remettre à jour un inventaire, est ce possible ?

j'ai repris une agence comptable (1 lycée support + 2 collèges) il y a 3 ans dont 2 établissements (le lycée et un des collèges) était sinistrés point de vue compta : quand je suis arrivé en septembre aucune validation n'avait été faite, je n'avais aucune fiche de compte, les comptes financiers de l'année écoulés n'avaient pas été rendus, les créances avaient été bidouillées, la plupart des chapitres etaient en dépassement, je n'ai eu quasiment aucun detail des comptes en classe 4, enfin bref...(J'ai fait un dossier de reserves de 93 pages).
Ah, à signaler que la collègue a eu le poste qu'elle voulait, où elle voulait, etc...

j'ai meme demandé une inspection sur place aux services du trésor qui m'ont gentiment envoyé paitre

aujourd'hui tous les soldes de classe 4 sont justifiés, les reserves à peu près reconstituées, les budgets, cofi, etc... rendus dans les temps, les relations avec les ordonnateurs normalisées, je ne dis pas que tout va bien surtout que je ne suis pas un integriste non plus de la methode comptable, je fais certainement des trucs qu'il ne faudrait pas faire, mais bon.

Ma question porte sur un point que je n'ai pas résolu pour la simple et bonne raison que je n'ai aps eu le temps; les inventaires : rien ne collait (et ne colle donc) entre mes classe 2/1 et mon inventaire physique sur mon logiciel. J'avoue que je ne sais pas du tout par quel bout prendre le problème, par où commencer dans ce sac de noeud, en + je suis dans un lycée pro avec plein de machines, etc...

Si quelqu'un a des conseils, une méthode...

et que se passe-t-il si je ne m'y colle pas un jour en terme de responsabilités ? Peut on me reprocher un foutoir pareil ?

merci, et pardon pour la longueur.

j'ai fait cela il y a très longtemps dans mon premier poste d'AC. Heureusement la personne que je remplaçais était partie en retraite après 28 ans dans le lycée, et avait conservé 28 ans d'archives. J'ai même retrouvé des pelures roses du début des années soixante (pour les nouveaux, les pelures de couleur était les doubles des courriers de l'époque). J'ai mis 3 ans (à mes moments perdus....) à reprendre tous les mandats des immosblisations, les recettes d'immo (ce n'était pas le ZD et le ZR à l'époque) et la pièce 14 du COFI. J'ai triché sur le 1er achat pour que ça colle, et j'ai tout saisi sur Egimmo. Courage, mais c'est faisable.

merci

sauf que moi j'ai quasiment aucune archive, rien, comment je fais ?

Je me pose même la question : est-ce tout simplement faisable ?

Même réponse que MRODE :autrement dit il te faut les mandats du ZD et les OR du ZR pour la période sinistrée + evidemment les comptes fi. L'imagination inventive n'étant pas un procédé reconnu en compta publique, il te faut un minimum d'archives, c'est sur. Quant à la responsabilité du patrimoine elle est partie intégrante de la responsabilté du comptable qui est pécuniaire et personnelle.

courage, mais c'est partout le b...el

mais si je fais état de mon dossier de réserves et de l'inexistance d'archives, ma responsabilité est dégagée ?

ou pas ?

et quand vous dites "c'est partout le bordel", c'est au niveau des inventaires ?

Merci

non pas pour les inventaires, il y heureusement des inventaires nickel

Les inventaires sont rarement la partie la plus motivante d'un boulot plutot stressant !! cela dit quand un AC serieux se pointe, même si ca n'est pas sa tasse de thé, il le fera sérieusement comme le reste. Donc partout où trainent des "égarés", il y des chances que ce soit la compta patrimoniale qui ait trinqué en premier. Sur tes responsabilités, impossible de prédire l'attitude du juge des comptes, cela dit avec l'absence totale d'archives déja signalée dans tes réserves tu tiens un cas de force majeure béton. Mais des archives il y en a à la CRC justement, pourquoi ne pas contacter ces braves gens pour demander ce que tu pourrais consulter ?

