trop perçu de 0,80 € d une famille sur voyage

Bonsoir 

Comment rembourser 0,80 cts (somme passée en régie) de trop perçu sur un voyage sans passer par la procédure habituelle existe t- il un autre moyen plus simple ?

Merci et good night

1/ Un flingue sur la tempe, la famille fait don du reliquat à la caisse de solidarité de l'établissement.
2/ On ne s'embête pas à demander un RIB à la famille et on fournit le sien, ce qui fait que dans 3562 ans et autant de renouvellement de la procédure, on a de quoi se payer les oranges qui vont avec ces pratiques.

Sinon, c'est quoi la procédure habituelle pour vous? Un courrier, un RIB et un OP? Pour 0,80 €, reste la solution de mettre en avance au 4191 pour le trimestre suivant si un des gamins reste demi-pensionnaire.

Comment ça y a pas un fond de caisse qui traine avec le cumul de toutes les petites erreurs? On a toujours qq pièces au fond d'un tiroir dans une intendance.

Alo a écrit:

1/ Un flingue sur la tempe, la famille fait don du reliquat à la caisse de solidarité de l'établissement.
2/ On ne s'embête pas à demander un RIB à la famille et on fournit le sien, ce qui fait que dans 3562 ans et autant de renouvellement de la procédure, on a de quoi se payer les oranges qui vont avec ces pratiques.

Sinon, c'est quoi la procédure habituelle pour vous? Un courrier, un RIB et un OP? Pour 0,80 €, reste la solution de mettre en avance au 4191 pour le trimestre suivant si un des gamins reste demi-pensionnaire.

Merci oui
Oui c'est La procédure est Un courrier, un RIB et un OP Pour 0,80 € .

Si je fournis mon rib vous m amènerez des oranges car l'AC ne le voit pas de cette façon.

Effectivement,  l enfant est DP mais elle a déjà payé donc si 4191 se serait pour année suivante .
Concernant le don il nous faudrait un courrier de la famille attestant sur sa vie qu elle fait don de cette somme ...
Et vous vous feriez quoi   

4191 si on est certain d'avoir encore un inscrit DP pour l'an prochain.

pasvieux a écrit:

Comment ça y a pas un fond de caisse qui traine avec le cumul de toutes les petites erreurs? On a toujours qq pièces au fond d'un tiroir dans une intendance.

Autre pb :
un voyage X a été accepté pour un montant par élève défini de 320 euros.

Cependant la prof a fait un vide grenier pour alléger le montant à débourser des familles.
Nous avons passé le chèque de l'association de l’établissement en régie sur le voyage et dispatché en saisie 22 euros nominativement par élève pour ensuite les rembourser.

Mais l'AC refuse car le montant initial de 320 euros a été voté au CA et qu il ne peut être modifié. Elle veut donc prendre le montant total donné par l assoc et le mettre en fond de réserve ce qui diminuera les dépenses des accompagnateurs.

Le proviseur persiste et certifie que cela ne pose aucun pb et qu il n y a pas besoin de décision du CA si le montant du voyage est à la baisse à savoir 320 au lieu de 322 ? Une décision du CA serait nécessaire si le montant du voyage etait supérieur à 320 Euros. ??????????

Qu en pensez vous ?

A mon sens je n aurais pas du encaisser le chèque de l'assoc et la laisser rembourser les élèves, mais voilà trop tard le chèque est en régie. !!!
Merci de vos lumières

L'autorisation donnée au comptable pour encaisser les familles est à 320 € pas de pb.
Après exécution, il s'avère qu'il constate un trop-perçu qu'il doit rembourser aux familles.
Qaunt au vote d'une nouvelle participation, pas besoin si le montant initial demandé et encaissé était bien de 320.
Cela l'aurait été si le montant avait changé avant la réalisation du voyage et l'encaissement.
N'oublie pas que le compte-rendu financier du voyage doit être présenté au CA.

