Remboursement facture

bonjour,
Je suis professeur et je suis confronté à un probleme. Mon gestionnaire ne veut pas me rembourser  des petites factures car elles ont été émis l'année dernière. Le probleme est que les budgets sont bloqués tôt et nous avons besoins de réaliser des achats (materiel vivant et/ou qui se périme tres vite) pour les Tp de sciences.
A t il le droit de refuser les factures? Si oui comment faire l'année prochaine ou nous serons confrontés au meme probleme?
Merci pour vos reponses.

Ce problème se pose partout et une fois qu'il est compris que c'est ainsi pour des raisons qu'on ne maîtrise ni les uns ni les autres, le gestionnaire rappelle chaque année qu'il faut anticiper et les profs anticipent pour ne pas dépasser la date de remise des derniers tickets. Travail d'équipe dans l'adversité

Kikidra a écrit:

bonjour,
Je suis professeur et je suis confronté à un probleme. Mon gestionnaire ne veut pas me rembourser  des petites factures car elles ont été émis l'année dernière. Le probleme est que les budgets sont bloqués tôt et nous avons besoins de réaliser des achats (materiel vivant et/ou qui se périme tres vite) pour les Tp de sciences.
A t il le droit de refuser les factures? Si oui comment faire l'année prochaine ou nous serons confrontés au meme probleme?
Merci pour vos reponses.

Anticiper, et accord préalable du régisseur avant d'acheter et qui lui même suivra les consignes du comptable.
C'est possible et c'est mon quotidien!
Application de l'édit du Roussillon aux finances publiques.

Comment prévoir l'achat de fleurs par exemple qui doivent être achetées le jour même où la veille pour un Tp?? Je pensais que nous pourrions acheter et apres se faire rembourser sur le budget de l'année d'après. Je me trompe sûrement mais dans ces cas là on ne fait plus de Tp trop de paperrasse.....
Desole un peu énervé surtout pour des factures qui au total monte à 100 euros!!

Il faut mettre en place une avance pour menues dépenses (300 € maxi) avec un retour avec les PJ et le reliquat de l'avance le dernier jour, pour 2017 le vendredi 22 décembre.
A charge pour le régisseur de valider tout cela en comptabilité budgétaire et transfert au comptable du mandat sans oublier de verser le reliquat à la DDFIP avant le 31.
Et c'est possible avec un peu de bonne volonté!

Ok merci pour la reponse clair. Et donc je peux m'assoir sur mes 100 euros..... C'est ca l'idée. Vive l'éducation nationale!!!!

Non, mais en novembre, tu aurais du prévoir que allais devoir acheter des produits "frais" et en petites dépenses à chaque fois et t'organiser avec le GM dès ce moment là. Je pense que cela doit être prévu depuis longtemps dans ta progression. Après entente, même les fleuristes peuvent accepter d'être payés en mandat administratif. Et l'établissement a souvent un compte ouvert dans les grandes et petites surfaces du coin. Un bon de commande préalable... x euros de fleurs dans tel magasin.....  Et savais tu s'il y avait encore des crédits disponibles ?

Le fait accompli désorganise toutes les procédures de traitement des opérations de fin d'année. Il croit avoir fini (les fournisseurs habituels de cantine sont connus et les commandes anticipées.. et il connait ses propres engagements). Voir débarquer quelqu'un avec des tickets de caisse à cette époque de l'année 

en faisant le point avec la collègue du labo, je me suis rendu compte que 100% des achats liés à l'avance ce faisait au supermarché en face du lycée où nous avions un compte
il a donc été décidé de supprimer l'avance pour menues dépenses et de passer par des bons de commande et une facturation en fin de mois
c'est le top pour tout le monde

Dans l'absolu ils pourront bosser jusqu'au 20 décembre

Deux choses.
- Toute dépense faite par un tiers doit être au préalable approuvée par le comptable ou le régisseur : cela transforme le tiers en mandataire. On n'achète JAMAIS sans autorisation c'est la règle de base ; si on ne respecte pas cette règle faut pas venir pleurer après.
- Si l'ordo l'accepte votre dépense 2017 peut être remboursée en 2018.

OLRIK a écrit:

Il faut mettre en place une avance pour menues dépenses (300 € maxi) avec un retour avec les PJ et le reliquat de l'avance le dernier jour, pour 2017 le vendredi 22 décembre.

Solution idéale mais dans les faits il est parfois exigé par certains AC le retour de toutes les écritures une semaine avant les congés. C'est mon cas.

