Créances

Bonjour, comment cela se passe t'il dans vos établissement pour le recouvrement des créances ? ici où je suis arrivée cela me semble un peu compliqué, notamment avec le personnel. Si certains peuvent me dire comment ils font concrètement, cela pourrait m'aider.

Comment faites-vous à la maison pour vous nourrir ? Parce que je me rends compte que c'est assez compliqué tout ça, il y a des gens qui disent qu'il faut faire des courses, d'autres qu'on peut aller au restau, ce qui élimine le problème de la vaisselle (c'est quoi la vaisselle ?). Des gens disent même que manger uniquement de la glace à la vanille ne peut pas convenir, qu'on doit prévoir de mélanger avec autre chose. Est-ce que ça se marie bien avec les sardines à l'huile ?

Sérieusement, personne ne peut répondre à une question comme ça. La responsabilité du recouvrement, c'est celle de ton agent comptable, et c'est à lui de te mettre le pied à l'étrier. Quand tu auras un premier accompagnement, pour les précisions, on se retrouvera ici, d'accord ?

Effectivement, il faut plus de précisions pour espérer des réponses précises:
- Vous êtes agent comptable? Vous travaillez en Agence comptable? Dans un établissement rattaché? Comme adjoint gestionnaire?

Je suis gestionnaire et je trouve qu'il y a beaucoup de créances pour le collège où je suis. La secrétaire d'intendance est normalement chargée de faire ce travail ( je pense) mais je suis pas sûre qu'elle le fasse convenablement ( je crois qu'elle ne veut plus/pas le faire, tout la gonfle). Il n'y a pas d'infos de l' AC à part recouvrons nous les créances ? que dois-je répondre ?

Il serait utile de connaître les responsabilités de l'ordonnateur et du comptable dans un premier temps. Ensuite de commencer à voir comment tu peux l'appliquer dans le contexte de ton bahut.

les responsabilités de l'ordonnateur et du comptable ?

Qui ordonne et qui recouvre. Qui fait les OR et justifie des montants, qui est en charge du recouvrement etc. Ensuite qui fait les relances? L'agence comptable en "papier", du point de vue de l'ordonnateur en amiable au téléphone etc? etc.etc.

aurélienB a écrit:

Je suis gestionnaire et je trouve qu'il y a beaucoup de créances pour le collège où je suis. La secrétaire d'intendance est normalement chargée de faire ce travail ( je pense) mais je suis pas sûre qu'elle le fasse convenablement ( je crois qu'elle ne veut plus/pas le faire, tout la gonfle). Il n'y a pas d'infos de l' AC à part recouvrons nous les créances ? que dois-je répondre ?

Que tu vas t'y coller dare-dare et que tu dois être sûre que le travail que tu confie à ta secrétaire est fait, vite fait et correctement fait

Les relances papiers se font à l'agence comptable et la secrétaire doit appeler les familles et moi je dois rappeler les familles à la fin du trimestre ( toutes celles qui n'ont pas payées), puis la secrétaire récupère l'argent ou non...tout cela n'est pas très clair...la secrétaire ne communique pas beaucoup ( cela fait un demi siècle qu'elle est sur le même poste !!!) et c'est le CE qui doit quoi faire sur ordre de la secrétaire.

En matière de recouvrement des créances, vous trouvez de tout:
- le pire: 1 EPLE où personne de fait rien ou peu (CE, GM, personnel d'intendance, AS) + 1 agence comptable sans organisation qui se contente de mettre à l'huissier, qui attend des virements de ces derniers sans les relancer et qui, enfin, transmet à l'EPLE des certificats d'irrecevabilité à la pelle pour passage en CA (+ les factures d'huissier)
 Résultat: le 416 gonfle, les mandats d'admission en non valeur et de frais d'huissier aussi avec effet négatif sur le résultat comptable
- le meilleur: ER et AC travaillent ensemble, de manière organisée, se parlent, l'AS est impliquée au niveau du fonds social...
Résultat: le 416 s'écroule, les frais d'huissier avec.

