Bonjour, je débute comme gestionnaire et ma première année a été cauchemardesque. Pour résumer, j'ai de gros soucis au niveau de l'organisation. J'essaie de gérer beaucoup de choses à la fois (je n'ai pas de secrétaire, vive l'Education Nationale...) et je suis toujours débordé et frustré de ne pas avoir fait ce qui était prévu dans ma journée. Je suis en retard pour tout, mes droits constatés, mes mandats, mes OR et mon agent comptable ne fait preuve d'aucune compassion à mon égard, il me reproche d'être mal organisé, point barre. Mon principal ne réalise pas que j'ai des difficultés ou alors il les minimise et prend tout à la rigolade...Super... J'ai déjà essayé d'installer des priorités (urgent, important, ni urgent ni important) mais ça ne sert à rien car finalement tout est urgent pour tout le monde, de l'infirmière au prof de techno en passant par la secrétaire de scolarité ! J'ai essayé de bosser le week-end mais en même temps j'ai renoncé, question de principe. Est-ce qu'une âme charitable peut me donner des conseils, surtout pour la comptabilité ? merci.

Salut cher(e) collègue.

1/ pas de panique!
2/ pas de panique!
3/ as tu des collègues chevronnés près de toi? Je suis sûr que oui: appelle-les, demande leur des conseils, et je pense même qu'il serait possible que l'un d'eux vienne voir chez toi comment ça se passe,
4/ FERME TON BUREAU quand tu veux avoir la paix. Explique aux gens qui ont tous des besoins urgents, naturellement,  que tu es seul et tu as besoin de calme et de concentration pour bosser.
5/ fais ta caisse tous les jours.
6/ pas de panique.

Je pense que tu devrais poser des questions plus précises pour qu'on aide plus précisément.

Courage, on a tous débuté!

Salut Luke !!!
à défaut d'avoir la main, il faut garder la tête froide ....
AMHA, les profs gueulent par principe, voire par atavisme plus que pour d'autres raisons ...
Tu n'es ni le roi soleil doté de tout un aréopage, ni Mac Gyver.
Les premiers temps sont toujours difficiles pour un GM et il ne faut pas oublier qu'on n'est pas responsable de tout et surtout qu'on n'est pas systématiquement chargé de remettre en ordre ce qui ne fonctionne pas ou mal ....
Si ta cantine fonctionne bien ; c'est déjà énorme pour un bahut.
Ensuite, régie, mandats et OR doivent être réalisés dans les temps et pour ça l'établissement d'un calendrier précis que tu t'obliges à suivre est un bon début (commandes alimentaires le mardi, Presto le vendredi, mandats et régie toutes les deux semaines, GTI et OR tous les mois ...)
Tout ne peut pas être parfait la première année, alors reste zen ...
Bon courage !!!

En tant que nouveau gestionnaire, n'as-tu pas eu de tuteur ?

Les conseils de collègues expérimentés sont précieux et il faut en effet t'entourer de personnes ressources.

Au quotiden, les conseils sont un plus difficiles. En ce qui me concerne, quand c'est vraiment le rush, je privilégie la compta et suis moins dispo pour les personnels. Mais il ne faut pas que cela dure plusieurs jours....



Bon courage et BONNES VACANCES !!!!

Organise les autres avant de t'organiser.
La première année l'important c'est d'être titularisé.
Demande un CUI pour t'assister.

luke12 a écrit:

Est-ce qu'une âme charitable peut me donner des conseils, surtout pour la comptabilité ? merci.

La faire passer en premier.
Les mandatements, les droits constatés, la caisse, etc.. c'est ce que personne ne fera à ta place.

Mets un écriteau sur ta porte, avec les jours de disponibilités, réserve toi au moins deux jours rien qu'à toi dans la semaine.


Instaure des délais plus long pour les commandes, les réparations.

Pour la gestion financière, il faut choisir un créneau où l'on n'est pas trop dérangé (vendredi après midi par exemple...) et s'astreindre à le bloquer, si possible porte du bureau fermée.

