Encaissement chèques

silvain a écrit:

120 000 € de voyages annuels ???

Oui

lolita a écrit:

Mille mercis, çà fonctionne, je suis rassurée. Par contere, n'est-ce pas au moment de la sasie du compte de liaison que l'on peut subdiviser en 41181 -41182, etc s'il y a plusieurs voyages? Je sais qu'il y en aura au moins un autre voire deux alors autant les distinguier maintenant s'il la faut pour mieux s'y retrouver,non? Pour l'instant, je saisi le 4118, j'essayé de subdiviser manuellement mais çà ne marche pas, il ,me manque cette astuce.

C'est une idée comme une autre mais elle m'a permis de suivre sereinement mes encaissements, je te la partage : J'ai 45 subdivisions car 45 sorties pédagogiques dans l'année. Je mets les lettres du début du thème après le 4118 de la sortie et je développe la date des sorties et le nom du Prof dans les libellés : si il y a 3 sorties au musée d'Orsay, je fais 4118ORS1, 4118ORS2, 4118 ORS3 (sur ta fiche de compte apparait le libellé que tu as ainsi développé) et je les inscris manuellement en face de chaque voyage dans mon tableau récapitulatif afin que l'agent qui encaisse sache le compte de paiement.

Quelles peuvent être les tâches administratives d'un adjoint administratif non gestionnaire au secrétariat intendance. Est ce que je peut lui demander d'utiliser GFC et encaisser chèques et espèces sous mon nom sans que cela pose problème.

Encore heureux !

Peut elle également aller jusqu'au bout de la saisie (envoi à l'AC) et faire également les ordres de recette. En fin de compte je voudrais lui déléguer tout ce qui concerne l'encaissement de tout les chèques, espèces, dépot trésor, et les ordres de recette, cantine, bourses, etc, Je suis nouveau, et je ne veut pas lui poser de problème

Si vous ne voulez pas lui poser de problèmes, il ne faut pas la faire travailler.

Si tu veux te sécuriser, tu matérialises cette délégation par une convention de mandat, voire l'installation en régisseur secondaire. A voir avec l'AC. Mais c'est toi qui continues à être régisseur, qui mets en place les procédures et les contrôles.

OK MERCI POUR LES INFOS

par principe on ne confie pas à la même personne l'établissement des OR et les encaissements.
après le reste peut être fait sous ta responsabilité par ton adjoint.
A toi de matérialiser tes contrôles. Par exemple elle tient la caisse tout les jours et toi tu vérifie une fois par quinzaine.

JACK a écrit:

Peut elle également aller jusqu'au bout de la saisie (envoi à l'AC)

Non, car avant d'envoyer quelque chose à l'AC (ou à la tégé...), il faut vérifier le travail. Or pour obtenir une bonne vérif, il faut qu'elle soit assurée par une autre personne que celle qui a fait le boulot. C'est donc le gestionnaire qui passe en revue les chèques pour s'assurer que tout est exact, que tous sont signés, etc. Dans l'idéal, de temps en temps, on inverse les rôles histoire de dire qu'il n'y en a pas un plus important que l'autre, et qu'on travaille en équipe les coudes serrés.

JACK a écrit:

et faire également les ordres de recette. En fin de compte je voudrais lui déléguer tout ce qui concerne l'encaissement de tout les chèques, espèces, dépot trésor, et les ordres de recette, cantine, bourses, etc,

Non, le mec de France-Comté l'a dit, c'est dangereux en termes de sécurité de confier l'ensemble d'une chaîne de traitement à la même personne : celle-ci est alors en capacité de faire des détournements sans que personne ne s'en rende jamais compte. Il faut donc bien au contraire diffuser le travail, en systématisant ce que j'indiquais ci-dessus : travail/contrôle, le faiseur et le contrôleur échangeant leurs rôles de manière périodique, ce qui permet de s'assurer de la compréhension de ce qui se passe et donc de ne risquer jamais d'être manipulé par un collaborateur indélicat.

C'est pas parce qu'on bosse avec des gens honnêtes qu'on doit préparer le terrain pour une crapule qui se serait glissée dans nos établissements. Et ce que je dis vaut aussi pour le gestionnaire et/ou comptable, qui doit pouvoir prouver qu'il ne conserve pas l'ensemble d'une chaîne opératoire, mais que ce qu'il fait est vu par ses collaborateurs de telle manière que ceux-ci puissent éventuellement avoir connaissance d'une malversation : c'est ce que l'on fait quand on établit un organigramme et des procédures à l'aide d'ODICé, et ce qu'on nous demande de démontrer lorsqu'on est audités par la DGFIP.

Comme tu dis être nouveau et ne pas vouloir poser de problème à ton adjointe, alors la meilleure chose à faire est de montrer que tu veux travailler en équipe, que tu ne la laisses pas seule face au travail, mais qu'à tout moment de son boulot tu peux l'appuyer. Et que, si elle laisse passer une erreur, tu es là pour la déceler, ce qui lui ôte le poids de la responsabilité, sans pour autant ne pas exiger un travail de qualité.