Bonsoir ,
J'ai mon premier CA au retour des vacances et j'ai besoin de conseils
Je vais faire voter de nombreuses choses : tarifs , voyages...
Comment procéder ? dois je distribuer  aux membres du ca des documents avec les tarifs , la liste des conventions , la liste des voyages ou une seule énumération suffit?
De plus, la prise de parole n'est pas mon fort!!
Merci pour votre aide à une toute nouvelle gestionnaire

Oui, il faut donner le maxi de documents et à l'avance pour que le CA ne fasse pas le reproche de ne pas avoir été informé avant.
Donner les listes permet de dire "vous avez eu connaissance de....., des questions avant de passer au vote ?" plutôt qu'énumérer le truc ce qui gave tout le monde.

D'abord et la réglementation le prévoit, envoyer le maximun de documents avec la convocation: projets de délibération, tarification, budget, etc... Cela fait sérieux, travail préparé, etc... même si à l'usage on s'aperçoit que bcp de participants au CA ne lisent pas ces documents avant la séance.
Ensuite en séance, il y a le "politique" qui est le CE et le technicien: le gestionnaire; le premier parle bcp alors que le second est plus succint, direct, sachant que dans beaucoup de CA les questions dites financières n'intéressent pas bcp. Ne jamais faire une lecture exhaustive et barbante des documents présentés à moins de s'appeler Luccini.

Comme les collègues : un CA, ça se prépare façon béton armé. Ca bouffe du temps qui manque aux débutants encore plus qu'aux autres, mais le CE le plus idiot sera toujours reconnaissant à son gestionnaire de sécuriser la séance.

Attention, sécuriser ne veut pas dire qu'il n'y aura pas d'attentats à la pudeur et à la morale, hein ! Parce que lorsque ADN dit "qu'il arrive que les membres du CA ne lisent pas les documents", de mon côté je ne crois pas avoir encore une seule fois observé un tel comportement. Jamais personne n'a rien lu, bien évidemment. Règle n°1 en CA : ne jamais s'énerver, le président de séance c'est le CE, ça tombe bien, c'est dans ces moments-là qu'on apprécie d'être un imbécille de grouillot d'administratif de m.

Pour jouer ce rôle jusqu'au bout, j'ai même trouvé une technique parfaite : j'assure systématiquement le secrétariat de séance, en direct au clavier. Ca m'épargne 95 % des envies de participer à la "discussion". Je me contente de réfléchir si les "débats" relèvent d'une prise de décision justifiant leur inscription dans le procès-verbal d'une administration publique, et en général ça me laisse le temps de relire ce que j'ai pu mettre au début. Ce qui fait que les PV de CA, chez moi, sont envoyés par courriel au CE pour signature, dix minutes après la fin de la séance.

La convocation et le PV du précédent conseil (point 1 de l'ordre du jour) sont envoyés par mail au minimum 10 jours avant. donc pour un ca début novembre avant les vacances)- il a donc fallu récupérer les adresses mail des nouveaux représentants mairie et région (la perso, la CT, les secrétaires...)

et je joins toutes les pièces numérisées au fur et à mesure.

il n'y a que les élèves qui ont les documents papier. (envoyés par la poste à leur domicile car déjà partis quand tout était prêt)

Je prépare la salle (une salle de classe à transformer en rectangle) avant avec des chevalets qui donne les places de chacun. (Ca aide drôlement pour noter les interventions)

il y a un power point qui récapitule l'ordre du jour avec les liens vers les documents. (C'est le chef qui fait) - Très utile pour faire le pv ensuite. (même si j'attends le document du secr(étaire pour compléter : on tourne : élus enseignants, élus non-enseignants (moi), ou administration (gestionnnaire). je prends aussi les notes du chef et je fais un mix;

Et bien sûr, avant la préparation du pot à l'issue de la séance.

Je pars toujours au CA en ayant le PV de rédigé pour les questions financières. Ca me permet de cadrer mon intervention, de suivre le canevas et de voir si je n'ai rien oublié dans ma préparation.

Ne pas croire un précédent contributeur. Des membres des conseils d'administration lisent les documents préparatoires, y compris parfois des élèves. Même s'ils ne la ramènent pas au conseil, ces gens prennent les choses au sérieux.

LAUMA a écrit:

De plus, la prise de parole n'est pas mon fort!!

Les collègues ont répondu pour les documents mais ce point aussi est important. En attendant que l'habitude s'installe, on peut se préparer comme pour un oral pour voir ce qui est clair dans sa tête mais qu'on peut avoir du mal à expliquer si on n'a pas anticipé les éventuelles questions et les arguments.

Lire le précédent PV sur ces points peut aider. Et surtout, refuser de faire quelconque PV qui implique prise de notes en même temps : nul besoin de charger encore la barque d'un débutant.