C'est sur...Mais on est que 2 à l'agence comptable pour 3 bahuts et on a déjà à peine le temps de faire tourner les affaires courantes...

je vais voir ce que je peux faire, ceci dit quand je vois dans quel état j'ai repris l'AC et dans quel état elle est maintenant, ça me ferait bien...mal qu'on vienne me chercher des poux dans la tete. mais je suppose que je serais pas le 1er dans ce cas.

Merci en tout cas.

Il est de notre devoir de fonctionnaires du plus grand organisme de formation au monde (et oui...) d'apporter notre pierre à l'édification des jeûnes. Aussi je considère comme essentiel de prendre, jusqu'à deux fois trois ou quatre semaines par an, des petits stagiaires de bac pro compta.

J'en viens au sujet : dans votre personnel, choisissez quelqu'un d'intelligent et sympa (certains ont ça), et expliquez-lui de A jusqu'à Z ce qu'il convient de faire pour remettre à jour l'inventaire : recherches dans les cofi des années passées, archives situées à tel endroit, logiciel d'inventaire installé sur tel ordinateur, machine à étiqueter à tel endroit pour coller le numéro d'inventaire au cul des objets répertoriés, réglementation, tenants et aboutissants.

Pis vous précisez bien à votre collaborateur-trice que ce n'est pas lui qui fera le travail, mais que à vous deux vous encadrerez le prochain stagiaire un peu dégourdi qui passera par l'agence comptable.

Le stagiaire il sera content comme tout : il aura fait un vrai travail vraiment utile, et en plus vous lui offrirez une boîte de chocolats. Et votre inventaire, il sera fait et le stagiaire aura été proprement encadré parce que vous étiez deux à savoir ce qu'il fallait obtenir.

Tout est dans une bonne utilisation de la ressource...


Concrètement, dans la situation de l'ami sylvain, le problème c'est de savoir qu'est-ce qui est le plus faux : la balance ou le logiciel d'inventaire ? S'il y a de bonnes chances que ça soit un peu les deux (pas de sorties d'inventaire, dépréciations faites une année sur deux...), alors il faut réinstaller à blanc le logiciel sur une autre machine, en remettant dedans, patiemment, ce qui doit s'y trouver, selon le montant tel qu'il se trouvait dans l'ancienne version du logiciel (NB avec Egimmo il est nécessaire de procéder dans l'ordre chronologique sinon c'est le merdier).

En fin de compte, le nouvel inventaire contiendra un certain nombre de choses, et des votes en CA entérineront les écritures de nettoyage des classes 1 et 2 qui feront coller. Je compte faire cela dans mes établissements ; par exemple au collège on se dirige tout droit vers une classe 2 contenant un coffre fort de 700 € acheté en 1982 et déprécié à 100 %, point barre.

J'adore mettre le numéro d'inventaire sur le matériel. Mettez-le bien en évidence sur le coffre fort, l'auditeur Trésor de passage chez vous le remarquera et se dira que l'inventaire est correctement tenu dans la maison.

Il faut faire des réserves sur la tenue de l'inventaire et expliquer les erreurs commises et pour quelles raisons il est impossible de redresser la situation.
On ne peut être responsable d'un désordre commis par un autre, donc il faut faire des réserves ( un juge de CRC me l'a dit !)

L'intendant zonard a écrit:

Le stagiaire il sera content comme tout : il aura fait un vrai travail vraiment utile, et en plus vous lui offrirez une boîte de chocolats. Et votre inventaire, il sera fait et le stagiaire aura été proprement encadré parce que vous étiez deux à savoir ce qu'il fallait obtenir.

ouais, vu comme ça c'est beau, et merci pour la réponse. mais déjà etant donné que j'ai quasi pas d'archives et que moi meme je sais pas comment m'y prendre, ce serait pas un cadeau pour un stagiaire...

