Remboursement des frais de déplacement

Bonjour à tous,

Je souhaite bénéficier de vos lumières car j'ai un doute sur la prise en charge des déplacements d'un agent (j'exerce en DSDEN dans un service de formation continue depuis la rentrée)

Un professeur affecté dans un établissement de la ville "Y", s'est rendu en stage de formation continue dans cette même ville. (il habite également dans la ville Y...)

Il réclame le remboursement de ses frais de déplacement en se fondant sur l'article 4 du décret du 3 juillet 2006 ("Lorsque l'agent se déplace à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire, ou de la commune de résidence familiale, ses frais de transport peuvent être pris en charge sur décision de l'autorité administrative lorsque la commune considérée est dotée d'un service régulier de transport public de voyageurs.")

Je me baserais a priori plutôt sur l'article 3 du même décret qui dispose que "lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l'occasion d'une mission, d'une tournée ou d'un intérim, il peut prétendre - à la prise en charge de ses frais de transport sur production des justificatifs de paiement auprès du seul ordonnateur"

Seulement, je ne sais pas si l'article 4 fait allusion aux déplacements dans le cadre de la formation continue

Ai-je raison à votre avis?

Merci de vos lumières

L'agent se déplace à l'intérieur de sa résidence administrative il ne peut prétendre de droit à aucun frais de déplacement (article 3).
Par contre l'autorité administrative peut (mais ce n'est pas une obligation) préciser sur l'OM que l'agent sera remboursé du prix de deux tickets de transport en commun (article 4).... mais bon ca se pratique que très très rarement....

Merci pour votre réponse

Bonjour

Nouvelle comptable, je dois prendre en charge le mandat suivant : un principal demande le remboursement de ses frais de déplacement (il a utilisé son véhicule personnel). Il joint aux diverses pièces l'autorisation d'utilisation de son véhicule qu'il signe. Il s'autorise donc lui-même à prendre sa voiture. Est-ce qu'il ne doit pas avoir une autorisation de sa hiérarchie ?
Merci

july80 a écrit:

Bonjour

Nouvelle comptable, je dois prendre en charge le mandat suivant : un principal demande le remboursement de ses frais de déplacement (il a utilisé son véhicule personnel). Il joint aux diverses pièces l'autorisation d'utilisation de son véhicule qu'il signe. Il s'autorise donc lui-même à prendre sa voiture. Est-ce qu'il ne doit pas avoir une autorisation de sa hiérarchie ?
Merci

Non

july80 a écrit:

Bonjour

Nouvelle comptable, je dois prendre en charge le mandat suivant : un principal demande le remboursement de ses frais de déplacement (il a utilisé son véhicule personnel). Il joint aux diverses pièces l'autorisation d'utilisation de son véhicule qu'il signe. Il s'autorise donc lui-même à prendre sa voiture. Est-ce qu'il ne doit pas avoir une autorisation de sa hiérarchie ?
Merci

L'autorisation d'utilisation du véhicule n'est pas une PJ pour le comptable. Le moyen de transport autorisé ainsi que les modalités (remboursement forfait kilo ou sncf, péage, ect...) figurent sur l'ordre de mission qui est signé par l'ordonnateur y compris pour ses propres déplacements.


Extrait de l'abrégé sur les frais de déplacements (Intendance03)








4.2. REMBOURSEMENT A L’AGENT

Pour les EPLE la plupart des frais de déplacements concernent les visites de stagiaires en entreprises

et donnent donc lieu à des remboursements aux agents sur justificatifs.

Il convient de distinguer les pièces qui doivent être fournies à l’ordonnateur et celles qui doivent être

transmises par ce dernier au comptable à l’appui du mandat.

Le décret n° 2007-450 du 25 mars 2007 sur les pièces justificatives des dépenses des EPLE tire les

conséquences pour les PJ des frais de déplacements des décrets n° 2007-23 du 5 janvier 2007

(collectivités et établissements publics locaux) et n° 2006-781 du 3 juillet 2006 (Etat) en allégeant la

production de certaines pièces justificatives au comptable public (titres de transport,...) et en

responsabilisant les ordonnateurs locaux. Cette simplification se traduit par la suppression de la

transmission de très nombreuses pièces, et notamment de l’ensemble des pièces relatives aux frais

de transports (billet de train ou d’avion, par exemple). En contrepartie, les services ordonnateurs

devront appuyer leurs mandats d’états de frais plus complets et certifiés par leur soin (voir ci-après

l’annexe A du décret de 2007).