Toute modification du montant de la participation des familles doit faire l'objet d'un vote du CA. Ce n'est pas négociable.
Que ce soit à la baisse ou à la hausse.
Et le comptable doit rejeter sans se poser de question tout ordre de recette basé sur un montant différent de celui de l'acte du CA.
Je rappelle (avec la DAF) que le montant voté par le CA est un montant fixe : pas un montant maxi ou une fourchette.

Si on veut que les voyages deviennent "gérables", mieux vaudrait commencer par respecter les règles.

Pour le vide grenier, le chèque aurait du être traité comme un don. On ne peut pas définir un budget et venir après toute les semaines avec de nouvelles dépenses ou recettes folkloriques. Un peu de sérieux et de rigueur b... de m... ou alors faut pas se plaindre que les voyages ce soit le bousin.

volcan a écrit:

Toute modification du montant de la participation des familles doit faire l'objet d'un vote du CA. Ce n'est pas négociable.
Que ce soit à la baisse ou à la hausse.
Et le comptable doit rejeter sans se poser de question tout ordre de recette basé sur un montant différent de celui de l'acte du CA.
Je rappelle (avec la DAF) que le montant voté par le CA est un montant fixe : pas un montant maxi ou une fourchette.

Si on veut que les voyages deviennent "gérables", mieux vaudrait commencer par respecter les règles.

Pour le vide grenier, le chèque aurait du être traité comme un don. On ne peut pas définir un budget et venir après toute les semaines avec de nouvelles dépenses ou recettes folkloriques. Un peu de sérieux et de rigueur b... de m... ou alors faut pas se plaindre que les voyages ce soit le bousin.

vous avez raison mais je m en suis aperçue après et cela me servira de leçon.
C'est la 1ère fois que je gère,  j ai voulu arranger la prof qui se démenait pour reduire le coût du voyage par famille.
De surcroit elle avait avertie les familles mais effectivement cela relève du don.

Je suis d'accord sur le don, il faut bien évidemment le faire voter.

Concernant le TP de 2 € voici la réponse de la DAF dans sa FAQ :

En cas de voyage scolaire excédentaire d'excédent, faut-il de réunir le CA pour arrêter un nouveau tarif et réduire l'ordre de recettes ?
La RCBC ne change pas la réglementation actuellement existante et applicable en matière de gestion des reliquats des sorties et des voyages scolaires. Il en est de même de l'équilibre du budget du voyage, qui ne sera plus mis en évidence au service spécial N3 en effet, mais suivi grâce à la combinaison de domaine(s) et d'activité(s) spécifiques qui permettront de tracer la totalité des recettes et des dépenses du voyage, hors un éventuel prélèvement dans le fonds de roulement pour financer la part des accompagnateurs (qui sera cependant analysé comme une "recette" du voyage).

Deux cas de figure sont prévus par l'article 21 de la loi de finances n°66-948 du 22 décembre 1966, modifiée par la loi de finances n°2001-1276 du 28 décembre 2001 :

• les reliquats sont supérieurs à 8€ par participant ; ils doivent obligatoirement être reversés aux familles
  
• les reliquats sont inférieurs à 8€ par participant ; ils ne sont pas obligatoirement reversés et font l'objet d'une notification à chaque famille concernée qui dispose d'un délai de trois mois pour en demander le remboursement. Si la famille ne répond pas dans le délai requis, les sommes sont définitivement acquises à l'EPLE.
  

En effet, l'article 21 de la loi de finances n°66-948 du 22 décembre 1966, modifié par l'article 51.V de la LFR 2001 (n°2001-1276 du 28/12/2001) prévoit : "Toute créance inférieure à 8 euros constatée dans les écritures d'un comptable public et provenant de trop-perçus est définitivement acquise à la collectivité débitrice à l'expiration d'un délai de trois mois à compter de la date de sanctification au créancier."

Ainsi, les dispositions précitées s'appliquent sans qu'il y ait recours à une nouvelle délibération du CA dès lors que le bilan financier du voyage a pu être établi.

On rappellera en outre que l'établissement doit être en mesure d'apporter la preuve qu'il a bien fait diligence pour informer les familles de l'existence des ces reliquats.

