... dans la dépense publique.

Je me suis fait taper sur les doigts par les auditeurs des finances publiques pour avoir laissé passer des menues dépenses, réglées par carte bleue personnelle du régisseur ou des profs désignés par lui mandataires.
C'est une question sur laquelle on ne trouve pas deux pratiques identiques dans les agences comptables. NB : l'objet de mon post porte sur l'analyse juridique, ne me sortez pas vos "pratiques-qui-rassurent-sans-se-poser-la-question-du-droit". J'ai essayé avec les auditeurs : ça ne marche pas !
 
Donc, retour aux textes :
Argument 1 : la M9-6, "2.3.6 Le paiement des dépenses" (page 111 et suivantes).
"L'article 34 du décret du 7 novembre 2012 prévoit que le paiement aux créanciers est fait par tout moyen ou instrument de paiement prévu par le code monétaire et financier dans les conditions et les limites fixées par arrêt du ministre chargé du budget.
Toutefois, elles sont principalement réglées par les moyens énumérés ci-dessous :
- par virement ;
- par prélèvement ;
- par chèque tiré sur un compte de dépôt de fonds au Trésor ;
- en espèces ;
- par carte bancaire.
La carte bleue ou le chèque sur compte de dépôt personnel de l'agent public ne figurent pas.
Alors après, certains disent : oui mais si on regarde seulement le remboursement au prof, ça se fait en espèces ; on n'a pas à regarder comment a fait le prof avant. Non : la dépense publique c'est d'abord l'échange avec le fournisseur et pas seulement l'acquit du prof par le régisseur.
 
Argument 2 : sur l'habilitation de régie de GFC , pièce jointe de l'arrêté de création de régie, les moyens de règlement sont listés et n'y figurent pas les instruments privés, chèque et carte bancaire personnels de l'agent habilité ou de ses mandataires. Le comptable n'a pas à chercher plus loin.
 
Question subsidiaire : que doit faire le comptable face à une menue dépense du régisseur de l'établissement rattaché, quand elle est réglée par carte bancaire du prof de musique et que les auditeurs regardent par-dessus votre épaule ?
Réponse : rejeter le mandat de DAO ? Non, ce n'est pas une cause de rejet prévue.
Refuser la prise en charge dans GFC, sans rejeter le mandat ? Il est où le bouton ?!
Tout accepter et notifier  à l'ordonnateur l'irrégularité en menaçant de retirer l'agrément au régisseur récidiviste ?
 
Qui dit mieux ?

Totalement stupide, se laisser emmerder par ces abrutis des finances.

Déjà la solution, il y en a deux. Il ne s'agit pas de "pratiques-qui-rassurent-sans-se-poser-la-question-du-droit" mais de solutions valables en droit. Pour ce qui est de se poser la question du droit pour moi c'est clair : dans ce cas l'auditeur pinaille mais il a raison sur le fond.
- n'autoriser les profs, CE, etc.... qu'à faire des achats remboursables sur la régie qu'en espèces. Paiement en espèces... impossible de voir si la dépense est faite directement sur l'argent de la régie ou remboursée ultérieurement.
- si la dépense est faite par carte bleue, chèque et qu'elle est inférieure à 230 €, ne pas mettre le justificatif (non obligatoire) qui mentionne le mode de paiement mais uniquement se contenter d'un état pour le mandat.

Cela dit ce n'est pas le genre de chose qui m'empêche de dormir et pour lesquelles je redoute un débet. Des remarques des auditeurs plus ou moins justifiées j'en ai eu ; j'en ai contesté certaines et j'attends toujours la réponse depuis 3 ans.

Bonjour,

Il me semble que des observations ont été formulées par des CRC sur ce mélange des genres (fonds publics et privés qui se mélangent).
Si un régisseur d'avances ne dispose pas d'une carte bancaire, comment peut-il en effet payer en carte bancaire des dépenses qui relèvent d'un EPLE ?
3 modes de paiement sont utilisables dans le cadre d'une régie d'avances:
- avance en numéraire
- ouverture d'un compte de dépôt de fonds au trésor public
- carte bancaire.
Le respect de ce principe permet notamment une clarté des opérations comptables. N'oublions pas qu'une régie constitue un démembrement de la caisse.
Créons un carte bancaire strictement personnelle au nom du régisseur pour tous les professeurs qui partent en voyage. C'est pas plus compliqué
que de lui remettre une très forte somme en numéraire.

volcan a écrit:

- si la dépense est faite par carte bleue, chèque et qu'elle est inférieure à 230 €, ne pas mettre le justificatif (non obligatoire) qui mentionne le mode de paiement mais uniquement se contenter d'un état pour le mandat.