D'expérience d'agent comptable, j'ai vu quelques gestionnaires repousser systématiquement et jusqu'au dernier moment les saisies de DBM, d'OR, de liquidations... au point que sur certains petits établissements dans lesquels il y a peu d'opérations ils finissent par perdre le fil de leur compta et même régresser en compétence technique.

Une demi journée par semaine ne suffit évidemment pas, mais les aléas de la gestion empêchent de fermer le bureau trop souvent, le créneau bloqué permet déjà de contrôler le boulot effectué de manière plus "clairsemée" au fil de la semaine.

A terme, il faut parvenir à imposer un rythme à son entourage pour arriver à une certaine récurrence des tâches - vente de tickets sur telle et telle demi-journée, réception des fournisseurs refusée sur les plages horaires déjà occupées, caisse quotidienne, etc... - mais cette organisation prend du temps à mettre en place et se délite très vite en revanche.

d'abord se fixer des heures et jours de vente de tickets

s'enfermer dans son bureau pour faire les choses qui demandent de la concentration : droits constatés; bourses;mandats

évaluer au mieux le temps que prennent les choses à faire et anticiper les tâches : c'est essentiel

RETU a écrit:

luke12 a écrit:

Est-ce qu'une âme charitable peut me donner des conseils, surtout pour la comptabilité ? merci.

La faire passer en premier.
Les mandatements, les droits constatés, la caisse, etc.. c'est ce que personne ne fera à ta place.

Tout pareil que RETU. Tout ce qui est mandatement, OR, DC, caisse, c'est la base du boulot. Si tu es OK sur ce point, aucun véritable reproche professionnel ne pourra t'être fait. Pour l'instant, ton CE n'en est pas là, mais si ultérieurement il y avait du tirage, il ne pourra pas s'"appuyer" sur l'AC pour légitimer ses reproches, et a contrario tu pourras toi t'appuyer éventuellement sur ton AC (qui - pour l'instant ...- est aussi gestionnaire) pour démontrer que sur la base, tu fais bien ton boulot. A toi de mettre en place pour la rentrée une organisation qui permette de te recentrer sur le coeur de métier, et de l'imposer à tout le monde.

Bonjour

J'ai connu cela, une intendance sans secrétaire et l'impression de devoir se faire greffer des mains supplémentaires....!!!
La 1ère année est une chose, mais il faut voir pour la suite : s'organiser et réfléchir à des méthodes de travail. Cela m'a permis de gagner du temps (pas forcément toujours de la sérénité !) plus tard.
Se faire son propre classement, pour ne plus perdre trop de temps à chercher.
Un calendrier comme l'ont précisé les collègues : tel jour, telle chose importante (Mdt, OR,...). A faire peut être l'après midi (moins d'urgence ?). Se garder une demi journée de calme (relatif, hein) pour des pbs plus graves (pbs de compta par ex).
Anticiper au maximum les tâches régulières : telle visite de contrat à planifier 1 ou 2 mois avant,....et les noter pour avoir l'esprit libéré.
Créer des procédures : comment je fais telle ou telle chose (1ère étape,...), comme les droits constatés par ex.

Bon courage à vous et bonnes vacances

robin des bois a écrit:

La première année l'important c'est d'être titularisé.
Demande un CUI pour t'assister.

Mon p'tit Robin, ton humour particulier n'est déjà pas forcément compris de tous les habitués du forum, alors ne balance pas ça aux nouveaux, certains pourraient croire que c'est ce qu'il faut faire.

Edité par moi-même : propos pouvant porte à confusion.

Winnie a écrit:

robin des bois a écrit:

La première année l'important c'est d'être titularisé.
Demande un CUI pour t'assister.

Mon p'tit Robin, ton humour particulier n'est déjà pas forcément compris de tous les habitués du forum, alors ne balance pas ça aux nouveaux, certains pourraient croire que c'est ce qu'il faut faire.

