Pour celles et ceux qui veulent se lancer dans la numérisation déjà pratiquée avec succès depuis des années dans plusieurs établissements et décrite ici même par Agathe Deblouze, l'Intendant Zonard et d'autres, je fais suivre un lien vers un article où je décris un exemple de mise en œuvre.

Cette dématérialisation est facile, rapide à mettre en œuvre et ne nécessite guère de prérequis.

Elle présente de nombreux intérêts :

•     sécurisation de l’archivage des pièces comptables
  
•     économies de temps (copies, classement, archivage), d’argent (papier et photocopies) et d’espace
  
•     participation des services de gestion et comptables à l’engagement des EPLE dans les démarches de développement durable
  
•     faciliter les recherches de pièces comptables plusieurs années après l’exercice comptable
  
•     poursuivre la démarche de qualité dans les établissements
  

A l'aube d'un nouvel exercice, pas vraiment de raison pour ne pas se lancer dans l'aventure  

D'autant que le mode opératoire est décrit jusque dans les détails  

http://intendancezone.net/spip.php?article981

Mais avec l'arrivée prochaine d'Op@le, cette dématérialisation est-elle maintenant bien nécessaire pour ceux qui ne la pratiquent pas déjà ?

1000 fois oui !!!
1. Op@le n'est pas encore là
2. Pour avoir testé la dématérialisation, les gains sont immédiats et considérables
3. C'est très simple à mettre en oeuvre
4. Cela montre que nous sommes capables de nous moderniser sans attendre les outils qui 'viennent d'en haut'
5. D'autres comme Agathe ont défriché le terrain ou comme l'IZ ont expliqué comment faire ... comment dire, je m'interroge vraiment sur les raisons pour lesquelles les collègues ne se saisissent pas de cette opportunité
6. Cela rejoint des propos que je tiens ici : entre le forum et les cadors qui ne comptent pas leur temps, leur patience pour répondre et soutenir les collègues, le site fabuleux de Volcan, les démarches multiples de l'IZ pour moderniser nos outils et faciliter la vie des collègues, l'AJI et j'en oublie, nous avons tout pour réussir ... au lieu de cela nous choisissons le plus souvent la critique, le repli, l'aigreur ...

Pour compléter, et par mon parcours professionnel assez varié, j'ai toujours été stupéfait entre l'engagement professionnel remarquable des gestionnaires d'une part, et une quasi absence d'une vision stratégiqueet d'audace d'autre part... combinée avec un regard négatif sur notre métier et notre statut dans l'Eple, le résultat est pas très positif ...
Je radote, mais je répète que notre métier est rempli d'opportunités, c'est à nous de mettre des coups de pieds dans les portes et des coups de poings sur la table quand il le faut !
Je dois certainement apparaitre comme un donneur de leçon et pourtant je voudrais que les collègues qui ne manquent ni de talent, ni de compétences, ni de serieux aient un peu de mon culot ...

OSEZ et n'écoutez pas trop les vieux pessimistes qui vous disent qu 'on est foutu et ... qui nous prouvent chaque jour le contraire !
OSEZ, notre profession est bourrée de talents, j'en suis totalement convaincu après toutes ces années !!!

Je ne voudrais pas doucher ton enthousiasme (ce serait devoir gâcher beaucoup trop d'eau...), mais pour l'heure, le gain de temps ne me semble pas évident, tant que nous sommes toujours dans un fonctionnement "papier" préalable à tout archivage, numérique ou pas.

L'intérêt n'est peut-être pas le même entre une agence-comptable et un ER.
Le premier que j'y vois est surtout le gain de place, et c'est particulièrement vrai dans une agence-comptable, ou pour un établissement qui n'a pas de local d'archives.
Mais le gros progrès (qui a aussi ses risques, on en a suffisamment parlé ici du temps de GFC-Web), ce sera quand on travaillera entièrement en dématérialisé de A jusqu'à Z; l'archivage tel que tu le décris, même s'il sera peut-être organisé de façon différente, ne sera que l'aboutissement du travail qui aura précédé.

Et de plus en plus, j'attends avec impatience que l'arrivée d'Op@le nous soulage de toute cette paperasse actuellement nécessaire au travail de gestion, et qui est encore inhérente aux métiers administratifs, de façon quasiment ontologique. 
Mais j'ai peur que pour l'ensemble de la profession ce soit un réel traumatisme.
Ça fait un peu plus de 30 ans que l'informatique s'est imposée dans nos métiers, et quand je vois comment certains sont encore rétifs aux usages bureautiques et numériques (y compris des jeunes générations), je me dis que le bouleversement d'Op@le sera tel qu'il faudra bien quelques autres décennies pour qu'il s'ancre dans les moeurs...

