Bonjour à tous et très bonne année 2014 !

J'ai une différence entre mon mandat des bourses à payer et le fichier transmis à l'agence comptable. La différence n'est pas énorme et peux laisser supposer un paiement en caisse. Mais voilà, je n'arrive pas à savoir comment je peux retrouver ce montant afin de savoir de qui il s'agit?
Vous pouvez m'aider?
Merci.

A 99% c'est une régularisation comptable qui a été mise dans les DC.

c'est à dire?

Ce que je dis. Mais si vous ne connaissez pas le logiciel ni la pratique des droits constatés, ça va être dur d'expliquer.

Si je connais le logiciel et la pratique des DC. Juste, je ne vois pas comment je dois faire cette régularisation et surtout comment retrouver à qui ils appartiennent.

Il ne s'agit pas de la faire, mais de voir si il n'y en a pas eu une de faite (par exemple à la place d'une régularisation de constatation).

Il peut s'agir d'avances entrées dans sconet, d'une régul.faisant passer l'élève en excédentaire,...

La forme précise de ce qui cause la différence peut changer suivant le logiciel utilisé : Sonard-GFE, alise, Turbo, DMI...

Le plus probable c'est une RIB pas saisi et donc une bourse à payer "à la caisse". Il faut alors retrouver le RIB et refaire un virement 4668 (on alimente ce compte par d4662/c4668, normalement), ou s'il est impossible de faire un virement à cette famille, faire un chèque au porteur (sans ordre), et on les envoie au diable pour se débrouiller pour le faire encaisser par qui ils veulent et récupérer le fric.

Sinon ça peut être un trop-perçu antérieur, une dette antérieure, une opération foireuse sur les voyages, une dégradation...

Bonjour,

Je voulais payer les bourses cette semaine, or, une famille se réveille et veut m'apporter un certif pour enfant malade, ce qui occasionne des RO, et surtout une reconstat. cette famille est boursière et il y aura un versement à  effectuer du coup, si je reconstate. J'ai peur qu'elle ne me bloque tout, car je n'ai pas encore le certif. Est-ce que je peux payer les bourses et ensuite reconstater, et dans ce cas, je dois refaire un paiement pour cette famille, ou vaut-il mieux attendre pour tout mettre d’aplomb en même temps?

lyuba a écrit:

Bonjour,

Je voulais payer les bourses cette semaine, or, une famille se réveille et veut m'apporter un certif pour enfant malade, ce qui occasionne des RO, et surtout une reconstat. cette famille est boursière et il y aura un versement à  effectuer du coup, si je reconstate. J'ai peur qu'elle ne me bloque tout, car je n'ai pas encore le certif. Est-ce que je peux payer les bourses et ensuite reconstater, et dans ce cas, je dois refaire un paiement pour cette famille, ou vaut-il mieux attendre pour tout mettre d’aplomb en même temps?

Payer en l'état puis reconstatation. et mandat à la famille retardataire.

je n'ai jamais fait ça, donc c'est possible? je fais ensuite un mandat normal à cette famille?

Oui. D'habitude tu fais un mandat pour ordre dans GFC puisque le fichier de virement est émis par le logiciel avec lequel tu fais tes DC.

Là, et étant donné qu'il n'y a qu'une seule famille ça n'est pas un gros travail, tu feras donc un "vrai" mandat à la dite famille.

d'accord, merci beaucoup!

ORR et OP, plutôt, non?

Dup' a écrit:

ORR et OP, plutôt, non?

Arf', ça dépend de la situation, Dup' a raison !!!

Constatation 1 : bourse affectée à la demi pension en totalité. Ca fait donc partie du mandat des bourses qui part au 4112.

Constatation 2 : Réduction de la facture de la famille et une partie de la bourse doit leur être versée : AOR pour diminuer l'OR des droits constatés au 4112 et écriture comptable pour passer la somme affectée à tort au 4112 et la mettre au 4662. Ensuite ordre de paiement de l'agent comptable pour payer la famille.
Si tu sais déjà quel montant va être à payer la famille, ce serait bien de le dire au comptable, et de voir avec lui la solution qu'il préfère (mettre la somme sur un compte d'attente ou la mettre qd mm au 4112 et rectifier par la suite)


Mon histoire de mandat à la famille ne pouvait s'entendre que si la bourse n'avait pas été constatée au préalable !

lyuba a écrit:

Bonjour,

Je voulais payer les bourses cette semaine, or, une famille se réveille et veut m'apporter un certif pour enfant malade, ce qui occasionne des RO, et surtout une reconstat. cette famille est boursière et il y aura un versement à  effectuer du coup, si je reconstate. J'ai peur qu'elle ne me bloque tout, car je n'ai pas encore le certif. Est-ce que je peux payer les bourses et ensuite reconstater, et dans ce cas, je dois refaire un paiement pour cette famille, ou vaut-il mieux attendre pour tout mettre d’aplomb en même temps?

Si l'élève est encore là, régulariser le prochain trimestre.
Sinon on paye les bourses. Ensuite reconstatation (mais bon...   ).
ORR pour les droits constatés :
7062-4112
Cela donnera si la famille est déjà excédentaire et n'a pas de créance ou a déjà payée :
4112 - 4664 et OP.

non l'élève ne sera pas là, sinon, j'aurai fait une régul;
oui, moi aussi, ça me fait râler, une reconstat. en fin de trimestre! le plus simple serait peut-être d'attendre son document pour faire la reconstat et le règlement dans la foulée.. disons que ce qui me gêne c'est de faire attendre tout le monde, mais comme je l'ai dit je ne sais pas faire si paiement et reconstat. après.
et oui, l'élève était boursier et me devait une petite somme, déduction faite de la bourse, et là avec RO, je devrais lui verser, donc le paiement des bourses aux familles va changer.

L'idée générale à retenir, c'est que le bordereau des droits constatés sert à retracer plein d'opérations super-bien, mais aucune loi ne dit qu'il est interdit d'ordonnancer quelque chose concernant les bourses ou la DP autrement que par une modification du bordereau des DC.

Si l'on a une opération isolée et bien maîtrisée, il est pertinent de la saisir en tant que recette/réduction de recette/mandat/reversement de manière autonome, avec à l'appui les documents explicatifs de la situation.

A tester, je pense que cela fonctionnera...

• Enlever le RIB de la famille à reconstater. 
  
• Payer les bourses par virement mais ne pas éditer la liste des paiements par Caisse.
  
• Quand on a les infos pour reconstater ledit élève,  reconstatation normalement possible car cet élève n'a pas été pris en charge pour le paiement. 
  
• Faire les ordres budgétaires correspondant à la reconstatation. 
  
• Remettre le RIB et générer un deuxième fichier de paiement qui n'intègrera que le virement pour cette famille.
  

Bon courage

merci pour la démarche à suivre!