ANNOTATION OBLIGATOIRES SUR LA FACTURE

Le décret de 2007 sur les pièces justificative impose t-il une mention obligatoire sur la facture comme par exemple vu et vérifié par le gestionnaire et bon pour accord sur le compte d'imputation par l'ordonnateur.

Tu ne fais pas parti des donateurs? 

Sinon tu aurais lu dans son petit mémo sur les pièces justificatives que ce n'est pas une mention obligatoire, sauf si c'est l'ordonnateur qui le demande et le décide (mesure interne).

j'avais lu en son temps et à sa sortie le décret de 2007.
je suis tout de même preneur pour le mémo, j'étais donateur l'année dernière, cette année par manque de temps je ne l'ai pas encore fait mais cela devrait être imminent.

Extrait du site :
La justification du service fait.
Il convient de rappeler qu’à l’occasion de la publication du décret du 2 avril 2003, a été supprimée l’obligation de signature par l’ordonnateur des pièces justificatives au titre de la justification du service fait. Il est surprenant de constater que nombre de comptables exigent encore la signature de l’ordonnateur, voir du gestionnaire sur les factures des mandatements, lorsqu’ils ne signent pas eux-mêmes ces pièces ! Bien entendu, rien n’empêche le gestionnaire d’utiliser son paraphe sur les factures pour savoir si la pièce a été ou non vérifiée par ses soins ; mais le comptable ne peut l’exiger et outre son caractère fastidieux, cette pratique n’est en aucun cas une garantie du service fait ou de vérification. En tout état de cause, le comptable ne pourrait de toute façon pas argumenter sur la présence d’une signature sur une pièce litigieuse.

Donc, soyons clairs, désormais l’article D.1617-23 du CGCT dispose que "la signature […] du bordereau récapitulant les mandats de dépense emporte justification du service fait des dépenses concernées".


Donc je me contrefous que l'ordo, le gestionnaire, le CPE ou le fils du magasinier signe les factures... sauf si ces gribouillis inutiles nuisent à la lisibilité des mentions de la dite facture.
Par contre, le cas échéant, je veux que l'ordonnateur signe une mention portée sur la facture du style : "attestation du service fait à la date du....." pour justifier que la facture est payée avec trois mois de retard sans intérêts moratoires ; ou : "arrête la présente facture à la somme de....", en cas de rectification des calculs.

Peut-on si on le souhaite écrire simplement que le compte et la date du mandat?

On peut écrire, signer, mettre des tampons si on veut. Ce n'est simplement pas une obligation.
Mes factures comportent un tampon "Original", un tampon "date d'arrivée" et on remplit : exercice et imputation.

Au fond, à quoi cela sert-il de mettre le compte d'imputation sur la facture? Je l'ai toujours fait mais je n'en ai jamais vraiment vu l'utilité. Avec la RCBC, j'ai décidé de ne reporter sur les factures que ce qui n'apparaissait pas sur le mandat, à savoir le domaine et le code activité. Là, ça peut être utile car GFC ne reprend pas ces mentions en éditant le mandat. Mais pour le service et le compte par nature, je veux bien qu'on m'explique car depuis janvier, je ne les reprends pas, et cela ne semble pas me manquer  

moi il y a seulement la date d'arrivée de la facture. elle est agrafée au mandat qui comporte les informations nécessaires en plus.
Le reste est une perte de temps.

Gars du Doubs a écrit:

Le reste est une perte de temps.

C'est un peu brutal.
Déjà l'apposition des tampons Original et Duplicata à la réception est pour moi une exigence incontournable.
Ensuite pour les mentions du compte, exercice, domaine, etc.... tout dépend de l'organisation du travail et du classement, du nombre d'intervenants... On peut trouver cela inutile, cela peut l'être, mais ce n'est pas une vérité absolue.

volcan a écrit:

Déjà l'apposition des tampons Original et Duplicata à la réception est pour moi une exigence incontournable.

Je mets la date mais pas cela. Quelle est l'utilité de cette disposition?

je réponds sans doute un peu brutalement mais je parle ici en tant que comptable.
Les différents éléments que tu cites sont indiqués sur le mandat à l'exception du domaine et de l'activité mais ne concerne en rien le comptable. Après on peut chipoter et dire que si l'agrafe se barre, ce sera plus facile.Mais bon en 10 ans de pratique je n'ai pas eu trop de rébellion d'agrafe.
Le tampon original peut être un plus mais il ne garantie en rien que le paiement ne fasse pas l'objet d'un double paiement au vu de la qualité de certains originaux et de la capacité à produire des copies de qualité au moins égales à l'original. De plus le comptable ne peut exiger des originaux que si c'est dans le cadre de cessions de créances, même si je préfère des originaux. 
Donc pour le reste cela relève d'avantage d'une organisation interne à la comptabilité de l'ordonnateur.

A Alo :

Si tu n'en vois pas l'intérêt c'est que tu n'as aucune facture qui t'arrive en trois exemplaires "originaux" (sans mention imprimée original, duplicata), que tu n'as jamais eu de d'absence de personnel et de remplaçant qui retrouvant une facture sans mention duplicata la mandate une seconde fois, et surtout que tu as du personnel d'exception qui vérifie à chaque entrée de facture qu'il y a eu un engagement, que l'on n'a pas déjà payé la facture, etc.... et surtout du personnel qui n'est jamais remplacé par un personnel moins regardant.
Si tu n'as jamais eu de double paiement à cause avec un duplicata non identifié comme tel tu es un gestionnaire heureux. Moi j'en ai eu chez moi et dans les ER. Bizarrement depuis que l'on tamponne en gros les factures dés ouverture des enveloppes, les doubles paiements ont pratiquement disparus et j'ai moins de rejets parce qu'on me présente un mandat avec une PJ où il y a imprimé "duplicata" en tout petit alors que l'original est archivé avec le double du mandat.

