suivi caisse / vente des tickets etc

bonjour


je souhaite faire appel à vos conseils et expérience. je suis GM dans un collège avec une grosse DP (600 repas / jours) et un internat. Je viens d'avoir un contrôle du trésor qui a mis en lumière des difficultés auxquelles je me heurte depuis quelques années sans avoir réellement trouvé une solution  satisfaisante (même si on a un peu avancé tout de même...).
Je m'attends à des observations sur la tenue de la caisse, du cahier de caisse et la concordance turbo-régie-quittancer-cahier de caisse...


la collège qui occupe le poste du secrétariat de gestion rencontre depuis toujours des difficultés récurrentes avec la tenue de la caisse et les points cités ainsi que le nécessaire report des informations sur ces supports. Ces difficultés sont assez régulières par période (elles ne sont plus quotidiennes) malgré de nombreuses explications (probablement pas assez claires) et des suggestions de formations qui n'ont pas été suivies d'inscription. j’ai mis en place des fiches de procédure (auxquelles elle ne se réfère pas !)


lorsqu'il y a un problème dans le suivi de la caisse ou du 4712 ou 4713, il m'incombe le plus souvent de le résoudre bien que je lui demande d'abord de faire elle-même les recherches. Je m’interroge sur le fait de savoir s’il s’agit d’un problème de compréhension ou de rigueur ???  de concentration certainement.
 
j’aimerai avoir des suggestions quand à des outils de contrôle… qui me permettent de gagner du temps dans ce travail nécessaire.

C'est la première fois que je rencontre ce type de difficultés. Cette personne est par ailleurs très sure d'elle et ne semble pas réaliser le problème que ce déficit de fiabilité représente pour moi alors que je l'ai déjà évoqué avec elle. cette situation a nécessité une modification de la répartition des tâches (je réalise  les frais scolaires car je ne peux déléguer ce travail qui demande rigueur et traçabilité.) je ne peux pas reprendre le travail d'encaissement en plus !

je vous remercie chaleureusement ! (c'est le cas de le dire!!!)

Je ne vois que la vérification quotidienne et s'il y a des problèmes, lui mettre le nez dedans à chaque fois par écrit. Elle s'améliorera, ou pas, mais si ce n'est pas le cas, il y aura une base factuelle à évaluation plus que moyenne, chose qu'elle pourra contester sans effet tant qu'elle voudra, ce qui finira par lui donner l'envie d'aller sévir ailleurs, loin de personnes exigeantes (ce n'est pas un gros mot) et prenant leurs responsabilités.

Oui vérification quotidienne à se fader, peut-être lui demander de t'accompagner quand tu la fait (ou lui laisser faire sous ta supervision).

Concrètement sur quoi ça coince en journée ?

bonjour
merci pour vos avis.

en fait il n'y a pas toujours concordance entre les ventes turbo en espèces, les quittances et la caisse. les erreurs sont moins fréquentes actuellement mais on a une journée avec un écart qui n'a jamais pu être expliqué (moins d'argent dans la caisse que sur le quittancier et dans turbo). l'écart est modeste car il représente le prix d'un ticket repas mais ce n'est pas une excuse. et je veux trouver une méthode qui me permette de m'assurer que ça ne se reproduise pas...

depuis que j'ai imposé la saisie en une seule fois au 30 du mois du montant des ventes turbo pour chaque mode de paiement (chq / espèces) et chaque catégorie (élèves / commensaux) ça va mieux. je contrôle les montants avec les bordereaux d'encaissement de Turbo.

l'autre problème majeur est l'absence de report des informations sur le registre de caisse : montant du décaissement ou solde de la veille non reporté. ou encore une DAO mentionnée 3 jours de suite alors qu'on ne l'a bien évidemment remboursée qu'une fois...
quand je demande d'ajouter une précision je dois vérifier ensuite que cela a été fait ou le faire moi même, c'est tout de même assez lourd et contrariant.

je vais procéder au contrôle quotidien selon vos conseils.  en effet il me semble que c'est la seule solution.
encore merci!