Sujet classique...

Soit un collège X... très simple avec juste des réserves au SG, au R2, des stocks, et un compte 275.

La pièce 13 ne colle pas avec la somme des réserves disponibles + le compte 275.

D'où peut venir l'erreur ? Raisonnement intuitif et non comptable :

la pièce 13 me semble à priori ne pas pouvoir être erronée puisque calculée automatiquement.
la pièce 14 doit être juste dans les grandes largeurs (montant du 10681 doit bien être ok car égal à la balance), mais pas dans le détail.

Le problème ne peut-il venir QUE et uniquement QUE de la répartition entre réserves disponibles et réserves immobilisées, où le risque d'erreur est maximum si la pièce 14 est à un moment donné mal renseigné ? Il y a bien sûr aussi les sorties d'inventaire qui peuvent parasiter, mais il n'y en a pas eu depuis bien longtemps dans le collège X...

D'une manière générale, comment refaire une pièce 14 juste, pour la faire coller à la pièce 13 avec exactitude, sans reprendre l'historique des cofi depuis 20 ans ? Est-ce possible, et le cas échéant, comment ?

De quoi s'agit-il exactement?

piece 14 : total reserves + cpte 275 = 60257,61

pièce 13 : 61393.52

différence : -1135,91

COFI 2011 ou 2012!
Variation stock, sorties inventaire sur dotation et fonds de réserves...ou problème fonds roulement budgétaire et comptable....

Et une petit' vérification périodique...ça fait pas de mal!

Je crois que je commencerais par une vérification périodique. S'il n'y a rien de suspect, contrôle des comptes financiers des années passées pour s'assurer que cet écart n'est pas antérieur à 2012.
Grilled by Olrik

bonjour,

Tu devrais peut etre remonter aux origines de la difference, un peu de speleo dans les cofis, c'est assez rapide.....
Vu l'écart le passage à l'euro n'est surement pas la cause mais bon....
Que la lumière soit ;-))

merci messieurs pour l'intérêt non feint porté à la question...

je reviens de la "grotte" où j'ai été faire de la spéléo...

quelques réponses : pas d'anomalie pour le controle périodique.

mais pour l'historique, ça se présente mal... remonté en 2003... je dois préciser que les comptes ont été repris par un commis d'office depuis cette période. en deça, je n'ai plus de document à portée de main (j'ignore où ils sont pour le moment).

je me suis amusé à faire un petit tableau. Ecarts :
2003 : 878.27
2004 : 1135.91
2005 : je l'ai oublié au bureau
2006 : 878.27
2007 : 878.27
de 2009 à 2011 : 1135.91

Petit détail : il y a un dépot et cautionnement jamais soldé de 257.64 euros (enfin, si, soldé fin 2012) qui explique la différence entre les 878.27 et les 1135.91. Ce qui est amusant, c'est qu'il disparait même en 2006 pour... réapparaitre tel le phoenix l'année suivante. Bref, il y a des petits couacs...

maintenant, que faire ?
le calcul du fonds de roulement par addition et soustraction des débits et crédits des classes 4 5 et cpte 275 est conforme à la pièce 13
idem par méthode du bilan classes 1 et 2

j'en conclus une fois encore que mon fonds de roulement est ok mais que fondamentalement un truc déconne dans ma pièce 14, et ce depuis au moins 2003. Est-il possible de la rétablir les montants de cette pièce SANS aller au delà de 2003... et qui sait, quand bien même je retrouverais les COFIS jusqu'en 1995 par exemple, jusqu'où l'erreur remonte ? Donc je me demande : y a-t-il une méthode corrective ? Ou pas ? Des grilles de vérif ? Sachant que les stocks sont bons. Que reste-t-il comme causes au problème à part une mauvaise ventilation entre reserves disponibles et réserves immobilisées ? Est-ce que j'oublie une cause possible ? Je ne vois pas...

Si je suis ma précédente conclusion (provisoire bien sûr, en attendant vos avis)...

Le fonds de roulement étant supérieur de 1 135.91 euros au total des réserves disponibles, j'envisage la solution suivante :
sortir 1 135.91 euros des reserves immobilisées, et les affecter en C.A. lors de la présentation du COFI aux réserves disponibles de l'un ou de l'autre service (général ou R2). Modifier mon inventaire en conséquence (en vérifiant au préalable qu'un ou plusieurs biens fassent ce total).

