Gestionnaire désorganisé, sans méthode de travail

bonjour,

j'ai été affecté récemment dans un établissement pour venir en aide au gestionnaire qui d'après le proviseur est désorganisé, sans méthode de travail, incompétent etc....
 
Question organisation et méthode travail je sais y faire, mais l'ayant rencontré j'ai pu constaté de très grosse lacunes et un gros manque de confiance en lui, en faite j'ai l'impression que vu comment vont les choses dans cet établissement avec ce gestionnaire et bien que je suis là pour aller au-delà que de simple méthode de travail et d'organisation.

Sur mon précédent poste j'étais affectée à un poste de secrétariat d'intendance, où mes principales missions étaient la gestion financière, la gestion des personnels et la tenue du secrétariat d'intendance.

A part me renseigner un peu plus sur le métier de gestionnaire que dois-je faire en plus pour assurer mes nouvelles fonctions?

Affecté à quel titre officiel? Parce que des affectations "pour venir en aide", je n'en connais pas. C'est une spécificité locale?

Il ne s'agit pas d'une spécificité locale. Mais de renfort.

Je ne connais pas grand chose de son parcours professionnel, mais je sais que ça n'est pas un débutant, que dans l'établissement précédent dans lequel il était affecté tout le travail était mâché. Il travaille en collaboration avec une adjointe administrative qui s'occupe essentiellement des bourse et de la demi-pension.

Tu peux t'adresser à l'animateur aide et conseil de ton académie.

nes974 a écrit:

un gros manque de confiance en lui

Barre-toi.

Et le CE, il propose quoi de son côté ?

nes974 a écrit:

Il ne s'agit pas d'une spécificité locale. Mais de renfort.

Je repose ma question. Quel est le support officiel du poste? SAENES intendance? Autre chose? Ce n'est pas pour faire ma curieuse mais vous demandez ce qu'il faut faire et les réponses à vos questions dépendent aussi de ces éléments.

Ce renfort ne serait il pas dans le cadre d'un tutorat ? Parce que ça, j'ai connu...

J'y ai pensé au début jusqu'à ce que je lise que le poste précédent étant en secrétariat d'intendance. Un tuteur lui-même nouveau gestionnaire? Jamais vu. D'où mes questions pour comprendre l'environnement et tenter d'apporter les bonnes réponses.

Moi je comprends qu'on a attribué un poste provisoire à l'établissement pour (barrer les mentions inutiles) soutenir/aider/fliquer/contrôler/remplacer le gestionnaire qui semble partir en cacahuète. 
La situation me semble épineuse et inconfortable tant pour le gestionnaire que pour la personne envoyée en renfort : problème de positionnement.

Est-il envisageable d'avoir une conversation directe et franche avec lui ? Que dit et que fait le CE ?

Il faut s'investir dans les domaines où il est le moins doué, c'est logique.

Tel que je lis la situation : il y a deux personnes qui pourraient rentrer en concurrence, et l'élément relationnel met en péril la mission de remontage de l'organisation.

Pour en sortir, la meilleure manière c'est de mettre l'organisation par écrit, pour lisser et déminer le terrain. Les écrits ne seront pas signés par l'un plus que l'autre, mais ils seront validés par les deux, en particulier sur la répartition de la charge de travail.

Il faut une fiche de poste pour chaque personne, des écrits pour décrire le maniement de la caisse, des espèces, des circulaires largement diffusées à la khommunauté scolaire sur l'utilisation des DAO... Ce qui serait bien, ça serait de pouvoir reprendre ces documents sur un site web.

Ce renfort est susceptible de mettre en porte à faux l'Adjoint gestionnaire.

Celui-ci devrait se faire dans le cadre d'un tutorat.

nes974 a écrit:

bonjour,

j'ai été affecté récemment dans un établissement pour venir en aide au gestionnaire qui d'après le proviseur est désorganisé, sans méthode de travail, incompétent etc....
 
(...) j'ai pu constaté de très grosse lacunes et un gros manque de confiance en lui, (...)

Quelques constats :
le proviseur est influent. Parce que réussir à avoir un poste (en surnombre ?)  pour une telle mission, ça implique d'être écouté en haut lieu.
Le gestionnaire est débordé / pas sûr de lui.
- Pourquoi ? Si ça fait quelques mois voire plus que son supérieur lui dit qu'il est incompétent, il y a de quoi "partir en cacahuete" comme dit un des collègues. Tout le monde n'est pas armé pour faire face à la remise en cause de ses compétences, surtout si elles ne sont pas accompagnées de conseils pour gagner en compétence. C'est le principe des évaluations maintenant, si j'ai bien tout compris : ne pas dire "ça ne va pas", mais "voici ce que vous pourriez faire pour que ça aille mieux".
- Est il là depuis longtemps ? 
- Comment ressent il la situation ?
- Comment prend il ta venue ? Il faut que tu puisses compter sur son implication. Si il ne comprend pas ta venue et qu'il a l'impression que tu veux lui "piquer sa place", ça ne va pas être facile ...
Ton rôle semble être "pompier de service". A toi de savoir si tu veux / tu peux sauver le collègue ou prendre sa place (avec ou sans son consentement)
Un conseil : attention à la localisation de ton profil et aux détails que tu donnes : par chez toi, il ne doit pas y avoir beaucoup d'établissements qui peuvent correspondre. Mais je suppose que tout le monde y est plus ou moins au courant de la situation ...

