Comptes d'avance et comptes de subvention

Chers collègues agents comptables,
Lorsque les subventions sont versées préalablement à la dépense ; la règlementation prévoit d'utiliser un compte d'avance pour les encaissements (ex 44191..) et le compte de subvention concerné comme contrepartie des OR (ex: 44116).
Une opération du comptable débite ensuite le compte d'avance et crédite le compte de subvention.
Lorsqu'un établissement a des dizaines de subvention, la balance devient illisible et le travail fastidieux.
Jusqu'à présent, je faisais les choses comme indiqués ci-dessus, mais j'envisagerais bien de ma passer du compte d'avance pendant l'année , et  de virer en fin d'année les reliquats sur ces fameux comptes.
Quelles sont vos pratiques?

Ma pratique est de respecter la réglementation même si cela multiplie le nombre d'écritures...

Je ne vois pas le rapport entre le nombre de subvention et la lisibilité de la balance
on utilise le développement de solde et roule jeunesse

je ne pense pas qu'il y ait une plus value sur la lecture de la balance à ne pas respecter l'orthodoxie comptable.

Ou alors j'ai pas tout compris...

je ne comprends pas tout non plus: soit le compte récepteur de l'OR est nul et il reste ou pas du blé sur le compte d'avance (subv utilisée pile poil ou non utilisée complètement donc), soit le compte d'OR est débiteur et donc le cpt d'avance est nul et on attend du blé.
si on ne veut plus faire une vingtaine d'écritures ou de prises en charge faut arrêter la compta car ça prend au plus 5 minutes/jour vérifs incluses.

Bonjour,

Je dirais même le contraire, c'est mieux pour suivre les opérations.

moi ça me parait pas si lourd et en effet même plus simple à suivre

ALICIA a écrit:

Chers collègues agents comptables, ...
Quelles sont vos pratiques?

Et les autres, ils sentent le gaz ?!?!?!
Comme tous les autres, je respecte la réglementation (du moins sur ce point là) d'autant que c'est une nette amélioration par rapport au 468.2 et 468.4 et que cela évite des contrôles bloquants au moment du compte financier. Je trouve cela plutôt plus lisible.

Je trouve que c'est lisible quand on prend le temps de faire des subdivisions cohérentes. Et si la classe 4 de la balance s'étale sur trop de pages on peut sortir une balance personnalisée.

le respect des règles permet d'avoir une comptabilité qui se lit facilement ce qui est un atout compte tenu de mes performances intellectuelles limitées.
Elle évite des questionnements qui eux sont très souvent chronophages, pour un faible investissement. Ma balance en classe 4 fait onze pages mais avec des développements de soldes bien détaillées, ce qui m'évite tout suivi annexe.

V.M.B a écrit:

je ne comprends pas tout non plus: soit le compte récepteur de l'OR est nul et il reste ou pas du blé sur le compte d'avance (subv utilisée pile poil ou non utilisée complètement donc), soit le compte d'OR est débiteur et donc le cpt d'avance est nul et on attend du blé.
si on ne veut plus faire une vingtaine d'écritures ou de prises en charge faut arrêter la compta car ça prend au plus 5 minutes/jour vérifs incluses.

Moi je comprends très bien le questionnement d'Alicia.
Et nul besoin de répondre de façon dédaigneuse comme ci-dessus. Tout le monde a le droit de ne pas être à ton niveau sur cette compétence, chacun ses forces. Un poil d'encouragement ferait parfois du bien.

Ce qu'elle veut dire je crois c'est qu'auparavant la lecture du solde du c/ de subvention donnait directement l'info sur le reste à recouvrer ou le reliquat disponible.
Maintenant, il faut croiser le solde du compte de subvention avec l'éventuel solde du compte d'avance. Et en plus tout un tas d'écritures en plus tout au long de l'année.
Effectivement quand il y a peu de subventions et/ou si elles sont versées pour leur montant total d'un coup, c'est assez simple. Dans les autres cas de figure, c'est quand même plus compliqué (suivi des contrats aidés, par ex.) et d'une lecture moins immédiate, même avec une balance personnalisée.
J'envisage moi aussi de me passer des comptes d'avances l'an prochain pour ne les utiliser qu'en clôture d'exercice en fonction du sens du solde du c/ d'avance.
Je n'y perdrai aucune iformation financière.

cavalier solitaire a écrit:

J'envisage moi aussi de me passer des comptes d'avances l'an prochain pour ne les utiliser qu'en clôture d'exercice en fonction du sens du solde du c/ d'avance.
Je n'y perdrai aucune information financière.

