Documents à transmettre aux membres du C.A

Les parents d'élèves se plaignent régulièrement de ne pas avoir les documents préparatoire au CA. Avant, je ne leur donnais que le budget et le compte financier à l'avance.
Maintenant, ils demandent tout : les DBM, les tarifs,...

- je connais pas de texte qui précise quels sont les documents à envoyer aux membres du CA.
- Comment faites-vous dans vos bahuts ?

Merci !

perso je n'ai pas le temps de tout donner à l'avance à partir CF et budget. Par contre je distribue un doc écrit au début du CA pour que tout le monde puisse suivre. Je ne pense pas qu'il y ait d'obligation de distribuer avant CA les autres docs ???

C'est bien pour ça que le pouvoir réglementaire, dans son infinie sagesse, a prévu la commission permanente...

Piper a écrit:

Je ne pense pas qu'il y ait d'obligation de distribuer avant CA les autres docs ???

Décret de 85, article 17 :

Citation :

Le chef d'établissement fixe les dates et heures des séances, il envoie les convocations, accompagnées du projet d'ordre du jour et des documents préparatoires, au moins dix jours à l'avance, ce délai pouvant être réduit à un jour en cas d'urgence.

Jean Guy a écrit:

Les parents d'élèves se plaignent régulièrement de ne pas avoir les documents préparatoire au CA. Avant, je ne leur donnais que le budget et le compte financier à l'avance.
Maintenant, ils demandent tout : les DBM, les tarifs,...

- je connais pas de texte qui précise quels sont les documents à envoyer aux membres du CA.
- Comment faites-vous dans vos bahuts ?

Merci !

La demande des parents ne me choque pas. Avoir à l'avance le budget, le cofi et tous les documents qui sont longs (réglement SAH, tarification OC, etc...) permet d'éviter une lecture fastidieuse en CA.

Pour les DBM, tu leur donnes le document de GFC, ils vont pas être décus !

J'ai connu un établissement rattaché où le CE ne donnait rien avant le CA. Il y a eu un conflit et le jour du CA, refus de siéger.

Je prône la clarté et j'envoi tous les documents nécessaires avant le CA.

Citation :

Pour les DBM, tu leur donnes le document de GFC, ils vont pas être décus
!

Pour le budget comme les DBM, je ne leur donnes pas les documents issus de GFC. Outre la masse de documents que cela représente, ils ne s'y retrouveraient pas et ne comprendraient rien (moi non plus d’ailleurs - Je blague). Leur donner des documents incompréhensibles reviendrait un peu à les mépriser voire les provoquer.

Je prends le soin de faire des documents synthétiques sur Excel à chaque fois que je le peux. Je sais que c'est chronophage mais la transparence budgétaire est là aussi. La comptabilité est très compliquée pour un néophyte et c’est aussi notre rôle de vulgariser. Lorsque le CE ou moi-même ne peuvonst pas envoyer les documents 10 jours avant, nous précisions dans la convocation que nous les faisons parvenir au plus tôt et en tout cas avant le CA. Cette pratique a toujours été payante.

Si j'étais représentant du CA et que j'allais à un CA sans avant eu les documents avant, je refuserais de siéger. Le CA n’est pas qu’une simple chambre d’enregistrement. C'est aussi un lieu d'échange.

ATTENTION: tout membre du CA peut exercer un recours en annulation de toutes les décisions prises en CA si les docs n'ont pas été founis dans las délais. Ce n'est pas le problème des membres du CA mais celui du CE (et donc du Gestionnaire) qui doit se dem.erder pour s'y prendre suffisamment à l'avance.

Sur quelles bases juridiques pourraient ils faire un recours?

Perso je photocopie pour le CA, ensuite certains documents sont envoyés en plus avec le PV. Je trouve que c'est assez. S'ils ont des questions je suis présente au CA.

athenais a écrit:

Sur quelles bases juridiques pourraient ils faire un recours?

Délibération illégale pour vice dans la procédure.

La règlementation impose l'envoi des documents préparatoires, le juge annulera systématiquement les délibérations en cas d'oubli.

