Je lance un petit sondage auprès des AC pour avoir une idée de ce qui se pratique en la matière.
Quelles pièces justificatives exigez-vous pour les DAO, et pour les originaux, et pour les doubles des mandats ?

Les factures
Les copies des factures

Pareil.
A l'époque d'un seul compte DFT pour l'agence, j'utilisais la fonction GFC ad hoc. Or le paramétrage met une PJ à la 1re dépense (= le bordereau des menues dépenses), et 0 ensuite. Ca n'empêchait pas de joindre les documents : le comptable est censé vérifier l'exacte imputation de la dépense, et sans la PJ c'est difficile.
Je n'utilise plus ce module, a-t-il été mis à jour ?

non

néthou a écrit:

Je lance un petit sondage auprès des AC pour avoir une idée de ce qui se pratique en la matière.
Quelles pièces justificatives exigez-vous pour les DAO, et pour les originaux, et pour les doubles des mandats ?

Factures et copies des factures

@ Winnie : effectivement, le module de GFC prévu à cet effet , et que nous utilisons ici, ne prévoit qu'un PJ au premier mandat
Ce qui ne m'empêche pas de joindre à chaque mandat la PJ concernée

C'est ce que je fais (en réponse à Winnie), mais (et c'est pour ça que je sollicite vos avis), l'AC veut tout voir photocopier pour les doubles, tickets, facturettes compris.
Il me semblait qu'il suffisait de sortir le bordereau des DAO dans GFC, mettre donc "1" en nombre de PJ, et joindre avec l'original du mandat les justificatifs (tickets, facturettes, etc...), seul le bordereau étant joint au double.

Réglementairement, certes il y a dispense de facture ou mémoire, vu les sommes en jeu.
A la limite, ne joindre les facturettes et autres tickets seulement au double, je dis pourquoi pas : ça veut dire qu'on garde des choses en archives mais qu'on ne les considère pas comme des PJ (rappel : toute PJ jointe alors que non obligatoire sera épluchée comme les autres, parfois mieux vaut ne pas tendre le bâton pour se faire battre).
Mais avoir un dupli non conforme à l'original parce que moins complet, je pense que c'est insuffisant. Surtout en cas de contrôle ultérieur sur ces documents.

D'autres avis ?

DAO et menues dépenses (donc inférieures au seuil de production des mémoires et factures) = Un état récapitulatif signé de l'ordonnateur ou la pièce GFC ad hoc. Les "facturettes" et autres tickets de caisse sont sonservés au double.

Winnie a écrit:

Mais avoir un dupli non conforme à l'original parce que moins complet, je pense que c'est insuffisant.

C'est bien ça le problème: étant donné que l'AC ne conçoit les facturettes+tickets que joints à l'original qui partira à la TG pour le Cofi, le double devant être identique, il exige donc photocopie de ces pièces. Et passant donc quelquefois de longs moments devant la machine à photocopier des tickets de 3 cm sur 4 (pour les grands), j'en viendrais presque à me prendre pour un prof, dis donc... (sans compter les problèmes métaphysiques: si tu comptes "1" pour chaque PJ, as-tu le droit de photocopier plusieurs petits tickets sur une seule feuille A4 pour les doubles ? Si tu mandates 30.00 € pour 6 recommandés de 5.00 €, comptes-tu une ou six PJ ? Ce métier a quelquefois de ces profondeurs insoupçonnées...)

Juste une remarque: en matière de PJ, la bible, c'est le décret de 2007 si cher à Nanard. Lequel décret, à part le bordereau des mandats (pour ce qui nous occupe) signé de l'ordo, n'exige rien d'autre comme justification de la dépense. A l'heure de la dématérialisation, ne serait-il donc pas temps de se simplifier les choses ?

De toute façon, si tu n'envoies que le bordereau des dépenses, l'AC ne peut rien exiger d'autre.

L'habitude de demander les facturettes, c'est pour le régisseur et le comptable une garantie que le prof ne fera pas n'importe quoi. Mais s'il n'y en pas, parce que perdue ou panne de la caisse enregistreuse de M.Li à l'épicerie chinoise, je devant le prof pour lui faire peur mais je n'en fais pas un fromage.

j'ai la procédure suivante (avant j'avais les factures originales avec mandat p/o pour tous les ER) :
- bordereau de "gfc régie d'avances" avec le mandat (de toute façon toujours sous 230 euros)
- lors des contrôles de caisse dans les ER, je contrôle les pièces et fait un pv comme pour le reste (stocks, etc...)
- certains continuent à me joindre les originaux, ce qui me dispense d'aller faire ce contrôle sur place

Isaac Newton a écrit:

De toute façon, si tu n'envoies que le bordereau des dépenses, l'AC ne peut rien exiger d'autre.

