saisie de RIB et dates de stage par les élèves et leurs familles

madame, monsieur,
 
J’assure la fonction de "coordinateur de stages" dans un Lycée Professionnel de la région parisienne.
Dans le cadre de leur période de formation en milieu professionnel, nous offrons la possibilité aux élèves d’obtenir une aide financière :
-          prise en charge de leur frais de transport ad hoc (changement de zones RATP de transport).
-          Couverture  partielle de leur frais de nourriture.

Lorsqu’il s’agit, dans ce seul cadre, de traiter les demandes des élèves et dans l’actuel contexte de réduction de moyens (notamment en personnel, comme dans toute la fonction publique), le service d’intendance dans notre lycée arrive vite à saturation.
Les demandes des élèves, pour ce seul service, restent alors insatisfaites pendant de longues semaines malgré les bonnes volontés de chacun.
Pour palier cela, il serait intéressant de permettre aux élèves (ou autres personnels n’appartenant pas au service d’intendance) d’avoir une part active dans la communication des informations à transmettre à l’Intendant (ou au gestionnaire) via GFC.
De façon dématérialisée, avec une connexion internet (in situ ou hors de l’établissement scolaire, à définir), l’élève et/ou sa famille pourrait "pré-saisir" les informations demandées et qui sont nécessaires pour le lycée afin de traiter sa demande (informations relevées sur le RIB, dates de début et de fin de stage, classe de l’élève liée à la période de stage, montant des frais de transport dont il demande la prise en charge).
Les informations saisies par l’ensemble des élèves et/ou leur famille (dans le respect des règles du droit et de la CNIL) seraient alors stockées dans un fichier en un format tel qu’il puisse ensuite être facilement et directement intégré sur GFC, PAR L’OPERATEUR D’INTENDANCE, sans nécessité d’avoir à effectuer à nouveau de nombreuses saisies avec ouverture de fenêtres informatiques.
L’élève continuerait de nous transmettre les documents et justificatifs de sa demande (RIB, tickets de transport..) sous un format papier.
Libérés de la partie répétitive et énergivore liée à la saisie informatique d’informations « basiques », notre intervention consisterait alors uniquement à vérifier l’adéquation des informations saisies par chaque élève avec celles figurant dans le dossier « papier » qu’il remettrait au lycée.
En fonction du résultat, elles seraient alors validées (ou pas) afin de permettre une liquidation plus rapide. L’envoi d’un message de rejet pourrait être envisagé pour notifier une non validation (avec éventuellement un motif).
Répondre à mon interrogation nécessite de savoir qui est le concepteur du logiciel et pouvoir lui transmettre en termes adaptés les souhaits d'évolution du logiciel. Cette évolution pourrait faciliter le travail de beaucoup de monde dans nombre d'établissements.
je suis preneur de toute information ou suggestion en précisant toutefois, si besoin est, que je ne suis pas comptable ou secrétaire comptable de formation.merci!

Ma première réaction à la lecture de ce fil est un sourire étonné teinté d'un léger agacement (pas taper SVP, j'explique). Que quelqu'un qui ne pratique pas GFC vienne nous expliquer comment modifier notre outil de travail, c'est un peu fort de café. Excuse-moi, Monod, mais il fallait que ça sorte.
S'il y a des mises à jour possibles, on pourrait en priorité demander le transfert des saisies Presto vers les engagements GFC, la mise à jour de ces  d'encaissements pour ordre, ou d'autres utilitaires.

Sur le fond, je trouve l'idée très louable et il faut reconnaître que le but est un meilleur service rendu aux usagers + un confort pour le service de gestion. C'est sur la forme que je tique. Réception de données saisies par les élèves ou pas, il y aura toujours "ouverture de fenêtres informatiques" pour l' "opérateur d'intendance" (je ne parle de GFC Web, parce que là je serais intarissable) et surtout toujours besoin des documents papier comme les RIB et les conventions pour les contrôles obligatoires du gestionnaire de de son agent comptable préféré. La dématérialisation est encore une utopie dans notre métier.

Alors si déjà les élèves et étudiants rendaient les dossiers dans les délais impartis, et si le service d'intendance avait EN AMONT les RIB et les conventions de stages (qui pourraient être collectés par un enseignant, le secrétariat, le chef de travaux...), ce serait un grand pas. Avant d'attendre une modification du logiciel on peut déjà mettre en place un circuit interne de transmissions des documents. On peut même envisager de donner un accès GFC au secrétariat du chef de travaux pour la saisie des RIB, c'est pas péché.
Quand je vois les difficultés de certains jeunes à simplement saisir des données en ligne pour leur orientation, je n'ose imaginer ce que cela pourrait donner dans l'exemple proposé. Nous avons, selon les EPLE, des publics plus ou moins réceptifs à ces procédures.

