Gestion sortie sur 2 ans

Bonjour. Je vais devoir gérer une sortie sur 2 ans ( compta bud) :
- en recette : participation EPLE et famille sur l'année n - subvention en n+1
- en dépense : paiement de toutes les factures en n.
Comment gérer la subvention et le paiement qu'elle couvre ?
Merci pour ceux qui pourraient m'aider, c'est la première fois que cela m'arrive.

La fiche technique de la DAF sur la gestion des voyages dans GFC, notamment sur deux exercices comptables.

Ok c'est donc comme pour un voyage. Je sais faire alors désormais

Pardon, mais la date de réalisation de la sortie a lieu en année n et non pas n+1. N+1 c'est juste pour la subvention.

La question est simple : avez-vous une notification pour la subvention ?

Non, la subvention sera votée par l'organisme en 2020. Donc on suppose que l'on aura une subvention.

Donc il n'y a pas de subvention en 2019 puisqu'il sera impossible de faire un OR sans notification
Deux solutions donc.

On acte par le CA et lors de la présentation du voyage que l'EPLE prend à sa charge en 2019 le montant de la subvention hypothétique. La participation du bahut est donc part accompagnateurs plus montant de la subvention qui n'existe pas. Au besoin on fait un prélèvement sur FdR. La participation des familles est calculée au plus juste puisque la "subvention" vient minorer le coût. Si la subvention est versée l'année prochaine l'acte du CA permet de faire un OR qui viendra reconstituer les réserves en fin d'exercice.

On n'a pas de subvention et on calcule donc le budget du voyage sans cette recette qui reste incertaine. La participation des familles est donc élevée mais reflète la réalité budgétaire. Si l'année prochaine il y a une subvention on prend un acte venant réduire le montant des familles et cela donnera lieu à un mandat par le 4664 puis remboursement du trop perçu (bof).

Merci pour la réponse.
Je vais opter pour le choix n°1 avec acte du CA. Comment dois-je intituler cet acte et le rédiger pour pvoir m'en servir en n+1 si la subvention arrive ? Je dis que l' EPLE prend en charge sur ses fonds propres le montant XXX euros pour l'année n qui correspond à une subvention hypothétique versée en n+1. Q'une régularisation sera faite en n+1 si la subvention est effectivement octroyée ?

Ondine75 a écrit:

Merci pour la réponse.
Je vais opter pour le choix n°1 avec acte du CA. Comment dois-je intituler cet acte et le rédiger pour pvoir m'en servir en n+1 si la subvention arrive ? Je dis que l' EPLE prend en charge sur ses fonds propres le montant XXX euros pour l'année n qui correspond à une subvention hypothétique versée en n+1. Q'une régularisation sera faite en n+1 si la subvention est effectivement octroyée ?

Normalement l'acte n'est pas obligatoire ou nécessaire. Disons que c'est juste une "sécurité" pour éviter qu'on dise à postériori : il y a eu une subvention non prévue au budget initiale, donc ça diminue la participation des familles, donc faut rembourser.
Disons que moi je mettrais ç a dans le corps de l'acte du voyage ou dans son annexe. Du genre : "le CA autorise le voyage touristique à ......... et le budget prévisionnel. Il est noté que la part prise sur le budget de l'établissement correspond à la part accompagnateurs, plus une subvention non notifiée attendue l'année prochaine. Si cette subvention est attribuée elle retombera dans le fonds de roulement pour compenser la dépense supportée cette année par le budget du bahut". En gros c'est pour garder trace du bousin.
Enfin un truc dans ce genre.

oh, je vous remercie pour toutes ces précisions. Je pense que là où je suis, vu le conseil d'administration, c'est important de garder une traçabilité.

Et dans le cas où l'on a une notification de subvention en n, mais que la subvention arrivera effectivement en n+1 après justification des dépenses qui ont eu lieu en n ? procède t'on de la même manière ?

Si on a une notification de subvention (même versée ultérieurement) on en tient bien entendu compte dans le budget prévisionnel initial.

Oui, biensûr, cela a été fait. Mais maintenant cette subvention ne va plus arriver pour l'année 2019, mais en 2020, alors que le projet se réalise en 2019.Faut-il faire l' OR sur cette année ou l'année prochaine ?

Deux réponses.
Si le montant est connu : OR de ce montant en 2019 ; il y aura juste un BS au cofi.
Si le montant est inconnu : OR d'un montant prévisionnel en extourne en 2019.

Peut-être pouvons nous compléter la réponse en rappelant que nous devons respecter le principe de comptabilité d'engagement ? Car j'ai l'impression que la question tourne autour de cela.

Par définition, la comptabilité d'engagement est une méthode d'enregistrement comptable par laquelle les recettes et les dépenses sont comptabilisées lorsqu'elles sont acquises (recettes) ou engagées (dettes) même si elles se rapportent à des opérations qui ne se sont pas dénouées sur le plan financier (payées).

Ok, qu'est-ce que c'est "un BS " ?

BS : bilan de sortie. BE : bilan d'entrée.
Le BS est la somme qui reste à la fin de l'exercice en crédit ou en débit sur un des compte de la balance et qui est repris l'exercice suivant.

Par exemple les créances du SRH non soldées en fin d'exercice sont au débit du 4112 au 31/12/19 est le BS qui sera repris en BE au débit du 4111 au 01/01/2020.

Ok, et juste pour corser un peu, si cette subvention qui arrivera seulement en 2020  n'est pas utilisée en totalité en 2019 ( c'est ce qui risque de se produire) , je fais uniquement l' OR du montant des dépenses ( comme quand on gère tout cela sur une année civile) ?