travail de la secretaire d'intendance

Bonjour,

avant tout je voudrait vous souhaiter de passer de bonnes vacances.
Je voudrais savoir exactement le travail a faire par une secrétaire d'intendance CONTRACTUELLE (10 mois) et A MI-TEMPS(20h/semaine). Avant tout je voudrais dire que je m'entends très bien avec la gestionnaire, d'ailleurs cela fait la 4 ème année que je travaille dans ce collège de 400 élèves. Je voudrais savoir si le travail que je fait est réellement à moi de le faire car j'ai l'impression d'en faire beaucoup.
- bourses (entrée des revenus, or et mandat, paiement)
- droits constatés (entrée des rib, des jours de demi-pension, constatations et reconstatations, reception des paiement, relances gfc-coup de tel-recommandés, régie des DC, OR)
- commensaux (ventes de tickets, journal-stock-fiche de compte sur excel car pas GTI, OR, régie)
- horaires des agents volants
- mandatements (engagements, liquidations, mandat avec evidemment photocopie et classement)
- voyages ( pointage des règlements avec les profs, régie)
- compteurs (entrée des relevés du collège et des logements de fonction toutes les semaines sur excel, evolution N-1)
- stock papier (entrée des sortie ramettes)
- fonds social (préparation du tableau avec les noms donné par ma chef, mandat, courriers aux familles)
- certificats administratifs
- courriers diverses

Je pense que l'essentiel a été ecrit. En sachant que quand je suis arrivée à mi-temps j'ai remplacé une titulaire à mi-temps et un CUI à mi-temps.

Merc pour vos réponses

Pas mal comme liste.
Pour le travail à effectuer, il faut que celui ci soit faisable pendant ton temps de travail.
A l'impossible nul n'est tenu...
Après cela dépend de la période. 
Droits constatés ce n'est pas tout le trimestre,  etc....
Fonds social idem...

Bonjour,

C'est pas mal, cela veut dire que tu bosses bien. Après c'est une question d'organisation mais il ne faut pas que ça déborde car si tu es à 50% avec une demi-paie ce n'est pas pour faire 100%.

C'est quoi l'horaire des agents volants ?

c'est  les agents qui remplacent les titulaires en place

tetous a écrit:

Je voudrais savoir exactement le travail a faire par une secrétaire d'intendance CONTRACTUELLE (10 mois) et A MI-TEMPS(20h/semaine). Avant tout je voudrais dire que je m'entends très bien avec la gestionnaire,

Bonjour, si vous posez cette question c'est que vous estimez que vous en faites trop, tout en ménageant la gestionnaire pour ne pas la froisser et ternir vos relations.
Question: Est-ce que les missions qui vous sont confiées ne sont pas réalisables dans votre emploi du temps ?

Vous êtes où, vous ne voudriez venir travailler dans la Zone ?  

Si vous faites tenir tout ça dans un mi-temps, vous avez de l'avenir dans le métier : capitalisez !

Ecrivez tout cela dans un CV et candidatez à un poste de gestionnaire contractuelle!

Au niveau des tâches effectuées, je n'y vois rien de choquant. Par contre, c'est vrai que je me demande si le mi-temps est suffisant.

Y a une bricole ou deux dans la liste que je ne laisse pas à mes deux secrétaires (un ETP et demi), comme par exemple toute la partie relance plus serrée des créances de restauration, et les horaires agents. En fait, j'ai gardé toute la GM, les RH, les courriers ...
C'est pas tellement le contenu des tâches je pense, mais le volume. 400 élèves ce n'est pas très très gros, est ce que ça suffit ? Et question subliminale : est ce que tu listes tout cela en te disant que finalement, ta gestionnaire, elle n'en fait pas assez ?

Horaires des agents volants ?...

les contractuels gèrent les contractuels.... les contractuels gèrent les contractuels....

Bonjour et comment allez-vous ? 
Bienvenue sur le forum.

" Horaires des agents volants ?... "

Késaco ?
Serait-ce :

" Ovaires des harengs logeant ?... "

Si c'est le cas, une magnifique contrepèterie circulaire.

Mais le fil n'est pas à propos des logements.

St .

tetous a écrit:

c'est  les agents qui remplacent les titulaires en place

Pour quoi reposer plusieurs fois une question à laquelle il a été répondu ?
N'auriez-vous pas lu le fil en entier ?

