[verrouillé] Problème contrat photocopieur : chèque de compensation

Bonjour à tous chers collègues,

je me tourne vers vous en espérant un peu d'aide, voire trouver des collègues (girondins?) dans la même galère que moi...
Nouvelle gestionnaire en gironde depuis septembre 2009, je suis confrontée à un problème de contrat duplicopieur avec la société A, signé par l'ancien gestionnaire et ancien chef d'établissement.

Les faits: en septembre 2009, j'ai découvert avec la principal (nouvellement arrivée aussi) un chèque de 23000€ dans le coffre.
Après enquête, il s'agissait d'un chèque versé par la société A à l'occasion de la signature d'un nouveau contrat en juin 2009.
Le collège était alors équipé d'un vieux duplicopieur A dont le contrat arrivait à échéance, et de 3 photocopieurs B dont les contrats prendront fin en juin 2011. Mise en place d'un marché public, la société A a remporté le marché du duplicopieur (contrat de 5 ans!!!).
Le collège passait alors d'un vieux dupli *** à la super machine *** couleur. Différence de coût énorme: on passe de environ 130€/mois à 706€/mois. Financièrement le collège ne pouvait pas se permettre de payer une telle somme cumulée aux loyers des photocopieurs B. La société A a alors versé au collège ce fameux chèque de 23000€ censé compenser les loyers B jusqu'à la fin de leur contrat.
C'est ce fameux chèque que nous avons trouvé la principal et moi-même dans le coffre à la rentrée 2009. Notre (nouvelle) agent comptable a à juste titre refusé de l'encaisser, considérant ce versement comme illégal.
Nous voilà donc bloqués avec 2 loyers qui courent en même temps sans vraiment de fonds pour les payer. J'ai sollicité en vain l'aide juridique du rectorat. La préfecture et la DGCCRF m'ont répondu qu'ils avaient déjà été saisis par des petites communes de gironde en 2008 pour exactement les mêmes problèmes avec cette société. Ces communes ont déposé une plainte pour escroquerie, l'instruction suit son cours.
Pour l'instant aucun collège n'aurait saisi la justice.

Que me conseillez-vous chers collègues? Passer aussi par la voie juridique? Y aurait-il des collègues concernés par le même problème?
Merci
camyrou

j'ai déjà fortement déconseillé cette société et ses méthodes commerciales [***] parce que j'en ai été moi aussi victime
Le CE avait succombé à leur discours (pourquoi ?...)

on veut absolument vous changer du matériel neuf qui marche très bien pour le revendre aux pays du 1/3 monde
et j'en passe

l'autre société ne fera pas de cadeau ; elle continuera de facturer

la seule solution c'est d'encaisser le chèque

dans un autre eple du même département on a eu un chèque superbe de 14000 € de la banque de ... Tokyo

Oh, le beau cas!
Bon, soyons clair, ça sent très fort la cagade et ça ne va pas se régler miraculeusement. Alors, les prérequis:
Relire les termes du marché. Intégrait-il une clause de rachat des anciens contrats? Si non, le chèque est illégal. Si oui (son rédacteur est à fusiller mais ça n'aidera pas) quid du passage au contrôle de légalité du truc?
Le chèque de 23000€ (mazette!). Quid de son origine? Est-il accompagné d'explications? D'un contrat? Signé? Par qui? Le bâton brenneux est-il valide?

Pour résumer: Il faut chercher tout ce qui peut permettre de considérer toute l'opération comme illégale et l'annuler.

Le bon plan est sans doute de voir avec les communes victimes de ces pratiques sur quelles bases elles ont porté plainte et ce qu'il advient de cette procédure pour essayer de liquider ce contrat/marché foireux avant qu'il ne prenne effet.
Conclusion: ne se servir de ce dupli sous aucun prétexte.

Il n'y a que moi que cela interpelle : septembre 2009, date de la découverte du chèque. Nous sommes en 2011...
Je crains que la suggestion de LMDV de ne pas se servir du dupli n'ait pas été suivie.

Pour la petite histoire, ils en disent quoi l'ancien CE et le gestionnaire (j'ai du mal l'appeler ainsi, depuis le temps que ces arnaques sont connues, vive l'UGAP !) de tout ce bousin ?

Aparté : quelles que soient les méthodes de telle ou telle société, ou de quelques-uns des commerciaux d'une société, je trouve dommageable et anti-éthique de citer les noms.


Je crois qu'il faut distinguer 2 choses : l'encaissement et l'utilisation.

