Dans mon Lycée, j'ai mis sur le serveur / intranet un petit tableau excel avec nom du demandeur , date et nature de l'intervention demandée et chacun (Atoss, profs, CPE) rempli dès qu'il voit quelque chose.
Quand il y une prise cassée au CDI ou WC bouché en salle des profs celui qui le voit le note sur ce fichier.
Après il y à une partie qui m'est réservée : j'affecte un service (menuiserie, electricien ....) dessus et je me sers de la fonction filtre Excel qui permet de sortir une fiche de travaux par service ou par date ou par demandeur...
Et quand le travail est fini je coche une case et voilà.
Ca a l'avantage que chacun prend la responsabilité de signaler par écrit ce qui ne va pas ("vous l'avez noté sur le fichier? non et ben tant pis...) et pas simplement me le dire en me croisant entre deux portes parmi 50 000 autres demandes du même genre dont j'oublie les 3/4à peine 2 min après.