contractants, marché d'assurance modifié ou document matérialisant les modifications apportées au marché et avis de paiement.
Nos assurances (notamment MAIF avec le contrat d’établissement) font l’objet de modifications annuelles, ne serait-ce qu’avec le nombre d’élèves. Il conviendra donc de fournir au comptable le document modificatif.
Il ne s’agit que d’un résumé partiel du décret qui comporte bien d’autres rubriques qui peuvent concerner un EPLE.
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Lun 23 Mar 2020 - 12:41