Je te rejoins totalement sur Op@le qui va être tout autant un levier incroyable pour moderniser nos pratiques que pour questionner nos procédures  ... à nous de nous en saisir au lieu d'en faire un énième épouvantail cauchemardesque  ... même s'il ne faut pas non plus être naïf sur le fait que l'outil sera largement perfectible à ses débuts, et va à terme questionner notre rôle, nos missions, nos organisations, et ... nos moyens ...

Mais pour l'instant Op@le n'est pas là et cela ne va pas nous empêcher d'avancer  !

Par contre sur le gain de temps dérisoire pour le GM grâce à la dématérialisation je ne suis pas d'accord.

Avant d'être AC, j'ai été 8 ans GM et je détestais par-dessus tout ces photocopies de mandats, OR etc

Entre, le temps de faire les photocopies, les bourrages fréquents, les collègues qui viennent t'interrompre, l'agrafage, le classement, autant de temps et d'opérations chronophages, ingrates et d'une autre époque ...

Et je ne parle pas du temps consacré en fin d'année à sortir toutes les chemises, à vérifier qu'il ne manque pas des pièces, à mettre dans des boites qu'il faut identifier, boites qu'il faut amener dans un espace d'archivage, espace qu'il faut régulièrement aménager, trier, ranger ... que ces opérations aient lieu à l'agence comptable ou dans l'eple...

Et puis on refait ses chemises, que l'on range dans ses petits dossiers suspendus etc

Sans compter non plus le temps passé aux archives à retrouver et ouvrir ces boîtes pour faire des recherches suite par exemple aux enquêtes de la CT sur les consommations de viabilisations, de transport eps ou autre.

Cela varie certainement en fonction des établissements et de l'organisation des un.e.s et des autres, mais en calculant j'arrive à l'équivalent d'une journée de travail économisée, sur l'année.

Cela peu sembler faible mais c'est énorme.  Sans compter le plaisir (j'avoue qu'il explique l'enthousiasme auquel tu fais référence   ... ) de supprimer ces tâches ingrates, désuètes et que l'on peut supprimer ...

Plus encore, là aussi c'est un levier pour questionner nos pratiques à tous les niveaux afin de supprimer les tâches et paperasses inutiles. Exemple, en quoi faut il imprimer les documents des régies : opérations inutiles, chronophages, paperassieres et énergivores ... des simples éditions pdf suffisent largement !
En questionnant ainsi toutes nos 'impressions' et classements de papier, et grâce aux défrichages/expérimentations menées par des collègues chevronnés,  on peut sans problème faire tenir toute la comptabilité budgétaire et générale d'un EPLE dans une seule boîte à archive tout en garantissant un très bon niveau de MRCF, de traçabilité des opérations et des pièces comptables ... le tout sans obérer les besoins de recherches, bien au contraire...

J'élargis pour insister sur le fait que les marges de progrès sont nombreuses dans nos métiers ... et pour beaucoup d'entre elles, ces marges de gain de temps, de modernisation, de professionnalisation, d'amélioration de la qualité de service ou encore du positionnement de la ou du GM ont été explorées, expérimentées, décrites, partagée, mises à disposition par les collègues  ...

Un autre exemple, j'essaie en ce moment de faire un article décrivant le récit de deux expériences réussies et durables en matière de lutte contre le gaspillage alimentaire. Oui, il ne faut pas avoir peur de secouer le cocotier et parfois ça pique, oui parfois il faut remettre en question nos idées reçues sur les élèves, oui ce n'est pas très valorisant d'être 'aux poubelles ' tous les midis mais les gains obtenus sont proprement hallucinants : biodéchets gaspillés divisés par 3, 4, 5 ... idem manutention et collecte des ordures ménagères  ... sans parler de la baisse de 10 à 20% des denrées commandées qui génèrent des milliers d'euros d'économies ... je reste convaincu que ce partage restera en grande partie lettre morte ... je ne le déplore pas, c'est un fait ...

Je comprends les collègues souvent isolés, débordés, désabusés, qui servent régulièrement de bouc émissaire dans l'eple et qui en plus devraient mettre en place tout une série de projets chronophages, qui vont les exposer aux regards critiques et pour lesquels elles et ils vont souvent être seul.e.s ...
Mais en toute honnêteté, ces démarches de progrès sont au final extrêmement gratifiantes à tout niveau et ce n'est pas comme si il n'y avait pas d'enjeux pour notre profession  ...

