prelevement automatique

j'ai lu sur le site que GFC 2007/2008 prévoyait une fonction pour le prélèvement automatique des frais de demi-pension - certains ont ils expérimenté ce système - à chaque CA la FCPE me demande si on ne pourrait pas prélever automatiquement en trois fois le forfait trimestriel.

maud a écrit:

j'ai lu sur le site que GFC 2007/2008 prévoyait une fonction pour le prélèvement automatique des frais de demi-pension - certains ont ils expérimenté ce système - à chaque CA la FCPE me demande si on ne pourrait pas prélever automatiquement en trois fois le forfait trimestriel.

Il y a déjà des collègues qui pratiquent le prélèvement automatique ; les nouvelles fonctions de GFC ne feraient qu'éditer des documents normalisés à faire signer par la famille et transmettre à leur agence bancaire.

J'aimerais beaucoup parvenir à le proposer à la rentrée prochaine ; dans une discussion il y a quelques mois j'ai eu l'occasion de récupérer un modèle de document à remettre aux familles venant d'un grand lycée parisien ; cependant je ne sais pas vraiment comment utiliser un tel document : à qui le présenter, comment ensuite envoyer un ordre de prélèvement ???

Promis si je comprends comment faire l'IZ aura une belle page explicative comme j'aime les faire.

Je me pose quand même une question à ce sujet: comment organiser un prélèvement automatique si l'on n'est pas capable d'en préciser le montant? Je pense aux droits constatés bien sûr.

Quand, en septembre, on met en place le prélèvement, on ne connait que le montant du dernier trimestre civil. Que se passerait-il si une famille venait à contester en janvier le montant du prélèvement correspondant aux nouveaux tarifs imposés par la CT en novembre? Il me semble qu'un recours de leur part aurait toutes ses chances d'aboutir.

Ou alors, faut-il relancer toute la procédure de mise en place du prélèvement en décembre? Cette procédure, un peu lourde au départ, n'est intéressante que si elle permet de ne pas y revenir le reste de l'année.

Prenant exemple sur les prélèvements de ma commune pour la cantine, la garderie et l'étude, les tarifs ne changent qu'en septembre, le prélèvement se fait mensuellement sur dix mois, d'octobre à juillet. Il me semble donc que les contraintes ne sont pas les mêmes.

Le prélèvement automatique dans GFC ? Le pied ! Cela évite tous ces chèques d'avance qui 'stagnent' dans le coffre et font le bonheur des agents comptables ...

Pour mettre en place un prélèvement automatique il suffit à ma connaissance de faire signer un échéancier de prélèvement aux familles concernées (signé aussi par l'agent comptable) et de l'envoyer à l'agence bancaire de la famille ...

Pour ma part, j'aimerais que ces prélèvements automatiques soient sans frais pour les familles, et pour l'instant je n'ai pas trouvé la solution ...

Les collègues qui pratiquent déjà le prélèvement automatique sont des testeurs de la future nouvelle version de GFC ? Ce serait effectivement intéressant de recueillir leurs impressions et divers conseils.
Moi aussi je suis discrètement encouragée par les parents à mettre ce système en place

Je teste le prélèvement automatique depuis janvier 2007, pour une académie dont je ne citerai pas le nom, j'ai commencé par le collège et en
avril je le ferai sur le lycée, beaucoup de familles sont intéréssées, je ne
suis pas au bureau mais LUNDI je vous ferai un topo complet, il faut
savoir que les frais sont supportés, non pas par les familles, mais par le R2 et sont minimes.

Ne pas oublier de se tourner vers la TG pour demander son n° national émetteur.

Pour info, nous avons appris par un collègue expérimentateur que l'échéancier de prélèvement devait être voté en CA !!...

Que pensez-vous de cela ?
Le recouvrement et ses modes ne sont ils pas du ressort exclusif du comptable ?
Le CA peut être informé du nouveau mode de recouvrement des créances proposé aux familles, mais à mon sens n'a pas à se prononcer sur l'échéancier.
Suis je dans l'erreur ?