Vous connaissez le principe de Peter ? A un moment donné toute personne atteint son seuil d'incompétence, ben le mien je crois qu'il est là...

Bonjour,
Je suis nouveau sur ce forum, pas mal du reste. Dans un trés gros lycée 2500 élèves, j'ai remis à jour un inventaire qui n'était pas fait ( lycée avec des machines...). La méthode est de choisir un exercice où l'on possède tout (cofi, mandat ZD, OR ZR). Au lycée actuel j'ai repris à partir de 1992. Il faut procéder ensuite à une sortie globale qui fera coller les classes 1/2. Les autorités de tutelles, en tout cas dans l'académie de Versailles accepte cela, en tout cas c'est une méthode claire qui met tout le monde devant sa responsabilité car on ne peut pas souvent exploiter les archives du passé ou assumer tout seul le laxisme. Egimmo est pas mal, je préfère WINCZ de IANORD à LILLES, ils ont des logiciels remarquables de simplicité de flexibilité.
Plus simplement, on prépare sur excel les sommes des mandats des or correspondantes, la dépréciation doit logiquement être votée en CA, mais bon on n'a pas que ça à foutre. Aprés avoir comparé avec le cofi (pièce 12/13je crois, car 14 je vois pas où on trouve la répartition de la classe 2), on saisit sur le logiciel, c'est rapide. Quand le taf est terminé on soustrait avec l'existant, à mon avis remonter à 92 c'est déjà pas mal et on fait une DBM 3 avec sortie (attention aux écritures, elles sont compliquées, il y a du ZR 215 du zd 1312 ... )
Bon courage, c'est pas la mer à boire

Je viens de reprendre un inventaire de 1977 à 2005 pour un collège rattaché et j'ai découvert au fur et à mesure de l'avancée des travaux pas mal d'anomalies du style (écritures de dépréciations inexistantes,sorties d'inventaire avec des comptes de classe 1 complètement inexistants bref le grand bazar) j'ai réussi après quelques mois de travail à faire "coller" compta géné et inventaire. Mais avant DBM niveau 3 passage en CA ET acte. On y arrive, bon courage; C'est pas le côté comptable le plus passionnant!!!!!

silvain a écrit:

Vous connaissez le principe de Peter ? A un moment donné toute personne atteint son seuil d'incompétence, ben le mien je crois qu'il est là...

Eh !oh! faut peut être pas trop démoraliser pour quelques chiffres sur des bouts de papiers, ca va pas non ?Après c'est sur que si tu veux un bel inventaire tout correct, faut retrousser les manches et savoir être patient = ca peut prendre plusieurs années !!Et puis peut être aussi qu'avec les renseignements dont tu ne disposes pas c'est impossible, mais à mon avis ca vaut pas un drame existentiel. Si pas d'informations, tu auras x exercices corrects et quelques exercices en "blanc", et donc un Egimmo partiellement dans le brouillard. La solution sera pour ton successeur vraisemblablement, parce qu'avec suffisamment de temps de recul l'annulation pure et simple des opérations concernant les exercices foireux deviendra acceptable.

ALAIN a écrit:

Je viens de reprendre un inventaire de 1977 à 2005 pour un collège rattaché et j'ai découvert au fur et à mesure de l'avancée des travaux pas mal d'anomalies du style (écritures de dépréciations inexistantes,sorties d'inventaire avec des comptes de classe 1 complètement inexistants bref le grand bazar) j'ai réussi après quelques mois de travail à faire "coller" compta géné et inventaire. Mais avant DBM niveau 3 passage en CA ET acte. On y arrive, bon courage; C'est pas le côté comptable le plus passionnant!!!!!

ouais, si je dois etre honnete ça me saoule à l'avance...en + de rien y piger et de pas avoir d'archives, déjà retrouver une année où j'ai un cofi et un inventaire qui colle, à part l'année de création du lycée...

Les CRC apprécient les efforts effectuer pour remettre au point un inventaire...

N'en faite pas trop non plus.