Bonjour,
Cela correspond aux tâches que je "délègue" à mon adjointe ! Effectivement comme cité plus haut, l'essentiel est que ta gestionnaire préférée te donne du travail réalisable sur ton temps de travail et uniquement ton temps de travail; un seul élément me "dérange" dans la liste; les aficionados du CIC ou CIF auront repéré !
Bonnes fêtes de fin d'année !

je pense effectivement que j'en fait trop et ma chef pas assez. et je pense que ce n'est pas a moi de faire la regie si c'est cela qui vous derange

tetous a écrit:

je pense effectivement que j'en fait trop et ma chef pas assez.

Oui mais la chef c'est elle.

Celle d'entre vous deux qui évalue l'autre, c'est elle, celle d'entre vous deux qui donne du travail à l'autre c'est elle. Celle qui a un pouvoir sur ton avenir à l'Education Nationale c'est elle.

Une fois que tu as bien compris cela tu comprends qu'il est tout à fait normal que tu lui signales les difficultés que tu peux avoir dans ton travail mais tu ne dois pas te comparer à elle, car si elle a moins de travail d'exécution elle a aussi plus de responsabilités.

tetous a écrit:

je pense que ce n'est pas a moi de faire la regie

Ah bon ? Et pourquoi pas ?

L'aide à la saisie (je pense aux chèques notamment pour les voyages) est parfaitement appréciable ! Mon adjointe est également mandataire (donc cela ne me dérange pas) et elle a la main sur la régie ! Néanmoins, je valide les fins de journée et les fins de période !

tetous a écrit:

Bonjour,

avant tout je voudrait vous souhaiter de passer de bonnes vacances.
Je voudrais savoir exactement le travail a faire par une secrétaire d'intendance CONTRACTUELLE (10 mois) et A MI-TEMPS(20h/semaine). Avant tout je voudrais dire que je m'entends très bien avec la gestionnaire, d'ailleurs cela fait la 4 ème année que je travaille dans ce collège de 400 élèves. Je voudrais savoir si le travail que je fait est réellement à moi de le faire car j'ai l'impression d'en faire beaucoup.
- bourses (entrée des revenus, or et mandat, paiement)
- droits constatés (entrée des rib, des jours de demi-pension, constatations et reconstatations, reception des paiement, relances gfc-coup de tel-recommandés, régie des DC, OR)
- commensaux (ventes de tickets, journal-stock-fiche de compte sur excel car pas GTI, OR, régie)
- horaires des agents volants
- mandatements (engagements, liquidations, mandat avec evidemment photocopie et classement)
- voyages ( pointage des règlements avec les profs, régie)
- compteurs (entrée des relevés du collège et des logements de fonction toutes les semaines sur excel, evolution N-1)
- stock papier (entrée des sortie ramettes)
- fonds social (préparation du tableau avec les noms donné par ma chef, mandat, courriers aux familles)
- certificats administratifs
- courriers diverses

Je pense que l'essentiel a été ecrit. En sachant que quand je suis arrivée à mi-temps j'ai remplacé une titulaire à mi-temps et un CUI à mi-temps.

Merc pour vos réponses

Ce sont majoritairement les tâches qu'effectuent ma secrétaire (sachant qu'elle est à temps plein et qu'on a plus d'élèves) sauf les edt (j'estime que ça ne relève pas de sa responsabilité), les OR, la régie c'est moi principalement et les voyages-sorties. Par contre, elle me fait les petites tâches administratives classiques types notes, affichages, classement (même si j'en fais aussi). Elle fait également Onilait, suivi du 4112 et des avances, des impayés...

Je vous remercie de toutes vos reponses. cela ne changera pas mon emploi du temps mais j'ai eu un avis exterieur qui me réconforte quelque peu. Je precise que si je m'occupe de la régie et GFE c'est que ma chef ne sais pas le faire

Elle ne sait pas le faire (manque de pratique), mais elle sait certainement contrôler...