Salut à

pratiquant le prélèvement auto depuis environ trois ans par le biais d'un logiciel Trésor Public ( à petite échelle ) je suis preneur de toutes les infos émanant des établissements expé

Merci.

MAX a écrit:

Je teste le prélèvement automatique depuis janvier 2007, pour une académie dont je ne citerai pas le nom, j'ai commencé par le collège et en
avril je le ferai sur le lycée, beaucoup de familles sont intéréssées, je ne
suis pas au bureau mais LUNDI je vous ferai un topo complet, il faut
savoir que les frais sont supportés, non pas par les familles, mais par le R2 et sont minimes.

Merci Max

l'échéancier de prélèvement devait être voté en CA !!...


ça peut éventuellement être intégré au réglement du SAH qui de toute façon doit être voté par le CA - si c'est une date précise c'est pluse embêtant mais si c'est libellé dans le réglement , par exemple : prélèvement fin janvier, fin mars, fin avril ou après le 20 de chaque mois - je dis peut être des bêtises - par contre j'attends Barbule ses informations vont nous éclairer -
personnellement je me pose aussi des questions sur le suivi entre l'établissement rattaché et l'agence comptable

excusez moi j'attends les infos de max

Pour ce qui est de la procédure, je ne la connais pas.
Par contre, pour ce qui est des changements de tarifs entre N et N+1, la solution me semble être un prélèvement automatique sur 7 ou 8 mois par exemple (le temps de connaître les bourses attribuées ou pas), d'octobre/novembre à mai, pour un montant fixe correspondant grosso modo au tarif N divisé par 8 ou 9 et prévoir sur juin, un paiement direct de la famille du solde constaté après les divers aléas constatés durant l'année scolaire (remises d'ordre, absences....).
Je ne sais pas si c'est compatible avec les logiciels mais c'est ce que nous pratiquons "manuellement" depuis quelques années déjà.

C'est vrai je ne vous ai pas encore fait parvenir le topo, mais la 1ère
semaine de la rentrée j'ai été un peu bousculé.
Ne vous inquiétez pas il arive lentement mais surement.

merci max - on peut attendre ça ne presse pas

Max , on pense à toi comme tu penses à nous
Pas de panique, c'était juste pour être sûrs que tu ne nous avais pas oubliés !