Volcan, ta solution est bonne pour le juge des comptes. Mais l'auditeur va jusqu'au coffre du régisseur et te ramène les tickets du jour avec la mention "CB".

Alors il faut les conserver ailleurs ou les balancer dès que tu es certain de la dépense à rembourser, en tout cas jusqu'à 230 €. C'est comme avec le juge des comptes, pourquoi donner plus de pièces et d'occasions de se faire taper dessus si ce n'est pas obligatoire ?

Ne pas conserver les tickets. Bidouiller un tableau à jour indiquant date,qui, objet, montant (<230 of course), faire signer l'ordo pour PJ du mandat. épicétou.

Si on saisit le décaissement quotidiennement dans la régie, on est à jour et on dispose après la fin de période de dépenses et intégration en compta bud d'un bordereau des dépenses régisseur que signe l'ordo. Rien de plus simple et c'est totomatique

Si cette pratique est très limitée et ne concerne au total qu'une faible somme, je ne vois pas le problème lorsqu'il s'agit de mettre un peu d'huile dans les rouages de notre fonctionnement.
En tout cas, je suis prêt à expliquer cela aux auditeurs qui ont souvent une lecture très restrictive de leur grille d'analyse.
Cela ne m'empêche pas de dormir.

Ayant eu un petit contrôle également, il y a peu de temps. On nous a clairement dit pas de remboursement d'un personnel qui a fait ses achats avec sa carte bancaire perso (régie d'avance ou autre). Depuis, mon AC a donné la directive "on ne rembourse aucun paiement effectué par CB". Dans un sens, ça m'a évité d'avoir des dépenses "sauvages" (le personnel qui revient de vac avec ses petits achats sans vérifier le disponible par exemple...). Et puis, on a une CB pour le collège, ils ont qu'à suivre les procédures et s'adresser à l'intendance au lieu de faire leur mic-mac.

Idem, remboursement des achats uniquement s'ils sont effectués en espèces.

cavalier solitaire a écrit:

Si cette pratique est très limitée et ne concerne au total qu'une faible somme, je ne vois pas le problème lorsqu'il s'agit de mettre un peu d'huile dans les rouages de notre fonctionnement.
En tout cas, je suis prêt à expliquer cela aux auditeurs qui ont souvent une lecture très restrictive de leur grille d'analyse.
Cela ne m'empêche pas de dormir.

Idem chez nous

Je l'admets aussi pour une dépense d'opportunité, imprévisible, du style le truc ou le bouquin super pédago que le prof dégote lors d'une sortie et achète sur place car pas possible autrement.
On ne met pas en PJ le ticket CB épicétou. Les profs savent que si ils abusent le paiement est pour leur tête, donc pas de soucis et ça entretient des bonnes relations à peu de frais et sans tomber dans les magouilles que l'on voit fleurir ici ou là.

Bonjour,

et si je rembourse par virement, je laisse le ticket de CB ou pas?
Ce n'est pas plus simple que de rembourser sur la régie?
J'aime cette méthode, ça me permet de laisser trainer et ça calme les ardeurs.

Le comptable a le monopole de la caisse des organismes dont il dispose. Le régisseur est une dérogation à ce principe et peut de ce fait manier les deniers de l'établissement, dans la limite de son encaisse.

Le comptable, et donc le régisseur, ne peuvent payer que des dépenses au nom de l'établissement. A ce titre ils doivent s'assurer du caractère libératoire du règlement, l'argent est versé au bon créancier.

Dans le cas d'un remboursement de quelqu'un qui a payé par carte bleue perso, on peut avoir un dépense au nom de l'établissement. Si ce n'est pas le cas, ça s'arrête là, le remboursement ne peut pas se faire. Sans mention sur la pièce justificative, la signature du bordereau atteste le service fait et indique que le ticket de caisse est une dépense de l'établissement (sauf si le ticket est au nom de la personne qui a payé avec sa carte bleue).
Donc on peut rembourser le prof qui a payé avec sa carte bleue. Ben non, si on le fait, par la comptable ou la régie, on ne s'assure pas du caractère libératoire du règlement. Le fournisseur n'a pas été payé. A la vue des pièces justificatives, la situation est le comptable ou le régisseur a payé une dépense perso d'un prof.
Si la facture est au nom de l'établissement ? C'est une gestion de fait. Le prof a payé avec son argent une dépense de l'établissement, sans avoir la qualité pour.