Pour être un peu plus claire je suis titulaire ADJAENES, le gestionnaire ça fait un peu plus d'un an qu'il est là. 
On lui repproche d'être bordélique, ne pas savoir utiliser excel etc.
On a échangé avant ma prise de poste qui est dans quelques semaines et lors de la préparation de remise de chèque et d'espèce à l'agent comptable j'ai remarqué quelques erreurs et oubli de ce part.
Je vais observer un peu plus, analyser puis proposer des aides appropriées.
Moi la question que je pose c'est comment il a pu devenir gestionnaire? 
Il sait ce qu'on lui repproche et il ne semble pas mal â l'aise, au contraire il m'a dit qu'il est soulagé...

Il est gestionnaire parce qu'il a réussi un concours, ou qu'il a obtenu une mutation et il a pris le poste qu'on lui a donné.
Le problème, c'est que la formation, sur nos postes notamment, ressemble bien souvent à : " on s'assied sur le fauteuil du prédécesseur, et toutes la science infuse remonte", et que la "formation sur le tas" a ses limites. Peut être aussi qu'il n'est pas fait pour ce travail, mais en 1 an, et avec des critiques pas obligatoirement constructives, difficile de le savoir.

Je pense bien que c'est sur concours qu'il est devenu gestionnaire. De plus ça n'est pas son premier poste. Moi qui pensait prendre de nouvelles connaissances, avec cette affectation je crois que c'est râpé mais bon je prends le truc du bon côté des choses je vais lui apporter toute l'aide qui lui est nécessaire pour que ça roule.

..... malgré ce que les autres disent.....

Et là, je me pose la question sur la manière qu'a le CE de manager ses équipes. Il voudrait créer la zizanie et enfoncer un peu plus son GM qu'il ne s'y prendrait pas autrement. J'irais même jusqu'à dire qu'il est déloyal vis à vis de son gestionnaire, cette qualité devant selon moi être à double sens. A n'écouter que lui, et quoi qu'en dise le GM qui a visiblement l'air d'être en souffrance, vous allez vite vous retrouver entre deux chaises car tout le monde se sentirait rabaissé à être traité ainsi. C'est totalement contre-productif de rabaisser les gens car, une fois le soulagement passé, il en résulte un manque d'estime de soi plus important, voire de l'aigreur vis à vis de celui qui est en première ligne et présent au quotidien: vous.

Le CE doit changer sa manière de présenter la chose. Au mieux, il aurait du expliquer au GM entre quatre-z-yeux ce qu'il voulait en termes d'organisation du service et le laisser passer lui-même le message pour éviter d'être totalement décrédibilisé, au pire il organisait une réunion entre vous trois et demandait à ce que lui soit communiquée la répartition du travail de chacun, insistait sur la lourdeur du poste du GM et la nécessité de l'aider, sans avoir besoin de préciser que c'est parce que le GM était "désorganisé, sans méthode de travail, incompétent".

Sa façon de faire vis à vis de son GM est déplorable, voire inadmissible de la part d'un chef vis à vis de son "adjoint", et ne peut en aucun cas aider ce dernier à progresser, que les reproches soient fondés ou non. A se demander même s'il ne lui a pas déjà à plusieurs reprises enfoncé la tête sous l'eau. Je le redis: ce qu'il vous a confié est inadmissible car, même si c'est vrai, il vous appartenait de vous faire votre opinion et il lui appartenait de régler les problèmes de façon confidentielle avec le GM et le rectorat, même si cela ne trompait personne, afin de préserver la dignité du GM, nul ou pas.

Je suis très surprise que cela ne vous choque pas vous-même, d'abord parce que ça ne se fait pas, ensuite parce que vous allez faire le boulot du GM en tant que catégorie C et donc sans le traitement ni les indemnités. Mais après tout, ça vous regarde.

Si je poste ici c'est que justement cette position est délicate. Le gestionnaire sait exactement ce que le CE attend de lui, il sait quel opinion il a de lui, moi je parle de manque de confiance en lui car le jour où j'ai échangé avec lui je n'étais pas censé travailler et pourtant c'est ce que je fis car il m'a sollicité parce qu'il doutait sur plusieurs petites choses. 

Je pense bien que ça ne soit pas agréable pour lui cette situation mais moi ma mission c'est de lui apporter du renfort comme me l'a demandé le rectorat et le CE. Ma crainte c'est et ce que je ne souhaite pas c'est de lui mâcher tout le travail, car comme vous dîte ça n'est pas moi qui touche toute ses indemnités.

Peut-être faudrait-il établir quelques fiches de procédure. Pour un mandat, voilà ce qu'il faut faire, pour une régie, voilà les différentes phases..... etc.....
J'avais utilisé cette méthode avec mes secrétaires (6 en 6 ans!). Elle appréciaient d'avoir une base écrite pour leur boulot et ça les rassuraient quand elles avaient un doute. Cela n'empêchait pas le dialogue, mais ça les rendaient un peu plus autonomes.
Si tu faisais ça (en l'associant à la démarche), il pourrait peut-être retrouver un peu de confiance en lui et c'est lui qui ferait le boulot, d'une façon de plus en plus autonome.

Si si c'est ce que je compte faire.  Sur mon ancien poste j'ai fait des fiches de procédures pour tout ce qui concernait mes missions.
Merci a tous.

L'intendant zonard a écrit:

Il faut une fiche de poste pour chaque personne, des écrits pour décrire le maniement de la caisse, des espèces, des circulaires largement diffusées à la khommunauté scolaire sur l'utilisation des DAO... Ce qui serait bien, ça serait de pouvoir reprendre ces documents sur un site web.

nes a écrit:

Sur mon ancien poste j'ai fait des fiches de procédures pour tout ce qui concernait mes missions.

Ce qui serait bien, ça serait de pouvoir reprendre ces documents sur un site web.