Organisation agence comptable

Bonjour à tous. Pour ceux qui ont testé, quels sont les avantages d'une organisation horizontale vs verticale dans une agence comptable ?

C'est plus reposant d'être à l'horizontal

https://www.youtube.com/watch?v=Te6m8Iiw-tg

Une partie de ce documentaire avait été diffusée pendant mon séminaire à l'ex-ESEN.

Quand vous parlez d'une organisation horizontale ? vous songez à quoi exactement ?

J'imagine qu'une structure horizontale c'est l'agent comptable/adjoint gestionnaire est le responsable direct (N+1) de tous les agents.
Et vertical : on met des responsables de pôle dans l'agence, et l'agent comptable/adjoint gestionnaire devient le responsable (N+1) de chaque pôle, comme on voit souvent dans les universités, etc.....

Précision : vertical = 1 ou plusieurs EPLE rattachés pour une personne, horizontal : l'un contrôle tous les OR, l'autre tous les mandats de tous les EPLE.

Vertical dans la mesure où il y a une interaction entre mandats et OR ; donc mieux vaut que la même personne fasse les deux.

Vertical. Plus logique de tout voir de A à Z et plus intéressant aussi.

Alomero a écrit:

Vertical. Plus logique de tout voir de A à Z et plus intéressant aussi.

... et complètement inopérant sur le thème de la sécurité comptable ! Je suis un intégriste de l'organisation horizontale, avec des personnels qui savent à la perfection traiter tout un domaine, et qui appliquent cette compétence à l'ensemble de l'agence comptable. Il y a plusieurs points de passage qui sont autant de points de contrôle, garantissant l'impossibilité de bidouillages, la notation écrite de toute anomalie, même mineure et quelle qu'en soit l'origine, permettant de tracer tout cela. Ensuite on collabore étroitement entre les personnes pour que chacun comprenne pleinement l'importance de son travail à l'intérieur de la chaîne, et le chef de poste est systématiquement et immédiatement disponible à ses mandataires pour les aider face à toute difficulté nouvelle.

Mes collègues sont passées du vertical, où elles se refilaient les "bons" et les "mauvais" gestionnaires, à cette organisation dans laquelle elles sont pleinement autonomes, avec une définition claire de leur périmètre, des attendus, des points critiques à examiner avec soin ou à me renvoyer.

C'est tout autrement efficace et agréable que l'organisation verticale, qui consiste en fait pour le comptable à dire "vous me débarrassez de cet EPLE, je ne veux pas en entendre parler et vous me faites tout". Et c'est effectivement ce qui se passe, sauf lorsqu'on découvre tout un m....ier au moment de boucler le cofi.

J'entends tes arguments et ils sont intéressants. Mais le côté temps modernes me heurte, sans doute à tort.

Et en attendant, arrête un peu de citer intégralement à la suite d'un post

Chez nous organisation verticale (pour autant je ne remets pas en cause tout autre forme d'organisation dès lors qu'elle permet d'atteindre les objectifs que l'on se fixe)

Même si je viens d'apprendre qu'elle était inopérante, inefficace, pas agréable, etc, etc....

Pour tout dire on ne s'en était pas rendus compte à l'agence dans la mesure où cela semble très bien fonctionner, où les collègues sont satisfaites de cette organisation, de l'autonomie dont elles disposent dans leurs domaines d'intervention.

Ou alors il s'agit une nouvelle fois d'un jugement péremptoire de l'IZ sur la qualité du travail des collègues dès lors que leurs pratiques diffèrent des siennes.

En réfléchissant je m'interroge quand même sur les moyens mis en œuvre pour pallier l'hyperspécialisation et les problèmes qui en découlent en cas d'absence d'une personne.

- citer intégralement : quand il s'agit d'une ligne...

- jugement péremptoire : je n'aime pas cette organisation et c'est comme ça. Je ne pourrais pas vivre correctement ma responsabilité de comptable en ayant refilé tel établissement à Machin, tel établissement à Truc, et en gardant les comptes des deux GM les plus nazes. Répondez d'abord à la question : qui contrôle qui quand et comment ? Et vous verrez que l'horizontalité s'impose si l'on veut présenter une organisation solide avec des réponses satisfaisantes.

- compétences : tout le monde sait tout faire, et en particulier mézigue, dont c'est justement le rôle de boucher les trous et d'assurer la continuité par gros temps.

J'ai beaucoup vu en université sur des structures beaucoup plus grosses qu'un EPLE des personnes nommées sur des postes spécialisés ne rien connaître du fonctionnement global de la structure, des personnes traitant les recettes ne connaissant pas même la notion de budget.