Je suis reparti en arrière sur 10 ans seulement (j'ai jeté le reste avant de commencer).
Base de départ la compta géné. Et j'ai fait coller sur la géné dont des sorties d'inventaires sans liste de biens. Un rapport joint exhaustif : "pas d'archives, des réhabilitations avec du matériel mis au rebus sans sorties comptables, des sections qui ont fermées avec mise au rebus...

Je viens de terminer 2 établissements en 3 ans à temps perdu. Il m'n reste encore... Aucun inventaire du groupement ne collait à mon arrivée. Et qui dit réserves, dit trouver une solution. Sinon on fait comme mes prédecesseurs : l'autruche...

Bon courage...

silvain a écrit:

ouais, vu comme ça c'est beau, et merci pour la réponse. mais déjà etant donné que j'ai quasi pas d'archives et que moi meme je sais pas comment m'y prendre, ce serait pas un cadeau pour un stagiaire...

Il y a tout de même des archives comptables, non ? Des comptes financiers ont été produits, et les pièces justificatives traînent encore dans le secteur, n'est-ce pas ? Sinon c'est plus des réserves qu'on émet sur le successeur, c'est des chevrotines.

Tu te prends Egimmo ou WinCZ (qui semble effectivement plus souple, ce qui est à la fois bien et un peu dangereux si n'on ne réfléchit pas assez ; en tout cas c'est moins cher), et tu rentres le plus ancien ZD que tu as trouvé, puis le suivant, et ainsi de suite.

La difficulté c'est de retracer les financements : en effet, il faut faire coller avec la classe 1 aussi, donc savoir si cet achat-là a été fait sur fonds propres ou avec des fonds d'Etat, de la CT, de la TA voire des dons. Normalement il y a les OR du ZR pas loin des mandats dans le même cofi, non ?

En fait c'est rasoir parce qu'il faut aller sortir des cartons poussiérieux, trouver les informations sur des documents pourris de l'époque des listings verts et blancs (beûark), les annoter, chercher à savoir si les biens en question existent toujours (-> interviouver les anciens de la baraque, s'il y en a, pb dans le neuf-trois), et enfin saisir tout ça dans le logiciel, qio attribue un numéro d'inventaire.

Reporter le numéro d'inventaire sur la facture et ou le mandat dans le vieux compte fi avant de le ranger, et faire à la dymo (pub mais je préfère les appareils équivalents de chez brother) une étiquette avec ce numéro, qu'on colle au cul de l'objet en question.

Tu vois, en fait c'est super simple. Mais c'est totalement incompatible avec notre métier où un parent d'élève rentre en trombe dans ton bureau pour te casser la gueule parce qu'il a une bourse de seulement 19.75 €, avant que la CDIste débarque avec un bon de commande sauvage pour deux cartouches pour son imprimante à 250.88 € la cartouche, et un rouleau de trois mètre d'adhésif spécial CDI à 700 euros, sachant que pendant ce temps le téléphone a sonné trois fois parce que la gestionnaire l'établissement rattaché ne se souvient plus où est le menu de GFC pour les OR, que l'IA veut te demander c'est quoi la virgule à la page seize de ton cofi, et que le fournisseur truc te harcèle pour le paiement d'une facture qu'il s'entête à libeller au nom de l'école machin alors que c'est toi le payeur dans le cadre du REP. Tiens, j'ai oublié de parler de la livraison de poulet qui n'arrive pas et qu'il est déjà 11 heures et qu'il n'y a pas de steaks hachés dans le congel, ni de la baston entre l'OP alcoolique et un CAE cotorep.

silvain a écrit:

Vous connaissez le principe de Peter ? A un moment donné toute personne atteint son seuil d'incompétence, ben le mien je crois qu'il est là...

