demande de conseil archivage des RIB pour paiement des bourses et trop perçus

Bonsoir,

En ce mois de décembre, se profile dans les prochains jours le mandat des bourses de fin de trimestre.
Sur les conseils prodigués par mon tuteur l'an dernier (ce n'est que ma deuxième année en tant qu'AC), j'ai prévu de contrôler les RIB ; puisqu'il apparaît que les RIB constituent des PJ nécessaires à l'AC pour vérifier qu'il paie bien à la bonne personne (j'ai lu vos différents échanges sur ce sujet)
Outre le paiement des bourses, je suis fréquemment amenée à gérer des trop perçus (cité scolaire de 1200 élèves lycée + collège avec beaucoup de reconstatations, de voyages et d'actions pour en faire baisser les prix, des fds sociaux tardifs.... brefs des remboursements difficiles à assurer quand il faut faire la chasse aux RIB....
J'ai donc fait le choix de demander dès la fiche d'inscription de fournir obligatoirement un RIB et j'ai incité mes ER à faire de même.....J'en ai déjà plus que l'an dernier mais ce n'est pas encore ça...
En septembre j'ai également informé mes ER et mes collègues de l'agence comptable que je demanderai à l'appui du mandat des bourses la copie de tous les RIB.

J'ai deux questions :
- dans le cas, qui reste trop fréquent,  où les coordonnées sont saisies dans GFE mais où je n'ai pas le RIB (ex : pour un terminale qui a commencé chez nous en 6ème, on prend quand même des risques car sa situation a pu bien changer depuis son arrivée....) : je paye ou je bloque ???? Je suis une AC néophyte plutôt facilitatrice et j'aurai tendance à dire oui, mais j'ai vraiment l'impression de travailler sans filet dans ce cas et je suis également là pour insuffler de nouvelles procédures dans la maîtrise des risques....

- comment faites vous pour archiver ces RIB ? Cela me semblerait utile de créer un fichier spécifique où ils seraient numérisés (un fichier par nom élève) où je n'aurais ensuite qu'à "pêcher" ceux dont j'ai besoin... et je demanderai aux ER de faire de même  et de me remettre ce fichier à chaque mise à jour. Je peux ainsi vérifier le bénéficiaire avant le paiement...  mais une telle procédure est longue et fastidieuse : y a t il des scanners efficaces pour ce type de manip ? ou avez vous d'autres méthodes plus simples et rapides ? Nous sommes très peu nombreux à l'agence comptable (4.1 ETP en me comptant dont 3 temps partiel...) et je n'ai pas de marge de manoeuvre en temps agent.

Merci d'avance pour vos précieux conseils !!

Vaste problème. 



Pour un collège de 350 élèves; 110 dp et 140 boursiers voilà comment je procède:

A l'inscription, pour tout les nouveaux élèves qu'ils soient dp ou pas, nous demandons un rib qui est agrafé avec la fiche d'inscription ( cela évite les pertes de rib et puis le secrétaire d'intendance sait ou les trouver en cas de besoin).

Pour les boursiers, un rib est normalement fourni avec la demande de bourse en format papier, en cas de demande via internet. on redemande à la famille un rib. une fois le rib vérifié ou ressaisi, on agrafe le rib soit avec la demande de bourse papier soit on l’agrafe dans le dossier élève en y inscrivant la date de réception du rib. 

 je sais que c'est long et contraignant mais pour c'est pour le seul moyen. lorsque l'ac demande le rib, sachant comment nous travaillons. il demande juste la copie.

Bonjour,

J'ai demandé aux ordonnateurs de me donner accès, en consultation, à leur base Siècle et aux collègues d'intendance d'y saisir les coordonnées bancaires lorsqu'ils me demandent de rembourser une famille. Je me sers de la fiche intendance comme pièce jointe, ce qui me permet aussi de vérifier le lien entre l'élève et le bon responsable financier. Personnellement, j'évite au maximum les RIB.