Bonjour, 

j'ai un petit soucis avec GFE. Nous sommes en lycée et nous ne gérons pas les hébergements sur gfe puisque les élèves sont à la prestation. 

Un élève est sorti en cours d'année, il a donc entamé le trimestre chez nous et le termine dans un autre établissement du secteur. Je dois si je ne me trompe pas lui payer la totalité du trimestre étant l'établissement d'origine.

Cependant cet élève étant considéré comme sorti, il n'apparait pas sur mes simulations de consatation. Quelle manipulation dois je faire pour l'intégrer à celle ci?

je vous remercie par avance pour votre aide et bonne journée à tous.

tu as une case :" élève ayant quitté l’établissement" que tu dois cocher pour que cet élève soit constaté.

Merci pour ton aide, 

le hic c'est que dans ce cas il sont sur une simulation à part et donc, je suppose, sur une constatation à part et donc un paiement à part?

Il faut bien faire 2 constatations, une pour les élèves présents et une pour les élèves sortis.
La deuxième constatation reprendra les chiffres de la première dans le total de la colonne "bourses", et il n'y aura qu'un seul fichier de paiement (de toutes façons, on ne peut pas faire 2 fichiers de paiement pour un même trimestre sur gfe sconet).

Merci beaucoup, je comprend mieux!

Bon puisque vous êtes par là je vais en profiter! 

Nous avons donc une restauration qui fonctionne à la prestation et donc n'était pas intégrée lors du paiement des bourses nationales. Cependant ayant un nobmre plutot conséquent de soldes négatifs pour les élèves sortant (terminales) nous voulions prélever ces sommes sur les bourses avant leur versement afin d'éviter les contentieux dans ces cas là. 

Confirmez vous bien que c'est la bonne démarche? 

Le hic c'est que je ne l'ai jamais fait sur GFE (nouvelle sur cette gestion des BN) et qu'à l'agence comptable il me donne une solution qui me semble bien complexe. 

C'est à dire : verser la totalité de la BN sur le comtpe du lycée en remplacant le RIB de la famille par celui de l'étab. Garder sur ce versement la somme du et réalsier un ordre de paiement pour payer à la famille le solde. 

Cela me semble être complexe et lourd, je suppose donc qu'il y a une autre possibilité. Si oui laquelle??

Encore une fois merci pour l'aide apportée! 

Je suis en collège mais nous fonctionnons aussi sans forfait. Le montant de la bourse nationale est ajoutée au crédit de demi-pension des élèves boursiers, chaque trimestre, ce qui évite aux familles de faire une avance, et nous mandatons aux élèves externes.

Ton système est bien plus simple mais ici pas d'"externe" tout le monde a une carte et peut s'en servir quand il le souhaite.

Le hix dans notre histoire c'est de pouvoir simplement prendre en compte les sommes du à l'établissement avant le paiement des BN du 3e trimestre.

Si pour cette fin d'année on ne veut pas revenir sur le fichier des droits constatés on peut faire :

La famille A vous doit 100 et vous devez lui verser une bourse de 150.
La famille B vous doit 100 et vous devez lui verser une bourse de 80.
La famille C ne doit rien et a une bourse de 90.

Mon mandat se présentera comme ça:
1)A..........................100
2)A...........................50
3)B...........................80
4)C...........................90

Les virements pour les lignes 2 et 4 seront effectués par le 5159
Les virements pour les lignes 1 et 3 feront l'objet d'une compensation et le compte 5159 sera remplacé par le 4112.
Séparer un versement entre montant à verser et montant compensé facilite la saisie et évite des écritures manuelles. Aprés faut penser à annuler les créances.

Tu crédites sur le compte de demi-pension pour tout le monde, et ordre de paiement pour l'excédent quand l'élève quitte l'établissement. En plus ça inciterait peut-être les élèves à manger au lycée.
Éventuellement, si tu vois qu'un élève ne mange quasiment jamais et que tu as déjà versé le premier trimestre sur la demi-pension, tu peux peut-être mandater à la famille les deux autres trimestres...