Je ne pense pas que le comptable aurait dû refuser l'encaissement du chèque.Si la société avait émis un virement bancaire, le comptable aurait encaissé, certes en tiquant, mais il aurait encaissé. Et un chèque, il me semble que c'est présenté à l'encaissement sous huitaine, normalement.

Pour ce qui est de l'utilisation, s'il y a un contrat de rachat, dûment approuvé par le CA, pourquoi pas. Sinon, comme le dit LMDV/LG, il faut :
1/ raquer pour tous les contrats signés en cours, et sur fonds propres
2/voir ce qu'on peut annuler (je ne sais pas, chercher un truc non passé en CA qui rendrait la signature du CE nulle et non avenue, ou mettre en avant le non-encaissement du chèque de 23000 €, enfin y'a des choses à tenter...).

Après, sur la manipulation des CE par les commerciaux, on aurait à dire. Mais c'est pas le sujet.

Winnie a écrit:

je trouve dommageable et anti-éthique de citer les noms.

j'ai demandé l'intervention du modo à ce sujet

dans mon ancien eple, on avait encaissé le chèque, ce qui permettait d'avoir les fonds pour continuer de payer l'ancien fournisseur
de + on avait présenté le bébé au CA : AMEN !

Ne pas avoir encaisser le chèque est une erreur monumentale. Dans le doute, il aurait dû être encaissé sur un compte d'attente, en attente de clarification.
Mais maintenant il est trop tard (sept 2009).
 
Ce n'est le gestionnaire et le CE précédents qui vont trinquer, ce sont bien les élèves : pas de nouvelles tables, de nouvelles chaises, pas de travaux avant un moment.

Russule a écrit:

Ne pas avoir encaissé le chèque est une erreur monumentale.

Oui enfin, il faut arrêter de se prendre au sérieux, hein ! L'erreur est moins monumentale qu'un chirurgien qui opère un cerveau et éternue...

PS : de rien j'ai corrigé la faute dans la citation...

Russule a écrit:

Ne pas avoir encaisser le chèque est une erreur monumentale. Dans le doute, il aurait dû être encaissé sur un compte d'attente, en attente de clarification.
Mais maintenant il est trop tard (sept 2009).

Ce n'est le gestionnaire et le CE précédents qui vont trinquer, ce sont bien les élèves : pas de nouvelles tables, de nouvelles chaises, pas de travaux avant un moment.

Grincheux a écrit:

Oui enfin, il faut arrêter de se prendre au sérieux, hein ! L'erreur est moins monumentale qu'un chirurgien qui opère un cerveau et éternue...

Mais dans ce cas, ami des lettres et du mot juste, l'erreur est "irrémédiable" ou pire "fatale", mais pas monumentale...
Enfin bref, c'est une grosse c...nnerie, quoi...

@ Néthou : ton argumentation est avérée, catégorique, certaine, corroborée, de jure, démontrée, établie, évidente, exacte, fixe, formelle, inattaquable, incontestable, indéniable, indiscutable, indubitable, inébranlable, invincible, irrécusable, irréfutable, irrésistible, logique, notoire, péremptoire, positive, probante, prouvée, solide, sûre, véridique, bref : irréfragable !

Oups, j'avais pas vu le septembre 2009! Lisant trop vite, j'avais assimilé nouvelle gestionnaire et rentrée 2010.
Effectivement, ça change la donne. Là, c'est cuit, après 15 mois d'utilisation, l'annulation du contrat de dupli est impossible. Le moins pire, c'est maintenant de récupérer le fric du chèque pour limiter la casse. D'où l'intérêt de retrouver les documents qui ont justifié le chèque et d'en réclamer un nouveau si il n'y a pas moyen de sortir de ce bazar monté en dépit du bon sens.

Il aurait peut-être fallu réagir un peu plus vite qu'à 6 mois de l'échéance des autres contrats parce qu'en juin, les choses n'auront sûrement pas beaucoup avancé et ça ne vaudra plus la peine de s'agiter.

Je commencerais par tenter le dépôt du chèque. Les contrôles des banques sont réduits au minimum (quoiqu'à 23 000 €, on fait un contrôle un peu plus complet). Tout dépend du Trésor : c'est là que le contrôle sera le plus complet mais pas sûr qu'ils regardent la date (surtout en début d'année où on se mélange souvent les pinceaux).
Une fois l'encaissement fait, la banque du tiré ne fera pas grand chose, les nouveaux circuits bancaires (depuis 2000 ou 2002) passent par voie numérique.
Le dernier recours est celui du tiré qui pourra contester l'encaissement en invoquant le hors délai mais il a, à mon sens, peu d'intérêt à le faire.