C'est une jurisprudence constante en matière de délibérations des collectivités locales qui s'applique à nous.

Jean-Mic a écrit:

athenais a écrit:

Sur quelles bases juridiques pourraient ils faire un recours?

Délibération illégale pour vice dans la procédure.

La règlementation impose l'envoi des documents préparatoires, le juge annulera systématiquement les délibérations en cas d'oubli.

C'est une jurisprudence constante en matière de délibérations des collectivités locales qui s'applique à nous.

D'accord avec toi, les administrateurs doivent être mis dans la situation de pouvoir délibérer en toute connaissance de cause.
Le juge administratif a déjà annulé des délibérations (c'était une université mais c'est transposable) car les documents n'avaient pas été transmis avec l'ordre du jour.

fran6h a écrit:

Jean-Mic a écrit:

athenais a écrit:

Sur quelles bases juridiques pourraient ils faire un recours?

Délibération illégale pour vice dans la procédure.

La règlementation impose l'envoi des documents préparatoires, le juge annulera systématiquement les délibérations en cas d'oubli.

C'est une jurisprudence constante en matière de délibérations des collectivités locales qui s'applique à nous.

D'accord avec toi, les administrateurs doivent être mis dans la situation de pouvoir délibérer en toute connaissance de cause.
Le juge administratif a déjà annulé des délibérations (c'était une université mais c'est transposable) car les documents n'avaient pas été transmis avec l'ordre du jour.

Pour faire bonne mesure je pense à l'avenir refuser de répondre à toute question n'ayant pas été déposée par écrit 48 h avant le CA (conformemment à la loi).
Ca devrait sacrément écourter les séances et je serai de retour plus tôt à la maison pour regarder mon feuilleton préféré!

Vieil intendant a écrit:

.... Avoir à l'avance le budget, le cofi et tous les documents qui sont longs (réglement SAH, tarification OC, etc...) permet d'éviter une lecture fastidieuse en CA.
Pour les DBM, tu leur donnes le document de GFC, ils vont pas être décus !

Jusqu'à présent, je voyais les choses comme VI ....et je pratique ainsi depuis ...belle lurette !
mais... à la lecture du post de notre marmotte préférée, je me dis que je devrais faire mieux : à l'avenir tout envoyer 10 jours avant le CA

Lanfeust a écrit:

Pour le budget comme les DBM, je ne leur donnes pas les documents issus de GFC. .
Je prends le soin de faire des documents synthétiques sur Excel à chaque fois que je le peux. .

Voilà qui pourrait intéresser les collègues .Un envoi à N@n@rd pour alimenter la banque documentaire serait le bienvenu

Normalement, tous les documents étudiés en CA doivent être transmis avec la convocation soit 10 jours avant le CA pour permetrre aux membres d'y travailler dessus, de poser les questions avant et d'allerger d'autant le CA. Malheureusement, à l'usage on s'aperçoit que cela ne marche pas.

D'accord pour qu'ils aient des doc. à l'avance.

Mais je refuse de pondre un truc sur tableur ou traitement de texte.
L'administration nous fournit un outil, GFC. Il en sort ce qu'il en sort, ce sont des documents officiels, aux membres du CA de faire avec !

J'essaie d 'expliquer ça le mieux possible en termes simples (ex. :quand j'évoque les réserves disponibles ou le fonds de roulement je précise qu'il s'agit de l'épargne de l'établissement...c'est beaucoup plus parlant pour eux)

Mais pas question de tout restranscrire sur un autre document. Je n'ai pas que ça à faire !

dormerai a écrit:

D'accord pour qu'ils aient des doc. à l'avance.

Mais je refuse de pondre un truc sur tableur ou traitement de texte.
L'administration nous fournit un outil, GFC. Il en sort ce qu'il en sort, ce sont des documents officiels, aux membres du CA de faire avec !

J'essaie d 'expliquer ça le mieux possible en termes simples (ex. :quand j'évoque les réserves disponibles ou le fonds de roulement je précise qu'il s'agit de l'épargne de l'établissement...c'est beaucoup plus parlant pour eux)

Mais pas question de tout restranscrire sur un autre document. Je n'ai pas que ça à faire !