Exemple: Dans mon petit lycée, pas agence comptable, en fonction des changements de personnels en ER et en AC, à effectif élèves et fonds social constant, on est passé de :
500 euros au 416 avec 0 euro de frais d'huissier mandaté
à 25000 euros au 416 avec 4000 euros/an de frais d'huissier + 5000 euros en non valeur/an, 5 ans plus tard
puis à 1000 euros au 416 avec presque plus rien de frais d'huissier et de non valeur, 4 ans plus tard (actuellement)

Si vous êtes GM et que vous souhaitez vous investir,commencez par demander un rendez vous à votre Agent comptable.

On y voit plus clair.

L'assistante de gestion n'est pas super-volontaire pour faire ce travail ? C'est normal, le recouvrement ce n'est pas un boulot qui plaît à tout le monde ! Si l'on n'a pas la chance d'avoir une personne qui fait ça sans problème, alors il n'y a pas d'autre solution que de se partager le travail en autant de moitié qu'on est deux ou de tiers qu'on est trois, et que celui qui fait le moins bien rentrer l'argent paie le café aux autres.

Avant de faire du recouvrement, la première chose à faire c'est de facturer vite et bien. Facturer vite est plus important que facturer bien. Par exemple, en ce doux printemps les factures du 3e trimestre devraient être imprimées le lundi 1er avril vers 10 h 30, pour avoir le temps de les plier et agrafer (moi je n'utilise pas d'enveloppes quand je peux éviter), et de les distribuer aux classes au début du cours de 11h (le courrier c'est pour les relances, et on hésitera d'autant moins à en faire beaucoup et tôt qu'on n'aura pas claqué tout son crédit 626 par l'envoi des factures initiales).

Pour que les familles ne perdent pas leur facture et ne la remarquent pas, un truc extrêmement simple : il suffit de les imprimer sur du papier de couleur ! Si l'on rentre dans cette logique, les relances amiables devront être imprimées sur du papier de couleur vive, du genre jaune fluo, et les avis avant poursuite sur du papier ROUGE qui pique les yeux. Les résultats de cette technique sont encore plus éblouissants que la couleur du papier, et je remercie toujours du fond du coeur ma collègue Chantal, qui doit être retraitée depuis au moins dix ans, qui m'a donné ce truc.

Dans la foulée, ce qu'on envoie par courrier postal, un autre truc : il faut le plier en deux et le mettre dans des enveloppes C5, ça s'égare moins que plier en trois dans des enveloppes DL. Les enveloppes C5 existent aussi avec fenêtre, ce n'est pas bien plus cher que le standard habituel, et en plus on s'embête moins pour plier.

Je récapépète : des factures envoyées de couleur pliées en deux le premier jour du trimestre, et des relances sur papier de couleur vive envoyées par courrier sous enveloppes C5, deux semaines après au plus. Après quelques jours, campagne de harcèlement téléphonique de ce qui ne rentre pas encore. On arrive à un mois après le début du trimestre, et on envoie les avis avant poursuite, sur papier rouge sang. Re-harcèlement téléphonique, puis on passe à l'autorisation de poursuite. Après ça devient du 100 % agence comptable.

aurélienB a écrit:

Je suis gestionnaire et je trouve qu'il y a beaucoup de créances pour le collège où je suis. La secrétaire d'intendance est normalement chargée de faire ce travail ( je pense) mais je suis pas sûre qu'elle le fasse convenablement ( je crois qu'elle ne veut plus/pas le faire, tout la gonfle). Il n'y a pas d'infos de l' AC à part recouvrons nous les créances ? que dois-je répondre ?

Commencer par vérifier que cela figure bien parmi les attributions inscrites sur sa fiche de poste.
De manière générale, lors d'une prise de fonction, il est très utile de lire la fiche de poste de son prédécesseur et de ses collaborateurs.

Je suppose que tu es régisseur donc tu sais bien si tu as beaucoup de créances à recouvrer pour des trimestres clôturés. Tu peux voir dans les historiques à quel rythme se font les encaissements.
Téléphoner aux familles, c'est très bien (ça fonctionne d'ailleurs souvent bien mieux que les courriers) mais si un dossier doit partir au contentieux, il faut avoir une traçabilité des différentes relances et avis adressés à la famille par l'établissement. Donc il faut appeler ET écrire.
Enfin, si tu trouves que la personne en charge du recouvrement manque de diligence dans la réalisation de cette mission peu appréciée par certains comme le dit l'IZ, peut-être peux-tu commencer par lui fixer un cadre, un calendrier qui l'aidera à avancer à un rythme que vous aurez pu voir ensemble et qui aura été validé par l'agence comptable.

