Comment fonctionne ma régie?

Bonsoir,

j'ai déjà dit que je débute dans le métier, aussi j'espère que ma question ne paraîtra pas trop naïve...

Depuis que je suis en poste, je collecte des espèces, que je garde précieusement dans mon coffre après avoir vérifié que la "caisse est exacte" tous les soirs (si, si!). Mais ma secrétaire me dit depuis le début qu'il faut vider la caisse à la fin de chaque mois.
Du coup, en début de chaque mois, ma caisse est vide, ce qui me pose, soit dit en passant, le problème de ne pas avoir de monnaie à rendre aux petits loups qui viennent me payer leur ticket de cantine de 3,65 euros avec un billet de 5 euros. MAIS mon problème le plus important est que je ne sais pas comment utiliser cet argent pour de petits achats au comptant.
D'où ma question: comment fais-je? Comment fais-je par exemple pour faire ce que me demande mon CE depuis longtemps: acheter 100 timbres, sachant que le bureau de Poste du coin refuse les bons de commande?
De plus, mon CE me dit qu'il n'a jamais vu un gestionnaire vider complètement sa caisse en fin de mois... Alors, je fais quoi, moi?

tu es GM avec une régie d'avances et de recettes?

quand tu dis "je vide ma caisse", c'est donc que tu rends les sous à l'AC
Il n'y a pas un fonds de caisse de prévu?
Tous les mois c'est pas un peu trop long comme délai?
Pour les dépenses tu achètes, tu payes en liquide et tu saisis la dépense dans l'application régie de GFC
tu transfère ensuite dans ton module compta et il faut faire un mandat pour ordre pour régulariser en compta bud ta dépense..puis à l'AC

En plus de tes encaissements, demande à ton AC une somme minimum par exemple 200 euro qui te serviront aux menues dépenses. Fais en sorte qu'il y ait toujours un peu d'argent avant de faire la régie de dépenses et le mandat pour ordre. Au final, chaque fin de mois, tu auras la possibilité de rembourser tes élèves avec ton fonds de caisse constitué tout en "vidant ta caisse", c-à-d, en apportant tes recettes au comptable...

Tu dois pouvoir jongler: une fois tu apportes ta régie de dépenses ( normalement, il n'y en a pas trop) et la fois d'après ta régie de recettes...

En l'absence de régie de dépenses, tu peux aussi demander un fonds de caisse.

Bozinchu a écrit:

tu es GM avec une régie d'avances et de recettes?

Oui

Bozinchu a écrit:

quand tu dis "je vide ma caisse", c'est donc que tu rends les sous à l'AC
Il n'y a pas un fonds de caisse de prévu?
Tous les mois c'est pas un peu trop long comme délai?

Non, pas de fonds de caisse prévu. Pour le délai, j'ai eu deux fois un peu plus de 1000 euros. Je déduis de ta question que je peux vider cette caisse à un intervalle qui me convient?

Bozinchu a écrit:

Pour les dépenses tu achètes, tu payes en liquide et tu saisis la dépense dans l'application régie de GFC
tu transfère ensuite dans ton module compta et il faut faire un mandat pour ordre pour régulariser en compta bud ta dépense..puis à l'AC

D'accord, mais je n'ai pas encore ce module dans GFC. Je tiens un cahier au jour le jour. En fin de mois, je vide la caisse, et je note dans ce cahier le montant versé à la TG, et la date, bien sûr. Puis je donne un papier (j'en ai oublié le nom) à l'AC, qui retrace l'origine des espèces. C'est tout.

tu es en EPLE

Y a des choses intéressantes pour toi là : http://intendancezone.net/spip.php?article545

Régie de recettes : suivant les termes de la convention avec l'agence comptable, tu peux effectivement déposer toi même tes espèces à la TG la plus proche ; l'essentiel est que tu préviennes tout de suite (par mail ou par fax)  l'agence comptable du montant déposé et de la ventilation des recettes. Dans ce cas, les espèces ne transitent pas par la caisse de l'agence comptable. Par contre, il te faut une procuration pour déposer des espèces auprès de la T.G.

 

Régie de dépenses : personnellement, je ne demande pas aux gestionnaires de faire un mandatement spécifique pour les menues dépenses. Elles sont intégrées dans le mandatement classique. Dès que le montant de la régie accordée à chacun est atteint, je leur fais un chèque, et toujours muni de leur procuration, chaque gestionnaire va à la TG encaisser le chèque et reconstitue sa régie. Bien organisé, on arrive même à faire coincider les 2 : dépôt et retrait d'espèces.

 

 

 

Citation :

Pour les dépenses tu achètes, tu payes en liquide et tu saisis la dépense dans l'application régie de GFC

pouquoi un paiement en liquide ?