J'aime bien les rois du pétroles qui donnent des conseils dans ce genre.

Bien sur que l'AC ne peut rien exiger d'autre, réglementairement. Mais dans la réalité, il/elle fait quoi avec son AC qui va refuser de prendre en charge ses dépenses de régies ? Et ben, il/elle va faire ce que son AC veut qu'il fasse.

Donc, pour répondre à la question initiale : fait ce que demande ton AC et va t'éclater après ta journée de travail.

C'est moi que tu traites de roi du pétrole, affreux rongeur urticant ?

Au demeurant, tu me fais bien rire avec ta haine des comptables. Parce qu'en même temps, excuse-moi mais il fait quoi le comptable s'il n'a que le bordereau de dépenses: il va manger le gestionnaire ? Ben, il ne fait rien. Il est bien obligé de prendre en charge la dépense.

J-M a écrit:

Donc, pour répondre à la question initiale : fait ce que demande ton AC et va t'éclater après ta journée de travail.

Ah non ! c'est un peu court, jeune homme !

Isaac Newton a écrit:

Il est bien obligé de prendre en charge la dépense.

... ou pas.

Et ben, t'en aurais fait un bon comptable avec ce genre de raisonnement...

Attention, il y a un mélange dans les têtes de pas mal de forumeurs entre dépenses avant ordonnancement et menues dépenses.

Ma pratique :

- les menues dépenses en espèces sont sur le compte 47210. Quand je valide la session, cela fait remonter automatiquement ces dépenses à l'ordo, qui imprime le bordereau des menues dépenses avant ordonnancement. Ce document est la seule pièce, placée avec le premier mandat concerné (habituellement le A1/6067) il y aura zéro pièce sur les mandats concernés suivants (pour les 40,01 € de carburant au D/60613 par ex)

- les petits tickets et facturettes à l'appui de ce bordereau sont réunis dans une enveloppe agrafée au duplicata du bordereau, donc au A1/6067 dans mon exemple. Comme ce ne sont pas des PJ, il n'y a pas lieu de les communiquer a priori au juge du compte. Si quelqu'un veut faire un contrôle, on pourra lui montrer ça pour lui faire plaisir.

- s'il en manque un paske le prof a oublié de demander un justificatif, ET si le CE est expressément et explicitement d'accord, on peut exceptionnellement faire faire sur papier libre par le prof de linotte un petit mot pour dire qu'il a dépensé X€ pour des besoins prioritaires et urgents.

- des dépenses plus importantes (par chèque, ou pourquoi pas, des DAO dépassant la centaine d'écus, en tout cas certainement tout ce qui est au-dessus de 230 €), sont inscrites par le comptable au 47211, et seront aussi transmises automatiquement à l'ordo à la validation de session, mais cette fois avec la possibilité d'indiquer la présence ou non d'une pièce justificative. Et justement, a priori, il y en a une. Dans un tel cas, je passe ladite pièce avec les autres factures à mandater, en l'ayant annotée en gras du fait qu'il s'agit d'une DAO n° XX en espèces ou par le chèque n° XXX.

mandat original : bordereau et PJ originales (tickets, factures.. mandat duplicata : photocop du bordereau et toutes ses PJ photocopiées)

ca j'aime pas trop moi je fais coller toutes les petites merdes de tickets sur une feuille A4 ... je pars du principe que plus c'est propre moins on m'emmerderas

Isaac Newton a écrit:

Et ben, t'en aurais fait un bon comptable avec ce genre de raisonnement...

Dans la vie réelle, J-M a raison. Même quand l'AC a tort (et pour en avoir pratiqué pas mal, je sais que ça arrive ...), le GM est relativement contraint d'appliquer les règles qu'il aura inventées.
Sinon ? les relations vont être pourries et la plupart des CE préfèreront ne pas contrarier l'AC, considèrant qu'il est forcément plus compétent que le GM puisqu'il est AC... D'ailleurs, beaucoup de CE croient encore que les AC sont des supérieurs hiérarchiques des GM. Et certains AC eux-mêmes veulent le faire croire. Ne lit t'on pas d'ailleurs régulièrement sur ce forum des AC qui disent "exiger" des GM que ceux-ci fassent ceci ou celà ?
C'est regrettable, mais les GM sont contraints de ne pas froisser l'égo de certains AC. Ca fait partie des couleuvres à avaler.

Jess Tionnaire a écrit:

..., le GM est relativement contraint d'appliquer les règles qu'il aura inventées.

Tout est dans le "relativement"...