Même sans moquerie condescendance ou autre j'ai du mal à lire ça..
et à trouver un petit mot pour t'encourager...

je ne vois pas en quoi la balance ancienne mouture est plus simple à lire...
à moins de créer une subdivision pour chaque écriture et avoir autant de subdivsion que d'écritures
On a donc des balances de 45 pages...
C'est plus lisible à n'en point douter...
Le 44113 va avoir des débits et des crédits ...
Si tu as des écritures sur le 441913 ça change quoi?

Je suis preneur d'explications pour me faire changer d'avis

En pratiquant comme tu le suggères Cavalier Solitaire, tu t'assoies sur une norme. Et c'est vrai que c'est chiant les normes.
Pour que ta balance reste lisible il te faut évidement déclasser tes avances au fur et à mesures tes OR, ce qui effectivement te rajoute un peu de boulot.

Mais bon la norme a l'avantage d'être compréhensible par tout le monde y compris lorsque quelqu'un doit reprendre la comptabilité en catastrophe derrière toi.
Elle permet aussi de faire tourner les vérifications périodiques sans trois pages d’anomalie qu'il te faudra bien justifier.
Mon ressenti est que plus je travaille proprement dès le départ et moins j'ai de boulot.
A chaque fois que j'ai voulu aller plus vite que la musique il y eu une merde derrière. Et il me parait nécessaire lorsque l'on donne des conseils sur le forum de se rapprocher le plus possible de l'orthodoxie. Chacun assumant ensuite les décisions qu'il aura pris pour son établissement.

  pour la question d'Alicia et la réponse du Cavalier. Quand on suit 8 bahuts, dès qu'on a des tartines d'OR c'est une tartine d'écritures courantes; et en encaissement il faut regarder si le compte de prise en charge de la recette est débiteur et de combien et éventuellement faire un "double encaissement" (bourses notamment). Je ne comprends toujours pas la nécessité de cette nouvelle pratique.

Je suis sûrement stupide et incompétent (si si)...

trucmuche a écrit:

  pour la question d'Alicia et la réponse du Cavalier. Quand on suit 8 bahuts, dès qu'on a des tartines d'OR c'est une tartine d'écritures courantes; et en encaissement il faut regarder si le compte de prise en charge de la recette est débiteur et de combien et éventuellement faire un "double encaissement" (bourses notamment). Je ne comprends toujours pas la nécessité de cette nouvelle pratique.

Je suis sûrement stupide et incompétent (si si)...

Un outil de gestion et de suivi des subventions par les A.T.
4419xxx
Les soldes créditeurs intéressent bcp les autorités et les prescripteurs.... au COFI et demain avec GFCWEB!

Citation :

Je ne comprends toujours pas la nécessité de cette nouvelle pratique.

 
Elle est pourtant utile cette pratique pour la lecture du bilan.

Gars du Doubs a écrit:

En pratiquant comme tu le suggères Cavalier Solitaire, tu t'assoies sur une norme. Et c'est vrai que c'est chiant les normes.
Pour que ta balance reste lisible il te faut évidement déclasser tes avances au fur et à mesures tes OR, ce qui effectivement te rajoute un peu de boulot.