On s'adapte ici, les profs sont prévenus en amont de la date, achètent en avance ou du surgelé ou adaptent leur progression pédagogique. C'est comme ça Kikidra, il faut juste savoir, comprendre et dorénavant anticiper. Râler n'y changera rien. C'est comme vos élèves lors d'un contrôle surprise, ben fallait réviser avant

Nous avions fonctioné comme cela jusqu'à l'arrivé du nouveau gestionnaire qui passe son temps à nous dire que toutes les dépenses doivent être accepté avant. Ok pas de probleme mais vous pensez vraiment que je vais faire une demande à chaque fois que je dois acheter une fleur, un boite de cachet à la pharmacie, et j'en passe. Nous faisons toutes nos commandes en début d'année mais les fournisseurs ne fournissent pas tous le materiel (au passage nous faisons cela pour faire des économies et des grosses) alors les gestionnaires un peu zélé y en a marre!!! Tous les profs ne sont pas des cons et ne font pas tout et n'importe quoi. Cela n'est pas grave je verrai directement avec la direction. 
Merci encore pour toutes vos reponses qui m'ont été utile.

Si les règles du gestionnaire sont celles du comptable, ce n'est pas en passant par le CE que vous ne repartirez pas avec la queue entre les jambes. Je ne sais pas si les profs ne sont pas tous cons mais je sais qu'un gestionnaire qui respecte les règles est forcément aux yeux de ces derniers trop zélé. Pourtant, rien ne les énerve plus que quand leurs propres règles ne sont pas respectées. Un peu de maturité ne nuit pas.

Kikidra a écrit:

Nous avions fonctioné comme cela jusqu'à l'arrivé du nouveau gestionnaire qui passe son temps à nous dire que toutes les dépenses doivent être accepté avant. Ok pas de probleme mais vous pensez vraiment que je vais faire une demande à chaque fois que je dois acheter une fleur, un boite de cachet à la pharmacie, et j'en passe. Nous faisons toutes nos commandes en début d'année mais les fournisseurs ne fournissent pas tous le materiel (au passage nous faisons cela pour faire des économies et des grosses) alors les gestionnaires un peu zélé y en a marre!!! Tous les profs ne sont pas des cons et ne font pas tout et n'importe quoi. Cela n'est pas grave je verrai directement avec la direction. 
Merci encore pour toutes vos reponses qui m'ont été utile.

Bien sur le laxisme c'est pour les autres. Lorsqu'on prof respecte les règles c'est un bon enseignant ; lorsqu'un gestionnaire respecte les règles c'est un abruti qui fait du zèle.
Et après on s'étonne que nous n'aimions pas les profs. Non tous les profs ne sont pas des Kons mais certains si : ceux qui exigent le respect de leur travail sans l'accorder aux autres, ceux qui demandent respect et discipline aux élèves sans faire eux preuve du respect et de la discipline vis à vis des autres, ceux qui croient que tout leur est du et que tout doit tourner autour de leur petite personne, ceux qui n'admettent pas la plus petite contrariété....
Sachez que dans mon lycée j'ai plus de 200 profs et que la règle de la demande préalable est respectée. Preuve que ça peut fonctionner lorsqu'il y a en face du gestionnaire des enseignants intelligents, respectueux du travail des autres, qui ne se croient pas tout permis ou que tout leur est permis.

Désole d'en avoir énerve plus d'un mais j'ai du mal à comprendre en quoi cela dérange de se faire rembourser des dépenses de l'année d'avant sur le nouveau budget de l'année suivante (budget largement capable d'absorber cela). Je ne connais pas les règles mais alors expliquez moi pourquoi cela pose problème. Merci.

Autre question: qu'est ce que vous appeler demande préalable? Quelle forme? Mail, papier, coup de telephone? 
Non parçeque en fait on ne nous as pas bien expliquer les choses dans mon établissement. Bien sûr que je demande un devis avant chaque dépense, sauf pour les toutes petites dépenses comme dis avant. Cela n'a jamais posé de problème jusqu'à maintenant. sinon vous vous rendez compte du temps que cela demande? Je prends un exemple bête: acheter des cachets en pharmacie contenant une enzyme spécifique. Prix fournisseur enzymes purée c'est 35 à 40 euros. En pharmacie après traitement des cachets par nos soins meme produit pour 10 à 15 euros. Donc à chaque fois il faut que j'aille en pharmacie demander un devis, le déposer, repartir après pour acheter le cachet.... Ne le prenez pas mal je ne dis pas que vous ne travaillez pas mais moi je n'ai absolument pas le temps de faire ca pour chaque petite dépense. Sinon ok on prends tout chez les fournisseurs et on explose le budget, on ne renouvelle pas le materiel etc...