Lorsque ces reliquats sont définitivement acquis par l'EPLE, le CA peut valablement décider de leur affectation, ainsi rien ne s'oppose à ce que les sommes concernées soient affectées au service général.

Par ailleurs, ceux-ci peuvent naturellement faire l'objet d'une recette afin de compléter le financement d'un voyage en cours.

Je vais peut-être dire une bêtise mais si le "don" a été encaissé nominativement pour chaque élève (22 €), ne peut-on pas considérer que, en l'espèce, les 22 € constituent un trop perçu sur les familles (le montant de la participation des familles reste bien à 320,00 €), qui peut donc leur être remboursé, et non un don sur l'ensemble du voyage? Auquel cas, pas besoin d'une nouvelle délibération...

Je ne vois aucune contradiction entre ma réponse et celle de la DAF.
La DAF se borne à rappeler la réglementation en matière de reliquat sans répondre clairement (pour moi) à la question d'un nouveau vote. De plus la règlementation des différents décrets, arrêtés et instruction codificatrice prévaudra toujours pour moi sur une interprétation dans une FAQ.

Le comptable doit exercer son contrôle sur la régularité de la recette. Si j'ai un acte du CA qui dit 100 €, je rejetterai tout OR qui serait basé sur une participation de 90 €. Sinon cela revient in fine à laisser le CE fixer lui même le tarif du voyage dans la limite d'un maximum, ce qui est impossible car l'ordonnateur ne peut avoir délégation pour le faire ; et ça la DAF l'a indiqué à plusieurs reprises. Et à l'appui de l'OR, j'ai quoi comme PJ ? Un acte du CA qui dit 100 et un certificat administratif qui dit 90 ?
Si on admettait que le projet de budget et le bilan du voyage sont des pièces comptables permettant de fixer le montant des recettes sans vote du CA, cela serait une négation complète de la RCBC qui ne fait pas d'un voyage un service autonome au sein du service AP. Où dans la M9-6 est-il dit qu'un bilan de voyage sans vote peut modifier un acte du CA ?
Enfin, si un comptable veut prendre le risque d'accepter une réduction de recette (ce que le juge analyse comme une dépense) sur un simple tableau de bilan rédigé par le CE qui viendrait contredire un acte du CA, c'est qu'il aime le risque.
Je pourrais dire aussi que rien n'oblige à suivre les dépenses et les recettes d'un voyage dans un domaine particulier ou un code activité spécifique et que donc le contrôle du comptable sur le bilan n'est pas possible.
Il y a des tas d'autres objections valables.
A chacun de voir, mais je suis quand même étonné que certains considèrent encore les voyages comme un "N3" à l'intérieur du service ALO. A quoi sert donc la RCBC ?

BB Breizh a écrit:

si le "don" a été encaissé nominativement pour chaque élève (22 €), ne peut-on pas considérer que, en l'espèce, les 22 € constituent un trop perçu sur les familles (le montant de la participation des familles reste bien à 320,00 €).

Je suis d'accord! On ne parle évidemment pas de don et on considère que l'association a payé 22 € "à la place" de chaque élève. Comme chaque élève a déjà payé 320 €, chaque élève a bien un trop perçu de 22 € qu'il faut lui rembourser (sans passage devant le CA puisque la somme votée au CA est bien de 320 €).

Le trop perçu est à considérer sur le tarif voté au CA. c'est tout. Si c'est 320 € et qu'au final, on a besoin que de 298 € par famille. Le reliquat est de 22 € et l'on se réfère à ce qui a été dit précédemment. Mais, il faut - pour moi - refaire voter le tarif car sur quelle base légale va s'appuyer l'ordre de réduction de recette fourni par le gestionnaire. Si c'est un simple certificat de l'ordonnateur alors, c'est lui qui fixe le tarif donc, ce n'est pas bon puisque la tarification des voyages est de la compétence du CA.

volcan a écrit:

Je ne vois aucune contradiction entre ma réponse et celle de la DAF.