Et l'égalité comptable serait rétablie et tout irait pour le mieux dans le meilleur des mondes.

faire attention que le remède ne soit pas pire que le mal
avec la mise en place de la RCBC (et surtout des amortissements) il faut être sur de sa pièce 14...

Oui, et en plus, j'y songeais en promenant mon chien, il faudrait que je vérifie les égalités entre les financements de la classe 1 et les biens de la classe 2. Si je passe 1 135.91 euros des réserves immos aux réserves dispos, je risque de briser l'équilibre, s'il existe.

Vérifions...

Bingo, c'est bien cela...

La somme de tous mes financements de classe 1 est bien supérieure de 1 135.91 euros, comparée au total de mes comptes de classe 2.

J'attends vos avis, mais voilà pour moi une preuve éclatante que ces 1 135.91 euros, suite à une sortie de bien(s) de racine 102 probablement, n'ont pas été transférés comme il aurait fallu des réserves immos aux reserves dispos. Et que le correctif qu'attend cette compta depuis des années doit être un débit des réserves immobilisées et un crédit des réserves disponibles (du service général, du coup).

Epilogue... Je ne porte pas mon nom pour rien.

En notant mes petites recherches sur un document à annexer à la pièce 14, je reporte les comptes de financement dans un joli tableau.
Or, dans mes comptes de financement (je n'y avais pas du tout fait attention en faisant mes totaux), je note la présence d'un 1391, débiteur de 1 350.21 euros.
Et sur l'état d'inventaire excel élaboré par mon collègue, une annotation mystérieuse pour le 106 (immos) prend tout son sens : "manque 214,30 euros en compta au 106814".
1350.21 - 214.30 ! pile mes 1135.91 euros d'écart entre la pièce 13 et les réserves disponibles !
(y'en a plus beaucoup qui suivent, là, hein, mais je comprends, même ceux qui lisent encore à ce stade sans comprendre, un dimanche soir, cet abominable fil que j'ai crée, je leur tire mon chapeau).
Alors ça y est, j'ai mon écriture : débit 1391 pour 1350.21, crédit 106 rés. dispos pour 1135.91, et 214.30 aux reserves immos qui viennent remplir le vide signalé par mon collègue.
A l'arrivée, mon 1391 débiteur depuis 10 ans disparait enfin. Mon état d'inventaire sous excel colle avec ma classe 1. Et mon égalité pièce 13 = pièce 14 rétablie...

Conclusion : la lutte contre les anomalies comptables peut réussir avec un peu de bonne volonté.

Bravo pour la ténacité.

Merci, c'est une grande satisfaction, je dois dire.

Comme quoi on peut être une femme, être blonde, et aller au bout d'un problème, sans baisser les bras en envoyant tout balader.

Je remercie les collègues qui ont participé à ce fil et m'ont orientée, et je remercie aussi mon chien pour m'avoir définitivement mise sur la piste.

c'est pas Colombo ton vrai nom
Une question toute bête (si je puis dire)..
Tu n'as jamais eu une remarque (de la TG ou du rectorat) pour un 1391 pas soldé au 31/12?
C'est pour le moins surprenant..

J'ai repris le flambeau en septembre, donc les gens de la DDFIP n'ont pas encore pu me faire les gros yeux personnellement.

Mais des remarques de la TG, si, il y en a bien eu quelques-unes, sur des questionnaires reçus récemment. Les comptes ayant été repris de A à Z sur plusieurs établissements de l'agence et sur plusieurs années, ils sont épluchés depuis leur dépot voilà seulement quelques mois. L'appel à un commis d'office témoigne des 'dégats' qu'ont éprouvé les livres de comptes voilà longtemps. Alors, un 1391 non soldé, c'est peanuts comparé à bien d'autres erreurs plus inquiétantes dont notre pauvre comptabilité se remet à peine...

Bozinchu a écrit:

c'est pas Colombo ton vrai nom
Une question toute bête (si je puis dire)..
Tu n'as jamais eu une remarque (de la TG ou du rectorat) pour un 1391 pas soldé au 31/12?
C'est pour le moins surprenant..

C'est "colomba" plutot, tu connais?
Moi aussi j'ai dejà vu des 1391 non soldé....
Alors!!!!