bon courage !

bonjour,

je suis également dans une situation un pénible :

chez moi, tout a été fait en temps et en heure (facturation, relances...) mais il me reste encore pas mal de créances de septembre-décembre 2018.

j'avais l'habitude, dans mon ancien bahut, que l'AC mettent à l'huissier les familles qui ne réglaient pas 3 semaines après mes relances téléphoniques si celles-ci restaient vaines. c'était bien huilé. ça marchait nickel.

dans mon nouveau bahut, c'est une autre "organisation". je fais la facturation, les relances, les appels téléphoniques, tout comme avant. mais, mon AC n'est pas chaude pour mettre les dossiers à l'huissier. elle dit que les frais seront pour notre pomme et que ça coûte pour l'établissement. elle a donc conseillé le CE pour que je passe ça sur le fond social. sachant que certaines familles ont déjà été aidées par le FS et qu'il ne leur reste une dizaine d'euros à payer, cette décision pique un peu... je m'acharne à relancer, téléphoner, relancer, téléphoner... tout ça pour qu'on me dise de prendre sur le FS et de liquider la créance comme ça, en un claquement de doigts ! 

je trouve ce procédé injuste et dangereux pour plusieurs raisons :

- le FS sert à aider les familles en difficultés (sur la base de justificatifs). tout effacer en 2 minutes sans savoir les raisons pour lesquelles la famille de paye pas me paraît être à l'opposé de ce à quoi sert le FS
- les sommes servant à supprimer les créances des "mauvais payeurs" ne seront plus disponibles pour aider ceux qui en ont besoin
- le dernier avis s'appelle "avis avant poursuite"...mais des poursuites, il n'y en a pas ! 
- les familles peuvent légitiment se faire tourner le mot que, dans mon collège, le paiement est facultatif et qu'on ne risque rien si on fait le mort auprès de l'intendance, soucis financiers ou pas

bref, cette décision de confort me paraît anormal. 

j'aimerais avoir votre avis sur la question et surtout, connaitre les pratiques des AC dans ce domaine

merci à tous

A un moment donné, l'efficacité prime. L'établissement a plus à gagner à ce que tu travailles à tes marchés publics, à te rapprocher de tes ATTEE sur le terrain, qu'à ce que tu passes ton temps à enquiquiner les damnés de la Terre pour leur faire cracher 10 € que le premier jet de fonds social n'avait pas voulu leur donner.

Si ça t'embête que ça soit du FS, et je suis d'accord avec toi, il faut alors passer en remise gracieuse, notamment en utilisant une délib du CA qui le rend possible en-dessous d'un certain seuil (le bon chiffre est probablement autour de 75 €). On parle naturellement de familles dont les enfants ne sont plus accueillies à la DP...

L'intendant zonard a écrit:

A un moment donné, l'efficacité prime. L'établissement a plus à gagner à ce que tu travailles à tes marchés publics, à te rapprocher de tes ATTEE sur le terrain, qu'à ce que tu passes ton temps à enquiquiner les damnés de la Terre pour leur faire cracher 10 € que le premier jet de fonds social n'avait pas voulu leur donner.

Sauf que dans les impayés il n'y a pas que des "damnés de la Terre" mais aussi des profiteurs et des "nantis" qui préfèrent mettre l'argent dans la BMW et les vacances à Courchevelle plutôt que dans la cantine.

volcan a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

A un moment donné, l'efficacité prime. L'établissement a plus à gagner à ce que tu travailles à tes marchés publics, à te rapprocher de tes ATTEE sur le terrain, qu'à ce que tu passes ton temps à enquiquiner les damnés de la Terre pour leur faire cracher 10 € que le premier jet de fonds social n'avait pas voulu leur donner.

Sauf que dans les impayés il n'y a pas que des "damnés de la Terre" mais aussi des profiteurs et des "nantis" qui préfèrent mettre l'argent dans la BMW et les vacances à Courchevel plutôt que dans la cantine.

Des gens à qui l'on avait donné une aide de 80 % par le FS et qui seraient des nantis ?

aurélienB a écrit:

Les relances papiers se font à l'agence comptable et la secrétaire doit appeler les familles et moi je dois rappeler les familles à la fin du trimestre ( toutes celles qui n'ont pas payées), puis la secrétaire récupère l'argent ou non...tout cela n'est pas très clair...la secrétaire ne communique pas beaucoup ( cela fait un demi siècle qu'elle est sur le même poste !!!) et c'est le CE qui doit quoi faire sur ordre de la secrétaire.