Winnie a écrit:

Aparté : quelles que soient les méthodes de telle ou telle société, ou de quelques-uns des commerciaux d'une société, je trouve dommageable et anti-éthique de citer les noms.

Je saisis au bond la pertinente remarque de Winnie pour rappeler aux collègues que mettre en cause une société ou un fournisseur en ces lieux est non seulement "anti éthique" , mais risque de mettre en difficulté celui auquel vous devez ce forum

Poporc a écrit:

Les contrôles des banques sont réduits au minimum (quoiqu'à 23 000 €, on fait un contrôle un peu plus complet).

Bah, avec un peu de chance, c'est un chèque de la Société Générale...

CAMYROU c'est bien d'avoir mis les pieds dans le plat, même s'il aurait mieux valu masquer un peu le nom des 2 sociétés (exactement les mêmes que dans mon ancien eple !...°

je t'envoie un @mail en soirée

Mme BARBULE merci de ton intervention ; on peut verrouiller

23000€ ce n'est pas une paille, (enfin pour un eple moyen).
Je suppose que ce montant doit figurer quelque part sur le contrat de location de la chose (même si je trouve que le montage de l'opération n'est pas d'une limpidité foudroyante).
Bon aussi, le chèque aurait du être encaissé en attendant la régularisation du machin.
D'un autre côté, si le montant de 23000€ figure sur le contrat, même si le chèque est périmé, la "dette" de la société n'est pas pour autant prescrite.
Pourquoi ne pas retenir sur les loyers dus à la société donatrice les sommes à concurrence des 23000€, car sur le principe, cette "remise" aurait du être défalqué du montant du contrat ?

Mais, Boddhidharma ! qu'est-ce que cela peut être foireux comme opération !
J'ai eu une fois ce type de proposition...le représentant a vite compris l'intérêt d'aller faire ses propositions ...ailleurs !

VF33 a écrit:

Mme BARBULE merci de ton intervention ; on peut verrouiller

On peut.
Mais on peut également choisir de laisser ouvert ce fil auxquels des collègues souhaiteraient apporter un éclairage comptable pertinent, ou bien d'autres commentaires susceptibles d'aider celui ou celle qui a posé la question initiale .

Le verrouillage d'un fil intervient lorsque celui-ci donne lieu à dérives que l'on devine incontrôlables , détournant ainsi le sujet de son éventuelle pertinence initiale .

Ici, ce n'est pas le cas .Un dérapage a eu lieu, suivi d'un rappel .
Mais empêcher d'autres forumeurs d'intervenir ( comme rural th juste après ton intervention ) ce n'est pas l'option que je retiendrai .

Voilà .
Dame barbule a dit

C'est mon avis perso mais pour moi ce chèque équivaut à un pot de vin....

Non parce qu'il est fait à l'EPLE.

néthou a écrit:

Poporc a écrit:

Les contrôles des banques sont réduits au minimum (quoiqu'à 23 000 €, on fait un contrôle un peu plus complet).

Bah, avec un peu de chance, c'est un chèque de la Société Générale...

Là, c'est l'ex-banquier qui parle. En gros, les banques ne contrôlent quasiment plus en dessous d'un seuil de 1500 € environ et module les contrôles en fonction du montant au-delà. Elles laissent le soin à leur client de remarquer les erreurs et, la plupart du temps, régularisent sans trop de difficultés. Sous toute réserve bien sûr, je serais surpris que le contrôle de la date soit un contrôle prioritaire. C'est pour cela que je suggérais le dépôt du chèque malgré sa péremption.

Il y avait, il n'y a encore pas si longtemps, deux exceptions dont je suis sûr : la Poste et la Banque de France. La Poste est devenu Banque Postale et le changement n'est pas que sémantique. La BdF sous-traite la gestion des comptes de ses personnels au Crédit Lyonnais depuis 2003. Pour le Trésor, je ne sais pas. Il devait être aligné sur les pratiques BdF mais ils ne gèrent plus complètement les comptes depuis 2002 ou 2003, c'est en grande partie sous-traité à la BdF.

Le moment le plus favorable au contrôle était ce qu'on appelait le postmarquage (procédure manuelle et chèque par chèque). Cela a évolué avec la dématérialisation des chèques (scannage en grande quantité). Tout cela est sous-traité par le privé dont on voit vite l'intérêt de mettre un maximum de contrôles.