De nombreux AC demandent effectivement de régler en espèces, y-at-il une base légale sur cette procédure ?

merci

Comment tu ferais pour payer sans espèces ? Le chèque... ben faut un chéquier. Le virement... ben c'est à ça que sert le mandat, mais par définition on n'est plus en régie là.

J'ai bon ?

Il y a tout de même un élément important que je n'ai pas vu clarifié :
as-tu une régie d'avances ?
as-tu une régie de recettes ?
Tu as répondu aux deux mais tu as aussi dit que tu n'avais pas de fond de caisse
rappel IMPORTANT : il est interdit de payer des DAO avec la régie de recettes. Tu dois obligatoirement avoir une régie d'avances. Si ce n'est pas le cas, vois cela rapidement avec ton AC.

Ainsi, selon ce qui est inscrit dans l'arrêté de création de régie de recettes, tu envoie à ton AC les recettes lorsque les encaissements sont suffisants ou sur un rythme régulier prévu avec l'AC. Mais en aucun cas, tu ne rends en fin de mois la régie d'avances.

Par rapport aux exemples donnés, je reconstitue ma régie d'avance auprès de mon AC en début de chaque mois, après lui avoir transmis un récapitulatif mensuel. Ainsi, j'ai toujours en dispo le maximum autorisé... on ne sait jamais de quoi demain sera fait...

Quant à l'application régie dans GFC ce n'est pas une obligation. J'ai un livre journal des DAO et un cahier de caisse, deux registres paginés. J'ai aussi un tableur qui sert d'annexe. (En outre, le module régie est papivore !!).

perle d' a écrit:

il te faut une procuration pour déposer des espèces auprès de la T.G.

Ah bon ? Faudra que je le dise à ma tégé, alors.

perle d' a écrit:

Régie de dépenses : personnellement, je ne demande pas aux gestionnaires de faire un mandatement spécifique pour les menues dépenses. Elles sont intégrées dans le mandatement classique.

Effectivement, ça va très bien comme ça.

perle d' a écrit:

Dès que le montant de la régie accordée à chacun est atteint

Mais pourquoi attendre ce moment !? Je reçois un mandat qui me dit que 6,83 € ont été dépensés, je rends 6,83 € à mon régisseur d'avances.

perle d' a écrit:

je leur fais un chèque, et toujours muni de leur procuration, chaque gestionnaire va à la TG encaisser le chèque et reconstitue sa régie. Bien organisé, on arrive même à faire coincider les 2 : dépôt et retrait d'espèces.

Intéressante, l'idée du chèque, si l'on ne peut pas se rencontrer physiquement pour des raisons de distance et qu'il faut correspondre par courrier. Mais dans le cas contraire, c'est épouvantablement plus compliqué que de restituer des espèces ! En tout cas, cette lourdeur (relative) explique le point supra sur le fait d'attendre d'avoir dépensé la majeure part de l'avance.

Effectivement, la trésorerie générale demande, et vérifie sur place, que la personne qui dépose (et retire)  les espèces est bien munie d'une procuration. C'est peut être purement local, mais c'est comme ça. (L'agent comptable ne se déplace pas lui même, c'est peut être pour cela)

Les gestionnaires mandatent régulièrement et la régie est reconstituée à ce moment là. Lorsqu'ils déposent leur mandatement (oui, nous avons de la chance, rien ne se fait par courrier, ils viennent à l'agence comptable), nous vérifions les menues dépenses et préparons le chèque correspondant. Le 531 de l'établissement support ne retrace que les encaissements et décaissements de celui-ci. C'est vrai que nous sommes tous dans un rayon de 15 km maxi, TG incluse, et c'est très pratique. 

perle d' a écrit:

Effectivement, la trésorerie générale demande, et vérifie sur place, que la personne qui dépose (et retire) les espèces est bien munie d'une procuration.

Ah, encore ce problème récurrent et insoluble des barons de la drogue qui blanchissent leur argent en le remettant sur le compte DFT des établissements scolaires...

NB ici en zone urbaine dense, c'est très rare d'être à plus de 10 km de son comptable. Mais parfois 10 km qu'une automobile parcours en 55 minutes... (moi à vélo je vais généralement plus vite...)

