Comment s'organiser ?

Inutile de polémiquer à ce sujet, ca ne répond pas à la question initiale.....et nous avons tous intérêt à bien travailler ensemble.

Les GM issus du corps enseignant que j'ai pu rencontrer ont souvent un regard différent sur leurs collègues après quelques semaines passées à l'intendance.

Ce que je retiens des divers conseils prodigués plus haut, c'est qu'il faut aussi accepter de ne pas pouvoir tout faire. Les priorités ont été très bien définies par nos collègues, la sécurité en 1er, les écritures comptables (mandats, OR...) en 2e et s'il reste du temps.....le forum ;-)

Mais a été occulté ce qui était (tout du moins en ce qui me concerne) le plus chronophage et qui me laissait la plus démunie : la gestion des agents, des conflits. Mes nuits blanches, ma demande de mutation, c'est eux et mon incapacité à "diriger". J'ai compris qu'ils (les miens en tous cas : 7 personnes), ne fonctionnaient qu'à l'affectif, et ils ne faisaient leur travail correctement que parce qu'ils m'aimaient bien. Mais leurs différends internes étaient plus forts que leur affection pour moi ! Et il était difficile de ne pas écouter quand ils venaient me voir..(en plein après-midi, vers 15h-15h30 à la fin du service..)
Maintenant, je ne m'occupe que de moi-même... et la discipline pour les profs, c'est le CE qui s'en charge.

Pour ma 2ème année de secrétariat de direction : après des vacances (je n'habite pas sur place, 30 mn de voiture, donc exit le lycée : facile), toute l'année d'apprentissage aura été digérée et intégrée. Toi non plus, tu ne seras plus le GM débutant, qui découvre le vécu et le calendrier d'une année scolaire. Tu connais maintenant les échéances et les périodes de "roue libre" où on finit tranquillement ce qui aura été d'actualité un peu avant.


Tu es toute seule ? La secrétaire peut peut-être t'aider sur certaines tâches.
Tout dépend de l'organisation avec le CE et avec elle, mais ici, c'est moi qui rédige les PV de CA (je suis élue, facile..) avec mes notes, les notes du CE, et le compte-rendu du secrétaire officiel, je fais le mix des 3 ; je rédige aussi les actes (facile, je le faisais dans ma vie antérieure) ; mais le CE relit tout, et indique les actes à faire et le texte (pratiquement plus maintenant, mais la 1ère fois, il ne savait pas que je savais..). puisque Demact est repoussé. J'envoie aussi les convocations et les documents de travail. Quand j'étais GM, c'était moi qui faisait tout cela. Je gère aussi le registre des délibérations, les actes et les accusés de réception, etc..

bon, ça aurait été plus simple d'en parler au moment de l'entretien annuel (en passant avant la secrétaire !), mais si l'ambiance est bonne et la personne sérieuse, tente de décentraliser.

Egalement, la demande d'autorisation d'absences, c'est moi. En fait, je me contente de recevoir l'imprimé (de faire remplir sur place correctement), et d'écouter pourquoi M. x ou Mme Y a besoin d'une demi-journée, d'une heure pour aller voir le médecin, aller chercher les enfants à l'école, etc...., puis, je transmets (dans sa banette courrier si pas immédiat, en allant voir le GM si pour la journée), mais au moins, il n'est pas dérangé à tout bout de champ.

Les manips sur le photocopieur-scanneur-imprimante (un pour l'administration, un pour les profs), c'est moi aussi. Certes, j'ai de l'expérience... mais c'est moi qui suis aux premières loges et appelle le fournisseur si je n'y arrive pas (et l'agent de maintenance non plus, et c'est moi qui l'appelle sans déranger le GM)

Les craies, crayons à tableau, les ramettes de papier, les clés pour les nouveaux arrivants et ceux qui partent, c'est la personne de l'accueil. a chacun de connaître ses horaires.

Mon objectif pour la seconde année : ANTICIPER les charges et les demandes du Rectorat (afin de me laisser du temps pour effectuer ce qu'il y a à faire. Les profs, élèves et familles n'ont pas à savoir si tu effectues telle tâche en 10 mn ou 3 jours.

Faire ce que tu dis... exemple : les profs avaient pris l'habitude de laisser en vrac leur salle en partant. Nous l'avons trouvée en piteux état en entrant en septembre ( CE et moi, tous les deux arrivants en même temps). Vers le 20-25 juin, mail à tous (+ affichage en gros feutre sur leur tableau) : casiers vidés, dessus de casiers débarrassés, sinon tout sera jeté...(CE d'accord)
Bien sûr, si pour les casiers, ça a été à peu près, rien pour les dessus de casiers.... Hier, avant de partir, entre midi et 1 heure : classement vertical. J'imagine la surprise à la rentrée. J'ai même récupéré les gilets, écharpes qui étaient sur le porte-manteau. Seul problème, les dames de ménage n'avaient pas prévu le dépoussiérage à suivre... L'année prochaine, ils feront attention. (ou alors, ils attendaient que quelqu'un ose le faire, il y avait tant de vieilleries et personne ne sera responsable de la disparition de tel ou tel papier ou tel objet qui n'avait rien à faire là-haut : pas de zizanie entre eux, l'administration sera responsable ! et l'atmosphère (au sens propre et au figuré assainie).

