Bonjour,

fin d'année scolaire oblige, je commence à faire le ménage dans le petit logiciel qui va bien,ménage jamais fait depuis......ouhla......jamais fait .
Je m'aperçois qu'un certain nombres de cartes ont encore un solde créditeur, alors même que l'élève n'est plus dans l'établissement.
J’atteins déjà les 250€ alors que je n'en suis qu'à la lettre B.

peut-on récupérer cet argent jamais réclamé ? 
(oui je tente)

La règle est simple et claire.
Au-delà de 8 € on rembourse automatiquement. En deça on demande au créancier si il vaut récupérer la somme.

est-il légal de proposer par courrier à chaque famille, quelque soit le montant, d'obtenir le remboursement
ou d'en faire don à la caisse de solidarité "voyages"?

L'information des familles est obligatoire.

En dessous de 8€ proposition de remboursement ou de don? après 3 mois sans réponse recette exceptionnelle.
Au-dessus d 8€ remboursement.

Ici on édite un courrier type issu de t...o S..f pour chaque excédent, envoi aux familles, il y a un coupon réponse.
Quand je suis arrivé il y avait un excédent très important (10 ans) que je m'attache à résorber.

Un mode d'emploi possible de ce problème, volcan et autres demi-dieux me corrigeront si nécessaire :

- subdiviser le 4664 est indispensable
- faire valider par un acte du CA les pratiques ci-dessous (elles sont réglementaires mais ça couvre d'autant mieux)
- systématiquement tenter de contacter les familles, et en prendre note (un petit tableur est un plus, pour noter le nom de la famille, la somme et les dates de tentatives). La manière de contacter les familles peut être adaptée à l'enjeu, et en-dessous de 8,00 € concrètement le courrier est trop cher pour être exigé, mais peut-être que pour montrer ma bonne foi entre 5 et 8€ j'en ferais quand même.
- tous les trois mois (donc concrètement trois fois par an), faire une campagne consistant à déplacer au 4664mini les sommes inférieures à 8€, et purger avant l'opération suivante par déplacement vers le compte 4672 "caisse de solidarité"
- la caisse de solidarité est un fonds social supplémentaire mis à disposition de la commission sociale de l'établissement, pour les voyages ou tout ce qui lui semblera bon, le principe étant que l'argent retourne aux familles
- les sommes supérieures à 8,00 € sont à mettre sur un 4664-14 pour l'année 2014 etc, et le détail est saisi dans le développement de solde de compte.
- prescription quadriennale (comprendre : pour l'exercice 2015 la prescription est acquise pour des sommes parvenues dans la compta avant le 31/12/2010) : ordre de recettes et ça tombe dans les fonds, ou bien le CA peut l'affecter à la caisse de solidarité.

A part cela, j'ai entendu dire par un de mes agents qui connaissait le gardien d'un établissement rattaché à un comptable qui avait trouvé ça dans la compta d'un prédécesseur en arrivant sur l'un de ses précédents postes, qu'il y a pu un jour avoir une personne pour faire se rencontrer cet argent en trop avec des créances impayées et irrecouvrables. Tous les coupables de tels agissements sont certainement derrière des barreaux depuis longtemps.

merci merci pour ces réponses !

je vois bien ce qu'il me faut faire maintenant, ça me paraît fastidieux n'étant pas certaine de pouvoir contacter toutes les familles mais au moins ça sera fait.