D'ailleurs, je trouve qu'on n'a pas à faire cela. D'abord pour la raison indiquée mais aussi par principe. Il y a des administrateurs de droit et d'autres élus, et je trouve que l'on peut se partager les tâches. Après, chacun fait ce qu'il veut et je comprends ceux qui veulent des PV corrects. Mais il se trouve que ce qui m'intéresse ce sont les délibérations que je me tape déjà pour que mon travail ne soit pas bloqué par un acte mal rédigé. Alors après avoir préparé les documents, présenté en CA, rédigé les délibérations,  le PV je le laisse bien volontiers aux autres.

LAUMA a écrit:

De plus, la prise de parole n'est pas mon fort!!

T'as déjà chanté à tue-tête dans ta voiture/douche/karaoké ? T'as déjà engueulé de vive voix ton conjoint/parent/enfants ? Oui, donc la prise de parole ne te pose pas de problème. C'est en général, la timidité, le regard des autres, le manque de confiance en soi qui brident dans cet exercice.

Sans aller jusqu'à crier sur les administrateurs, n'ai pas peur d'être lacunaire. Les questions posées te permettront de compléter/préciser. Avant le CA prépare un post-it (surtout pas de feuille A4) ou tu notes les points/idées que tu veux faire passer (c'est l'intérêt du post-it, c'est petit, comme ça tu peux pas en mettre des tonnes).
Si tu n'es pas à l'aise sur un point, zappe-le, ou alors précise en préliminaire : «je ne maîtrise pas réellement le sujet, je risque donc de ne pas être très clair» + sourire. Mieux vaut le zapper. Sinon, ça te faire cogiter et, sans doute, te faire revenir à tes doutes. Ta parole s'en ressentira.
Prévois un verre/bouteille d'eau. Un peu avant de commencer, avale le verre ou une partie de la bouteille, ça t'évitera la bouche sèche que provoque le stress (logiquement, la première fois que tu fais ça, comme tu as oublié d'aller aux toilettes avant le CA, tu auras une envie pressante pendant le CA). Si jamais tu es en difficulté sur une question, commence à répondre une banalité, et bois de l'eau (même si l'envie pressante est là). Prends ton temps, cela te donne le temps de réfléchir/formuler ta réponse.
Fais court. Cela plaît en général au public, et cela de donne moins d'occasion de te mettre toute seule dans l'embarras.
Pour l'envie pressante, attend le point suivant qui ne te concerne pas, 1 ou 2 mn après le début, file discrètement. Ne demande pas l'autorisation, tu n'es plus à l'école, enfin presque. Si quelqu'un te regarde, un sourire et un «excusez-moi» ou «pardon» du bout des lèvres avec le sourire, suffira. N'oublie pas de revenir !

C'est généralement hard un premier CA. A mesure que tu les enchaînera, tu trouveras tes marques.

Bon courage.

Comme l'on dit les collègues, ne te mets pas trop la pression. Les membres du CA sont bienveillants quand on est nouveau, enfin c'est le cas dans pas mal de bahuts, pour te rassurer un powerpoint bien présenté avec les points essentiels et quelques petits dessins humoristiques  pour détendre l'atmosphère te permettra de reprendre le fil de ce que tu dois dire si jamais tu as un coup de stress.. courage, on y est tous passés, et on est encore là, fidèle au poste!

Merci beaucoup pour tous ces conseils que je mettrai en application au prochain CA .
Là pour le 4 novembre c'est trop tard , j'aurai du me réveiller plus tôt mais je suis un peu débordée, étrange non!!
Pas toujours facile de penser à tous en ce début de carrière mais la lecture de ce forum m'aide énormément
Bonne soirée

L'avantage quand on débute c'est qu'on sait ce que c'est que de ne pas comprendre les choses. Ainsi, il est très important de présenter les choses telles que tu aurais aimé les entendre à ton arrivée sur le poste.
Après mon premier CA du budget, les parents, profs etc ont apprécié la façon dont j'avais présenté les choses: simplement, détaillant mais pas trop les grands principes... Je crois qu'on a cet avantage en tant que débutant d'être assez proches des néophytes qui composent en grande majorité le conseil.

Donc pas de pression!

pareil gros pb à l'oral et j' ai toujours mon ce qui joue les figurants au moment des questions budgétaires sauf au dernier ca où il a tenu à rectifier un point dans ce que j'avais dit et bien sûr difficile de dire en public je ne suis pas d' accord avec ce que vous dites et ce que je dis c' est exactement la même chose: bref j' ai de telles difficultés que je pense quitter le métier pour cette raison : entre les ca et les conseils de discipline ...