D'accord avec Winnie. L'humour de robin pourrait enduire d'erreur la bleusaille alors que chacun sait qu'il faut demander 2 CUI.

BUBU a écrit:

D'accord avec Winnie. pour être digeste, l'humour de robin pourrait enduire d'erreur la bleusaille alors que chacun sait qu'il faut demander 2 bien CUI.

Mon conseil tout personnel : toujours donner la priorité à l'outil de travail. Il faut systématiquement prendre le temps de peaufiner ce qui deviendra l'outil de demain qui te fera gagner 10 minutes par jour, même si le premier jour tu y passes deux heures. En bon gestionnaires, nous devons savoir faire des investissements, et plus ils sont rentables plus ils s'imposent.

Un bureau rangé, des dossiers correctement organisés selon tes goûts et arbitrages, un PC qui ne rame pas, un fauteuil de bureau où tu n'as pas mal au dos, des meubles positionnés tels que tu le penses préférable, des personnels (t'en as pas, mais le cuisinier peut prendre Presto en charge, etc.) formés, des fiches de poste qui bornent ton travail d'encadrement... Voilà de nombreux exemples de choses qui te prendront encore plus de temps et te mettront encore plus en retard ce soir, mais te permettront de répondre aux défis de demain.

Pour ne pas être trop en retard ce soir, il y a deux possibilités : piquer tout ce que tu peux comme outils déjà pré-mâchés auprès des collègues (proches géographiquement, ou sur ce forum où il serait peut-être temps de t'inscrire, non ?) et des deux sites web sur le métier, et... mettre un coup de collier. Perso je fais six ou sept nuits blanches par an, plus des samedis ou des dimanches, et bien sûr des vacances qui sautent. Mon bahut est un peu énorme avec son Greta et on n'est pas obligé d'être perfectionniste comme moi, mais soyons bien clair : qui veut faire 35 h/semaine doit quitter le poste de gestionnaire immédiatement et sans se retourner !

Je trouve les conseils de l'IZ vraiment très pertinents, ils sont moins concrets que les autres (qui sont très bien aussi) mais in fine, il a raison de dire qu'une bonne organisation, c'est aussi du bon matériel.

Sinon j'ai vraiment du mal avec le fait d'accepter de faire des nuits blanches, de bosser les WE et les vacances (en dehors des permanences)......Il ne s'agit pas de respecter les 1607h mais d'arrêter de nous sacrifier pour que la machine tourne avec peu de moyens.

Les profs avec qui je bosse n'acceptent de bosser au delà de leurs horaires que dans le cadre des HSE. Pourquoi en serait il différement pour nous !

Bon j'ai compris

luke12 a écrit:

Bonjour, je débute comme gestionnaire et ma première année a été cauchemardesque. Pour résumer, j'ai de gros soucis au niveau de l'organisation. J'essaie de gérer beaucoup de choses à la fois (je n'ai pas de secrétaire, vive l'Education Nationale...) et je suis toujours débordé et frustré de ne pas avoir fait ce qui était prévu dans ma journée. Je suis en retard pour tout, mes droits constatés, mes mandats, mes OR et mon agent comptable ne fait preuve d'aucune compassion à mon égard, il me reproche d'être mal organisé, point barre. Mon principal ne réalise pas que j'ai des difficultés ou alors il les minimise et prend tout à la rigolade...Super... J'ai déjà essayé d'installer des priorités (urgent, important, ni urgent ni important) mais ça ne sert à rien car finalement tout est urgent pour tout le monde, de l'infirmière au prof de techno en passant par la secrétaire de scolarité ! J'ai essayé de bosser le week-end mais en même temps j'ai renoncé, question de principe. Est-ce qu'une âme charitable peut me donner des conseils, surtout pour la comptabilité ? merci.

Je vais répondre sur un seul point, les collègues ayant répondu avec plus ou moins d'efficacité aux autres points.

