Il s'agit d'un remboursement de frais de déplacement comme un autre. Donc avec ordre de mission et demande de remboursement. L'ordre de mission est établi par la structure qui est à l'origine de cette réunion.
Un élu à droit à des frais de déplacement (voir par exemple les instances représentatives des personnels conviés aux réunions rectorales). Bien entendu il faut que le déplacement ait lieu dans une autre ville que leur résidence administrative ou personnelle.
Ca se paye en ALO ; on peut faire une DO pour ouvrir un code activité si besoin ou utiliser un code existant du style : dépenses administratives diverses.
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Ce métier a failli avoir ma peau. Un conseil à ceux qui envisageraient de le faire : fuyez !