Lors de la prise en charge d'un mandat comment le comptable peut-il savoir que telle ou telle dépense est prise en charge par telle ou telle subvention affectée ?

Par ailleurs, le comptable doit-il contrôler que la subvention a été utilisée conformément à la notification, après un vote du CA par exemple ? Et si oui comment ?

Personnellement, à chaque mandatement, j'exige la SDE+SR. Ce qui me permet de vérifier, entre autres, les ouvertures de crédits relatives aux ressources affectées. Une subvention affectée doit faire l'objet d'une DBM, et il est souhaitable de créer un code de gestion pour son suivi. C'est là un des moyens pour le comptable de contrôler son imputation.
En outre, je demande l'arrêté d'attribution de la subvention, lors du premier mandatement. Ce qui permet également de contrôler la destination de la subvention.

Par ailleurs, l'AC n'est pas devin. Il convient donc de faire le point régulièrement avec les collègues GM sur les subventions affectées (dépenses et OR).
A long terme, nous serons tous morts...

SUD a écrit:

Lors de la prise en charge d'un mandat comment le comptable peut-il savoir que telle ou telle dépense est prise en charge par telle ou telle subvention affectée ?

Mention sur la facture ou mieux, utilisation d'un code de gestion par subvention.

Exemple : dépense de transport dans le cadre d'un projet "Théatre" sur une subvention affectée de la collectivité de rattachement : comment est-ce que le comptable sait que cette dépense est prise en charge sur cette subvention ? Les codes de gestion sont différents d'un établissement à l'autre... Est-ce que le comptable doit se baser sur un simple acquis par téléphone de l'établissement rattaché ou un code de gestion sans valeur sur le plan comptable ?

Par ailleurs, je m'aperçois que des établissements cherchent à effectuer des dépenses sur des subventions de la collectivité dont il faudrait avoir une délibération du CA sans passer par le CA ou dont l'objet ne colle pas avec la subvention ! Comment effectuer un contrôle dans ce cas là ?

Je souhaite avoir un certificat récapitulatif joint au borderau des mandats et une copie des délibérations concernant certaines subventions à faire voter par le CA. On me répond que c'est trop compliqué ! Est-ce que je me prends trop la tête ?

Il est possible de faire confiance aux collègues GM. Je vous conseille par exemple, d'élaborer un tableau excel de suivi des subventions que les GM vous transmettront àprès chaque dépense liée à une subvention.
Par ailleurs, un texte n'impose des codes de gestion universels; d'où la nécessaire concertation avec les GM.
Néanmoins, si une subvention nécessite une délibération du CA conformément à l'arrêté d'attribution, il appartient à l'ordonnateur de la soumettre au CA. Dans le cas contraire, la CT refusera de prendre en charge les dépenses réalisées lors de la justification de celles-ci.

Le sujet est complexe et une fois de plus le comptable raisonne plus en gestionnaire qu'en comptable. Le contrôle du comptable se fera au niveau de l'ouverture des crédits et des ordres de recettes. Au niveau des dépenses, si les crédits sont ouverts, le comptable ne sait pas si la facture au 6068 J1 est "financée" sur le budget, la TA ou une subvention... quelque part, ce n'est pas son problème si les crédits existent et si l'imputation est bonne.