Le remboursement fait appel à des mouvements de trésorerie qui doivent s'arrêter au 31/12, tant pour respecter la règle de l'annualité budgétaire qui se calcule en année civile que la règle du rattachement des charges et produits au bon exercice budgétaire concerné.

La demande préalable tient en peu de choses : un mail, un coup de fil ou un coucou à la porte du bureau pour demander s'il y a possibilité de faire des dépenses, à quelle hauteur et jusqu'à telle date.

Et tout à fait franchement, je comprends que la surprise soit mauvaise mais 100 € de dépenses, ce n'est certainement pas pour les seuls derniers petits TP de l'année. Il y avait forcément moyen de faire autrement en se renseignant au préalable pour que personne ne se sente mis devant le fait accompli dans cette histoire. Être prof ce n'est pas exercer une profession libérale et les règles de la comptabilité publique s'appliquent à tous en établissement.

Kikidra a écrit:

Désole d'en avoir énerve plus d'un mais j'ai du mal à comprendre en quoi cela dérange de se faire rembourser des dépenses de l'année d'avant sur le nouveau budget de l'année suivante (budget largement capable d'absorber cela). Je ne connais pas les règles mais alors expliquez moi pourquoi cela pose problème. Merci.

C est une règle intangible de la Comptabilité Publique, celle de l annualité budgétaire
toute dépense faite en décembre 2017 doit être imputée sur le budget 2017 .

De même qu au niveau des impôts toute somme perçue en 2017 sera imposable sur l année 2017 .

après il peut y avoir des arrangements pour les dépenses d un faible montant mais je ne vais pas les dévoiler içi

En fait, c'est simple. Il suffit juste de demander si cela est possible à la personne en charge du remboursement des menues dépenses. Une fois que l'on a compris ça, c'est simple. Le gestionnaire-régisseur va ensuite valider 99% des demandes (avec remboursement ou production d'un bon de commande car c'est possible plus souvent qu'on ne le croit) sauf celles demandées le 21 décembre à 17h00 pour le lendemain. Mais, il pourra s'expliquer et tout ira mieux en le disant préalablement. Donc, n'hésitez pas à aller à sa rencontre ... avant.

Il y a des règles dans la comptabilité publique : seules les personnes habilitées peuvent payer sur le budget de la structure. Seuls le comptable ou le régisseur peuvent payer des fournitures. Peuvent aussi payer sous la responsabilité du comptable ou du régisseur des personnes autorisées par ceux-ci : ce sont des mandataires. Donc un prof qui demande l'autorisation et qui e la voit accorder est un mandataire du régisseur ou du comptable. Un prof qui achète sans accord préalable est dans l'illégalité (même si le terme est exagéré) et peut très bien se voir refuser le remboursement.

Et oui, même si cela déroge à l'annualité budgétaire, il est possible de rembourser des dépenses 2017 sur le budget 2018.

Ceci dit, et je partage les avis de mes collègues, si vous êtes amené à faire régulièrement ce genre de dépenses plus ou moins imprévisibles, alors demandez la mise en place d'une avance pour menues dépenses (ça peut aller jusqu'à 300.00 euros). Vous gérez ensuite ce pactole en autonomie et en restant dans les crédits qui vous ont été notifiés (si dépassement on demande si c'est OK)

Le Gestionnaire est un pro, adjoint au chef d'établissement donc n° 2 ex-aequo avec l'adjoint pédago, et pas un pingouin de service  à la botte de la communauté éducative, voire pseudo-éducative...

Sur l'affaire actuelle à titre perso je rembourserais pour la dernière fois en appliquant en même temps la pédagogie façon VMB histoire de me faire bien comprendre.

Kikidra a écrit:

mais vous pensez vraiment que je vais faire une demande à chaque fois que je dois acheter une fleur, un boite de cachet à la pharmacie, et j'en passe.

Oui.
À moins que vous ne soyez ordonnateur/trice ?

Kikidra a écrit:

Cela n'est pas grave je verrai directement avec la direction.

Dont fait partie le gestionnaire...

Vous méconnaissez les règles de base de la Fonction publique, du fonctionnement de votre établissement, de votre environnement professionnel. Comme une part non négligeable de vos collègues.

Vous savez, il n'y a pas que la pédagogie dans vie d'un EPLE...