Non, tout n'est pas urgent et tout n'a pas le même degré d'urgence. La sécurité est l'Urgence, ta gestion budgétaire est urgente comme ta restauration, les demandes des profs sont parfois importantes, rarement justifiées et encore plus rarement présentant un caractère d'urgence. Idem pour les infirmières et autres secrétaires de scolarité. Ne te fait pas "bouffer", hiérarchise tes priorités et n'accepte pas d'être le larbin de tout et tous. Tu y gagneras confort de travail, efficacité et paradoxalement respect des personnels.

QuatrEsse a écrit:

Les profs avec qui je bosse n'acceptent de bosser au delà de leurs horaires que dans le cadre des HSE. Pourquoi en serait il différement pour nous !

Oui, pourquoi ? Parce qu'on est couil...s, ou parce qu'on a un grand sens du service public ? Les deux mon capitaine.

Moi aussi quand j'ai débuté je ne comptais pas mon temps, je restais jusqu'à des pas d'heure le soir au bural. En admirant les collègues qui font tout bien dans les temps, qui sont au taquet sur plein de choses, chez qui tous les dossiers sont à jour.
Sauf qu'après quelques années, quand tu vois que ces collègues
attention, ce qui va suivre ne s'applique pas à l'IZ, car il n'est pas comme nous
finissent par divorcer, ou tiennent grâce aux médicaments, ou pètent un câble et plaquent tout du jour au lendemain, voire pire, ou bien simplement quand tu écoutes les langues qui se délient après les départs et que tu constates que tout n'était pas si nickel à tous points de vue, eh bien tu poses des limites. Et surtout, tu acceptes de ne pas être parfait. Et finalement, tu t'aperçois qu'on dort très bien, voire mieux qu'avant.

L'idéal est de réagir avant que ta moitié et tes enfants ne te demandent qui tu es et pourquoi tu te trouves dans leur maison

Winnie a écrit:

QuatrEsse a écrit:

Les profs avec qui je bosse n'acceptent de bosser au delà de leurs horaires que dans le cadre des HSE. Pourquoi en serait il différement pour nous !

Oui, pourquoi ? Parce qu'on est couil...s, ou parce qu'on a un grand sens du service public ? Les deux mon capitaine.

Cela s'appelle conscience professionnelle ; mais il faut que cela reste un choix maîtrisé, pas une contrainte subie. La ligne entre les deux est parfois difficile à cerner.

Je connais aussi des collègues en pleurs ; mais seuls dans leur bureau sans le soutien d'une salle de classe. Je connais aussi des profs qui n'auront jamais de boulette lancée dans leur classe. Bref je connais des gestionnaires fragiles et des profs forts. Je connais les HSA et HSE des profs ; mais je n'en connais pas pour les gestionnaires. Et je ne connais pas de profs prêts à faire mes horaires ; d'ailleurs ce sont eux qui le disent.

Ceci est une réponse à RETU a effacé son message qui en réponse à ce passage " Les profs avec qui je bosse n'acceptent de bosser au delà de leurs horaires que dans le cadre des HSE. Pourquoi en serait il différement pour nous !" disait qu'il ne fallait pas comparer avec les profs aux prises avec 30 gamins qui lancent des boulettes de papier ; et parlait de minette de 25 ans en pleurs en salle des profs. Le temps que j'écrive la réponse ci-dessus, il avait supprimé son post.

QuatrEsse a écrit:

une bonne organisation, c'est aussi du bon matériel.

Une bonne organisation, c'est surtout décider de s'organiser et de prendre le temps de le faire, en priorité sur les tâches urgentes du moment. A part ce qui touche la sécurité, et encore. Exemple : tout ce qu'on fait en matière de sécurité est parfaitement vain si ce n'est pas un minimum retracé dans le registre. Et si le registre est foireux...

