Bonjour,

Je me suis aperçue au moment de mandater les bourses que le montant de mes DC était différent de celui de mon bordereau TG.  

Il s'agit de régularisations de 2 élèves pour des trop perçu que j'ai rentré dans GFE en autres éléments financiers.  

Je dois voir avec mon AC, de ce que j'ai compris on peux rattraper le coup en utilisant le 4664 mais en budgétaire je fais comment? Je mandate le montant des DC et la différence je la traite de quelle manière??

C'est NUL... s'il y avait une manière de reconstater après génération du fichier de paiement ce serai top!

Je n'y connait rien en compta géné, c'est compliqué pour mon AC de faire ça???

Merci

En budgétaire on mandate ce qui doit être versé aux familles.
Si ce sont des trop payés / avances reçues qui viennent augmenter le fichier GFE, l'AC devra opérer par OP pour le montant versé en plus.
En espérant que les saisies soient correctes sur GFE.
ici, nous interdisons aux gestionnaires de saisir des avances supérieures aux créances en régularisations.
L'OP et paiement sont faits directement à l'AC.

Si des erreurs sont présentes dans le fichier, l'AC peut modifier le montant à payer aux familles concernées.
Fais le point et donne les infos à ton comptable.

La différence tient normalement à la saisie de régularisations comptables (c'est comme cela qu'on les appelait dans GFE DOS, un machin désagréable mais qui marchait). Cela correspond à une compensation du comptable qui serait saisie au niveau de l'ordonnancement : pas de conséquence sur le mandat, mais cela en a une sur le montant versé.

Si ce que tu as saisi était justifié, il n'y a pas à s'en inquiéter ! Mais je sais ce qui t'ennuie : tu dois faire partie de ces gens qui font plusieurs mandats de bourses, pour séparer le mandat des bourses retenues de ce qui est effectivement versé. Je désapprouve cette pratique, qui dénote une mauvaise compréhension de la répartition des rôles entre l'ordonnancement et la prise en charge comptable.

Dans mon agence, on ne fait qu'un seul mandat des bourses, qui est réceptionné au 4662 subdivisé (un compte par trimestre pour qu'on puisse bien voir les montants circulant) ; ensuite l'écriture de paiement vers le 5159 est passée (ou plutôt retouchée) à la main du montant exact de la disquette, et le solde est renvoyé au 4112, voire ventilé au 4111, voire sur les voyages ou autres excentricités. Et ça marche rudement bien comme cela, ça fait moins de paperasse à l'ordonnancement, et le comptable est dans son rôle, plus ou moins obligé de lire les documents quand il prend en charge, c'est quand même mieux !

Je relis le message de Schtroumpfette : en fait tu as saisi de l'argent que tu dois à la famille ? Alors la solution, c'est que le comptable saisisse un OP (au 4664 ou ailleurs, suivant la nature de la dette et l'endroit où l'argent concerné est stocké, quitte à le déplacer) à Divers créanciers, donc pour ordre, qui viendra compléter la justification de la disquette que le mandat des bourses ne suffit pas à couvrir.

L'intendant zonard a écrit:

tu dois faire partie de ces gens qui font plusieurs mandats de bourses, pour séparer le mandat des bourses retenues de ce qui est effectivement versé. Je désapprouve cette pratique, qui dénote une mauvaise compréhension de la répartition des rôles entre l'ordonnancement et la prise en charge comptable.

Je ne suis absolument pas d'accord avec toi.
En quoi cette pratique serait elle une mauvaise compréhension de la séparation ordo/AC?
On fait un premier mandat au moment de l'élaboration des droits constatés pour la part qui va au 4112.
Elle est liquidable tout de suite.
De plus cela permet d'avoir un 4112 qui colle à la liste des créances (appréciable au plus haut point)
En fin de trimestre on paye ce qui est du aux familles.
Tout autre pratique est à proscrire, parce que si les opérations liées aux constatations et reconstatations successives (OR OAR Mdt Orvt) ne sont faites en temps et en heures, bonjour pour retrouver ses petits dans ce capharnaüm .....

  pour la ventilation du Mandat des Bourses

une liquidation du montant du fichier de paiement GFE*
une liquidation du paiement par Caisse
et une liquidation des Bourses sur les frais scolaires

avec en PJ le Bord de paiement TG, la liste des paiements par Caisse et un bel état qui justifie tout cela.
D'aucuns penseront que c'est inutile, mais pourtant bien pratique en cas de contrôle, tout est bien expliqué et compréhensible.

Et si des compensations du comptable s'effectue sur le fichier de paiement un beau tableau vient expliquer le motif des retenues...

*pour le fichier de paiement GFE, la moindre des choses est que le gestionnaire vérifie les RIB et la correspondance de la somme à verser aux familles avec le brouillard du paiement de GFE avant de générer le fichier, non ?

Ici nous ne demandons pas aux ER de mandater les bourses pour ordre à chaque constatation. Cette information figure dans le développement de solde du 4112 ("BN a mandater constat. n° tant"). Le mandat est fait en fin de trimestre, en plusieurs lignes comme le dit MOA, avec rajout par l'AC des compensations effectuées en complément des PJ fournies par le gestionnaire. Vu que les développements de solde, c'est comme les engagements et les liquidations, pas une fois par semaine / quinzaine / mois, mais bien tout les jours, pas de problème pour retrouver ses petits.

@ Schtroumpfette : comme le dit Lapinator, il faut émettre un OP en même temps que le mandat de bourse. Cet OP correspond au remboursement d'un montant 1/déjà payé et 2/rentré dans Sconet-GFE. Ce n'est pas une bourse, il ne faut pas le mandater. Ainsi ton fichier de règlement correspond bien à la somme des bourses payées aux familles + les remboursements.
Ces trop perçus sont hélas très fréquent dans les établissements où reconstater est une activité quotidienne.

pour un seul mandat des Bourses en fin de trimestre

et

  pour le développement des 4112Tx à chaque mouvement en tenant compte du mandat des Bourses sur frais scolaires à venir.

Et les 4112 sont toujours justes au centime près...

Winnie a écrit:

Vu que les développements de solde, c'est comme les engagements et les liquidations, pas une fois par semaine / quinzaine / mois, mais bien tout les jours, pas de problème pour retrouver ses petits.

ça c'est dans l'absolu
Par exemple cette semaine je me suis retrouvé seul ce vendredi matin à l'intendance ...
Jeudi la secrétaire était seule la journée...
Donc tu peux laisser passer quelques trucs...
Et ce qui m'a obligé à bosser toute la semaine d'hier.
La semaine prochaine je devrais avoir un effectif stable (3).

D'où l'importance d'avoir un Fondé de pouvoir, adjoint du comptable ou chargé de comptabilité (suivant l’appellation de l'académie) qui se chargera de la comptabilité et que de la comptabilité. Fonction plus ou moins reconnue selon les académies... et plus ou moins rémunérée...

FP qui ne s'occuperait pas des pb de gestion de l’établissement support du groupement comptable.