Bonjour à tous,

Je gère les frais scolaires dans un collège, et en début de trimestre, c-à-d début janvier, j'ai fait une 1ère constatation (normale), au cours du trimestre, il y a des élèves qui, soit ont changé de régime, d'autres sont devenus externes suite à un départ de bahut, d'autres ont reçu une prime au mérite. La fin du trimestre étant fin mars, je propose à l'A.C de faire une reconstatation, il refuse, disant que ça va l'obliger à faire pleins d'opérations comptables et tuti fruti.

Après moultes explications et dans l'intérêt premier des familles, il a fini par accepter.

Avez-vous déjà vécu ce genre de situation, et faut-il en parler au C.E, quitte à recevoir les foudres de l'A.C par la suite, car je pense qu'une telle attitude me met en difficultés dans ma gestion des frais scolaires.

Merci pour vos témoignages

Bon il a fini par accepter donc pas la peine de ruer dans les brancards mais je pense qui si ça se reproduit, il serait souhaitable d'en parler au CE.
Prendre en charge une reconstatation, ce n'est pas une fleur que fait l'AC. Il ne peut pas être une entrave au bon fonctionnement de l'établissement...

Reconstater c'est normal. Pas 20 fois par trimestre mais enfin, on semble en être bien loin.
Passer les mandats et recettes découlant d'une reconstatation c'est normal aussi. Et on n'a pas besoin de demander l'autorisation de l'AC avant de le faire, il a autre chose à faire que de donner le feu vert à chaque gestionnaire qui va faire ce type d'opérations courantes. Chacun doit assumer ses fonctions : les services de gestion gestionnent, les agences comptables comptabilisent. Je suppose que vous ne lui demandez pas l'autorisation de passer une commande à chaque fois que vous avez à le faire.  C'est du même ressort. 
Si l'AC refuse de prendre en charge les écritures, il doit donner un motif. Si ce motif ne vous semble pas valable,  lui en parler et en parler éventuellement à l'ordonnateur si le differend de fond est sérieux et persistant. Mais on semble en être bien loin.

le fonctionnement normal c'est quand les services de l'Ordo font les reconstatations et transmettent icelles à l'AC. L'AC contrôle et si c'est juste il prend en charge les OR ou AOR complémentaires.
C'est juste par politesse ou bonne camaraderie qu'on lui demande quand ça dérangerait le moins, mais si il bloque passez outre.
Réceptionner au 4112 et mettre à jour les créances ça prend quand même pas des plombes...

Les choses se passent vraiment différemment d'une agence comptable à l'autre...

Ma difficulté avec un des gestionnaire rattachés de mon AC est d'obtenir qu'il fasse sa constatation initiale suffisamment tôt et qu'il reconstate ensuite à plusieurs reprises dans le trimestre.

Frein total de sa part, il fait sa constatation le plus tard possible dans l'espoir d'en faire peu et que cette dernière soit "la plus juste possible"!  

tatouvu a écrit:

Bonjour à tous,

Je gère les frais scolaires dans un collège, ...

Je ne comprends pas. Si tu n'es pas gestionnaire, j'aimerais bien savoir ce que le gestionnaire en dit. Ce doit être ton interlocuteur avant de voir le chef d'établissement.

Et si par le plus grand des hasards le gestionnaire était aussi l'AC, nous avons confirmation que notre bon ministère a encore du boulot pour professionnaliser son cheptel.

En fait, le gestionnaire est aussi l'A.C et il ne supporte pas qu'on outrepasse "ses désirs", sinon, on le paye très cher, tôt ou tard. Il utilise son rôle de chef pour traiter ses subordonnés à sa guise.

Malheureusement et personne n'ose la ramener.

Comment faites vous pour gérer les départs et les arrivées d'élèves en cours de trimestre ?
Pour ma part, je ne connais qu'une méthode qui est la reconstatation.

tatouvu a écrit:

Après moultes explications et dans l'intérêt premier des familles, il a fini par accepter.