Mais c'est avec ce genre d'idées que l'on fait évoluer nos pratiques, alors pourquoi pas. D'ailleurs s'il y avait quelque chose à creuser ce serait plutôt une extension de Sconet avec un module stages, on a bien un module pour les créances de voyages.
Attendons la mise en place d'un groupe de réflexion, suivi d'une commission d'études, puis d'un bureau technique de faisabilité, puis...

l'oursonne furieuse a raison. se greffe en plus le problème de la responsabilité personelle pécuniaire des AC.
en effet, nous devons contrôler l'exactitude des IBAN BIC ET nous assurer que le paiement est effectué au bon créancier. Il serait alors difficile et fastidieux de contrôler tout ça si la procédure était dématérialisée au niveau extrême du créancier, sans parler du manque de fiabilité.
L'idée est séduisante à priori mais me paraît irréalisable par dessus même le pb de modif du logiciel.

monod a écrit:

De façon dématérialisée, avec une connexion internet (in situ ou hors de l’établissement scolaire, à définir), l’élève et/ou sa famille pourrait "pré-saisir" les informations demandées et qui sont nécessaires pour le lycée afin de traiter sa demande (informations relevées sur le RIB, dates de début et de fin de stage, classe de l’élève liée à la période de stage, montant des frais de transport dont il demande la prise en charge).
Les informations saisies par l’ensemble des élèves et/ou leur famille (dans le respect des règles du droit et de la CNIL) seraient alors stockées dans un fichier en un format tel qu’il puisse ensuite être facilement et directement intégré sur GFC, PAR L’OPERATEUR D’INTENDANCE, sans nécessité d’avoir à effectuer à nouveau de nombreuses saisies avec ouverture de fenêtres informatiques.

Au bas mot, un an de travail.

Plus simple, vous installer GFC pour que vous fassiez la saisie des informations des élèves et familles. Restera à l'intendance de vérifier par sondage les coordonnées et RIB par rapport au dossier papier, lors du paiement (mandatement pour les puristes).

J-M a écrit:

Restera à l'intendance de vérifier par sondage les coordonnées et RIB par rapport au dossier papier, lors du paiement (mandatement pour les puristes).

Ça c'est de l'ordre du contrôle in extenso, pas par sondage, à moins d'aimer les débets.

ALO a écrit:

J-M a écrit:

Restera à l'intendance de vérifier par sondage les coordonnées et RIB par rapport au dossier papier, lors du paiement (mandatement pour les puristes).

Ça c'est de l'ordre du contrôle in extenso, pas par sondage, à moins d'aimer les débets.

Approche par les risques. Toi t'as pas de CIC/Maîtrise des risques.

Effectivement, vu que c'est à mettre en oeuvre pour toute l'agence comptable et que je ne suis pas l'AC. Mais, même s'il pourrait mettre en place son CIC, je doute fortement que mon AC accepte un jour de payer sur des RIB qu'il n'aurait pas vérifié un par un vu qu'il est expressément mentionné que ça fait partie de son contrôle. Et malgré le côté fastidieux du truc, je le comprends car la CRC n'aurait pas eu d'état d'âme en cas d'erreur et n'aurait pas entendu le discours CIC sur la rationalisation du travail et la maîtrise des risques. Bon, maintenant qu'on passe à l'apurement administratif, je ne dis pas...

Au delà de l'impossibilité dans le cadre comptable et logistique qui est le notre, il s'agirait là d'un recul (certes anecdotique mais réel) du Service public.
Communément, cela s'appelle refiler une partie du travail des services de gestion aux familles. Bornons nous à obtenir déjà de l'usager ce qui constitue ses obligations réelles, et nous gagnerons en efficacité sur nos missions propres. Donc avec "retour sur investissement" pour l'usager.
L'insidieux martelage sur le défaut d'efficience du SP induit parfois ce genre de réflexions pseudo-bienveillantes. Un peu comme le prof qui vous voit débordé et vous propose de vous aider à classer des mandats alors qu'il a 30 tickets repas en retard et les pièces justificatives de la régie d'avance de son dernier voyage en attente depuis 3 mois...