J'aimerais aussi parler des marges de progrès en matière de professionnalisation, et à ce titre les outils proposés par les académies de Marseille et de Toulouse sont remarquables et à la disposition de toutes et tous ... mais je risque d'être un peu long        !

Pour le reste, toutes ces marges, ne retirent rien aux difficultés objectives rencontrées par la profession et le forum est révélateur à ce niveau d'un quotidien souvent difficile quand ce n'est pas insupportable ... mais il me semble que ces difficultés ne doivent pas masquer tous les outils, les opportunités dont nous disposons, et très très gratifiantes lorsqu'on s'en saisi   ...

Alors, convaincu    ?

Plus aucune bonne raison de ne pas se saisir de la dématérialisation    ?

Alors ... yapluka    http://intendancezone.net/spip.php?article981

Depuis le début de l'année je scanne toutes les pièces pour les 5 établissements de l'agence comptable.
C'est plutôt chronophage mais le résultat est bien là.
S'il n'y a qu'une agrafe par mandat, OR .... c'est un plus, car c'est pénible à enlever.
Par contre la solution du copieur n'est pas viable dans mon cas, un scanner à défilement et la suite logicielle qui va avec (scanner à plat de l'imprimante tout en 1 pour les pièces avec beaucoup d'agrafes ou trop illisible sans retouche) et on obtient des PDFs indexables (OCR inclus avec le scanner) ce qui permet la recherche dans les documents, ce qui n'est pas le cas avec le copieur.
Pour le "nommage", un fichier Excel avec des listes défilantes et la fonction concaténer, copier et coller le texte et on obtient un résultat satisfaisant, au prix d'un travail dont on a limité au maximum le côté pénible.
Pour les gros documents, genre droits constatés, scan de la page du mandat et de la page signée des DC, puis fusion de ce scan avec le PDF des DC, gaint de temps et fichier beaucoup moins gros.
Je pense faire un petit guide à mettre sur le site de l'IZ pour que ceux qui le souhaitent puissent y "piocher" les éléments qui correspondent à leur mode de fonctionnement.
Depuis le début de l'année j'en suis à plus de 2200 numérisations (bordereau 1 page ou mandat de 9 pages...).
En fin d'année une clé USB et les ER auront leurs pièces accessibles d'un clic, c'est une satisfaction de ne pas travailler pour rien!

Une autre manière de faire

Le temps de scan dans cette méhode est plus long et il faut un matériel dédié, mais le résultat est incomparable car possibilité de faire des recherches directement dans les pdf grâce à l'OCR associé    !

Alors que dans la méthode que j'ai présentée, le temps de scan est très réduit (bien plus court que des photocopies) et les recherches se font en deux temps :

1. avec GFC (ou les extractions si on travaille sur des années antérieures) on cible le bordereau concerné ; ex : bordereau de recettes n°21, OR n° 137
   
   
   
2. on file dans le fichier recettes21_091019.pdf et on fait défiler jusqu'à l'OR 137.
   

Vivement ton article que les collègues puissent comparer et trouver leur bonheur

bonjour,

je dématérialise aussi depuis un an et demi le plus possible :


les doubles des mandats, OR, régie et autres docs GFC

les feuilles presto, GTI,

plus de tripli facture (sauf les objets avec une garantie)

j'utilise  à peu près la même méthode que Nicolas, à part que je scanne les mandats et factures directement avant agrafage

par contre j'ai conservé l'archivage papier du double des mandats/OR

vu qu'il faut conserver ces docs 10 ans, j'ai encore des doutes sur la fiabilité du stockage numérique sur une telle durée,

gest09 a écrit:

je dématérialise aussi depuis un an et demi le plus possible :
les doubles des mandats, OR, régie et autres docs GFC

gest09 a écrit:

j'utilise  à peu près la même méthode que Nicolas, à part que je scanne les mandats et factures directement avant agrafage

Bien sûr, c'est mal exprimé dans mon récap, le scan c'est avant agrafage ... j'ai mis ôter les agrafes car parfois sur les PJ il y a des agrafes ... mais du coup cela induit en erreur  

gest09 a écrit:

par contre j'ai conservé l'archivage papier du double des mandats/OR
vu qu'il faut conserver ces docs 10 ans, j'ai encore des doutes sur la fiabilité du stockage numérique sur une telle durée,

Allez, il n'y a plus qu'un pas à franchir pour 2020 : pas besoin de conserver les archives papier

C'est sur que dans le système de la dématérialisation, il faut impérativement sécuriser l'archivage et la sauvegarde informatiques (ici : 5 lieux de stockages), mais c'est juste un réflexe à avoir ...