Kikidra a écrit:

Nous avions fonctioné comme cela jusqu'à l'arrivé du nouveau gestionnaire qui passe son temps à nous dire que toutes les dépenses doivent être accepté avant. Ok pas de probleme mais vous pensez vraiment que je vais faire une demande à chaque fois que je dois acheter une fleur, un boite de cachet à la pharmacie, et j'en passe. Nous faisons toutes nos commandes en début d'année mais les fournisseurs ne fournissent pas tous le materiel (au passage nous faisons cela pour faire des économies et des grosses) alors les gestionnaires un peu zélé y en a marre!!! Tous les profs ne sont pas des cons et ne font pas tout et n'importe quoi. Cela n'est pas grave je verrai directement avec la direction. 
Merci encore pour toutes vos reponses qui m'ont été utile.

Si la procédure le prévoit, oui....Personne n'a dit que les profs étaient des "cons", mais les profs, sans doute plus que d'autre, vu leur niveau d'étude et leurs connaissances, doivent savoir qu'il existe des régles en matière de comptabilité publique, et que ce n'est pas parceque le précédent gestionnaire ne les appliquaient peut-être pas avec l'attention qu'il aurait du que le nouveau doit en faire autant....

Que l'enseignement aille voir ce qui se passe dans le Privé. Et il verra si on lui laisse faire ce qu'il veut.

Bon, de toute façon il fallait expliquer mais du coup il n'y a plus de retour de Kikidra. Dommage mais tellement habituel quand les réponses ne sont pas celles attendues.

Kikidra a écrit:

Désole d'en avoir énerve plus d'un mais j'ai du mal à comprendre en quoi cela dérange de se faire rembourser des dépenses de l'année d'avant sur le nouveau budget de l'année suivante (budget largement capable d'absorber cela). Je ne connais pas les règles mais alors expliquez moi pourquoi cela pose problème. Merci.

Moi non plus je ne comprend pas. Il n'y a, à ma connaissance, aucune règle qui l'empêche.

J-M a écrit:

Kikidra a écrit:

Désole d'en avoir énerve plus d'un mais j'ai du mal à comprendre en quoi cela dérange de se faire rembourser des dépenses de l'année d'avant sur le nouveau budget de l'année suivante (budget largement capable d'absorber cela). Je ne connais pas les règles mais alors expliquez moi pourquoi cela pose problème. Merci.

Moi non plus je ne comprend pas. Il n'y a, à ma connaissance, aucune règle qui l'empêche.

C'est ce que j'ai dit plus haut. Par contre même si c'est possible ca dérange parce que c'est en dehors du principe du rattachement des dépenses à l'exercice qui les produit.

volcan a écrit:

J-M a écrit:

Kikidra a écrit:

Désole d'en avoir énerve plus d'un mais j'ai du mal à comprendre en quoi cela dérange de se faire rembourser des dépenses de l'année d'avant sur le nouveau budget de l'année suivante (budget largement capable d'absorber cela). Je ne connais pas les règles mais alors expliquez moi pourquoi cela pose problème. Merci.

Moi non plus je ne comprend pas. Il n'y a, à ma connaissance, aucune règle qui l'empêche.

C'est ce que j'ai dit plus haut. Par contre même si c'est possible ca dérange parce que c'est en dehors du principe du rattachement des dépenses à l'exercice qui les produit.

Le principe veut que l'on rattache les dépenses à l'exercice qui les produit, mais il n'a pas le contrario que certains lui donnent. T'imagine sinon : «oui, on a fait une erreur/un oubli de liquidation de votre salaire en décembre, mais là comme on a changé d'exercice, le comptable veut pas vous payer parce que ça aurait du être fait l'année dernière».

Sans compter le jeu avec la motivation du prof de SVT/Physique pour 3 cachets d'aspirine... Cela dit, j'ai fait la même erreur, en son temps, que le gestionnaire du prof à l'origine du sujet.

Je veux bien admettre que le collègue aurait pu améliorer sa communication s'il y a changement de pratiques et peut-être laisser passer pour une fois. Mais quand même, 100 € de dépenses de dernière minute pour des TP, c'est un peu gros. Et puis si ça se trouve, le collègue ignore pour de bon qu'il peut prendre en charge ces tickets (j'ai bien eu un AC qui les refusait si moi je les acceptais).

Les dix compétences professionnelles;

BO n°29 du 22 juillet 2010

1 - Agir en fonctionnaire de l’État et de façon éthique et responsable

"l'organisation administrative et budgétaire des écoles et des établissements publics locaux d'enseignement"