Il s’agit de permettre à l’ordonnateur, et à lui seul, de vérifier le droit à indemnisation et les conditions

de liquidation de la dépense. Les pièces fournies par l’agent à l’ordonnateur ne constituent pas des

pièces justificatives du paiement de la dépense par les comptables.

4.2.1. LES JUSTIFICATIFS PRODUITS A L’ORDONNATEUR

Conformément aux articles 3, premier alinéa, 10, sixième alinéa, et 11 du décret du 3 juillet 2006, les

pièces justificatives des dépenses exposées par l'agent sont produites au seul ordonnateur qui veille

en particulier à ce que les factures soient acquittées par l'agent :

- l'attestation d'utiliser le véhicule personnel et les conditions d'assurance requises à l'article 10,

cinquième alinéa, procèdent de la responsabilité du seul ordonnateur qui conserve les pièces

considérées ;

- en cas d’utilisation d’un moyen de transport en commun : titre de transport (billets SNCF par

exemple) ou facture pour les frais de transport (article 3 du décret), y compris les frais liés à

l’utilisation d’un taxi ou d’un véhicule de location, après accord de l’ordonnateur (article 11 du décret) ;

- facture pour les indemnités d’hébergement (article 3 du décret) ;

- en métropole, après accord de l’ordonnateur, ticket ou facture pour les frais de parc de

stationnement et de péage d’autoroute engagés par l’agent autorisé à utiliser un véhicule personnel

pour les besoins du service (article 10 du décret).

Le contrôle des dépenses est effectué par le comptable au vu de l'ordre de mission et de l'état de frais

qui doivent, à cet effet, comporter toutes les informations nécessaires au regard de la réglementation

applicable à l'administration dont relève l'agent.

L’état de frais est rempli à partir des pièces justificatives communiquées par l’agent à l’ordonnateur à

l’appui de sa demande de remboursement.

C’est donc l’ordonnateur qui, par la certification en signant l’état de frais et l’ordre de mission, engage

sa responsabilité et est redevable de ces justifications devant le juge des comptes Cela implique la

conservation par l’ordonnateur des pièces justificatives ayant fondées les éléments du mandat des

frais de déplacement. Dans la pratique il est souhaitable que ces diverses pièces justificatives ne

figurant pas au mandat original transmis au juge des comptes soient jointes au duplicata du mandat

concerné pour un archivage sécurisé et une recherche ultérieure facilitée.

4.2.2. LES JUSTIFICATIFS PRODUITS AU COMPTABLE

C’est au décret n° 2016-33 du 20 janvier 2016 sur les pièces justificatives qu’il convient de se référer :

2171. Prise en charge des frais de déplacement

21711. Pièces générales

1. Etat de frais (voir annexe A).

2. Pour les frais d'hébergement, selon le cas :

- délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole,

(on se réfèrera dans le cas d’un EPLE à l’arrêté du 20 décembre 2013 ou à une délibération

spécifique du conseil d’administration)

3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune.

4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d'indemnisation et précisant leur durée

d'application (on se réfèrera dans le cas d’un EPLE à une délibération du conseil d’administration

prévoyant une telle dérogation et l’acte sera joint)

5. Délibération autorisant d'une manière générale la prise en charge des frais de transport lors de

l'admission d'un agent à un concours.

21712. Pièces particulières

a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale.

Ordre de mission (21) indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de

transport utilisé.

(21) Si l'autorisation porte sur plus d'une mission, l'ordre de mission précise sa durée de validité (dans

les limites de douze mois), la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les

moyens de transport autorisés.

L’ordre de mission doit être vérifié avec attention par le comptable, notamment au niveau des points

de vigilance précisés dans la suite de cet article.

(…)

f) Déplacement à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune

où s'effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale.

Décision de l'autorité territoriale. (c’est l’application de l’article 4 du décret du 30/07/2006, pour les

EPLE c’e sera la décision de l’autorité administrative).

g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements publics à

caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale.

Décision de l'autorité territoriale (administrative pour un EPLE) prescrivant la prise en charge des frais

et, le cas échéant, prescrivant la majoration du taux de prise en charge.

Voir ci-après en annexe les éléments devant figurer sur l’état de frais et des exemples de documents

utilisables.

Merci !