C'est le noeud du problème. Il y a un gros travail à faire ici et cela doit se faire à deux : GM + CE.

galère a écrit:

mais, mon AC n'est pas chaude pour mettre les dossiers à l'huissier. elle dit que les frais seront pour notre pomme et que ça coûte pour l'établissement. elle a donc conseillé le CE pour que je passe ça sur le fond social.

Bien sûr, refiler du boulot aux autres pour en faire moins soi-même tout en faisant croire que c'est dans leur intérêt : technique imparable.

toutes les créances ne concernent pas des familles qui ont déjà été aidées par le FS

je n'ai pas précisé une chose : certaines familles qui n'ont pas payé la cantine ont déboursé 290 € pour un voyage sans passer par une demande de FS. toutes les familles ne sont pas des "damnés". 

si on est dans une logique d’efficacité : cantine gratuite pour tout le monde ! après tout, ça coûte financièrement de faire les factures, les relances, payer le logiciel de passage au self, la maintenance de la borne... et moi, ça me prend du temps 

je ne comprend pas cette "résistance" à l'huissier

galère a écrit:

je ne comprends pas cette "résistance" à l'huissier

Parce qu'on peut s'en passer si l'on fait bien le boulot ! J'ai toujours réussi à éviter cela. L'huissier n'est en fin de compte qu'un élément de sanction à l'égard des gens mal disposés, et les huissiers que je connais ne sont pas vraiment demandeurs de ce boulot, pour des clopinettes. Moralité on menace les gens de choses qu'on n'est pas vraiment en mesure de faire : tout le contraire d'un travail éducatif !

Les reliquats après notification de fonds social sont un des problèmes les plus ennuyeux pour un GM.
Le principe est bon car cela fait comprendre aux familles qu'elles doivent contribuer un peu, mais concrètement, quelques semaines plus tard, dans pas mal de situation, le reliquat est toujours là.
L'IZ a raison, on ne va pas s'acharner des heures pour des queues de cerises et un acte du CA permet de réaliser un mandat pour effacer les petites sommes. Problème, certains CE ne souhaitent pas présenter un tel acte en CA et préfèrent repasser par du fonds social. Au final, il reste encore l'autorisation de poursuite avec le risque de frais d'huissier

Bonjour,

Ici, les factures de cantine sont émises le plus tôt possible, mais pas d'impression papier, le tout est envoyé par mail (une dizaine de parents n'ont pas renseigné d'adresse, ils reçoivent une facture papier). Les professeurs principaux distribuent aux élèves un mot d'information comme quoi les factures ont été envoyées par mail, j'y indique mon adresse mail pour les parents qui ne la reçoivent pas (en général quelques uns me contactent mais la plupart se réveille au moment des relances).

Ma collègue au secrétariat d'intendance relance par téléphone après la fin de période suivante : cela permet d'avoir une situation des créances à jour car ici plusieurs moyens de paiement : régie (chèques et espèces)- virement - télépaiement. Puis elle relance très régulièrement.

Et on tient cette liste des créances à jour quotidiennement, nous ne relançons plus les familles qui demandent une aide le temps de leur apporter une réponse. En principe nous n'avons pas de difficultés pour percevoir le petit montant qui reste à leur charge (nous attribuons des pourcentages en principe de 25 à 100% selon les cas).

C'est un collège de 600 élèves plutôt facile, le conseil départemental aide beaucoup les familles (135 bénéficiaires d'aides à 50 ou 100 %, ça aide bien pour le recouvrement)

Pour septembre-décembre je n'ai qu'une famille qui n'a pas réglé et pourtant elle a déjà connu l'huissier, et a obtenu en partie une aide du Fonds social. Ca va encore se finir chez l'huissier, parfois c'est la seule solution : pas question que les familles payent pour les mauvais payeurs.

C'est important de tout suivre, c'est du travail mais c'est utile.

Attention, le courrier électronique est un marqueur social très fort : il est parfaitement adopté par les CSP+, et pour les CSP- c'est un cauchemar, un truc qu'ils éviteront par tous les moyens.