On aboutit à des situations parfois non-fonctionnelles.

L'intendant zonard a écrit:

Répondez d'abord à la question : qui contrôle qui quand et comment ?

C'est tout l'intérêt de disposer d'un organigramme fonctionnel.

Qu'un(e) collègue ne soit pas spécifiquement dédié(e) aux contrôles des mandatements ne veut pas pour autant dire qu'il n'y a pas de contrôles croisés sur les autres domaines dans lesquels il/elle intervient.

J'ai pu lire le rapport d'audit récent d'un collègue du bassin, adepte de l'organisation verticale, il n'y avait aucune remarque à ce sujet.

Par ailleurs je m'interroge sur le fait qu'une personne soit spécifiquement dédiée aux contrôles des mandatements, une autre aux ordres de recettes, etc. Notamment sur le côté répétitif des tâches à effectuer, susceptible de conduire à une certaine lassitude à moyen ou long terme. Pas spécialement un gain en ce qui concerne la sécurité au niveau des contrôles. Ici, je pense que j'aurais du mal à maintenir le niveau de motivation des collègues si elles ne devaient se concentrer que sur la vérification des mandatements. Par ce qu'à partir d'un moment, le contrôle des mandatements comment dire....

C'est, de mon point de vue, bien plus motivant de suivre un établissement des 1ers paiements jusqu'au compte financier, de ne pas en avoir qu'une vue partielle.
Les OR dépendent pour certains des mandats, c'est mieux de superviser les deux pour ne rien rater. Ce n'est qu'un exemple.

Chaque organisation a ses avantages et ses inconvénients. Je ne remets pas en cause ceux qui mettent en place quelque chose de différent de chez moi.

Bien entendu il est hors de question qu'une même personne fasse la compta bud et la compta géné d'un établissement ; mais là on parle d'établissements rattachés. Donc il y a contrôle entre gestionnaire et "comptable" et les risques de malversation sont limités... et le fait qu'une personne fasse le contrôle des OR et une autre celui des mandats d'un même ER ne me semble pas augmenter la sécurité. Par contre pour le suivi des opérations croisées mandat/OR cela me semble présenter une difficulté. Mais comme dit Ed : "Chaque organisation a ses avantages et ses inconvénients.".

De toute façon, si une organisation était clairement préférable à une autre, ça se saurait depuis longtemps, non ?
La question qui me semble pertinente, ce serait celle, fonctionnelle, de l'organisation la plus adaptée à une agence-comptable qui risquerait de grossir en taille. Peut-on garder la même quand une agence passe de 5 EPLE (par exemple) à 10 ?

néthou a écrit:

La question qui me semble pertinente, ce serait celle, fonctionnelle, de l'organisation la plus adaptée à une agence-comptable qui risquerait de grossir en taille. Peut-on garder la même quand une agence passe de 5 EPLE (par exemple) à 10 ?

Selon moi le problème est là. Le grossissement des agences comptables se fait sans réflexion sur la remise à plat des pratiques. On fait comme avant, mais on refile les deux nouveaux établissements à l'un des collègues qui doit justement être formé à la comptabilité générale, en supervisant de loin ce qu'il fait.

Permettre à chaque collaborateur d'aller jusqu'au bout de ce qu'il est possible de faire et comprendre dans un domaine donné, c'est vraiment enrichissant. De toutes manières pour l'instant, je n'ai pas assez de travail avec 8 établissements pour occuper plus d'une personne (qui me fait aussi les voyages et la gestion du personnel pour finir ses journées). On peut considérer d'une certaine manière que je n'applique pas ma recommandation, mais dans l'esprit elle est bien là : je n'interviens pas, ou le moins possible, seulement en suppléant, sur tout un tas de fonctions, que je contrôle a posteriori lors du passage au point de contrôle, dans mon cas pour le paiement, et pour la validation de session. Quand j'aurai 15 établissements, je suis convaincu qu'il sera plus pertinent de découper le travail en tranches horizontales que par la répartition des établissements.

Dans les très grosses structures type université, l'organisation est horizontale avec un service facturier dépenses et un service facturier recettes. Les uns et les autres sont des spécialistes de leur domaine ce qui n'est pas toujours le cas en Eple.

Mais dans ces structures on a tout un service de chaque, ce qui change la donne sur bien des points. Je ne pense pas que cela soit comparable, même dans les gros groupements comptables. On ne joue pas dans la même cour.