L'intendant zonard a écrit:

Mon conseil tout personnel : toujours donner la priorité à l'outil de travail. Il faut systématiquement prendre le temps de peaufiner ce qui deviendra l'outil de demain qui te fera gagner 10 minutes par jour, même si le premier jour tu y passes deux heures. En bon gestionnaires, nous devons savoir faire des investissements, et plus ils sont rentables plus ils s'imposent.

Un bureau rangé, des dossiers correctement organisés selon tes goûts et arbitrages, un PC qui ne rame pas, un fauteuil de bureau où tu n'as pas mal au dos, des meubles positionnés tels que tu le penses préférable, des personnels (t'en as pas, mais le cuisinier peut prendre Presto en charge, etc.) formés, des fiches de poste qui bornent ton travail d'encadrement... Voilà de nombreux exemples de choses qui te prendront encore plus de temps et te mettront encore plus en retard ce soir, mais te permettront de répondre aux défis de demain.

Pour ne pas être trop en retard ce soir, il y a deux possibilités : piquer tout ce que tu peux comme outils déjà pré-mâchés auprès des collègues (proches géographiquement, ou sur ce forum où il serait peut-être temps de t'inscrire, non ?) et des deux sites web sur le métier, et... mettre un coup de collier. Perso je fais six ou sept nuits blanches par an, plus des samedis ou des dimanches, et bien sûr des vacances qui sautent. Mon bahut est un peu énorme avec son Greta et on n'est pas obligé d'être perfectionniste comme moi, mais soyons bien clair : qui veut faire 35 h/semaine doit quitter le poste de gestionnaire immédiatement et sans se retourner !

Je me reconnais dans tout ce que je lis là. Ce confort de travail est à installer aussi vite que possible. Malheureusement, il s'installe souvent dans la douleur car les gestionnaires sont débordés, surtout les deux premières années, et ce n'est pas la troisième qu'il faut attendre pour "s'installer". C'est donc souvent les vacances et/ou le week-end. CQFD. Par contre, quel gain de temps après, quel confort dans l'organisation. Dans une situation normale, j'ai arrêté de bosser les week-end au bout de deux ans, au bout de quatre j'arrive à dégager certains mercredi après-midi, mes vacances sont maintenant rarement amputées. Il reste des soirées parfois bien longues mais compensées par quelques midi à rallonge passés au calme et qui me reposent plus qu'une journée écourtée pour m'occuper le la lessive, des courses et de la popotte. Ça prend du temps de parvenir à ça, et ça demande quelques sacrifices. Ce ne sont pas les mêmes que ceux demandés aux profs, mais un prof qui a le sens du service public aura d'autres contraintes dont je ne voudrais pour rien au monde, et à tout prendre je préfère mon boulot au leur, même si je regrette le peu de considération et de "remerciements" financiers qu'on a à notre égard.

Il ne s'agit surtout pas de stigmatiser nos collègues profs mais de souligner que nous faisons beaucoup de sacrifices et :

* Vu le peu de considération...
* Vu les perspectives professionnelles... (décentralisation, RGPP rebaptisée)
* Vu ce qui se pratique dans d'autres ministères pour des postes d'attachés d'administration...

Je me demande si faire tous ces sacrifices ne constitue pas un cercle vicieux......Comme souvent Vilain Intendant a raison de dire qu'il faut que cela reste un choix maitrisé.

@Winnie : mon conjoint se demande de plus en plus qui je suis :-(

QuatrEsse a écrit:

@Winnie : mon conjoint se demande de plus en plus qui je suis :-(

A mon avis, le carton sur la tête, ça n'aide pas...

