Comment réagir face aux "DAO hors prélèvements automatiques" ???

ex : CE qui achète divers cadeaux pour accueil dans cadre d'échanges ou pour élèves méritants au brevet ..., documentaliste qui achète journaux et on reçoit la facture après, profs qui trouvent des tas de trucs intéressants en ville et demandent le remboursement (sur la menue dépense de l'OP par exemple) ...

Invité 7 a écrit:

Comment réagir face aux "DAO hors prélèvements automatiques" ???

ex : CE qui achète divers cadeaux pour accueil dans cadre d'échanges ou pour élèves méritants au brevet ..., documentaliste qui achète journaux et on reçoit la facture après, profs qui trouvent des tas de trucs intéressants en ville et demandent le remboursement (sur la menue dépense de l'OP par exemple) ...

Êtes vous agent comptable, ou gestionnaire régisseur d'avances ?

Agent comptable qui débute ....

refuser de payer ou de rembourser : personne n'a pu vérifier qu'il restait des crédits ouverts avant de faire l'achat ; j'ai connu cela il y a plusieurs années : après 2 ou 3 refus de rembourser,les profs,documentalistes etc... se calment ; le pire fut une prof qui a acheté un lecteur de dvd en promotion un samedi, qui me ramène son ticket caisse toute fière, en me disant : "il est vraiment à un bon prix, j'en ai pris un pour ma salle" : je lui ai répondu de le garder pour elle, que j'en avais 3 d'avance et que si elle en voulait un, elle me fasse la demande. Au début, cela ne passe pas trop, mais il ne faut pas céder

Invité 7 a écrit:

Comment réagir face aux "DAO hors prélèvements automatiques" ???

ex : CE qui achète divers cadeaux pour accueil dans cadre d'échanges ou pour élèves méritants au brevet ..., documentaliste qui achète journaux et on reçoit la facture après, profs qui trouvent des tas de trucs intéressants en ville et demandent le remboursement (sur la menue dépense de l'OP par exemple) ...

les cadeaux sont interdits ! (j'ai de mémoire une jurisprudence dans un coin au sujet d'un tableau offert à un chef d'établissement pour son départ et payé sur le budget...) donc pas de remboursement

OK pour les cadeaux de départ mais je parlais d'achats liés à l'arrivée de correspondants étrangers ...

et pour la documentaliste : elle a besoin d'acheter des revues, journaux ... de temps en temps et jusqu'à présent elle s'est arrangée avec le commerçant qui nous transmet la facture mais je n'aime pas car pas de bon de commande : donc : bon de commande tous les mois avec un montant max ?

Le principe sur lequel je ne déroge pas et qui est accepté par tous (CE compris) : seule l'intendance peut commander et acheter. Aprés un prof ayant obtenu le feu vert peut aller acheter un livre à la capitale (Clermont-Fd) et être remboursé avec la PJ qui va bien. Mais aucune dépense n'est accepté sans feu vert préalable. C'est du simple bon sens et une optimisation du fonctionnement.
J'ai une facture qui est en instance depuis des mois car le fournisseur est incapable (et pour cause) de me produire le bon de commande correspondant.

Concernant les "cadeaux", ils sont possibles mais non souhaitable pour les personnels sauf décision du CA. Pour les cadeaux dans le cadre des échanges, je les prend au 6257 si ils restent raisonnables avec le cas échéant un certif de l'ordo expliquant la démarche.

N@n@rd a écrit:

...J'ai une facture qui est en instance depuis des mois car le fournisseur est incapable (et pour cause) de me produire le bon de commande correspondant...

Idem... et elle se monte chez moi à plus de 1 500 €.

L'OP s'était permis de demander à une entreprise de passage mandatée par la CT de réaliser en sus quelques travaux pour le compte de l'établissement. Il m'en a averti tout de suite et j'ai grincé des dents, foncé voir l'ouvrier en lui demandant que l'entreprise m'établisse rapidement un devis préalable.

Au lieu de ça, celui-ci a continué à intervenir, et j'ai reçu ultérieurement la facture que je conteste. Sans devis et sans bon de commande, j'ai refusé de la payer ; L'entreprise refuse dorénavant d'intervenir dans l'établissement même pour le compte de la CT (ce qui me vaut également des pressions de sa part), m'a adressé un courrier recommandé, mais je ne cède pas et n'ai pas l'intention de le faire.