Bonne journée à toi

Afin de pouvoir effectuer les prélèvements automatiques il faut demander à la Tg le NNE (numéro national émetteur ) qu'il fallait avoir pour janvier 2007 quand il était question d'avoir un cpte trésor par eple rattaché
Le prélèvemnt automatique est une procédure dérogatoire, il se fait avant l'émission de l'OR les familles choississent ou non ce mode de réglement;
le coût est de 0,15€ par prélèvement il y a 3 prélèvements par trimestre il n'y en a pas en septembre les frais sont supportés par le R2
une information aux familles est faite lors de l'inscription , fiche d'adhésion et d'autorisation de prélèvement
les 2 premières échéances correpondent au prélèvement d'avance et la dernière à la régularisation ( reste dû ou remboursement du trop perçu
c'est le CA qui décide des dates des prélèvements, pourquoi, je ne sais pas encore, j'ai posé la question à la DAF
Il est préférable de choisir une date par mois, la même à mon avis pour
simplification du système
Les autorisationssont à envoyer à l'agence responsable des banques de
même sigle et non à chaque banque ( liste à demander à la TG )
les autorisations sont valables pour plusieurs années seules les nouvelles demandes font l'objet d'une transmission, donc gros travail la première année par exemple pour des 6ème et ensuite reconduction jusqu'à la 3ème par ex ou la TER si c'est une Cité Scolaire etgain de temps et de travail
POUR LE BON FONCTIONNEMENT IL FAUT SAISIR LES CONSTANTES LIEES
AU PRELEVEMENT AUTOMATIQUE
le NNE
Le cpte d'avance 4191
le Cpte de remboursement 4664
l'échéancier pour l'année scolaire
la tarification
la liste des débiteurs est récupéré de SCONET, une fois par an en début d'année scolaire mais il est possible d'ajouter des débiteurs et de modifier les fiches de chaque débiteur, qualité de lélève par ex
quand un débiteur opte pour le prélèvement sa fiche doit être sélectionnée
le RIB renseigné et la case OK pour le prélè coché
les échéanciers doivent être édités et obligatoirement transmisaux débiteurs avanr le prélèvement, chaque fichedbiteur est reliée à une crance, le n° de l'élève dans SCONET( d'où est issue la liste des débiteurs) et GFE(d'où sont issues les créances) étant identiques
Une fois les 2 prélèvements faits le logiciel calcule automatiquement le montant du prélèvement de régularisation en fonction du montant déjà versé et du montant réel des frais de DP ou INT, si le prélèvement de régularisation est différent du montant prévu dans l'échéancier une lettre d'information issue de GFC devra être envoyé au débiteur, les créances soumises à prélè ne sont pas concernées par les relances et si la fiche débiteur n'est pas issue de SConet il est tout de même possible de la rattacher à une créance
Le montant de la crance ainsi que les prélèvements effectués apparaissent dans la fiche de chaque débiteur et à l'issue du prlè de régul
la crance est soldée au niveau de la fiche débiteur correspondante
Chaque mois une disqueete de prélèvement doit être crée dans GFc et présentée à la TG quatre jours avant la date de réglement il est donc nécessaire d'anticiper la réalisation du travail par rapport à la date de prélèvement, d'ou l'importance du choix des dates en tenant compte des vacances par trimestre. c'est nous qui avons la main sur le montant des prélèvements ils n'arrivent pas au compte gouutte sur le Cpte Trésor
Je ne vous parle pas des écritures vous en avez été destinataire via un
courrier de la DAF
Avantage du système, on peut imaginer commencer par les primo arrivant
et le continuer tout le temps de leur scolarité dans notre Etablissement
mais il vaut mieux le faire pour tout le monde suaf pour les lèves ayant un fort taux de bourses comme dans les LP
Toutes les éditions dont j'ai parlé sont dans le module prélèvement automatique de GFC
Si vous avez d'autres questions posez les sur le Forum de NANARD que je
remercie de son initiative et de son courage, il afallu que je sois en fin de carrière pour enfin voir cela
Au fait, dans vos académies respectives le Rectorat est il en train de modifier la cartographie des groupements comptables ou cela est il déjà fait ( avis des CA au lieu d'Accord )
je vous ai envoyé le topo en 2 fois par crainte que mon Modem ne coupe
une nouvelle fois alors que j'avais terminé
SUR LE METIER REMETTEZ CENT FOIS VOTRE OUVRAGE
Cela n'a jamais été aussi vrai qu'en ce moment

Max a écrit:

SUR LE METIER REMETTEZ CENT FOIS VOTRE OUVRAGE
Cela n'a jamais été aussi vrai qu'en ce moment

Tu ne crois pas si bien dire

Merci beaucoup, Max

tous mes remerciements pour tes explications - je vais regarder de plus près je ne pensais pas pas que cette opération entrainait des frais à chaque prélèvement - a bientot - merci encore

Merci beaucoup Max du temps passé à nous renseigner. C'est grâce à des collègues comme toi, l'IZ, CpC, N@n@rd et tant d'autres, que nous pouvons enfin partager nos expériences positives et négatives. Pas une journée sans un renseignement important dans ce forum, c'est irremplaçable.

Un grand merci à toi Max pour nous avoir ainsi détaillé toute la procédure des prélèvements.
Pour répondre à ta question sur la modification de la carte comptable, ici cela fait quelques années qu'elle a été mise en place, avec quelques établissements longtemps réfractaires (je me demande s'il n'en reste pas un, spécifique et "périphérique", qui refuse son rattachement depuis des années, sorte de village gaulois résistant encore et toujours aux décisions académiques des romains...). C'est l'accord du CA qui a toujours été requis, suite à une rédaction distraite au Ministère (ils sont fous ces romains !!). Mais il est possible que depuis, le mot "accord" ait été remplacé par "avis" pour débloquer la situation.