A Gars :

Lorsque je parle tampon je parle en qualité de gestionnaire ; alors je suis d'accord sur le fait que ce soit une organisation interne à l'ordo. Je ne demande pas aux ER de tampon avec l'imputation. Mais il y a une différence entre un collège où le gestionnaire suit la totalité de la chaine et un établissement où trois personnes interviennent dans la chaine.

Pour le double paiement, la meilleure précaution est assurément le paiement avec engagement préalable et l'utilisation du module approvisionnement est sans doute le meilleur outil en ce sens.

On est d'accord pour son établissement. Mais pour les ER ?

On leur demande d'arrêter de grouper les factures et on ouvre l'historique des paiements quand on vérifie un mandatement.

volcan a écrit:

Si tu n'en vois pas l'intérêt c'est que tu n'as aucune facture qui t'arrive en trois exemplaires "originaux" (sans mention imprimée original, duplicata), que tu n'as jamais eu de d'absence de personnel et de remplaçant qui retrouvant une facture sans mention duplicata la mandate une seconde fois, et surtout que tu as du personnel d'exception qui vérifie à chaque entrée de facture qu'il y a eu un engagement, que l'on n'a pas déjà payé la facture, etc.... et surtout du personnel qui n'est jamais remplacé par un personnel moins regardant.
Si tu n'as jamais eu de double paiement à cause avec un duplicata non identifié comme tel tu es un gestionnaire heureux. Moi j'en ai eu chez moi et dans les ER. Bizarrement depuis que l'on tamponne en gros les factures dés ouverture des enveloppes, les doubles paiements ont pratiquement disparus et j'ai moins de rejets parce qu'on me présente un mandat avec une PJ où il y a imprimé "duplicata" en tout petit alors que l'original est archivé avec le double du mandat.

Je me doutais bien que c'était pour un truc comme ça, d'où ma question pour comprendre.
Bien entendu, des problèmes, j'en ai mon lot. Que te répondre? Concernant les absences, de toute façon c'est moi qui remplace puisqu'il n'y a aucun remplacement de secrétaire d'intendance (même pour les congés maternité et longue maladie, c'est très dur d'obtenir quelqu'un si on n'est pas en agence comptable). En cas de double paiement, le plus souvent c'est moi qui vois le problème, il est arrivé que ce soit mon AC. J'ai songé à mettre en place quelque chose pour éviter ce que tu décris, mais j'ai écarté le tampon "original" pour la raison expliquée ci-dessous.

Gars du Doubs a écrit:

Le tampon original peut être un plus mais il ne garantie en rien que le paiement ne fasse pas l'objet d'un double paiement au vu de la qualité de certains originaux et de la capacité à produire des copies de qualité au moins égales à l'original.

Je devrais peut-être tester pour voir si c'est mieux. Sinon, je suis preneuse de toute idée.

Winnie a écrit:

On leur demande d'arrêter de grouper les factures et on ouvre l'historique des paiements quand on vérifie un mandatement.

Pour le SRH aussi? C'est énorme comme boulot pour l'AC

Citation :

on ouvre l'historique des paiements quand on vérifie un mandatement.

c'est ce que j'ai fait... toutes les fois que je réceptionne un mandatement, je vérifie toutes les liquidations dans GFC par montant... pour les ER l'historique des paiements, et oui, c'est fastidieux... et malgré tout il y a encore qq doubles paiements grrrr...

libellul a écrit:

c'est fastidieux... et malgré tout il y a encore qq doubles paiements grrrr...

S'il y a des doubles paiements c'est que la tenue des engagements n'est pas faite, ni le contrôle du service fait.

Et c'est le BaBa pourtant.

Les fois où ça c'est produit, c'est sur du SRH. Je passe des commandes groupées. Faute de place, les livraisons sont échelonnées, mais la facturation est faite au fur et à mesure. Du coup, il suffit d'indiquer par erreur qu'il s'agit d'une liquidation totale pour perdre l'engagement et la possibilité de contrôler avec cet outil. Il suffit aussi de se rendre compte au milieu de la saisie que ce n'est pas le bon engagement et de fermer au lieu d'annuler. C'est rare mais ça arrive.

Il y a aussi le cas cité par Volcan du fournisseur qui ne distingue pas assez bien ses originaux de ses doubles. Il y a aussi (ça c'est pour les abonnements) le fournisseur qui n'envoie pas un rappel si on a trop tardé à payer (par exemple durant les congés) mais qui envoie une autre facture. Pour mieux contrôler, je refuse le mandatement groupé avec relevé global mais je trouve cela "light". En plus, j'avoue que je ne vérifie pas chaque liquidation par fournisseur. Donc je cherche à améliorer mes pratiques mais j'avoue que je n'avais pas envisagé le contrôle systématique des mandats préalables. Sans rire, vous le faites à chaque fois pour tous les mandats? Je suis bluffée

On a besoin que GFC contienne une routine qui alerte à chaque fois qu'on liquide/paie une 2e fois le même montant à un fournisseur donné. Fonction désactivable pour les cas de montants contractuels récurrents, bien entendu. Et si ça pouvait retenir l'historique de l'exercice précédent pour faire vraiment solide, ça serait super, mais ça je crois qu'il ne faut pas trop l'espérer.