Bonjour,

Malheureusement, il n'y a pas d'autres solutions que celle-ci. Il faut savoir manager ses chefs et parfois, c'est plus difficile que de manager des collaborateurs. Il faut savoir se mettre des bouchons mentaux dans les oreilles à certains moments.

Pour aller plus loin : cet AC apparemment ne supporte pas d'avoir "du boulot en plus", s'il aime si peu la compta (la gestion des DC en stresse plus d'un) pourquoi ne pas lui proposer progressivement de prendre en charge ces écritures comptables ce qui n'est pas si compliqué et est intéressant, sous son contrôle bien sûr.

Bonjour,

Il se trouve que certains parents règlent les frais scolaires par prélèvement automatique, donc, faire 2, voire 3 re-constatation l'obligerait à faire des écritures, qui visiblement, l'agacent.

Lui proposer de passer les écritures à sa place, pk pas.

A méditer

Je ne pense pas que toutes les entrées et sorties se fassent sur des prélèvements auto.
Comment peut-il continuer à prélever une famille dont le gamin quitte l'EPLE une semaine après le début du trimestre ?

En fait, comme il propose 3 prélèvements par trimestre, il effectue les 3 prélèvements et régularise sur le trimestre suivant ou rembourse le TP en fin d'année sco. si la famille ne se manifeste pas avec insistance, car rembourser les familles, semble l'agacer un peu aussi, sinon c'est le plus tard possible pour éviter ces opérations là en fin de trimestre.

Donc une famille dont le gamin qui quitte l'EPLE le 15 janvier paie jusqu'au mois de juillet ?
Je préfère cette formulation à celle-ci :  une famille dont le gamin quitte l'EPLE le 15 septembre paie jusqu'au mois de juillet ? C'est bien ce que vous écrivez ?
Comment font les parents dont l'enfant est scolarisé dans un autre EPLE ? Ils acceptent de payer une cantine où l'enfant ne mange pas ?
Heureusement que je suis assis, les bras m'en tombent 

En fait, si un élève part en cours de trimestre, il effectuera les 3 prélèvements, donc la totalité du montant dudit trimestre en cours, mais remboursera le TP, que sur le trimestre suivant. Mais il faut le lui rappeler x fois, car il arrive que des familles reçoivent le TP beaucoup plus tard et après moultes relances.

Nobody is perfect mais quand même...

Ma position concernant les DC, c'est une constatation le premier jour du trimestre, dont on sait qu'elle sera totalement fausse (dans la Zone, on a un mouvement d'entrée ou de sortie d'élève par jour), et une reconstatation le dernier jour du trimestre. Ainsi on est en mesure d'envoyer des factures, même fausses dans 15-20% des cas, très tôt.

On relance dès 15 jours après, sur papier orange vif qui pique les yeux. On a ensuite des remarques de parents qui réagissent à la facture, ou à la relance, et ça permet de rectifier leurs fiches. Un mois après le début du trimestre, on imprime des avis avant poursuite sur du papier rouge vif qui fait peur à tout le monde, avec suspension du service, pour éviter le surendettement des familles : ça fait réagir ceux qui n'avaient toujours par répondu au téléphone. Dans la plupart des cas, quinze jours avant la fin du trimestre, tout est payé, on a les RIB de tout le monde pour verser les bourses, on est au poil sur l'ensemble du boulot, en ayant très peu sinon pas du tout de sale travail sur le recouvrement.

Il est grotesque de prétendre ne pas reconstater un trimestre, et il ne serait pas réglementaire d'attendre le dernier jour du trimestre pour faire une constatation unique (cela dit, j'ai fait ça longtemps, mon logiciel me permettait d'émettre des factures sans constatation). Le comptable qui ne veut pas faire ce travail ferait mieux de changer de métier, ça nous fera des vacances.