Sinon, c'est la porte ouverte à tout... je n'ai plus qu'à laisser le coffre ouvert et permettre à ceux qui le souhaitent de se servir !

Pour info, cette situation provient pour partie de ce que cette entreprise est titulaire d'un "marché batiprix" avec la CT, et qu'elle se considère de ce fait être dans les établissements comme dans son jardin...

Comment réagir quand les factures arrivent sans bons de commande , et que la pratique de l'établissement consiste à effectuer le BC après coup ????

Nouvelle a écrit:

Comment réagir quand les factures arrivent sans bons de commande , et que la pratique de l'établissement consiste à effectuer le BC après coup ????

ou - et -

Quand tu parle de l'établissement tu veux dire que les murs signent? et ils te font la compta?

En gros le proviseur ou l'intendant fait le bon de commande après coup?
Si t'es gestionnaire expliquer le problème que ça pose au chef d'établissement (notamment les dépassements de crédit, le problème de vérification de service fait et tutti quanti).
Si t'es NG, ben bonne chance à part faire l'étonné et trouver cette manière de travailler pas top en espérant que les remarque sur l'amélioration des conditions fera effet

Nouvelle a écrit:

Comment réagir quand les factures arrivent sans bons de commande , et que la pratique de l'établissement consiste à effectuer le BC après coup ????

Devant une facture sans bon de commande, il n'y a pas de réaction, ni même d'action. Il y a inaction puisque la facture n'a aucune existence légale. Elle a été envoyé par un fournisseur stupide ou dupé. On n'est pas là pour s'occuper de choses stupides ou des problèmes des fournisseurs qui font semblant de croire que n'importe qui peut commander n'importe quoi pour un établissement scolaire.

Après, si les gens qui devraient faire en sorte que ces problèmes valent aux responsables d'être pendus par les pouces au milieu de la cour sont ceux qui font des bons de commande après coup et qu'on n'est pas une de ces personnes, le mieux est de retourner jouer au solitaire.

Nouvelle a écrit:

Comment réagir quand les factures arrivent sans bons de commande , et que la pratique de l'établissement consiste à effectuer le BC après coup ????

Selon moi il faut en venir à un système de bons de commande à priori. Pour cela il faut communiquer dans votre établissement sur les règles à appliquer : l'intendance doit donner son accord avant toute commande, par l'établissement d'un BC par exemple ou un accord verbal à un professeur pour qu'il achète sur ses deniers et que vous lui remboursiez par DAO. Ensuite il faut que vous vous y teniez. Avec votre communication préalable les personnes ne pourront pas dire qu'elles n'étaient pas prévenues. Le soutien de votre chef d'établissement dans votre démarche est souhaitable.

Le CE n'a pas le droit de faire de menues dépenses... Et le cadeau dans le cadre d'échanges doivent être votés en CA...

JC a écrit:

Selon moi il faut en venir à un système de bons de commande à priori. Pour cela il faut communiquer dans votre établissement sur les règles à appliquer : l'intendance doit donner son accord avant toute commande, par l'établissement d'un BC par exemple ou un accord verbal à un professeur pour qu'il achète sur ses deniers et que vous lui remboursiez par DAO. Ensuite il faut que vous vous y teniez. Avec votre communication préalable les personnes ne pourront pas dire qu'elles n'étaient pas prévenues. Le soutien de votre chef d'établissement dans votre démarche est souhaitable.

+1, j'ai distribué il y a quelques temps déjà une note à tous les enseignants leur indiquant que dorénavant il n'y aurait plus de remboursement de DAO s'il elle n'a pas été autorisée au préalable. Je ne dis pas que cela a été accueilli avec le sourire mais je n'ai plus aucun problème depuis. Cette note a été co-signée par le CE, ça aide...

Nouvelle a écrit:

Comment réagir quand les factures arrivent sans bons de commande , et que la pratique de l'établissement consiste à effectuer le BC après coup ????

En tant que comptable ? On s'en fout. Sauf si la facture fait référence à un bon de commande/contrat.

Je ne vois pas dans quelle situation on peut trouver un établissement qui fait ses bons de commande après coup. C'est quoi l'intérêt ?

J-M a écrit:

Je ne vois pas dans quelle situation on peut trouver un établissement qui fait ses bons de commande après coup. C'est quoi l'intérêt ?

