Règlement relatif aux PFMP

Une fois n'est pas coutume, j'ouvre un nouveau fil de discussion à la suite de la tournure que prend un ancien fil : 

Citation :

Nicolas
[...] à ta place Oxiane, je prendrais mon règlement concernant les PFMP et j'ajouterais quelques articles spécifiques concernant les PFMP effectuées à l'étranger.
Ceci afin d'établir le cadre de la prise en charge des frais qui diffère de celui des autres PFMP.

Je n'ai pas encore de règlement formalisé concernant les PFMP : une convention de stage type fut un jour votée à l'occasion d'un acte vierge - qui n'a d'ailleurs plus grand chose à voir avec le doc en usage aujourd'hui (  ) - ainsi qu'un tarif de remboursement des frais de déplacement figurant sur un autre acte transmissible en tiennent lieu, et c'est tout.

Deux courtes questions sur le cadre général à donner : 
1/ Un règlement sur les PFMP relève-t-il de l'acte transmissible relatif au projet d'établissement ? 
Ou de l'acte sur les tarifs ? Ca fait "service minimum" (re- )
J'exclus a priori celui qui s'intitule : "Définition des actions de formation complémentaire et de formation continue" : il semble réservé aux CFA.

2/ Lorsqu'une section est créée dans un EPLE, existe-t-il un document administratif qui le notifie à l'établissement concerné ? Ce document doit-il se retrouver sur DEMACT ? Ou la DHG votée chaque année en tient-elle lieu ?

1. C'est déjà très très bien ce qu'a fait la personne avant toi.
On fait voter un modèle de convention afin d éviter que toutes ces conventions soient présentées au CA.
Tu fais également voter un acte concernant les modalités de remboursement des frais de déplacement des stagiaires et c'est à ce dernier que je faisais référence.
Cela suffit.
Pour le reste, regarde sur gestionnaire03   . Je ne me souviens plus mais il me semble bien que c'est un acte générique non transmissible.
2. Pas d acte spécifique du CA pour cela à ma connaissance.

Le collègue d'avant a fait le boulot. Il n'y peut rien si les conventions dévient par la suite (il n'en voit pas la couleur) et si personne ne vient lui dire qu'il faut passer une nouvelle mouture au CA...

On part donc pour quelque chose de très léger s'il n'y a que des tarifs à ajouter sur l'acte relatif à la prise en charge financière.

Toutefois le cas présent est celui où la volonté du CE consiste à fonctionner non par remboursement des familles après engagement des dépenses mais par la prise en charge préalable de l'intégralité des frais par le lycée. Il y a eu un fonctionnement par bons de commande : le lycée achète un service d'hébergement, repas compris ; il achète un abonnement de transport pour les trajets quotidiens ; il achète, toujours par bon de commande, un vol AR... 
Cette année le lycée a acheté une prestation clé en main (1 seul bon de commande pour l'ensemble des services, sauf le vol AR vers la ville de stage). Le cadre est donc celui du marché public, on s'éloigne du strict cadre de la PFMP. Je n'ai pas l'impression qu'on est dans quelque chose de délirant, par contre ce fonctionnement suppose de récupérer des subventions pour éviter d'épuiser les crédits du lycée.

Ce cas n'est pas traité sur Gestionnaire03 : sans doute parce je me trouve dans un cadre de marché public classique. Reste que ce qui a coincé c'est quand même le refus de l'agent comptable au moment de payer l'acompte : ce n'est pas un voyage (il n'y a pas eu d'acte du CA en ce sens), mais le fonctionnement s'en rapproche. Il y a des frais de stage, mais le lycée les contourne par des bons de commande. On paie un acompte pour affermir la réservation en invoquant l'arrêté du 22/12/2017 sur la liste des dépenses payables avant service fait, mais l'AC regimbe...

Oxiane Recouvreur a écrit:

Cette année le lycée a acheté une prestation clé en main (1 seul bon de commande pour l'ensemble des services, sauf le vol AR vers la ville de stage). Le cadre est donc celui du marché public, on s'éloigne du strict cadre de la PFMP. Je n'ai pas l'impression qu'on est dans quelque chose de délirant, par contre ce fonctionnement suppose de récupérer des subventions pour éviter d'épuiser les crédits du lycée.

Tu as plusieurs éléments qu'il ne faut pas mélanger :
- le fait de réaliser des PFMP à l'étranger sur des crédits x ou y : soit il y a un cadre conventionnel (ex ; ERASMUS+) soit, c'est l'EPLE qui l'établit
- la prise en charge des frais liés à ces PFMP particulières : idem, soit il y a un cadre conventionnel, soit l'EPLE définit ce cadre par exemple en complétant l'acte du CA sur les modalités de prise en charge financière des frais relatifs aux PFMP
- la manière dont sont effectuées ces dépenses : ton agent comptable et toi avez tout le cadre nécessaire.