Y en a pas. C'est le chocolat qui fait un raccourci. Le tarif est de 320 €. Sans nouvelle décision du CA baissant le tarif, tu ne peux pas constater un trop-perçu sur 320 € encaissés.

volcan a écrit:

A chacun de voir, mais je suis quand même étonné que certains considèrent encore les voyages comme un "N3" à l'intérieur du service ALO. A quoi sert donc la RCBC ?

A rien.

Non je déconne.
Je suis totalement d'accord avec Volcan.

Concernant les voyages, il faut faire preuve d'un peu de sacrifice et de bon sens si on ne veut pas s'arracher les cheveux, et savoir être un peu pédagogue auprès des profs.
Le postulat de base en ce qui me concerne sur le sujet c'est que le CE, dans tous les cas, ne voudra jamais se foutre les profs à dos à cause d'un voyage mal organisé.
Partant de là, soit on joue au con et on laisse venir, et au final on s'en prend quoi qu'il arrive plein la gueule en plus de devoir gérer les conneries, soit on anticipe en parlant à chaque professeur organisateur, en expliquant 1 fois, 2 fois, 3 fois et plus, tant que c'est pas rentré, ce que doit être une bonne organisation qui permettra une bonne prise en charge financière.
En expliquant que la vente des pains au chocolat, c'était au siècle dernier que c'était toléré.
En expliquant que le montant de la totalité des voyages organisés dans l'EPLE va dépasser 15000 € HT et qu'il va donc falloir passer par un MAPA. Et conséquence du MAPA, que le prestataire ne sera peut-être pas VERDIE/CLC/VEFE/Tartanpion (rayer leur prestataire préféré de l'univers que c'est le meilleur, parce que c'est toujours le même chauffeur et qu'il est gentil...)
Etc...

En plus, les voyages scolaires se font le plus souvent vers l'étranger dans le cadre de l'enseignement de langue. Et pour ma part, j'ai toujours de bonnes relations avec les profs de langues, qui sont très souvent parmi les plus sympas de l'EPLE.
J'agis toujours de la sorte et je n'ai eu qu'un seul ennui depuis que je dois gérer les voyages scolaires. C''était avec un prof d'économie qui voulait se rendre à  new york. Il me soutenait (ainsi qu'au CA) que le montant de son voyage, environ 1200 €/tête de pipe, pouvait être réduit en faisant payer en 10 fois, voire sur plusieurs années scolaires.
Selon lui, 100 *12mois c'était (ça l'est toujours je crois) différent de 400€ *3mois.
Je lui ai bien répondu que psychologiquement, cela pouvait peut-être être le cas, puisqu'il y avait une douloureuse lissée dans le temps pour les parents, mais qu'au final, ça restait 1200 € et que j'allais pas me taper des encaissements sur 12 mois... Le voyage n'a pas été validé par le CA, les parents d'élèves préférant envoyer plus de classes en espagne et en italie qu'une seule au states.

EDIT : et oui, il faut faire voter le tarif définitif au CA pour pouvoir faire l'AOR et l'OP de remboursement.

communard a écrit:

il faut - pour moi - refaire voter le tarif car sur quelle base légale va s'appuyer l'ordre de réduction de recette fourni par le gestionnaire.

Je ne comprends pas pourquoi il y aurait une réduction de recette dans ce cas là.
1) le CA vote 320 € par élève
2) les élèves paient 320 €

Pour l'instant, pas de problème.

3) Après le voyage, l'association verse une somme globale (représentant 22 € par élève).

Il y a 2 façons de voir le problème:

a) On accepte ce "don" et on réduit le coût pour chaque élève (il faut bien voter le nouveau tarif au CA). Après le vote, on fait un Ordre de réduction de recette et on rembourse les familles.

b) L'argent a été encaissé en régie. Ce ne peut être un don puisque les régisseurs, par les textes, ne peuvent pas encaisser un don. Il s'agit donc d'une participation des familles (comme si c'était la grand-mère ou le comité d'entreprise qui payait). S'il s'agit d'une participation des familles et que les familles ont déjà versé 320 €, les "familles" auront donc versé 342 €. Il faut donc bien rembourser 22 € aux familles. Dans ce cas là, pas d' Ordre de réduction de recettes et pas de vote (le tarif est toujours de 320 €).

JustMarried a écrit:

Bonsoir 

Comment rembourser 0,80 cts (...)

Alo a écrit:

Pour 0,80 €, (...)

C'est Alo qui a raison !

BUBU a écrit:

Je ne comprends pas pourquoi il y aurait une réduction de recette dans ce cas là.
1) le CA vote 320 € par élève
2) les élèves paient 320 €

Pour l'instant, pas de problème.

3) Après le voyage, l'association verse une somme globale (représentant 22 € par élève).

Il y a 2 façons de voir le problème:

a) On accepte ce "don" et on réduit le coût pour chaque élève (il faut bien voter le nouveau tarif au CA). Après le vote, on fait un Ordre de réduction de recette et on rembourse les familles.

b) L'argent a été encaissé en régie. Ce ne peut être un don puisque les régisseurs, par les textes, ne peuvent pas encaisser un don. Il s'agit donc d'une participation des familles (comme si c'était la grand-mère ou le comité d'entreprise qui payait). S'il s'agit d'une participation des familles et que les familles ont déjà versé 320 €, les "familles" auront donc versé 342 €. Il faut donc bien rembourser 22 € aux familles. Dans ce cas là, pas d' Ordre de réduction de recettes et pas de vote (le tarif est toujours de 320 €).

C'est aussi comme ça que je voyais les choses...

en résumé et pour réparer mon erreur à la fois vis a vis des profs qui se sont impliqués à titre personnel et bénévolement dans l organisation d un vide grenier pour aider les familles. (La proviseur avait donné son accord mais j aurais du vérifier dans les textes que l on n'encaisse  pas en régie de l argent à tort et à travers).

Mais également vis à vis de l 'AC qui a raison de refuser de rembourser les familles cela aurait du être voté au CA

En revanche de quel droit pourrait elle imputer ce montant sur le fond de réserve et ainsi diminuer le coût des accompagnateurs, en effet le budget est respecté dépenses 320 famille = encaissé 320 famille .

 Je dois donc demander au proviseur de réunir un CA et valider après coup l acceptation des montants enregistrées nominativement aux familles ?

BUBU a écrit:

b) L'argent a été encaissé en régie. Ce ne peut être un don puisque les régisseurs, par les textes, ne peuvent pas encaisser un don. Il s'agit donc d'une participation des familles (comme si c'était la grand-mère ou le comité d'entreprise qui payait).

 

Logiquement, et si l'établissement respecte la circulaire sur les voyages scolaires, un bilan financier est soumis au CA une fois tout effectué. C'est à l'occasion de ce bilan financier que le CA décide ou non la diminution de la participation des familles. A partir de là tu peux constater un excédent de versement et donc rembourser les familles.
Dans une procédure standard, cet excédent de fonctionnement est constaté par un ordre de réduction de recette. Puisque la participation initiale a été encaissé après l'émission d'un ordre sur les participants.

MERCI à tous

C'est un peu confus, donc je précise ma pensée.
Le montant par famille est voté à 320 € et il ne peut être modifié que par un vote du CA.
Si le montant encaissé pour la participation est supérieure 322 €, il y a un excédent de versement de 2 € qui doit être proposé au remboursement sur demande des familles (car < à 8 e où le remboursement est automatique).
Le problème vient donc du chèque de l'assoc. soit c'est un paiement à la place des familles encaissé au 4118 et il y aura un excédent de versement qui passera au 4664, soit c'est un don qui doit être approuvé par le CA et qui viendra diminuer le coût du voyage et pourrait nécessiter un nouveau vote de la participation des familles à 318 €. Dès lors on retrouve l'excédent du 4118 qui passe au 4664.

Cela dit il faut absolument que les recettes du voyage soient fixées dés le projet. Faire une semaine avant le départ une vente de petits pains, un vide grenier ou que sais-je, c'est du mépris pour le travail du gestionnaire et du comptable. Un voyage se prépare des mois à l'avance et si actions il doit y avoir, elles interviennent avant l'établissement du budget du voyage.

volcan a écrit:

C'est un peu confus, donc je précise ma pensée.
Le montant par famille est voté à 320 € et il ne peut être modifié que par un vote du CA.
Si le montant encaissé pour la participation est supérieure 322 €, il y a un excédent de versement de 2 € qui doit être proposé au remboursement sur demande des familles (car < à 8 e où le remboursement est automatique).
Le problème vient donc du chèque de l'assoc. soit c'est un paiement à la place des familles encaissé au 4118 et il y aura un excédent de versement qui passera au 4664, soit c'est un don qui doit être approuvé par le CA et qui viendra diminuer le coût du voyage et pourrait nécessiter un nouveau vote de la participation des familles à 318 €. Dès lors on retrouve l'excédent du 4118 qui passe au 4664.

Cela dit il faut absolument que les recettes du voyage soient fixées dés le projet. Faire une semaine avant le départ une vente de petits pains, un vide grenier ou que sais-je, c'est du mépris pour le travail du gestionnaire et du comptable. Un voyage se prépare des mois à l'avance et si actions il doit y avoir, elles interviennent avant l'établissement du budget du voyage.

Ce n 'est pas un mépris c'est une erreur dans la connaissance du fonctionnement,  je remplace donc ce n 'est pas tjrs évident. E
Maintenant j en ai compris les conséquences et j essaie de la rattraper dans les meilleures conditions ce qui n est pas évident  

Si j ai accepté ce chèque c'est que bcp de familles ne pouvaient supporter cette somme, nous avons affaire à une population à faible revenu.
Voyant cela les profs ont eu cette idée mais en aucun cas pour semer la zizanie.

Ce que je ne comprends tjrs pas c'est que l'AC ne veut pas passer ce chèque au 4118 à la place des familles car elle considère que cela aurait être un don ????

JustMarried a écrit:

Si j ai accepté ce chèque c'est que bcp de familles ne pouvaient supporter cette somme, nous avons affaire à une population à faible revenu.

Bien que ce ne soit pas le sujet, proposer un voyage à ce prix là, même après vente de petits pains, à une population à faible revenu est un foutage de gueule. Honte aux profs et au CE!

Bonjour à tous
le retour du week end   
et pb tjrs en cours...dur dur le lundi matin

JustMarried a écrit:

Ce que je ne comprends tjrs pas c'est que l'AC ne veut pas passer ce chèque au 4118 à la place des familles car elle considère que cela aurait être un don ????

Parce que c'est un don. La réglementation relative aux EPLE impose qu'un don avec une destination précise doit être accepté par le CA. L'association donne les sous à l'ELPE pour diminuer la part des famille. Donc le CA doit dire si il est d'accord.

J-M a écrit:

JustMarried a écrit:

Ce que je ne comprends tjrs pas c'est que l'AC ne veut pas passer ce chèque au 4118 à la place des familles car elle considère que cela aurait être un don ????

Parce que c'est un don. La réglementation relative aux EPLE impose qu'un don avec une destination précise doit être accepté par le CA. L'association donne les sous à l'ELPE pour diminuer la part des famille. Donc le CA doit dire si il est d'accord.

Merci
je vais demander à ce que ce chèque soit voté en don au CA et donner les éléments à l'AC pour clôre ce voyage.

Pense à présenter un nouveau plan de financement et à faire voter le montant définitif de la participation des familles. Là tu auras ton excédent de versement et la possibilité de faire les remboursements (même si c'est l'AC qui va se palucher tout le boulot).

Et ben tu t'enm... bien pour 0.80 !!!
Quand je lis que tu as accepté le chèque parce que les gens sont pauvres, moi çà me gêne.
Ce n'est pas très convaincant au niveau comptable comme justification ...
D'ailleurs un comptable ça prend toujours les chèques, çà réfléchit après !