Belle mentalité

J'en profite au passage pour dire à Lanfeust que ses documents synthétiques sur excel m'intéressent

Pardon, j' insiste

Idem Barbule, les documents excel m'interresseraient...
Merci d'avance

OCEANIEN a écrit:

Normalement, tous les documents étudiés en CA doivent être transmis avec la convocation soit 10 jours avant le CA pour permetrre aux membres d'y travailler dessus, de poser les questions avant et d'allerger d'autant le CA. Malheureusement, à l'usage on s'aperçoit que cela ne marche pas.

Oui, c'est pour ça que je persiste à préparer de jolis dossiers pour les questions financières que je joint aux convos, puis que le jour J je commence les dites questions par un traditionnel : "comme vous avez déjà pris le temps de lire le dossier synthétique que je vous ai fait parvenir nous allons pouvoir avancer assez vite" suivi d'un petit, tout petit mais présent, silence, accompagné d'un sourire en balayant une salle pleine de têtes baissées, puis on enchaîne...
On a les plaisirs qu'on peut s'offrir après tout....

A propos, vous n'avez jamais cette impression bizarre d'être un prof pour des profs ?!

Base règlementaire : article 17 paragraphe 2 du décret du 30 août 1985 :" le chef d'établissement fixe les dates et heures des séances, il envoie les convocations, accompagnées d'un ordre du jour et des documents préparatoires, au moins 10 jours à l'avance, ce délai pouvant être réduit à un jour en cas d'urgence.
Quand les documents sont fournis à l'avance, les membre du Ca sont beaucoup plus cools, vous n'avez pas remarqué ?

corsica a écrit:

Quand les documents sont fournis à l'avance, les membre du Ca sont beaucoup plus cools, vous n'avez pas remarqué ?

Bah non, justement....
Enfin si : ça leur donne un truc à feuilleter avec un air hyper interessé au moment de désigner un secrétaire de séance...

barbule a écrit:

J'en profite au passage pour dire à Lanfeust que ses documents synthétiques sur excel m'intéressent

Pardon, j' insiste

OK, je vais les transmettre à N@n@rd ce week-end mais je vous préviens, ils n'ont rien d'extraordinaire, ils me permettent juste de faire preuve de pédagogie auprès des membres du CA. Je pense que chacun d'entre vous a déjà fait ce type de document.
Pour le budget: un fichier Excel avec une feuille recettes, une feuille dépenses, une feuille équilibre du budget/situation des réserves.
Pour les DBM: un fichier Excel avec en ligne les ouvertures de crédits par chapitre et comptes (uniquement ceux qui sont modifiés), en colonne les origines de financement (par type de ressource sans détailler les comptes de recettes). Quand je suis en forme, je numérote chaque opération d'ouverture de crédit et je rédige un commentaire en bas de page.
Je conclue par la situation des réserves disponibles. Les membres du CA trouvent cela très clair (en général !) et les DBM sont rapidement votées.

Lanfeust a écrit:

barbule a écrit:

J'en profite au passage pour dire à Lanfeust que ses documents synthétiques sur excel m'intéressent

Pardon, j' insiste

OK, je vais les transmettre à N@n@rd ce week-end mais je vous préviens, ils n'ont rien d'extraordinaire, ils me permettent juste de faire preuve de pédagogie auprès des membres du CA. Je pense que chacun d'entre vous a déjà fait ce type de document.

Merci Lanfeust

Confidence : je suis revenue complètement démoralisée de mon dernier et très récent CA : là où d'habitude les gens sont plutôt contents " ah , le budget, jamais on a si bien compris" , " le compte financier, une merveille, on va en faire notre livre de chevet" ....
...bon, d'accord, j'exagère, mais...tout ça pour dire qu'avec la présentation des modifs de l'EPCP...patatras, le bel ordonnancement s'est écroulé ...on a même osé me dire : " vous faites un drôle de métier..." ( remarquez, la dernière fois, j'ai eu droit à un " c'est complexe, votre truc"... )