C'est sûr, ne pas faire à le fois ce que je viens d'esquisser et l'inventaire, c'est vraiment une marque d'incompétence gravos. Reprends-toi, mon garçon ! Si tu as des preuves à faire, bluffe-les tous : passe tes vacances juillet-août sur ce #@ê£ inventaire, et là tu pourras de regarder en face dans la glace. C'est ou ça ou mon truc du stagiaire, alors tu sais ce qu'il te reste à faire : trouve un lycée pro qui fait de la compta dans ton coin, et envoie une petite lettre au chef de travaux.

L'intendant zonard a écrit:

Tu vois, en fait c'est super simple. Mais c'est totalement incompatible avec notre métier où un parent d'élève rentre en trombe dans ton bureau pour te casser la gueule parce qu'il a une bourse de seulement 19.75 €, avant que la CDIste débarque avec un bon de commande sauvage pour deux cartouches pour son imprimante à 250.88 € la cartouche, et un rouleau de trois mètre d'adhésif spécial CDI à 700 euros, sachant que pendant ce temps le téléphone a sonné trois fois parce que la gestionnaire l'établissement rattaché ne se souvient plus où est le menu de GFC pour les OR, que l'IA veut te demander c'est quoi la virgule à la page seize de ton cofi, et que le fournisseur truc te harcèle pour le paiement d'une facture qu'il s'entête à libeller au nom de l'école machin alors que c'est toi le payeur dans le cadre du REP. Tiens, j'ai oublié de parler de la livraison de poulet qui n'arrive pas et qu'il est déjà 11 heures et qu'il n'y a pas de steaks hachés dans le congel, ni de la baston entre l'OP alcoolique et un CAE cotorep.

tout simplement énorme

... et tellement vrai !

Reprendre l'inventaire c'est possible, j'ai testé pour vous!!!!!

Il faut commencer depuis la création de l'établissement grâce aux ZD, ZR, OR classe 1 et 2 de cofi et pièce 14 (attention dans les années 80 les comptes de classes 1 et 2 ont changé.)
Si tu as des sorties d'inventaire, il faut vérifier que ces sorties ont bien été faites sur le bon compte de classe 1, et que le matériel était bien inscrit à l'inventaire. Lorsque j'ai remonté les inventaires de mes collèges rattachés j'ai trouvé du matériel sorti d'inventaire et qui était à l'origine inscrit au répertoire.
S'il te manque des documents, demande à ton collège rattaché s'il a conservé des archives, sinon c'est la CRC qui pourra peut-être t'autoriser à consulter les siennes.
Enfin tout cela tient du casse tête chinois mais ce n'est pas impossible. Bonne chance et si tu as des renseignements à demander n'hésite pas.

L'intendant zonard est toujours aussi fantastique à lire !

Qu'est ce qu'il a bouffé ce week-end ? un CPE ? une CDIste ? un agrégé peut-être ?
Tout simplement sublime !!! C'est aussi ça le forum

Léodagan a écrit:

L'intendant zonard est toujours aussi fantastique à lire !

...et tellement vrai et ressemblant dans sa description de nos fonctions..!!!!

bececo a écrit:

Léodagan a écrit:

L'intendant zonard est toujours aussi fantastique à lire !

...et tellement vrai et ressemblant dans sa description de nos fonctions..!!!!

D'accord avec Thépot...
Arrivé dans un bahut de 1971 avec un inventaire jamais mis à jour (seulement les entrées), tenu sur du papier miteux (il manquait des pages!), aucune sortie... et bien sûr classes 1 et 2 / inventaire inexactes.

Seule solution : bien commencer sur une année fiable, et reprendre jusque 2006 puis dégager tout le reste en CA.
Je ne crois pas aux recherches poussiéreuses : les boites archives ne sont jamais TOUTES là, il est parfois impossible de comprendre une écriture comptable du style D215 C 216 en plein milieu d'un brouillard de 1984, j'en sait quelques chose....
Ma méthode a été d'acheter WINCZ (très très bien), de bien préparer le "cadre" (lieux, catégories, responsables, etc.) puis de saisir les biens sélectionnés comme "inventoriables" recensés au préalable dans Excel.
Par différence avec les classes 1 et 2 existantes, on détermine ce qu'il faut sortir : on a en effet quelques objets et des montants comptables. On fait coller.
Soyons clair : mieux vaut en 2010 un inventaire parfaitement tenu même s'il semble récent et ne remonte pas au delà de 2000 qu'un gestionnaire (ou un nouveau venu sur le poste) autruche réfugié derrière un "çà a toujours été comme çà, y'a rien, on comprend rien..."
Le plus dur c'est de s'y lancer!