Quelques réflexions et remarques  :


-Faire un petit coup d'huissier de temps en temps a une portée symbolique (ça évite que le message suivant se diffuse : dans ce bahut, on ne paie pas la cantine et ça se passe bien).
-dette de cantine au trimestre précédent = enfant pas repris au trimestre suivant dans le cadre du forfait mais il peut tout de même manger en qualité d'externe avec chargement d'une carte au préalable.
-la restauration est un service facultatif.
-Voyage et dettes de cantine : tu dois de la cantine mais j'ai entre les mains un chèque pour le règlement du voyage. Et bien ce joli chèque va vers la cantine et pas de paiement de voyage et bien pas de voyage.
-les fonds sociaux n'ont pas vocation à éponger les dettes de ceux qui sont mauvais payeurs par vocation pas par manque de moyens (genre je m'en fous de la cantine). Donc il s'agit de demander quelques pièces pour constituer un dossier afin de s'assurer des difficultés financières des familles.
-chez moi, les fonds sociaux ne prennent jamais la totalité de la créance. Une part symbolique de la DP est laissée à la charge de la famille. Si tu ne paies pas cette part symbolique avant le x mars, tu perds le bénéfice de l'aide. Et puis la petite phrase qui va bien : cette aide est exceptionnelle et n'a pas vocation à être renouvelée.
-Les remises gracieuses ne peuvent être présentées en CA qu'à l'initiative du débiteur (pas de demande écrite= pas de remise, ce sont les textes).
-le recouvrement est de la responsabilité du comptable et oui c'est son job !


Résultat : sur les 3 dernières années, sur 1 million d'euros de DP, 900€ au 416, moins de 2000€ de remises gracieuses et puis c'est tout.

Je reconnais que sur un vraiment très gros service, statistiquement il ne doit pas être possible de renoncer à l'huissier comme j'ai réussi à le faire. Je suis passé entre les gouttes, j'en suis conscient...

Bonjour,
Merci IZ pour ces fameux conseils sur les feuilles couleur, je n'y avais pas pensé et l'idée est effectivement excellente...
Pour répondre à Fauve : C'est le débiteur qui choisi l'affectation de son paiement (article du code civil) tu ne peux pas imputer son paiement à la cantine si il a choisi de payer le voyage. Même si la créance cantine est antérieure. Je sais que certains AC pratiquent cela mais une jurisprudence existe.
Par ailleurs, attention à la notion de service annexe. Par exemple une exclusion (ou non reprise) à l'internat pour une famille qui ne payait pas a été impossible. Effectivement les options choisies par l'élève "obligeaient" celui-ci à venir dans l'établissement. L'internat (vu la distance du domicile) était donc une condition pour la poursuite de la scolarité commencée. Résultat : impossible à virer.
Je ne dis pas être d'accord avec ce que j'écris....c'est un constat pour être en règle (hélas parfois)...

On peut ajouter dans la lettre d'engagement au voyage (et je vais l'intégrer dans le modèle de MobiliSCO prochaine màj d'ailleurs) une mention disant que l'inscription au voyage n'est possible que pour les familles par ailleurs à jour envers la caisse de l'établissement. Ce point pourra servir de base juridique à l'affectation préalable des règlements à la DP, étant bien entendu que la famille peut toujours continuer à verser pour que le petit chéri puisse bien partir.

En tout cas depuis quelques années, je dis sans ménagement que ne peuvent partir en voyage que des élèves vivants, et que des élèves décédés de famine depuis plusieurs semaines ne peuvent pas être admis. Un peu d'humour noir de mauvais goût, ça recale parfois les choses avec certaines familles.

Yeswecan! a écrit:

Pour répondre à Fauve : C'est le débiteur qui choisi l'affectation de son paiement (article du code civil) tu ne peux pas imputer son paiement à la cantine si il a choisi de payer le voyage. Même si la créance cantine est antérieure.

Je brandis cette menace. Très rapidement la cantine est réglée. Et tout est dans l'ordre.

Autre astuce que nous avions en place avec l'AS dans un autre collège: nous informions les familles que l'aide n'était déclenchée qu'à réception de leur participation. Résultat: tant que leur participation n'était pas versée, pas de mandat de FS et les relances / menaces d'huissier envoyées aux familles étaient d'une somme conséquente ... cela marchait pour certaines familles qui venaient payer ce qui était prévu.