Bonjour à toutes et à tous,

Nouvellement nommée en secrétariat d'intendance, pourriez-vous me faire part de votre expérience car c'est un peu la panique.

Merci d'avance

Si tu es la collaboratrice d'un gestionnaire, eh bien il te faut demander au gestionnaire ce dont il a besoin ! Tâche d'être proactive, va chercher le boulot, et au minimum une fois par demi-journée, rends compte et fais valider tes activités. Il faut avant tout éviter de perdre du temps en allant dans une mauvaise direction, ou en appliquant de mauvaises priorités.

Si tu es totalement novice et paumée, une technique potentiellement intéressante consiste à noter, sur un cahier que tu gardes sous le coude, tout ce qui se passe et tout ce que tu fais, en temps réel : chaque visite, chaque conversation téléphonique, etc. Cela te permet d'agir en ménageant pour presque tout la possibilité de revenir en arrière, de corriger une boulette. Ce n'est pas adapté à tous les caractères, mais si tu as le cran de le faire, ça vous évitera beaucoup de stress à toi et ton chef de service.

Merci pour le conseil; je retiens l'idée du cahier.

Mon "problème" vient du fait qu'il faut gérer trop de choses en même temps : la 1/2 pension, les clés, les profs-parents-élèves qui viennent pour des raisons diverses, les bourses de collège, etc...

Je suis totalement novice et il faut pouvoir répondre et être opérationnelle rapidement.

Lorsqu'on débute et que l'on ne sait pas, on peut se permettre de le dire et de demander aux gens leur indulgence. Avec un grand sourire et des remerciements pour leur compréhension ça passe très bien dans la très grande majorité des cas.
C'est de toute façon plus malin de procéder ainsi que de répondre n'importe quoi à n'importe qui dont on n'aura pas noté le nom...

Comme le dis l'IZ, liste tout au long de la journée les questions qui se posent à toi et fais un point 1 (voire 2 s'il est dispo pour ce rythme) fois par jour avec ton chef de service qui te donnera les réponses à apporter à mesure que les différentes questions viendront à toi.

Tu vas sans doute te sentir bête et inutile pendant quelques temps mais rassure toi, ça ne dure pas bien longtemps : tu auras bientôt beaucoup trop à faire pour avoir le temps de te poser des questions existentielles !

Initiales GM a écrit:

Tu vas sans doute te sentir bête et inutile pendant quelques temps mais rassure toi, ça ne dure pas bien longtemps

si en mars 2018 ce sentiment existe toujours c'est que tu n'es pas faite pour l'intendance

Marie-allison a écrit:

Mon "problème" vient du fait qu'il faut gérer trop de choses en même temps : la 1/2 pension, les clés, les profs-parents-élèves qui viennent pour des raisons diverses, les bourses de collège, etc...

C'est le dénominateur commun des différents métiers en intendance. Cela permet à certains de ne jamais s'ennuyer, pour d'autres c'est insupportable. Il faut prendre le temps d'apprendre et le faire comprendre aux autres.

La personne que tu remplace a-t-elle laissé des consignes, un vade medum des choses à faire ? As-tu ses coordonnées pour la joindre ?

Ayant assuré par le passé les fonctions de secrétaire d'intendance, un petit truc : ai les oreilles qui trainent..... Beaucoup d'informations sont dites oralement , mais pas forcément écrites (ex : un élève qui part de l'établissement a un impact sur la demi-pension, la bourse (transfert au nouvel établissement)....). Même chose pour un élève qui arrive en cours de trimestre (facturation DP, dossier de bourse à récupérer auprès de l'ancien établissement).

Y a-t-il des réunions de l'équipe de direction dans ton établissement ? si oui, y participe-tu ?

Rapproche toi du secrétariat de l'établissement et de la vie scolaire : ils détiennent beaucoup d'informations. Traine aussi un peu en salle des profs : on saura qui tu es et ce que tu fais dans l'établissement. Les profs aiment bien (même s'ils ne le reconnaissent pas) être "dirigés" : un mot sur le tableau de la salle des profs, ou par mail peut débloquer bien des situations !!!

Bon courage à toi

Euh..... je suis gestionnaire et c'est au gestionnaire de te dire ce que tu as à faire et si tu ne sais pas le faire, de te former !! c'est aussi simple que ça !! puis de vérifier ce que tu as fait (bons de commandes, liquidations et mandats, droits constatés....) ; c'est lui/elle qui a la responsabilité et pas toi !!

GestionnaireSAvoie a écrit:

Euh..... je suis gestionnaire et c'est au gestionnaire de te dire ce que tu as à faire et si tu ne sais pas le faire, de te former !! c'est aussi simple que ça !! puis de vérifier ce que tu as fait (bons de commandes, liquidations et mandats, droits constatés....) ; c'est lui/elle qui a la responsabilité et pas toi !!

Euh, euh, tout cela n'empêche pas de s'enquérir des qualités, défauts et usages dans les autres compartiments de la boutique. Et de se faire connaître du CE. Même si affreux. Surtout si affreux. En apprendre les langages. Si l'on veut durer et pourquoi pas évoluer.

fabie1964, supra, est dans le juste.

As .

Bonjour,
Je suis aussi en secrétariat intendance et si ça t'intéresse , je peux me faire un vrai joli profil bien comme il faut pour te donner un petit coup de main.