Plus prosaïquement, l'organisation :

pas de "urgent, très urgent, important".... un mur de banettes,mais suffisament pour classer par nature de tâches à effectuer
..
Comme HACCP, classées dans un ordre logique de progression du travail :

exemple, pour les achats, de gauche à droite :
Commandes à faire (toutes les notes et messages te demandant de faire un achat)
Commandes faites (le double du bon de commande + la note qui était dans la banette précédente)
Bons de livraisons (le bon + le double du bon de commande + la note qui était dans la banette précédente)
Factures : dès qu'elles arrivent

Recettes (tu mets les notifications de subventions, et tout document reçu pour faire un ordre de recette)

quand tu attaques tes mandatements, tu prends les factures que tu rapproches avec le bon de livraison qui est dans la banette à côté....

idem pour les autres tâches qui reviennent régulièrement.

Pour info, je suis secrétaire unique actuellement d'un LP (direction, élèves....), je suis très très loin d'avoir saisi toutes les inscriptions, réclamé les importations Siecle nécessaires, les classes ne sont pas complètes, et les mises à jour des fiches des anciens élèves qui montent d'un niveau, on n'en parle plus... je n'ai rien fait pour le recrutement des nouveaux AED, mon CE m'a dit lundi (j'ai fini mercredi midi) : "il y a un moment, il faut que ça s'arrête, vous reviendrez en pleine forme fin août !) Bref, j'ai eu l'aval pour tout laisser en l'état alors que ma conscience m'interdisait de partir avant d'avoir tout fini. (il m'aurait fallu une semaine de plus !) Et comme je ne connais pas le fonctionnement de l'alarme et n'ai pas les clés de l'extérieur pour rentrer...JE SUIS EN VACANCES avec tout plein de travail à faire sur mon bureau, en vrac ; si j'étais malade à la rentrée, je mourrais de honte en imaginant la tête de la personne qui me remplacerait ! (heureusement, je ne suis jamais malade et le risque est faible, sinon je passerais de mauvaises vacances..)

Merci Colombane pour ces conseils qui seront utiles à beaucoup de monde....

Beaucoup de bon sens en réalité

QuatrEsse a écrit:

Les profs avec qui je bosse n'acceptent de bosser au delà de leurs horaires que dans le cadre des HSE. Pourquoi en serait il différement pour nous !

Parce que nous on n'a pas d'HSE...



De toute façon, la notion de temps de travail n'est pas comprise de la même façon par les enseignants et les administratifs comme nous.

D'ailleurs et à la réflexion, la notion de travail tout court non plus ...

néthou a écrit:

la notion de temps de travail n'est pas comprise de la même façon par les enseignants et les administratifs comme nous.

Eh oui, car les profs ne peuvent pas aller s'amuser sur un forum pendant leur temps de travail...

RETU a écrit:

néthou a écrit:

la notion de temps de travail n'est pas comprise de la même façon par les enseignants et les administratifs comme nous.

Eh oui, car les profs ne peuvent pas aller s'amuser sur un forum pendant leur temps de travail...

Avec Internet dispo dans chaque salle, même pas sûr...

Bah, on est taquin avec les profs, mais qui aime bien châtie bien. Moi j'en ai une à la maison, et comme c'est une (très) bonne, elle sert d'étalon professionnel pour les autres. D'ailleurs pour en revenir aux questions d'organisation, c'est un sujet continuel de piques et de chamailleries, quand je lui dis que son emploi du temps, par nature, lui laisse le temps de s'organiser comme elle le souhaite, et de pouvoir faire des choix; nous, c'est tous les jours du matin jusqu'au soir, et quand les évènements te tombent dessus, faut faire avec, quelles que soient les bonnes résolutions prises auparavant pour la journée.

Inutile de polémiquer à ce sujet, ca ne répond pas à la question initiale.....et nous avons tous intérêt à bien travailler ensemble.

Les GM issus du corps enseignant que j'ai pu rencontrer ont souvent un regard différent sur leurs collègues après quelques semaines passées à l'intendance.

Ce que je retiens des divers conseils prodigués plus haut, c'est qu'il faut aussi accepter de ne pas pouvoir tout faire. Les priorités ont été très bien définies par nos collègues, la sécurité en 1er, les écritures comptables (mandats, OR...) en 2e et s'il reste du temps.....le forum ;-)