Un collègue GM a eu la même réflexion que toi en réunion, mais ce n'est pas parce qu'on dématérialise qu'on archive plus !

Au contraire, les archives sont mieux gérées, mieux rangées et facilement accessibles : de vraies archives en fait ! Pas des boites  plus ou moins  identifiées et stockées selon l'humeur et la disponibilité des uns et des autres ...

Que toutes celles et ceux qui ont leurs archives papier parfaitement organisées, accessibles et identifiées lèvent le doigt ... pas moi en tout cas

Et pour une gestion organisée des archives comptables sur support informatique, cf document ci-dessous : inspiré à 99,9% du document partagé sur intendancezone.net

Merci ! Je demande à ce qu'on y passe mais on me répond qu'on doit avoir le papier.
Mon AC ferme à la prochaine rentrée et les ER que nous avons vont être dispatchés. Je me dis que l'archivage numérique serait tellement plus simple, surtt quand on voit la goule de nos archives papiers et plus facilement déménageables si elles tiennent sur un disque dur

néthou a écrit:

L'intérêt n'est peut-être pas le même entre une agence-comptable et un ER.

Demande moi n'importe quelle facture depuis 2010, je te promets que je suis capable de te la sortir en moins de 5 minutes.

Faire un compte rendu d'utilisation de subvention qui s'est étalée sur deux années scolaires et 3 années civiles devient un jeu d'enfant (je n'ose dire un plaisir, faut pas pousser quand même).

Et si ces deux points n'intéressent pas le gestionnaire, qu'on me jette le premier scanner.
Et je n'ai dit que les deux premiers trucs évidents qui me passent par la tête. Je devrais pouvoir trouver bien d'autres points d'intérêt pour n'importe quel gestionnaire.

Merci Agathe, je me suis beaucoup inspiré de tes posts sur la numérisation avec un scanner à défilement, et même si je le fait à plus grande échelle (5 ER), ton expérience est vraiment top!!!!

Je scannait beaucoup avec mon basique 3 en 1, mais là c'est presque du travail  la chaîne.
Retrouver rapidement un document informatique, c'est plus pratique que plonger dans les archives papier ou demander à l'ER de le faire.

Pour les recherches j'utilise le freeware Agent Ransack, vraiment top.Trouvé sur https://korben.info/logiciel-recherches-windows.html

Vous n'avez jamais eu un imbécile comme successeur ? J'ai eu l'occasion de me faire des frayeurs avec un intérim, notamment. Avec mes archives numériques, j'ai dans une clé USB sur moi en permanence l'ensemble des archives comptables des dix années écoulées. Même des années après avoir quitté le poste, le successeur de mon successeur peut avoir une subite envie de recycler du papier, il peut y avoir une inondation générale de l'établissement sous un mètre d''effluents d'égout : m'en fous, je peux répondre, comme le dit Agathe, en quelques secondes à n'importe quelle question du PIAA qui me contacterait.

De toutes manières je préfère des archives numériques proprement faites à des archives papier cochonnées. Parce qu'on n'a pas le temps matériel de brasser toute cette saleté de papier, donc dans le meilleur des cas les originaux étaient à peu près correctement construits et vérifiés, mais les duplicata, c'était à la rapide. Et que de surprises quand on les ouvrait !

J'insiste pour celles ou ceux qui hésiteraient : comme Nethou j'étais sceptique sur les gains de temps et j'étais également dubitatif sur la facilité de mise en œuvre.

Les gains de temps je n'y reviens pas, ils ont été suffisamment détaillés dans les messages précédents.

La facilité de mise en œuvre, sincèrement c'est à la portée d'un enfant une fois que vous avez installé pdf split and merge. Son interface n'est pas intuitive et c'est pour cela que j'ai mis une copie d'écran dans l'article. Il faut lire une fois le mode opératoire et en 5 clics, le fichier pdf du mandat or ou autre est prêt et stocké  

Cette dématérialisation est donc rapide et facile à mettre en œuvre et c'est parce que j'avais des doutes là-dessus (sinon j'y serai passé depuis longtemps    y compris en tant que GM) que j'ai voulu faire un petit article récapitulatif.

J'en profite pour remercier la pionnière, Agathe Deblouze    ... et l'IZ pour accepter d'héberger l'article ... et plus largement son accompagnement rapproché depuis 2 mois   ...