Quand je suis arrivé ici c'était la pratique.
Le GM /AC vieille école refusait de payer si un bon de commande n'était pas joint à la facture.
Donc quand la facture arrivait une SASU établissait le bon de commande.
Que ce soit pour les facture du service général ou du SAH.

Comme elle avait un lien de parenté très proche avec l'AC à Totor , il y avait souvent des problèmes.
Quand la relance arrivait hop bon de commande.
On se trouvait donc avec plusieurs bons de commande et le même fournisseur avait la joie d'être payé plusieurs fois.
Joir de courte durée puisqu'on lui demandait invariablement de rendre les sous.
J'ai donc expliqué, avec tact et diplomatie ( ) que le bon de commande devait être préalable.

je me suis débarassé des habitudes (et de la SASU) avec grand plaisir.

Pour éviter les dépenses hors bon de commande. Etablis un acte du chef d'établissement précisant les délégations pour les achats avec signature obligatoire du gestionnaire pour la disponibilité des crédits, et précisant que les DAO sont interdites sauf urgence avérée avec un exemple d'urgence avérée qui n'arrive qu'exceptionnellement.
Après seulement, tu refuses les tickets divers.

Copernic a écrit:

Pour éviter les dépenses hors bon de commande. Etablis un acte du chef d'établissement précisant les délégations pour les achats avec signature obligatoire du gestionnaire pour la disponibilité des crédits, et précisant que les DAO sont interdites sauf urgence avérée avec un exemple d'urgence avérée qui n'arrive qu'exceptionnellement.
Après seulement, tu refuses les tickets divers.

Ouais, ça c'est la méthode "ce qui n'est pas interdit expressément est autorisé tacitement". L'acte à établir, ce n'est pas celui qui précise ce qui est délégué ou pas, c'est une éventuelle délégation. Si il n'y a pas d'acte, il n'y a pas de délégation et personne d'autre ne commande. De même, urgence ou pas, les DAO sont interdites si le CE ne les a pas autorisées avant. Enfin, les tickets sont d'abord refusés et si le CE veut changer la règle après, il le valide et le remboursement peut s'envisager. Par mandat, dans les délais réglementaires qui courront quand toutes les pièces auront été remises.

Bozinchu a écrit:

J-M a écrit:

Je ne vois pas dans quelle situation on peut trouver un établissement qui fait ses bons de commande après coup. C'est quoi l'intérêt ?

Quand je suis arrivé ici c'était la pratique.
Le GM /AC vieille école refusait de payer si un bon de commande n'était pas joint à la facture.
Donc quand la facture arrivait une SASU établissait le bon de commande.
Que ce soit pour les facture du service général ou du SAH.

Comme elle avait un lien de parenté très proche avec l'AC à Totor , il y avait souvent des problèmes.
Quand la relance arrivait hop bon de commande.
On se trouvait donc avec plusieurs bons de commande et le même fournisseur avait la joie d'être payé plusieurs fois.
Joir de courte durée puisqu'on lui demandait invariablement de rendre les sous.
J'ai donc expliqué, avec tact et diplomatie (  ) que le bon de commande devait être préalable.

je me suis débarassé des habitudes (et de la SASU) avec grand plaisir.

et tu demande tjs le bon de commande avec la facture en pj ?

  M9.6 en train de déterrer un sujet de 2009...

dsl j'ai vu 12 novembre (on est le 13) et comme c'est en lien avec un autre post et que j'aime bien taquiner Boz et encore j'ai rien dit sur la Corse mais c'est vendredi ap

Pour être certain de ne pas te tromper, tu vas dans ton profil et dans l'onglet préférences, tu règles tout en bas le format de la date pour que l'année apparaisse.

merci

Alomero a écrit:

Pour être certain de ne pas te tromper, tu vas dans ton profil et dans l'onglet préférences, tu règles tout en bas le format de la date pour que l'année apparaisse.

Bientôt 10ans de forum et j'ignorais ça... Merci Marquise !

volcan a écrit:

  M9.6 en train de déterrer un sujet de 2009...

Il tente de s'inscrire dans les traces glorieuses de LMDV/LG, qui nous maaaaanque, presque autant que VI.
Et il y a encore du boulot...

Alomero m'a donné la démarche pour ne plus me gourer dans les dates je précise que j'ai refusé de payer une facture sans B de C (en tant que GM ET AC), le fournisseur n'a pas insisté et a du s'asseoir dessus