Euh oui ...
La régie et GFE je ne "sais pas" le faire, mais si j'y mets je le fais, et je contrôle scrupuleusement ...
Je ne sais pas non plus passer la monobrosse ni utiliser la girafe pour la purée, dois je en déduire que je donne trop de travail à mes agents ?
Attention hein, il ne s'agit pas de minimiser le travail que tu fais, ni celui de mes secrétaires (sérieux, si elles n'étaient pas là, ou si avaient été moins compétentes, l'arrivée en établissement aurait été bien rude), mais ne perd pas de vue que ce n'est pas parce qu'on délégue des choses qu'on ne fait rien par ailleurs. Il y a des tas de choses qu'elle fait parce que tu t'occupes (sous son contrôle ...) des affaires courantes : gérer les agents, participer aux différentes réunions (internes, avec les partenaires, les institutions ... qui bouffent un temps phénoménal !), il y a toute la gestion matérielle, je ne t'ai pas vu parler des commandes, la compta bud, la gestion des CUI, par exemple je passe un certain temps à régler des problèmes avec l'ASP c'est peut être pareil pour elle, les projets en relation avec la restauration ... y a plein plein de choses. Tu la fliques H24 pour savoir ce qu'elle fait ? Heureusement que tu t'entends bien avec elle.

Non je ne flique pas ma chef et heureusement. merci a vous tous

ça existe encore les contractuels 10 mois !?
de mon temps, qd une contractuelle 10 mois avait bien fait le taf, je me débrouillais pour qu'elle soit sur des contrats à l'année...
après la réparte des services dans une administration ...
on a la souplesse et l'intelligence de faire en sorte que la bonne personne soit à la bonne place sans qu'il y ait obligatoirement corrélation entre responsabilités et grade étant entendu que tous les personnels d'intendance sont désormais responsables des secteurs qu'on leur confie et que le travail de sténo n'existe plus !
Joyeux noël !

Bonsoir,

Le travail d'une secrétaire d'intendance (je préfèrerai le terme d'assistante administrative), est très précieux.

Les tâches que vous confie votre supérieure ne sont pas anormales mais celles-ci peuvent toutefois être incompatibles avec votre temps de travail.

Sachez que votre supérieure endosse la responsabilité du travail que vous exécutez pour son compte.

J'espère que vous effectuez toutes deux un travail croisé permettant à chacune d'entre vous d'apercevoir l'importance de vos rôles respectifs.

En même temps, les fonctionnaires sont responsables de la bonne exécution des tâches qui leur sont confiées alors si on charge trop la barque...
Y'a un certain Bompard qui était un cador dans ce domaine... (cador au regard de la retraite chapeau sans préjuger de ce qu'en pensera le juge...)

Toutes ces tâches sont nombreuses et variées, et le boulot doit être intéressant. Tant qu'on fait les heures et pas de débordements systématiques, c'est normal d'être fatigné après avoir bossé !

Il faut que vous envisagiez cela comme une étape pour votre progression personnelle. Comme disait gaab, des gens comme vous dans la Zone, on les prend illico comme gestionnaires, et souvent on les laisse même, y compris sous contrat, occuper le logement tant qu'on y est. Et la titularisation n'est pas trop difficile dans la foulée, en catégorie B ou C en tout cas.

Si vous voulez un plein temps je vous suggère carrément d'aller taper la discute à l'étage de votre rectorat qui fait la gestion des personnels administratifs, en confiance, pour voir quelles sont les perspectives de court et moyen terme.

En ce qui concerne les concours, si vous êtes débrouillarde dans une intendance, n'allez pas penser que vous n'auriez vos chances que dans ceux du MEN, regardez large !

Pourquoi une titularisation dans la foulée en catégorie B ou C serait-elle plus facile ? 
Il faudra bien à un moment donné passer un concours non ? 
Et statistiquement parlant, je ne suis pas certain que ce soit plus facile que pour le concours d'attaché..... 

La différence peut se faire à l'oral, si vous êtes admissible...

par contre, il faut avoir le temps de préparer l'écrit...

contract a écrit:

Pourquoi une titularisation dans la foulée en catégorie B ou C serait-elle plus facile ? 
Il faudra bien à un moment donné passer un concours non ? 
Et statistiquement parlant, je ne suis pas certain que ce soit plus facile que pour le concours d'attaché..... 

Pour avoir été jury de concours, je ne trahirai aucun secret d'État en disant qu'un candidat qui dirait (bien) ce que la collègue ci-dessus a (bien) écrit, je lui donne une groooosse note. Et elle sera à l'écrit, parce que son expression est largement dans le 10 % les meilleurs de ce que connais de la population des candidats en adjoint ou secrétaire (hélas !).