Merci Volcan je comprend masi je ne comprend pas tout! 

Par revenir sur le fichier des droits constatés tu veux dire quoi car à l'heure actuelle rien n'a était fait. Je viens de receptionner le fichier de la DASEN et je dois traiter les bourses du 3e trimestre de zéro. 

Nous ne gérons pas de créances dans l'étab (une erreur qui sera rectifiée l'an prochain pour les voyages!)

Ce que je ne comprend pas au niveua du mandat c'est que tu fais un mandat manuel pour différencier les lignes 1 et 2 de ton exemple? 

Le fichier de paiement issu de GFE ne peux pas prendre en compte deux lignes pour une famille!?

Atasta a écrit:

Tu crédites sur le compte de demi-pension pour tout le monde, et ordre de paiement pour l'excédent quand l'élève quitte l'établissement. En plus ça inciterait peut-être les élèves à manger au lycée.
Éventuellement, si tu vois qu'un élève ne mange quasiment jamais et que tu as déjà versé le premier trimestre sur la demi-pension, tu peux peut-être mandater à la famille les deux autres trimestres...

Oui mais dans notre cas il faudrait faire 200 ordres de paiements pas top pour la responsable de la compta géné à l'agence comptable!

Effectivement, 200 c'est beaucoup !

Ici on reprend le paiement généré par sconet et on diminue les montants à verser aux familles dans "paiements en attente". Je ne trouve pas ça génial, alors si quelqu'un a une méthode plus simple, ça m'intéresse. Je n'arrive à mettre une ligne à verser à un tiers et une ligne "pour ordre", comme je le fais pour compenser le paiement d'un mandat normal.
Le mandat de bourses est fait comme le dit Volcan : une ligne correspond au règlement que l'on veut effectuer sur les comptes des familles et est payée au 5159, et une ligne correspond aux sommes retenues pour d'autres créances et va au 581, pour ensuite faire la FQE qui va bien (traçabilité, tout ça). J'ai aussi une 3e ligne qui va directement au 4112 parce qu'on est au forfait et que là, les créances ont été diminuées du montant des bourses dès la constatation. La ventilation entre ces trois lignes est indiquée sur la pièce jointe au mandat.

Ce que je ne comprends pas, Couet, c'est la raison pour laquelle tu payes les bourses dans GFE. Si tu as un logiciel de type T...lf ou S...ce ou A...se, tu peux aussi encaisser individuellement les bourses sur les cartes dès le début du trimestre. Bien sûr tu ferais en même temps le mandat global de bourses dans GFC tout en le réceptionnant au 4191, pour éviter les écarts entre le logiciel et GFC. Déjà, cela éviterait les soldes négatifs au cours du trimestre. Ensuite en fin de trimestre tu n'aurais plus qu'à rembourser les excédents de soldes sur les cartes en générant un fichier avec ton logiciel de suivi, et dans GFC tu aurais juste une écriture 4191/4664 puis un OP pour ordre à saisir.

Merci Winnie! j'ai bien suivi ton raisonnement pour le fichier de paiement mais le mandat c'est donc bien une pièce manuelle (ici on se contente de mettre en pièce jointe la constation).

A savoir pourquoi on ne met pas directement les BN sur T...oS..f c'est que la personne qui a quitté ce post ne gérait vraiment pas l'informatique donc faisait au plus simple et puis au final on avait très peu de sommes non recouvrées (un lycée assez bien loti malgré la zone d'implantation!). 

Aujourd'hui on se retrouve dans un situation plus critique et il faut agir en amont. Ta solution est certainement la plus simple mais elle nécessite de prendre en compte tout cela en début de trimestre et je ne voit pas comment je pourrais le gérer sans avoir le document de la dasen au premier trimestre. (si je fais à partir d'une simul de sconet il y aura bcp de manquant...)