Comment rembourser le prof ? Solution qui va pas vous plaire. La dépense est personnelle, mais faite dans l'intérêt de l'établissement. Il faut donc une décision désignant cette dépense comme relevant de l'établissement. La personne capable de prononcer cette éligibilité est le conseil d'administration.
Donc sans délib du CA, voir délégation au CE pour rendre éligible les menues dépenses payées par carte perso (acte a priori illégal, mais a priori régulier), je ne vois pas comment rembourser le prof.

C'est une explication rapide ( ) pour un problème a priori simple. S'il faut faire la version longue avec les points légaux ou réglementaire et les jurisprudences, je le ferai... quand j'aurai plus de temps.

Des bisous de la part d'un abruti emmerdeur.

Donc (si je comprends bien tout):
1/ remboursement des DAO uniquement en espèces (pour éviter le problème du caractère non libératoire du règlement qui serait fait par chèque ou virement au profit d'un prof) ET
2/ aucune pièce justificative mise à l'appui des mandats, hormis naturellement un état made in chez nous puisqu'on est en dessous de 230.00 €

On est bon, là, non?

voici un flash info de notre mission conseil qui date de 2014 :
Mesdames, Messieurs les chefs d'établissement,
Mesdames, Messieurs les adjoints gestionnaires,
Mesdames, Messieurs les gestionnaires comptables,

Pour faire suite aux interrogations régulièrement soulevées par sur (ou concernant ou relatives aux) le remboursement de menues dépenses avant ordonnancement, je vous prie de bien vouloir trouver ci-dessous les éléments de réglementation applicables en la matière et rappelées par la cellule DAF A3 du Ministère et les services de la DGFiP.

On précisera tout d'abord que dans le cadre d'une dépense hors régie d'avance, l'agent comptable ne pourra prendre en charge que les dépenses du mandataire qu'il aura préalablement désigné, par exemple un professeur pour des dépenses pédagogiques ou un ATTEE pour les petites dépenses d'outillage (le mandataire bénéficiant d'une avance pour menues dépenses verra cette avance reconstituée en espèces au vu d'un justificatif de caisse ou d'une facture).

L'instruction n°10-003-M9 du 29 janvier 2010 relative à la modernisation des procédures de dépenses prévoit la possibilité pour l'agent comptable de procéder au paiement de dépenses avant mandatement, notamment pour les dépenses de faible montant, c'est à dire d'un montant inférieur au seuil défini par l'ordonnateur et dans tous les cas inférieur à 300€.

Par ailleurs, le paragraphe 2311 du chapitre 2 du Titre I de l'Instruction 05-042-M9R du 30 septembre 2005 prévoit que "lorsqu'un agent du service consent à faire l'avance sur ses deniers personnels des dépenses minimes, il n'y a pas lieu de créer une régie, le remboursement des agents qui ont payés sur leurs deniers pouvant intervenir au moyen d'un ordre de dépenses établi à leur profit."

Compte tenu de ces dispositions, il apparaît acceptable de procéder au remboursement d'un agent ne disposant d'aucune délégation de l'agent comptable et n'ayant pas la qualité de régisseur, à condition qu'il s'agisse d'une procédure exceptionnelle relative à une dépenses occasionnelle. Dès lors que la dépense présente un caractère prévisible, répétitif ou systématiquement lié à l'activité concernée, il conviendra de mettre en place une délégation ou une régie d'avance.

Le remboursement ne dépendra pas du mode de paiement de la dépense et ne sera pas lié au moyen de paiement utilisé pour la dépense (absence de nécessaire identicité entre le moyen de paiement de la dépense et celui utilisé pour son remboursement).

Le remboursement pourra ainsi intervenir dès lors que l'agent comptable disposera des pièces justificatives nécessaires. On rappellera que, dans le cadre d'un paiement initial par carte bancaire, le ticket justifiant le paiement par carte bancaire ne peut pas être la seule pièce justificative pour le remboursement de cette menue dépense car il ne permet pas de connaître la nature de la dépense.

Enfin, l'agent comptable veillera à demander l'émission d'un mandat de paiement dans les meilleurs délais pour la régularisation.

Il conviendra d'insister sur le caractère exceptionnel et dérogatoire d'une telle procédure qui ne peut être envisagée uniquement que pour solutionner des situations d'urgence et/ou ponctuelles pour lesquelles la nomination d'un régisseur ou d'un mandataire par le comptable public s'avère impossible.

La Mission Conseil reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire,