Modalités financières et budgétaires des voyages

Bonjour; je compte propose au CE puis au CA plusieurs délibérations au sujet de l'organisation des voyages des années à venir.

Parmi celles-ci, en voici trois sur lequels j'aimerais obtenir les avis éclairés et néanmoins éclairants de quelques forumeurs. Je sais déjà qu'elles sont contestables, mais justement la "cellule d'aide et de conseil à l'intendance" du rectorat m'indique qu'en ce domaine l'absence ou les trous de la jurisprudence laissent le CA libre. Et c'est justement pour concilier la pratique budgétaire et comptable, le manque de règles, et le "bon sens " (qui n'est jamais neutre) que je les formule. Je sais qu'elles ne peuvent faire que débat, et c'est justement pour cela que je les propose.

1) le remboursement des familles après désistement de leur fait se fera selon les conditions inscrites dans les conventions passées entre l’EPLE et les organismes de voyage. Ex. : si l’organisme rembourse 70 % du coût de la participation de l’élève, l’élève concerné se verra reverser 70% de la somme qu’il aura initialement versée. Lorsque le coût du voyage est partagé entre une part fixe (cariste par exemple) et une part variable au prorata du nombre de participants (hébergement) , seule la part variable sera prise en compte dans le calcul du remboursement.

2) Dans le cas où les dépenses réelles seraient inférieures aux dépenses prévues, et afin d’éviter le remboursement de sommes minimes à plusieurs dizaines de familles, le CA décide de diminuer prioritairement les recettes réelles sur le don du FSE et la subvention de la collectivité de rattachement, jusqu’à atteindre l’équilibre des recettes et des dépenses.
Néanmoins, lorsque les dépenses réelles seront inférieures à 95 % des dépenses prévues, la variation des recettes s’effectuera exclusivement sur la contribution des familles, qui seront automatiquement remboursées.

3) Par convention avec l’ANCV (Agence Nationale des Chèques Vacances), l’établissement peut accepter le paiement des voyages par chèques vacances.
Lors du remboursement de l’établissement par l’ANCV, cette dernière facture des frais de gestion d’un montant de 1% de la valeur des chèques, avec un minimum de 2 € pour toutes demande de remboursement inférieur à 200€. Ces frais seront facturés aux familles souhaitant utiliser ce moyen de règlement.
Si le montant du chèque utilisé est supérieur au montant exigé aux familles et voté en CA, l’établissement rembourse la différence à la famille.

Voilà, qu'en dites-vous ?

Mouais.... la délibération du CA est une chose ; mais pour les points 1 et 3 je préconise que ces dispositions soient reprises dans le document signé par la famille : il sera ensuite plus facile de lui opposer le caractére "contractuel" de ces mesures.
Pour le 2, pas d'accord pour "jouer" sur le don du FSE, c'est anormal et sujet à problèmes pour la gestion du reliquat du don.

Sur la dernière phrase de ton point N° 3, si j'ai bien compris tu encaisses les chèques vacances dont le montant est supérieur à ce qui est demandé aux familles, puis tu rembourses la famille. Cà s'apparente à un rendu de monnaie qui, me semble-t-il, est interdit pour les chèques vacances. A vérifier.

A VI

Sue le FSE: pas de reliquat, car on ne demande sa participation (son chèque) que lorsque les dépenses sont définitivement arrêtées (à l'issue du voyage).
Pour la sub de la CT : en début d'année scolaire suivante d'année il faut déclarer les reliquats et demander l'utorisation de les utiliser sur cette nouvelle année. En cas de refus, reversement à la CT.

BUBU a écrit:

Cà s'apparente à un rendu de monnaie qui, me semble-t-il, est interdit pour les chèques vacances. A vérifier.

il est possible de rendre ou pas la monnaie sur chq vacances, la seule obligation c'est de le mentionner lorsqu'il n'y a pas de rendu monnaie, ce qui permet aux famille de compléter un paiement en espèces.

Citation :

3) Par convention avec l’ANCV (Agence Nationale des Chèques Vacances), l’établissement peut accepter le paiement des voyages par chèques vacances.
Lors du remboursement de l’établissement par l’ANCV, cette dernière facture des frais de gestion d’un montant de 1% de la valeur des chèques, avec un minimum de 2 € pour toutes demande de remboursement inférieur à 200€. Ces frais seront facturés aux familles souhaitant utiliser ce moyen de règlement.
Si le montant du chèque utilisé est supérieur au montant exigé aux familles et voté en CA, l’établissement rembourse la différence à la famille.

Il me semble que la convention signée avec l'ANCV stipule que les frais de gestion ne doivent pas être facturés aux familles.

c'est quoi un "rendu de monnaie" sur chèque vacances ?????Eventuellement, dans mon langage limité, je parlerais de "trop perçus" remboursés sous forme d'ordre de paiment ? Ici pour les reliquats , ils ne sont remboursés que s'ils sont supérieurs à 10€/personne, sinon la famille déclare accepter qu'ils restent à l'établissement (= OR exceptionnel pour fonds de réserve). Pour les désistements, nous sommes assez drastiques : passé le point de non retour (= quand il devient une perte financière pour l'établissement) il n'y a remboursement que dans la limite de l'éventuel reliquat après clôture des comptes.

Sur le point 1, VI a raison il vaut mieux faire signer la clause noir sur blanc aux parents quand ils s'engagent à laisser partir les enfants, parceque même si c'est voté en CA tu auras toujours des mauvais coucheurs pour te chercher des pous.......
Sur le point 2 je pense qu'il faut encaisser le chèque du FSE (réparti sur l'ensemble des participants of course) et rembourser les familles. Le FSE existe grâce aux cotisations des parents et le but est entre autre de verser une part pour les voyages de ses cotisants. En n'encaissant pas la part du foyer tu augmente la part des familles et en plus elles ont cotisées pour rien.......enfin il me semble. Il vaut mieux rembourser les familles ou à la limite faire voter un seuil au dessous duquel les remboursements ne sont plus effectués et coller la somme dans un compte reliquat que le CA t'autorise à utiliser pour d'autres voyages.

Pour moi aussi, sur le point 1, je ne me passerais pas d'un engagement signé par les familles au moment de l'inscription au voyage.
Sur le point 2, je préfère aussi rembourser les familles pour les mêmes raisons que les collègues. Par contre, je fixerais un montant minimum en deçà duquel, il n'y aurait pas remboursement (7 ou 8 € par exemple).

Je viens d'avoir le chef du contrôle de légalité de l'IA, au sujet des points 2 et 3. Lui et un autre collègue m'ont convaincu que l'utilisation des chèques vacances entraînerait trop de complications (notamment pour mon AC). Et pour deux familles par an ça ne vaut pas le coup.

Pour le point 2 : ça lui semble acceptable, à condition de tjrs respecter le seuil des 8 euros (quelque soit l'écart entre dépenses réelles et prévues); principe qu'il faudrait donc ajouter dans la délib.
Le hic (de mon point de vue) c'est que ce seuil ne se réfère qu'au délai d'exigibilité du remboursement par les familles, il n'indique pas qu'en deça on peut ne pas rembourser, de facto. Mais à vous lire, certains collègues fixeraient aussi un seuil en valeur absolue (8 ou 10 €) pour rembourser.

A Dina: diminuer le don du foyer permettra au foyer de financer d'autres sorties, pour les mêmes élèves ou leur frères et soeurs. Par conséquent, je ne pense pas les flouer.

Bonsoir,
Attention le seuil de huit euro de "non remboursement", légalement n'en est pas vraiement un. En effet, la loi instaure une procédure simplifiée pour le traitement des trop perçus inférieurs ou égaux à huit euro : si 3 mois après en avoir été informé (demande de rib, par exemple) , le créancier garde le silence, il est possible de solder le trop perçu par un OR exeptionnel. les sommes devront être réaffectées par dbm pour vote.
Si le créancier se manifeste, il y a obligation de le rembourser. Quand à savoir si le créancier peut avant même la réalisation du trop perçu, y renoncer, cela me parait une interprétation douteuse.
D'autre part, si j'ai bien compris (?), lorsque la différence est supérieure à 95 %, il n'y a plus de don du foyer. Si on peut admettre que le montant du don du foyer peut varier légèrement pour éviter des reliquats impossible à partager entre les familles, admettre de telles variations me parait contraire au financement voté par le CA pour chaque voyage. Je pense, d'ailleurs que faire voter au CA le principe de la variation importante du don du FSE, remet en cause le principe selon lequel le CA doit adopter le budget de chaque voyage, notamment au plan de la sincérité budgétaire.
Il me semble que la solution est : on rembourse au maximum et on ajuste avec le don du foyer ou une subvention pour les centimes qui restent, du moins c'est celle que j'applique (du coup, RIB obligatoire pour toute inscription et foultitude d'OP).

Citation :

Attention le seuil de huit euro de "non remboursement", légalement n'en est pas vraiement un. En effet, la loi instaure une procédure simplifiée pour le traitement des trop perçus inférieurs ou égaux à huit euro : si 3 mois après en avoir été informé (demande de rib, par exemple) , le créancier garde le silence, il est possible de solder le trop perçu par un OR exeptionnel. les sommes devront être réaffectées par dbm pour vote.
Si le créancier se manifeste, il y a obligation de le rembourser. Quand à savoir si le créancier peut avant même la réalisation du trop perçu, y renoncer, cela me parait une interprétation douteuse.

C'est ce que je soulevais dans mon dernier message. Mais rembourser
50 X 3€ , franchement...

Citation :

D'autre part, si j'ai bien compris (?), lorsque la différence est supérieure à 95 %, il n'y a plus de don du foyer. Si on peut admettre que le montant du don du foyer peut varier légèrement pour éviter des reliquats impossible à partager entre les familles, admettre de telles variations me parait contraire au financement voté par le CA pour chaque voyage. Je pense, d'ailleurs que faire voter au CA le principe de la variation importante du don du FSE, remet en cause le principe selon lequel le CA doit adopter le budget de chaque voyage, notamment au plan de la sincérité budgétaire.

On ne supprime pas le don du foyer, on lui demande seulement une somme moindre que celle initialement prévue. De plus, comme pour la participation des familles, le CA peut voter un don maximal et une subvention maximale. Après, libre à l'ordonnateur de demander X% du montant maximum prévu, aux familles, et au FSE.

Vieil intendant a écrit:

Mouais.... la délibération du CA est une chose ; mais pour les points 1 et 3 je préconise que ces dispositions soient reprises dans le document signé par la famille : il sera ensuite plus facile de lui opposer le caractére "contractuel" de ces mesures.

Bof. Un règlement des voyages pris par le CA me semble plus indiqué. Si je ne connais pas la conventions des chèques voyages, donc j'évoque le procédé pour le point 1 pour tout le reste.

Pour signer les clauses contractuelles ils font tous les éléments et que les deux parties soient autorisés à signer (bonjour les délibs pour un voyage à 53 personnes : le CA autorise le chef a signer un contrat avec monsieur ou madame X). Sans parler de la transmission à l'IA et le délai de 15 jours pour le caractère exécutoire.

Le principe du règlement adopté en CA puis afficher, et transmis offre plus de facilité. A charge à l'établissement de founir la copie avec la demande d'autorisation de sortie.

Enfin, l'avantage c'est qu'au moins on est sur d'être dans une situation de droit public. Parce que le contrat de prestations fournient par l'EPLE avec compétence du juge judicaire et donc du code de la consommation et donc des recommandations de la commission des clause abusives...

Mais les deux solutions sont possible, à vous de choisir.

D'ailleurs une charte des voyages ça sert aussi à ça.

Retour de vacances; le chef du contrôle de légalité de l'IA a entre-temps répondu à mon mail. Concernant les délibérations 1 et 2 il m'indique ceci:

"Les deux propositions de délibérations que vous exposées sont tenables.
Toutefois, de part leur objet, il n'y aura pas lieu de les transmettre pour
contrôle de légalité à l'IA."

Et au sujet du seuil de 8 € ( / au délai d'exigibilité du remboursement) :

"Dans le cas du remboursement aux familles, il est exact que rien n'interdit le remboursement d'office des sommes infèrieures à 8 €. Ce seuil laisse la faculté aux services de s'épargner des coûts en fonctionnement disproportionnés au regard du service rendu.Vous êtes libre dans le choix de l'option, mais, comme je vous le disais, l' intérêt du service d'intendance ne s'y retrouvera pas nécessairement".