Merci Max pour ces renseignements. Je suis surpris aussi par le besoin de demander au CA pour les dates de prélèvement. C'est en principe le comptable seul qui décide des modes et échéanciers de paiement . je ne serais pas étonné de voir encore là l'expression d'un zèle mal placé de la part d"autorités académiques" ne maîtrisant pas toujours toutes les subtilités de la reglementation ?

ici nous avons 700 DP et 150 internes. On commence à songer aux prélèvements, mais une question me taraude : imaginons que 500 familles optent pour le prélèvement automatique. Cela signifie-t-il que j'aurais 500 virements par mois sur le compte trésor ? Quelqu'un d'expérimenté peut-il me répondre ?
Merci.

Comme je l'ai dit plus haut, en fin de mois, GFC génére une disquette pour les prélèvements que vous envoyez à la TG il n'y aura donc qu'un
seul virement sur le compte même pour 500 DP
Cela veut dire que sur la disquette, figurent toutes les familles ayant autorisé le prélèvement et il n'y aura qu'un virement global

merci à Max pour sa réponse, d'autant qu'elle était en clair dans son message, mais je ne l'avais pas vue dans la masse d'informations qu'il a eu la gentillesse de fournir à tous !
Il y est fait mention de disquette générée à partir de Sconet / GFE. Mais quelqu'un a-t-il l'expérience des prélèvements à partir du logiciel Alise ?

La mise à disposition du prélèvement automatique dans GFC pour paiement des frais d'hébergement est reportée à Janvier 2008 .

Voir sur le site de la DAF :

http://idaf.pleiade.education.fr/alien/Codex/circa307047.pdf

............et sur le kiosque des académies (Lille)..........

Magali a écrit:

Mais quelqu'un a-t-il l'expérience des prélèvements à partir du logiciel Alise ?

Je n'utilise pas Alise mais Orcadia (ex-DMI). L'avantage de générer les prélèvements sur un logiciel privé comme Orcadia, c'est l'intégration. Le logiciel permet d'effectuer les droits constatés, le suivi des créances et les encaissements (y compris prélèvement). C'est évidemment plus facile que de jongler entre GFE et GFC.
Pour ce qui est du prélèvement, je fais effectivement voter un échéancier mais le logiciel ne prélève jamais plus que le solde de la créance. Ainsi, il n'y a jamais d'avances à rembourser.
Nous sommes en train de faire les inscriptions et 60% des familles ont accepté le prélèvement. Le gain de temps pour l'intendance est considérable.
D'autant que je n'utilise pas le prélèvement que pour les forfaits. En effet, j'utilise aussi cette méthode d'encaissement pour les élèves au ticket et les commensaux, ce que ne permet pas GFC ! En effet, les élèves et commensaux au ticket qui ont accepté le prélèvement passent leurs cartes à chaque repas. A la fin du mois, le logiciel fait un prélèvement du solde débiteur de la carte. Avantages :
1) les usagers n'ont pas à créditer leurs cartes donc pas de problème d'oubli.
2) le solde des cartes est remis à zéro après chaque prélèvement donc pas de créances et pas de trop perçus à rembourser.

Et donc, Le prélèvement c'est bien ?

J'aime les chèques autant que les AC.

Nicolas a écrit:

Pour ma part, j'aimerais que ces prélèvements automatiques soient sans frais pour les familles, et pour l'instant je n'ai pas trouvé la solution ...

ne pas confondre virement automatique des familles qu'elles payent

et

prélèvement automatique par le bahut qui paye (0,01€ par ligne je crois) les frais (à imputer au R2, désolé mais j'ai pas encore appris la nomenclature intégrale des comptes de classe 6 mais j'y travaille)