Winnie a écrit:

2/voir ce qu'on peut annuler (je ne sais pas, chercher un truc non passé en CA qui rendrait la signature du CE nulle et non avenue, ou mettre en avant le non-encaissement du chèque de 23000 €, enfin y'a des choses à tenter...).

sauf erreur, mais la signature d'un contrat par le CE engage l'EPLE, qu'il y ait un accord du CA ou pas. La relation contractuelle avec une société est ainsi établie, elle n'a pas à se préoccuper de savoir si le CE avait valablement autorité pour signer, puisqu'elle est de bonne foi et plus même, puisqu'elle a traité avec le Chef d'établissement. L'argument pourrait valoir si le PA ou le GM avait signé sans autorisation et encore, je dirai qu'elle a droit à des indemnités.
Si le CE signe sans autorisation, il appartiendra à l'EPLE de mettre en cause la responsabilité du CE (le CE qui fait voter en CA l'autorisation donnée au CE de poursuivre le CE en justice !!).
J'ai presque connu ça : un CE autoriser à acheter un matériel pour 30 000,00 FF (oui, c'est vieux !!), il signe un contrat pour un matériel de 60 000,00 FF (j'ai négocié un échange avec le matériel prévu initialement, la société a bien voulu).

J'ai relu le post initial deux fois et je ne comprends toujours pas le montage. Quelqu'un peut-il m'éclairer en utilisant des mots simples et en écrivant lentement car la reprise est un peu difficile.
Une société pour vendre un duplicateur de la mort qui tue dont le coût mensuel est de 700 € pour un contrat de 5 ans soit 60*700= 42000 euros verse un chèque de 23000 euros, cela laisse l'appareil à 19000 euros, soit.
Ensuite le chèque n'est pas encaissé car l'agent comptable flaire l'arnaque, mais le matériel est installé et les loyers payés.
Nouveau gestionnaire, nouveau CE et vient le moment de se demander ce que l'on fait.
Sur l'encaissement du chèque: pas de gros risque à le présenter modulo les frais probables de rejet.
Ensuite le chèque reste un titre de créance valable et peut servir de preuve dans le cadre d'une action en paiement, pour 23000 et face à un adversaire qui n'a pas fait faillite, c'est tentant.
Sur la validité de la convention, je n'ai pas d'idée bien précise, mais ça ne sent pas bon.

Les deux choses que cette histoire m'inspire, je vais mettre celle qui n'est pas du rabâchage en premier, les habitués du forum pourront se passer de lire la suite.

1) le comptable qui refuse d'encaisser un chèque, c'est quoi encore cette histoire ? En quoi un comptable a-t-il a juger de la légalité d'un versement fait à l'établissement dont il assure les comptes ? Il peut rejeter un ordre de recettes, oui, mais un versement ? N'importe quoi. Si vraiment le comptable a la très forte présomption que le chèque n'est pas du à l'établissement, il peut l'encaisser au 4664 en vue d'une restitution ultérieure.

Si ce comptable avait connaissance de l'aspect complètement crétin du montage et tentait de le faire capoter, alors il devait prendre les dispositions nécessaires : longuement expliquer au nouveau CE et au nouveau gestionnaire comment faire pour obtenir l'annulation de l'ensemble des cochonneries de l'ancienne équipe qui avait, comme de coutume, pris les décisions les plus coûteuses et les plus mauvaises juste avant de partir.


2) Rabâchage : cette situation permet parfaitement d'observer, une fois de plus, que la location des copieurs est une vaste khonnerie qui ne se justifie pas dans un EPLE, sauf à ce que ses fonds propres soient réellement au strict minimum des 1/10e de la dotation annuelle, ce qui n'est pas si courant. Toute autre solution que l'achat de copieurs sur fonds propres coûte plus cher à l'établissement, toutes choses égales par ailleurs : la location ne fait qu'entraîner d'importants frais financiers et des risques supplémentaires à l'établissement.

Contrairement à une croyance débile implantée chez trop de gens dans l'EN, si un copieur loué est démoli avant la fin de son contrat de location, il faudra le payer quand même, de toutes manières et sans rémission. Ce surcoût est alors en général supporté par le nouveau contrat de location suivant qui contient des cascades de refinancements d'un coût exortbitant, imposant en général de prendre une machine inférieure en qualité à ce qui serait nécessaire, d'où pannes d'où rebelote et dix de der. C'est comme ça qu'on se retrouve avec, massivement parmi nos établissements, des budgets de fonctionnement qui lâchent le prix d'une machine neuve chaque année pour la location d'un copieur sur 21 trimestres, oui, ça fait cinq fois le prix, et c'est ce qu'on trouve partout dès qu'on s'intéresse à ce qui se passe chez les voisins.