"kpital1789"
... bref j' ai de telles difficultés que je pense quitter le métier pour cette raison : entre les ca et les conseils de discipline ...
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Quel rapport entre ca et conseil de discipline ? Les règles sont différentes. En conseil de discipline vous êtes libre.

kpital1789 a écrit:

bref j' ai de telles difficultés que je pense quitter le métier pour cette raison : entre les ca et les conseils de discipline ...

Au conseil de dis aussi, il faut tenir le PV au clavier en direct, comme ça on se débarrasse vite et bien, on rend service à tout le monde, et ça plombe moins le moral. Et exit toutes les occasions de dire des choses qu'un CE pénible désapprouverait...

d'ailleurs je ne me suis jamais senti à ma place en conseil de discipline, où je n'ai jamais pris la parole... J'ai vraiment du mal à saisir en quoi cela concerne le gestionnaire...

Le conseil de discipline, c'est l'ensemble de la communauté éducative qui est concernée.

En quoi les représentants des personnels non-enseignants seraient-ils plus concernés ? Et des élèves qui jugent leurs camarades ? Et les profs ? (on ne peut pas être juge et partie)
Idem pour le CPE...

y en a-t-il tant que cela ? (l'an dernier, chez moi, AUCUN)

Et pour les PV, c'est la secrétaire du CE (moi en l'occurence) qui s'en charge.

Et pour les CA, c'est aussi moi ; je rédige les actes aussi. (Parce que dans le temps, j'ai été GM et que je sais faire ?)

Pour les remarques sur le PV et les actes : je ne conçois pas de faire les actes avant le PV puisque ceux ci résultent de ce qui s'est dit. Il faut que le tout soit cohérent et ne pas faire dire plus dans l'acte que ce qui s'est dit ou a été présenté. Ensuite texte vu et corrigé par le GM et le chef avant signature par le "vrai" secrétaire de séance.  Je me permets de faire des rajouts pour la bonne compréhension quand c'est un prof qui me donne du texte tapé au kilomètre.

Et les 5 jours de rigueur.... souvent je dépasse....     mais je suis fière de mes textes qui sont clairs et peuvent être relus des années après sans se poser la question de ce qui a voulu être dit.

Personne n'a JAMAIS fait de commentaire sur les pv à approuver. (Et je sais qu'ils sont lus).

Tu as de la chance de ne pas commencer par celui du budget, fais toi la main sur le premier.

Jax a écrit:

d'ailleurs je ne me suis jamais senti à ma place en conseil de discipline, où je n'ai jamais pris la parole... J'ai vraiment du mal à saisir en quoi cela concerne le gestionnaire...

Tout ce qui se passe dans un bahut concerne plus ou moins le gestionnaire... Si les élèves font n'importe quoi, cela aura certainement un impact tôt ou tard sur le fonctionnement "matériel" du bahut (dégradations, non respect des locaux...). Tout se tient dans un EPLE. 
Et pis, c'est malheureux à dire, mais y a des élèves qui font tellement damner tout le monde qu'on n'est bien content de pouvoir les savater un peu de temps à autres... 

jennydu71 a écrit:

Comme l'on dit les collègues, ne te mets pas trop la pression. Les membres du CA sont bienveillants quand on est nouveau, enfin c'est le cas dans pas mal de bahuts, pour te rassurer un powerpoint bien présenté avec les points essentiels et quelques petits dessins humoristiques  pour détendre l'atmosphère te permettra de reprendre le fil de ce que tu dois dire si jamais tu as un coup de stress.. courage, on y est tous passés, et on est encore là, fidèle au poste!

Méfiance quand même. On est jamais à l'abri d'un mauvais coucheur à même, pour d'obscures raisons, d'ouvrir les hostilités à tout moment... Toujours prévoir le casque lourd au cas où.
Il m'est déjà arrivé de me faire allumer sur des choses en apparence insignifiantes et par des personnes que je n'attendais pas dans pareil rôle (le représentant de la CT notamment). 

"Stroubok"
... tout ce qui se passe dans un bahut concerne plus ou moins le gestionnaire

... Méfiance quand même. On est jamais à l'abri d'un mauvais coucheur
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Oui pour la première remarque. Egalement pour la seconde, à la réserve près que très probablement le mauvais coucheur est connu pour mal faire son lit. Et qu'il y aura des gens pour le border.
LAUMA ne devrait pas s'imaginer son CA peuplé d'affreux. Un ou deux mauvais coucheurs se gèrent très bien. Ses dossiers prêts, des questions auxquelles il convient de savoir répondre "je ne sais pas à l'instant, mais vous aurez une réponse dans les plus brefs délais" avec un grand sourire.
Par contre, ensuite ne pas se faire des ennemis inutilement parmi les membres de bonne foi du CA  est une bonne politique.