Bonjour,
La commission fonds Sociaux de mon collège a attribué une aide totale à certaines familles pour la participation à un voyage. Cependant, je patauge sur les écritures à paser: faut-il faire un OR au 7067 avec l'ensemble des élèves, ceux qui ont payé et les bénéficiaires du fond social, ou faut-il distinguer et faire un OR du montant du fond social au VE puis l'OR au AP uniquement pour les familles ayant payé ?
Et au niveau mandat, est-ce que je fais bien un mandat pour ordre au VE ?
Merci

un mandat au VE pour l'ensemble des aides accordées (scinder par voyage pour un meilleur suivi ? à voir)
l'OR est à passer au AP/ETAT/ "voyage"/7067 sur le voyage pour le montant des aides accordées pour chaque voyage.
Il y aura donc un autre OR pour l'argent encaissé des familles également en 7067 mais AP/FAMILLE/"voyage"/7067.

Mad Max, ce que tu écris ci-dessus est une monstruosité.

L'OR des voyages (AP 7067) ne doit en aucun cas être changé : le fait générateur, c'est la signature de la famille sur la lettre d'engagement. MobiliSCO produira les mêmes PJ d'ordres de recettes, et transférera les mêmes créances à GFC.

Ensuite, un mandat de fonds social (VE 6576) intervient, et permet de procéder à un encaissement pour ordre qui solde, partiellement ou totalement suivant le cas, les créances des élèves concernés.

Qui dans quelle formation a bien pu jamais expliquer à des gestionnaires d'EPLE que l'on ne fait pas le même ordre de recettes en fonction de qui paiera la somme attendue !?  

y participants au voyage = y créances
Ces créances sont soldées par un paiement au 4118 ou par des aides, toujours au 4118.

l'OR est fait en AP pour le total des y multiplié par le montant unitaire (peut importe qui paye et comment).

Le mandat du FS est fait comme suit :
VE 6576-4662 et 4662-4118
l'OR du FS est fait en VE du même montant au 7411

En d'autres termes, le fait que le fonds social règle des participations aux voyages à la place des familles ne change rien à l'OR passé au AP/../7067.

On constate simplement que le fonds social se substitue aux familles aidées pour régler tout ou partie de leurs créances.

Mad Max me dit qu'il a besoin de comprendre pour pouvoir infléchir les pratiques de son agence comptable. Prenons les choses par le principe fondamental : l'ordre de recettes.

L'OR est fait de manière préalable, et il est défini par un cadre (ici le montant de la participation au voyage par élève voté en CA) et un fait générateur (ici la signature de la lettre d'engagement par la famille). MobiliSCO tire les conséquences de ces principes juridiques, et produit une PJ de l'ordre de recettes avec la liste des élèves dont on détient la lettre d'engagement. C'est un OR collectif avec X élèves pour un montant qui est le nombre d'élèves dans la liste multiplié par le tarif. Toute autre recette serait fondamentalement illégale, ne respectant pas le principe d'égalité des usagers devant le service public, pour commencer, et ensuite pourrait fournir l'occasion de détournements de la part des fonctionnaires mêlés à l'affaire.

En ne faisant pas les OR préalablement à l'encaissement, on ouvre la possibilité de :

- "oublier" de faire la recette sur un mauvais payeur, on se vengera plus tard mais en attendant vraiment c'est trop d'ennuis de percevoir cet argent, on préfère le voler à l'établissement que le lui réclamer. Et paf débet pour le comptable.

- donner l'occasion à la personne (un prof, le gestionnaire voire le comptable ou n'importe quel personnel administratif en intendance) qui perçoit de l'argent des mains des élèves, notamment du numéraire, de garder le fric pour lui en loucedé et compter sur la désorganisation ultérieure pour qu'on ne comprenne pas trop ce qui s'est passé

- ne pas trop se rendre compte qu'on a demandé trop à chaque famille, et que les parents de Kévin et de Fatoumata paient une bonne partie du voyage de Jennnifer que l'on croyait qu'on avait retenu sa bourse mais en fait on avait oublié


Bon sang, notre métier c'est l'encaissement après un ordonnancement préalable ! En utilisant MobiliSCO, qui transfère à GFC des créances individuelles que l'on peut suivre dans le module d'encaissements de GFC géné ET dans la régie tout à la fois, tout est nickel. Le gamin qui a du FS, on fait un encaissement pour ordre avec l'argent du mandat du FS (mandat réceptionné au crédit du 581, encaissement pour ordre d581/c4118). Pareil si l'on pique sa bourse ; pareil avec un OP pour ordre si l'on avait un trop-perçu de la part de la même famille pour la DP l'année précédente, etc.

Avec une créance individuelle présente dans GFC, il est simple d'encaisser des montants venant de tout un tas d'endroits différents pour péniblement solder le montant du par chaque famille. Il est possible d'éditer des lettres de relance ; ou bien encore de lancer des prélèvements automatiques fabriqués par GFC, et donc de rendre possible un paiement échelonné sécurisé et facile à mettre en oeuvre, sans conserver de manière non réglementaire des jeux de tarot entiers de chèques "à déposer fin du mois de frimaire".

Ca c'est pour dire clairement et définitivement que les comptables qui confondent OR et bilan financier sont de grosses andouilles incompétentes. A leur décharge, il n'y avait pas d'outil correct pour faire le travail proprement, avant le mois de février 2018 et la sortie de MobiliSCO 6.0. Ca a été long et pénible, on y serait arrivés plus d'un an plus tôt si l'on avait eu l'aide du ministère, mais on l'a fait quand même.


Ensuite sur l'aberration qui consisterait à passer des OR de fonds social en AP : et le mandat, vous le faites quand ? Et l'argent du mandat, il va où ? Naaaaann, soyons sérieux.

J'y vais également de ma petite reformulation

Il faut 2 OR et un mandat.

Le premier OR au AP 7067 permet à l'agent comptable de savoir que tel voyage va générer telles recettes globales, qui que ce soit qui paye. Puis on encaisse l'argent des familles.

Mais certaines familles vont payer moins grâce au fonds social. Pour que ce soit effectif, on fait un mandat en VE 6576. Et comme pour toute subvention affectée (dire sous condition d'emploi), on fait au VE 7411 un OR équivalent au mandat.

Tout ça c'est en comptabilité budgétaire. Pour la partie comptabilité générale, voir le post de volcan, mais je pense que la question ne portait pas sur la prise en charge des écritures.