Solution pour éviter à l'AC de faire un chèque au régisseur pour la reconstitution de l'avance : le chèque de guichet à la TG locale.
Ici, le carnet de formules reste à la TG du village et lorsque je dois me faire reconstituer l'avance, j'établis le chèque du montant et le caissier me remet les espèces.
De mon côté je faxe mon reçu à l'AC et la TG du village fait de même à la TG où est détenu le compte.
Dans la convention avec l'AC c'est précisé. J'ai procuration pour déposer toutes les recettes dans me cadre de mes habilitations et retirer des espèces pour la régie d'avance à hauteur du montant maximum de l'avance.
Bref ici aucun fonds ne se balade en dehors du régisseur, et pas sur plus de 500 mètres en dehors du circuit Trésor Public (distance Collège/TG du village).
Si j'ajoute à cela une politique de banissement des versements en espèces de la part des tiers, un cautionnement et une assurance, un max de garanties sont prises pour la sécurité.

laule a écrit:

le chèque de guichet à la TG locale.
Ici, le carnet de formules reste à la TG du village et lorsque je dois me faire reconstituer l'avance, j'établis le chèque du montant et le caissier me remet les espèces.

Tu peux en dire plus sur cette formule, je suis vraiment preneuse de l'information....

Qu'est ce que tu nommes " le carnet de formules" ??? As tu dû faire des démarches auprès de ta TG particulières ???



Merci

Je disais "carnet de formules" comme j'aurais dit "carnet de formules de chèques". Un chéquier, quoi.

En fait ce "chéquier de guichet" est à disposition à ma TG locale.
Quand je dois reconstituer mon avance, et donc retirer des espèces sur le
compte du Collège, je m'y rends, j'établis un chèque du régisseur au
régisseur (je tire et j'endosse le chèque car la procuration que j'ai
sur le compte me le permet à hauteur de mon avance maximum).
Je repars avec les fonds et un reçu de la TG que je faxe aussitôt à l'Agent comptable.
Sûr, transparent et pratique !

La mise en place s'est faite au moment des procurations, entre AC, Percepteur et Régisseur, avec commande du chéquier auprès de la TG du département.

Je reprends ce fil , et surtout j'espère avoir une réponse de Laule 200, car je voudrais mettre en place cette procédure dans mes EPLE rattachés .

Pourrais tu me contacter sur mon mail ?

D'autre part , pour être sûr que tu "reconstitues ta régie d'avances '" à hauteur de tes dépenses, la TG te demande -t-elle des justificatifs particuliers ?

Merci

Hello.

Désolé mais je ne sais pas si les MP sont accessibles sur notre génialissime forum.

En
fait la TG n'a aucun justificatif à demander. Leur seul contrôle
consiste au respect des clauses de la procuration donnée par l'Agent
comptable au régisseur d'avance :
- seuil maximum de reconstitution,
- identité du régisseur bien entendu.

Par
contre, le Régisseur s'engage à prélever ces espèces sur le compte de
l'ER quand il a l'accord du Comptable ayant reçu les pièces
justificatives et les ayant prises en charge (en l'occurence le bon
délai c'est jusqu'à l'admission du mandat de régularisation des DAO).

Pour la mise en place, c'est selon la carte des ER et la proximité des TG locales, donc pas possible partout.

L'avantage
c'est que les espèces se baladent sur de courtes distances, dans un
sens ou dans l'autre (car remise des régies de recettes également), donc
la sécurité.
L'inconvénient (ou plutôt l'avantage qui ne doit pas se
transformer en inconvénient) c'est que tout cela est moins chronophage pour tout le monde, d'où un contrôle formel régulier à mettre en place sur le reste des régies.

Merci Laule 200 , en fait j'ai mon mail activé mais les MP sont inactifs

Citation :

En
fait la TG n'a aucun justificatif à demander. Leur seul contrôle
consiste au respect des clauses de la procuration donnée par l'Agent
comptable au régisseur d'avance :
- seuil maximum de reconstitution,
- identité du régisseur bien entendu.

Quelle procuration , ( la régie suffit-elle ?) y a t-il un document spécifique à demander à la TG ? J'ai demandé à ma TG , ils sont aussi preneurs de l'info que moi et sont partants pour la mise en place , à condition que je les guide !

Au guichet , pour obtenir tes billets , tu signes un chèque ? en vertu d'une délégation ?



Merci encore Laule 200

Il s'agit d'une "Procuration sur compte de dépôt de fonds", imprimé Trésor Public tout à fait banal. Il recense le titulaire (l'établissement rattaché détenteur du comte), le mandataire principal (l'Agent comptable), et le/les mandataires secondaires (le Régisseur).
Il est défini un mandat spécial pour constitution régie d'avance, dépôt de chèques (endossés par Le Régisseur et non l'Agent comptable) et le dépôt de numéraire pour la régie de recettes.

En pièces jointes il faut fournir les arrêtés de constitution des régies, de nomination du/des régisseurs avec les pièces d'identité.

Pour les retraits d'espèces habilités, la TG a imprimé un carnet de chèques guichet et à chaque retrait j'en établis un à mon ordre que j'endosse. La TG me donne un reçu dont je transmets copie immédiatement au Comptable pour qu'il ait la justification du retrait au 5151.