J'ai réalisé dans mon précédent poste ce grand nettoyage au moment du passage à l'euro, histoire de bien rigoler! Sérieusement, celà reste (même si il s'apparente à une forme d'autisme du gestionnaire comptable travaillant seul le soir dans son bureau) un de mes meilleurs souvenirs sur ce poste : avoir réalisé un travail d'importance (l'agent comptable est responsable de la tenue de l'inventaire...bien avant du délai d'intervention pour chiottes bouchées et agressions sexuelles OP sur OEA), présenté en CA, avec une trace indélébile de mon travail dans les comptes de l'établissement.

Quand je lis toutes ces remarques, je me dis que j'ai de la chance d'être dans un établissement où l'inventaire et la classe 1/2 collent !
C'est juste qu'il n'y avait eu aucune sortie depuis 1970 (date de création de l'établissement). J'ai donc sorti (avec passage en CA et vote) tout ce qui datait d'avant 1990 dont la valeur résiduelle était de 0... (la monobrosse de 1972 ne semblait plus être dans l'établissement depuis un moment !!!!).

Enfin, je me dis que c'était un boulot de m*rde mais moins complexe que vos situations !

La méthode de David est excellente, et sa situation est malheureusement beaucoup plus courante que celle de entropie08. En lisant David, vous avez même la confirmation de la fierté de celui qui a fait ce travail : raison de plus pour le coller à un bon petit stagiaire qui s'en vantera auprès de ses profs, voire d'un éventuel employeur.

Pour détailler un poil ce que j'ai dit plus haut, Egimmo, plus cher, est un logiciel intéressant car verrouillé de toutes parts. Ca prend du temps de remplir les cases qu'il prévoit, mais avec cet outil on est à peu près sûr de respecter la réglementation : tout est paramétré en dur.

Avec WinCZ, c'est un peu moins vrai, et je recommande au débutant en inventaires de d'abord s'imprégnier de la réglementation avant de le manipuler. De ce point de vue, je préconiserais plutôt Egimmo pour quelqu'un ne se fait pas confiance ou pour laisser faire le travail à quelqu'un dont on n'est pas très sûr. Mais considérant que la correction sauvage est plus difficile avec Egimmo que WinCZ... Bref, c'est un peu dur de trancher.

Les deux ont une ergonomie assez mauvaise, (beaucoup trop d'utilisation de la souris et pas assez du clavier, des onglets dans tous les sens qui transforment l'écran en un fouillis insondable) un petit plus pour WinCZ à mon goût très personnel.

Quelqu'un connaît-il d'autres logiciels sur le marché ?

merci à tous pour vos réponses, je suis pas sur d'avoir bien pigé la methode mais en tout cas je m'y colle à la rentrée, ce sera mon challenge en 2006/07 j'ai déjà le sentiment d'avoir fait qqchose d'utile pour cette AC vu tout ce que j'ai remis en état ou à peu près mais il est temps que je m'y colle.

merci en tout cas

Comment peut on vérifier qu'il y a un problème avec les classes 1 et 2 ?
Exemple: j'ai un solde débiteur en classe 2 de 2 041 481.04 euros (hors 275) et un solde créditeur en classe 1 de 2 251 930.45 euros.
Comment cette différence peut elle se justifier ?
Il me semblait que touts mandats en classe 2 trouvait sa contrepartie soit par un OR en classe 1 soit par un crédit du 10681; mais dans un tel cas, je ne comprend pas d'où peut venir la différence ?