Avant de partir : fais ton cimetière (dans une autre vie antérieure, c'était le nom donné à la corbeille de tout ce qui restait à faire, courriers à répondre, etc...) : moi, mercredi, j'en ai jeté les 3/4... choses déjà faites, plus d'actualité... le quart qui reste : banette "à classer". Finalement, il ne reste plus grand chose d'une corbelle qui débordait..
Et si tu le fais à la rentrée, la proportion sera de 7/8 / 1/8.... Avec le recul, les urgences auront changé.

UNE NOUVELLE ANNEE ARRIVE QUI ENTERRE L'AUTRE.

Colombane a écrit:

Mais a été occulté ce qui était (tout du moins en ce qui me concerne) le plus chronophage et qui me laissait la plus démunie : la gestion des agents, des conflits. Mes nuits blanches, ma demande de mutation, c'est eux et mon incapacité à "diriger". J'ai compris qu'ils (les miens en tous cas : 7 personnes), ne fonctionnaient qu'à l'affectif, et ils ne faisaient leur travail correctement que parce qu'ils m'aimaient bien. Mais leurs différends internes étaient plus forts que leur affection pour moi !

Pas facile sans expérience, mais il faut pro-fes-sion-na-li-ser. Fiches de postes en béton, réunions rappelant le projet de service, les objectifs collectifs et individuels, le retour des usagers et des personnes extérieures (voir un récent message du superisier).

Du côté bâton, c'est le rapport à la moindre incartade même mineure, la moindre faute de goût est immédiatement reprise et fait l'objet d'un avertissement. Bordés bien serrés par leur encadrement, les agents arrêtent de se border les uns les autres. Au pire il reste des clans, mais avec du doigté, en deux-trois ans on peut les contraintes à la dissolution, par la mutation ou la normalisation des rapports.

Colombane a écrit:

Avant de partir : fais ton cimetière (dans une autre vie antérieure, c'était le nom donné à la corbeille de tout ce qui restait à faire, courriers à répondre, etc...) : moi, mercredi, j'en ai jeté les 3/4... choses déjà faites, plus d'actualité... le quart qui reste : banette "à classer". Finalement, il ne reste plus grand chose d'une corbeille qui débordait..
Et si tu le fais à la rentrée, la proportion sera de 7/8 / 1/8.... Avec le recul, les urgences auront changé.

Merci, Colombane, ça fait plaisir de lire ça, je me sens moins seul ! Bon, faudrait voir quand même à ce que je fasse un seul cimetière, parce que j'en entretiens quatre ou cinq, c'est pas terrible...

Gestion du cimetière : je suis une grande professionnelle !

Plusieurs : tu les empiles... pour n'en faire plus qu'un - sans état d'âme et sans choisir ni trier

Puis : le grand secret : place nette sur le bureau, tu retournes la corbeille-banette..

Tout est à l'envers

Puis prendre la feuille du dessus et la traiter complètement :
classement vertical
OU la banette dédiée s'il en existe une - ou la créer
OU agir immédiatement,f aire ce qui est indiqué, répondre au courrier et classer.

L'intérêt de tout mettre à l'envers est qu'on s'empêche de se polluer l'esprit avec la prochaine tâche que l'on visualise en même temps que le reste et de faire des choix.

Il m'a fallu un an pour vider les corbeilles, classeurs et dossiers de mon prédécesseur. J'ai fini par tout jeter et je repartirai avec des classeurs, chemise et dossiers NEUFS, des corbeilles neuves et toutes les mêmes, de tailles différentes, mais qui s'accordent entre elles et s'empilent joliment.
Dommage pour la planète, mais le recyclage, c'est fini.Surtout quand c'est celui des autres.

Classer et ranger au fur et à mesure. Tant pis s'il faut se déplacer à chaque fois mais les regroupements pour tout classer en une seule fois.... pas efficace... parce qu'on ne se déplace pas et que les tas s'empilent...

Bien entendu, tout ce qui arrive quand tu es dans le cimetière : c'est mort pour le moment. Ne pas se laisser distraire. Classement dans la banette dédiée ou mise SOUS la pile. J'essaie de n'avoir, au maximum, une semaine de retard, mais pas plus. Les chantiers au long cours, ça doit être classé ailleurs.

Courage, détermination et estime de soi sont les mots clés du fonctionnaire zélé et efficace.

Colombane a écrit:

Gestion du cimetière : je suis une grande professionnelle !

Si tu étais une grande professionnelle, tu me proposerais de développer encore un peu cette description de tes excellentes pratiques professionnelles dans un bel article pour l'IZ.

Colombane a écrit:

Courage, détermination et estime de soi sont les mots clés du fonctionnaire zélé et efficace.

(amen)

A imprimer en A3 et diffuser au maximum