Comment faites-vous pour identifier clairement les virements TG en faveur de votre GRETA?

Chez moi, c'est l'horreur : très peu d'indications permettant de trouver à quoi correspond le virement, des versements regroupant plusieurs factures...
D'où des contacts permanents avec les services de gestion du GRETA qui est rattaché juridiquement à un ER de l'agence comptable.

Pourrait-on envisager une solution via les mémoires de GFC?

t'as de ces heures pour poser des questions existentielles....

Ben par déduction.
le relevé de la trésorerie générale doit bien mentionner des réf de paiement et/ou l'identité du payeur, non?


Si le Greta demande de faire mentionner la réf facture à ces clients et qu'aucune facturation n'est émise par l'établissement support avec une numérotation proche, celà devrait être commode.

Après si tes factures Greta intègrent des mots genre subvention Région
ou règlement demi pension Kevin Dupont, c'est vrai que celà peut être
compliqué!

gest89 a écrit:

Comment faites-vous pour identifier clairement les virements TG en faveur de votre GRETA?
Pourrait-on envisager une solution via les mémoires de GFC?

Il existe déja une transaction permettant à GFC de réceptionner les recettes externes issues de Stage (Et cela demande une organisation interne qui, au vu de ce que tu décris, ferait déja pas mal progresser les choses) et de suivre les créances de la même façon que les créances élèves.

Dans notre Greta, la comptable du lycée fait passer tous les jours, les relevés TG à la personne qui gère les créances du Greta.

En cas de doute sur un encaissement, les 2 personnes (Greta et Lycée) essaient de voir à qui cela revient (soit en téléphonant à la TG pour plus de renseignements concernant le virement, soit en cherchant dans les créances des 2 établissements), mais cela est très rare de ne pas pouvoir identifier la créance du premier coup.

patb37 a écrit:

Dans notre Greta, la comptable du lycée fait passer tous les jours, les relevés TG à la personne qui gère les créances du Greta.

Tiens, du contrôle interne. Et si c'était la solution à beaucoup de problème ?

Chez moi je fais tout ça tout seul. L'immense majorité des virements ne pose aucun problème d'identification, le lycée ne touchant que des subventions et les règlements de l'EMOP qui sont faciles à identifier aussi. Maintenant que les ER ne se baladent plus au milieu, il n'y a plus guère de difficultés.

Les problèmes qui demeurent, c'est plutôt la vérification désagréable à chaque fois pour savoir lequel des deux prélèvements de la Poste est pour le lycée et pour le Greta...

L'intendant zonard a écrit:

Les problèmes qui demeurent, c'est plutôt la vérification désagréable à chaque fois pour savoir lequel des deux prélèvements de la Poste est pour le lycée et pour le Greta...

Pour ça : la solution consiste à comptabiliser les avis de prélèvement :
1- réception facture avis de prélèvement : D472../C51162
2- prélèvement fait : C5151/D51162

sainte barbe a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Les problèmes qui demeurent, c'est plutôt la vérification désagréable à chaque fois pour savoir lequel des deux prélèvements de la Poste est pour le lycée et pour le Greta...

Pour ça : la solution consiste à comptabiliser les avis de prélèvement :
1- réception facture avis de prélèvement : D472../C51162
2- prélèvement fait : C5151/D51162

Tu n'as pas compris. Les deux prélèvements interviennent sur le même compte, et je n'ai pas de moyen de savoir lequel va où, il faut que je coure après les factures (qui sont chez mes collaboratrices en vue du mandat) pour savoir laquelle est pour le Greta et laquelle pour le lycée. Et c'est aussi pénible chaque mois.

L'intendant zonard a écrit:

sainte barbe a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Les problèmes qui demeurent, c'est plutôt la vérification désagréable à chaque fois pour savoir lequel des deux prélèvements de la Poste est pour le lycée et pour le Greta...