Mais bon la norme a l'avantage d'être compréhensible par tout le monde y compris lorsque quelqu'un doit reprendre la comptabilité en catastrophe derrière toi.
Elle permet aussi de faire tourner les vérifications périodiques sans trois pages d’anomalie qu'il te faudra bien justifier.
Mon ressenti est que plus je travaille proprement dès le départ et moins j'ai de boulot.
A chaque fois que j'ai voulu aller plus vite que la musique il y eu une merde derrière. Et il me parait nécessaire lorsque l'on donne des conseils sur le forum de se rapprocher le plus possible de l'orthodoxie. Chacun assumant ensuite les décisions qu'il aura pris pour son établissement.

 parfaitement résumé

ALICIA a écrit:

Lorsque les subventions sont versées préalablement à la dépense ; la règlementation prévoit d'utiliser un compte d'avance pour les encaissements (ex 44191..) et le compte de subvention concerné comme contrepartie des OR (ex: 44116).
Une opération du comptable débite ensuite le compte d'avance et crédite le compte de subvention.
Lorsqu'un établissement a des dizaines de subventions, la balance devient illisible et le travail fastidieux.

Les infaillibles statistiques zoniennes nous apprennent que les collègues qui ont des "problèmes de lisibilité de leur balance" sont, à 87.81 %, des gens qui ignorent qu'on peut utiliser des LETTRES pour subdiviser les comptes (dans le reste, on a 8.02 % de gens qui impriment uniquement le niveau "détail" et ne savent pas que le niveau "total" est très agréable et utile ; les 4.17 % restants ont juste besoin d'aller chez l'ophtalmo).

Dans mes sept établissements, il y a, pour chaque subvention, une subdivision du type 44128TRUC et une 441928TRUC, et c'est parfaitement lisible, directement dans la balance, sans devoir accéder systématiquement à l'état de développement de solde, qui est mal placé dans les menus et fastidieux à remplir.

J'utilise intensivement les EDDS, mais pour des choses qui vont "rester" un peu et qui sont de la même catégorie : par exemple l'EDDS du 4664DP14, qui contient les avances demi-pension de l'exercice 2014 que j'aimerais restituer mais j'ai pas de RIB, est développé avec une ligne par personne concernée ; les sommes inférieures à 8.00 € sont déjà passées en OR, et les montants supérieurs attendent tranquillement, sous cette forme, le début de l'année 2019 pour pouvoir être déblayés.

Il n'est pas envisageable de ne pas respecter en tous points et à tout moment la réglementation, en tout cas de s'affranchir de son observation. Chaque mois nous formalisons une vérification périodique automatique de GFC, qui est imprimée et annotée. Pas question d'avoir tous les comptes de subvention en anormalement créditeur !

cavalier solitaire a écrit:

V.M.B a écrit:

je ne comprends pas tout non plus: soit le compte récepteur de l'OR est nul et il reste ou pas du blé sur le compte d'avance (subv utilisée pile poil ou non utilisée complètement donc), soit le compte d'OR est débiteur et donc le cpt d'avance est nul et on attend du blé.
si on ne veut plus faire une vingtaine d'écritures ou de prises en charge faut arrêter la compta car ça prend au plus 5 minutes/jour vérifs incluses.

Moi je comprends très bien le questionnement d'Alicia.
Et nul besoin de répondre de façon dédaigneuse comme ci-dessus. Tout le monde a le droit de ne pas être à ton niveau sur cette compétence, chacun ses forces. Un poil d'encouragement ferait parfois du bien.

Il est où le dédain? Je réponds à quelqu'un qui écrit que le travail est fastidieux. Mais le travail est toujours fastidieux! sinon ça s'appelle du repos.
Il me semble de plus qu'on ne traite pas des dizaines de subventions tous les jours et que faire la PEC du compte d'avance vers le compte d'OR dès la réception de cet OR n'est quand même pas épuisant (je le fais sans fatigue et j'ai quasi 60 berges).
A titre d'encouragement j'ai d'ailleurs écrit sur mon post l'intérêt de la procédure comptable dans la lecture des bilans.

Et d'un coup d’œil tous les restes à recouvrer de subvention (441X) ou tous les reliquats (4419X) classés comme par enchantement. Elle est pas belle la vie?
La règlementation n'est pas là que pour nous enquiquiner...