Bonjour à tous,

je suis chargée de faire le contrôle interne comptable des régies du Crous où je travaille et je vais commencer par celle de la restauration.

tout est à faire et je suis perdue. Est ce que certains d'entre vous ont déjà eu à faire ça? est ce que quelqu'un pourrait m'éclairer?

Merci pour votre aide

Il y a parmi les gestionnaires d'EPLE un certain nombre de collègues qui à un moment ou à un autre sont passés par les CROUS, mais pour une question aussi précise, je suis pessimiste. Le mieux serait de trouver des collègues compatissants exerçant les mêmes fonctions, sinon tu devrais t'adresser plutôt à un réseau de personnels du supérieur (fondés de pouvoir des comptables d'EPSCP, que sais-je), si tu mets la main dessus, c'est plus adapté.

hopefull a écrit:

Bonjour à tous,

je suis chargée de faire le contrôle interne comptable des régies du Crous où je travaille et je vais commencer par celle de la restauration.

tout est à faire et je suis perdue. Est ce que certains d'entre vous ont déjà eu à faire ça? est ce que quelqu'un pourrait m'éclairer?

Merci pour votre aide

Identifier les risque en premier. Pour ça demander aux opérationnels de décrire, sur papier (à la main ou dactylo) ce qu'ils font aux quotidiens et de manière exceptionnelle mais qu'ils estiment important de signaler.
Cela permettra de dégager des points communs qui assemblés donnent des procédures.
À la vu de ces procédures, selon que le travail est fait dans les règles de l'art ou non, les risques peuvent être cotés (l'échelle commune c'est vert, tout va bien, orange, peut mieux faire, rouge, alerte).
Prendre quelque ou tous les rouges et décidez de ce qui peux être envisagés pour améliorer les choses : c'est à dire se rapprocher d'un fonctionnement idéal théoriquement, ce qui minimise les risques. Les actions à envisager sont, la formation (principalement pour ceux qui ne l'ont jamais été), la documentation avec la réglementation ou des fiches de procédures (en fait les fiches qu'ils ont rédigés précédemment, validées et éventuellement amendées par l'encadrement, et enfin le contrôle (principalement quand quelqu'un fait tout, tout seul ou est un élément peu productif et/ou peu fiable).
Chaque année ou tous les deux ans, on repart de l'analyse des risques en regardant les fiches de procédure pour voir si elle doivent être adaptées à la situation ou la réglementation. Mettre à jour la cotation des risques et décidez de la poursuites des actions précédentes, ou leur arrêt ou la création de nouvelle en remplacement ou en supplément. Le tout éventuellement sur de nouveaux risques.
Et ainsi de suite dans le temps, en reprenant de la cotation des risques...

Bon courage. Ne pas hésiter à commencer petit pour agrandir par la suite. Le CIC c'est permanent, donc ça se construit au fur et à mesure.

Merci pour vos réponses.

En fait si je comprends bien, les fiches procédures ne font que lister les tâches qu'ils doivent accomplir. Et je dois dire en fonction de ces taches quelles sont les plus risquees, quels risques et comment améliorer la qualité comptable.

Ca, dans l'idéal c'est à eux de le faire. Toi tu dois superviser la bonne mise en application de ces procédures, t'assurer qu'elles sont comprises dans leur esprit et leurs objectifs, et acceptées comme des aides réelles au travail plutôt que comme des trucs pénibles imposés par cet emm.nuyeur de comptable.

Et, pour obtenir ce résultat, tu pourras en plus de leurs propres initiatives suggérer des modifications, des raccourcis, des techniques de vérification, au fur et à mesure que tu comprendras l'ensemble des processus en jeu. Une technique essentielle, c'est de toujours offrir une récompense personnelle rapide à la personne qui fait un boulot, son travail ne doit pas être sans sens à ses propres yeux. Si tu supervises plusieurs régisseurs, il faudra systématiser l'effet de cliquet : toute bonne idée devrait être rapidement déployée sur toute l'agence, et toute mauvaise pratique devrait être repérée et combattue dans toute l'agence lors de tes contrôles.

Il me semble avoir vu passer des documents relatifs à un séminaires d'AC des crous sur ce sujet précis.
Tu as récupéré ces docs auprès de ton AC ?

hopefull a écrit:

Merci pour vos réponses.

En fait si je comprends bien, les fiches procédures ne font que lister les tâches qu'ils doivent accomplir. Et je dois dire en fonction de ces taches quelles sont les plus risquees, quels risques et comment améliorer la qualité comptable.

En théorie, c'est au management de faire ces fiches. Sauf qu'en pratique, le management, il a pas le temps, où il pond des trucs lourds et incompréhensibles pour les opérationnels. Du coup, depuis un moment, je fais tester la démarche inverse, les opérationnels font les fiches, peu importe le look, le management valide ou amende en fonction de ce qui est produit.
L'important, c'est que la documentation soit utilisé. À défaut, les opérationnels, que nous sommes aussi, font le travail par habitude ou reproduction de ce qui était fait lors de l'arrivée dans le poste. Sauf, que c'est souvent du bricolage.
Le contrôle interne c'est savoir où on veut aller, comment le faire, et vérifier que nous le faisons vraiment. Donc les fiches de procédures posent les bases. Derrière le plan d'action et les éventuels contrôles permettent de confirmer ou infirmer ce sentiment que nous faisons bien notre travail. Les corrections viennent si ce sentiment est infirmé.

Bonjour,
Vous pourrez adapter cette instruction, sur les risques liés au fonctionnement de vos régies, dans votre CROUS.
https://www.collectivites-locales.gouv.fr/files/files/finances_locales/fiabilisation/rci_regies_dec2014.pdf