Pour ça : la solution consiste à comptabiliser les avis de prélèvement :
1- réception facture avis de prélèvement : D472../C51162
2- prélèvement fait : C5151/D51162

Tu n'as pas compris. Les deux prélèvements interviennent sur le même compte, et je n'ai pas de moyen de savoir lequel va où, il faut que je coure après les factures (qui sont chez mes collaboratrices en vue du mandat) pour savoir laquelle est pour le Greta et laquelle pour le lycée. Et c'est aussi pénible chaque mois.

Si j'ai bien compris, ce que je te propose c'est de faire la distinction avant le prélèvement. Concrètement, il faut que dès que les factures arrivent, une copie soit transmise pour passer la première écriture. Au moment du relevé, la question de l'imputation à tel établissement ne se pose plus.

sainte barbe a écrit:

Si j'ai bien compris, ce que je te propose c'est de faire la distinction avant le prélèvement. Concrètement, il faut que dès que les factures arrivent, une copie soit transmise pour passer la première écriture. Au moment du relevé, la question de l'imputation à tel établissement ne se pose plus.

Copies = pollution inacceptable. En fait, ce que je devrais faire et je le sais, c'est avoir un support papier dans un endroit où ça ne se perde pas, où j'indique les montants des factures quand elles passent, en indiquant le mois de conso et le service concerné. Une des nombreuses choses pour lesquelles il me faudrait le quart d'un neurone disponible pour que ça finisse par se faire.

Des neurones dispo, j'en ai, mais en général après 18 h 30, quand l'essentiel des casse-pieds ont déserté le bahut. Vous arrivez à ouvrir le courrier sans faire autre chose en même temps, vous ?

***

Je tente toutefois de mieux répondre à la question initiale : pour identifier les virements destinés au Greta, il y ad'abord et avant tout ma connaissance du terrain, qui fait que je connais les payeurs et les identifie instantanément. Problème, c'est que ce travail est difficilement déléguable à mes collègues de l'intendance qui, eux, ignorent à peu près tout des financements de la formation tout au long de la vie.

Par ailleurs, je suis en contact direct avec mon assistant de gestion facturation du Greta. On a un modus vivendi sur la meilleure manière de renseigner les encaissements, quand j'ai un doute je l'appelle immédiatement, au pire avant de valider la FQE. Enfin, je lui envoie après chaque validation de FQE l'extraction de tous les encaissements de l'exercice, pour pointage dans ses propres fiches.

Parfois on n'a pas d'info, et on renonce à identifier clairement (avec numéro de facture et nom du stagiaire) un virement, en se disant qu'on mettra la main dessus plus tard. En tout cas, l'organisation du 4122 subdivisé par grands comptes (Fongecif, CNFPT, un compte par programme régional) et types de clients (entreoprises, particuliers...)

L'intendant zonard a écrit:

sainte barbe a écrit:

Si j'ai bien compris, ce que je te propose c'est de faire la distinction avant le prélèvement. Concrètement, il faut que dès que les factures arrivent, une copie soit transmise pour passer la première écriture. Au moment du relevé, la question de l'imputation à tel établissement ne se pose plus.

Copies = pollution inacceptable. En fait, ce que je devrais faire et je le sais, c'est avoir un support papier dans un endroit où ça ne se perde pas, où j'indique les montants des factures quand elles passent, en indiquant le mois de conso et le service concerné. Une des nombreuses choses pour lesquelles il me faudrait le quart d'un neurone disponible pour que ça finisse par se faire.

L'information peut effectivement être transmise sans passer par une "copie". Pour le stockage de l'information, ce que je propose c'est l'inscription dans GFC via la première écriture 4721./51162, ce qui est encore le meilleur endroit de stockage. D'une manière générale, il est toujours interessant de répertorier un maximum d'info sous GFC, que ce soit sous forme d'écriture manuelle, de développement de solde, de créance, d'OP, de paiments manuels ou de FQE.
L'intéret de la solution est de retranscrire en compta l'info dès qu'elle arrive, plutôt que de la rechercher après coup. Certes, l'intéret est tout relatif, si le stockage de l'info est suffisamment efficace et que la recherche "après coup" prend un temps réduit au minimum.