Mais les CT ont l'air d'aimer ça et laissent des CE et des gestionnaires à deux mains gauches signer des s... de contrats qui démolissent la totalité des marges budgétaires de leurs établissements, au lieu d'organiser des marchés ou a minima d'indiquer que l'UGAP fait des copieurs.

Le mieux sur le coup du chèque, c'est le gestionnaire-comptable qui a demandé à l'abominable homme des copieurs de surévaluer les loyers des cinq années suivantes pour avoir un plus gros chèque de "rachat de l'ancien contrat" , puis utilisé cet argent pour acheter un truc sans mandat, donc en faisant un ordre de paiement pour régler le fournisseur , sans en informer le CA et en plus c'était un investissement et pas n'importe lequel, un véhicule et, précision ultime, dans un établissement qui disposait parfaitement d'un montant de fonds permettant de prélever pour un achat au Z et d'un CA très bien disposé
S'il y en a encore qui doutent de la pertinence de la Cour des Comptes écrivant qu'il est souhaitable de professonnaliser les comptables de l'EN, après ça...

Ca faisait un peu longtemps qu'on n'avait pu déguster sans modération la délicatesse et la pédagogie toute en douceur de l'IZ.

Je n'aurais pas dit mieux...

Mad Max a écrit:

Winnie a écrit:

2/voir ce qu'on peut annuler (je ne sais pas, chercher un truc non passé en CA qui rendrait la signature du CE nulle et non avenue, ou mettre en avant le non-encaissement du chèque de 23000 €, enfin y'a des choses à tenter...).

sauf erreur, mais la signature d'un contrat par le CE engage l'EPLE, qu'il y ait un accord du CA ou pas. La relation contractuelle avec une société est ainsi établie, elle n'a pas à se préoccuper de savoir si le CE avait valablement autorité pour signer, puisqu'elle est de bonne foi et plus même, puisqu'elle a traité avec le Chef d'établissement.

Tu as raison Mad Max, mes pistes pour trouver une solution ne sont pas les bonnes.
Enfin soit il y a un contrat avec une clause de rachat, soit il est temps de faire un avenant et de prévoir cette clause APRES ACCORD DU CA, mais dans tous les cas la société qui a payé les 230000€ et qui a vu son chèque non encaissé serait bien discourtoise (je précise que ce n'est pas le 1er terme qui m'est venu à l'esprit) de ne pas en émettre un nouveau.

Winnie a écrit:

la société qui a payé les 23000€ et qui a vu son chèque non encaissé serait bien discourtoise de ne pas en émettre un nouveau.

c'est le conseil que j'ai donné hier soir à la collègue : demander un nouveau chèque

Winnie a écrit:

Mad Max a écrit:

Winnie a écrit:

2/voir ce qu'on peut annuler (je ne sais pas, chercher un truc non passé en CA qui rendrait la signature du CE nulle et non avenue, ou mettre en avant le non-encaissement du chèque de 23000 €, enfin y'a des choses à tenter...).

sauf erreur, mais la signature d'un contrat par le CE engage l'EPLE, qu'il y ait un accord du CA ou pas. La relation contractuelle avec une société est ainsi établie, elle n'a pas à se préoccuper de savoir si le CE avait valablement autorité pour signer, puisqu'elle est de bonne foi et plus même, puisqu'elle a traité avec le Chef d'établissement.

Tu as raison Mad Max, mes pistes pour trouver une solution ne sont pas les bonnes.

J'ai vaguement le souvenir que le juge admet dans ce cas la nullité du contrat, mais qu'il peut en revanche accorder des dommages et intérêts à l'entreprise ainsi lésée. Le résultat est à peu près le même que celui que présente Mad Max, mais le raisonnement juridique différent.
Est-ce que je me trompe ?

Quoi qu'il en soit, si le contrat/marché n'a pas été validé, le comptable est fondé (pour ne pas dire doit absolument) à rejeter les factures qui viendraient à lui être présentées. Ca n'empêcherait pas la boite de faire valoir ses droits mais accepter de payer mettrait en cause sa responsabilité.

Citation :

Ne pas avoir encaisser le chèque est une erreur monumentale. Dans le doute, il aurait dû être encaissé sur un compte d'attente, en attente de clarification.
Mais maintenant il est trop tard (sept 2009).

 
Question bête d'un petit nouveau. L'agent comptable ne doit-il pas disposer d'une disposition légale pour encaisser un chèque ?
Un contrat, une délibération du cA...

Un OR en bonnet difforme assorti des pièces qui vont bien et il n'y a aucun problème. Cela dit, le règle habituelle non écrite du comptable c'est d'encaisser d'abord et de demander après.