Sur ce dernier point, tu as bien rappelé le cadre, celui des marchés publics.

Tu fais également très bien de rappeler l'arrêté du 22 décembre de 2017 qui prévoit dans son article 2 : Les dépenses listées ci-après peuvent être payées avant la réalisation du service fait : (...) - les avances dans le cadre de marchés publics ; (...)

Rappel : comme beaucoup de collègues et de prestataires, tu mélanges acompte et avance. Dans ton cas, tu es bien sur une avance, puisqu'il n'y a pas de service fait.

Donc, tu peux dire à ton agent comptable qu'il prenne connaissance de la fiche de la DAJ sur les avances ou mieux qu'il aille consulter www.gestionnaire03.fr

Merci pour ces éléments, Nicolas.
Pour les conventions, c'est à reprendre du début.
Pour l'acte à passer au CA, s'il est uniquement tarifaire, je redoute un 'non' car il accorderait des avantages aux élèves EURO que les autres élèves n'auraient pas (la prise en charge a priori des frais, le remboursement de l'hébergement et des frais de repas). Pourquoi un EURO aurait-il des droits qu'un germanisant/hispanisant/italianisant n'aurait pas ?
Il faut une caution pédagogique qui reflète clairement le parti-pris de l'établissement, sans quoi les jalousies seraient fondées. Ne bricoler qu'un acte tarifaire, c'est laisser le gestionnaire faire seul dans son coin une cuisine infâme qui sent l'arrangement en faveur des uns au détriment des autres. Lâcher 9000€ pour 4 élèves doit relever d'un consentement collectif.
Quant à l'agent comptable, le pauvre ne s'épargnera pas une explication à la rentrée car je déteste qu'il me laisse sur une décision non éclairée.

Cet acte 'tarifaire' vient compléter celui existant concernant les PFMP.
Il s'agit (si j'ai bien compris ) simplement de compléter le règlement initial pour le cas particulier des PFMP à l'étranger pour lesquelles et compte tenu des sommes engagées, il n'est pas incongru que l'EPLE fasse une prise en charge a priori.

Oui tu as bien compris. Mais l'acte tarifaire initial est maigrichon, il ne concerne que le remboursement des frais de déplacement sur la base d'un trajet AR par jour) pour des stages effectués en France. La question qui reste est donc de savoir si on peut privilégier la prise en charge intégrale des frais liés aux PFMP effectuées en pays anglophone dans le cadre de la section euro anglais tout en ne remboursant rien au-delà d'une prise en charge Erasmus+ pour les autres PFMP dans le cas où des élèves souhaitent effectuer une mobilité dans un autre pays (Allemagne, Italie) hors section euro anglais ouverte au lycée.
Dans un cas : prise en charge intégrale préalable à toute dépense ; dans l'autre prise en charge limitée après service fait. Une telle différenciation est-elle acceptable ?

Je comprends mieux tes scrupules 
Si je comprends pour les pfmp Erasmus+, les élèves avancent leurs frais  
Si c'est le cas, c'est bien cette pratique qui semble source de rupture d égalité ...
Un élève qui part en Erasmus n a normalement rien à débourser pour le transport, l hébergement et la restauration.

Moi j'ai pas compris....    on parle de déplacements à l'étranger dans le cadre du programme ERASMUS+ ou en dehors de ce programme ?

Récapitulatif :
1- Pour l'instant on est en dehors du programme Erasmus+, le consortium dont le CE parlait ("il y a des sous, pas d'problème") n'existe plus.
2- Rédiger un acte pour les remboursements sans avoir de subvention autre que des crédits d'État pour les stages revient à ouvrir grand les vannes du budget du lycée, ce n'est pas soutenable à court terme (d'autant plus que les contrats d'hébergement sont mal couverts par les assurances : en cas d'annulation le lycée perd les sommes).
3- Privilégier uniquement la section euro dans un tel acte constitue une rupture d'égalité.
4- Intégrer le programme Erasmus+ devient un objectif pour 2023.
5- L'agent comptable doit me dire ce qui l'a retenu pour payer l'avance demandée en décembre, il est gestionnaire d'un lycée pro donc il doit savoir comment aborder cette question des stages à l'étranger.

Je suis à la fois d accord et pas d accord.

Les élèves qui partent en pfmp à l étranger en Erasmus ou hors Erasmus doivent effectivement être traités de la même manière à peu de choses près. 

J'ai rencontré ces cas plusieurs fois et dans tous les cas les élèves n ont pas d avance à faire. Soit le lycée achète des prestations (typiquement transport et hébergement), soit des sommes ont versées aux élèves notamment pour la partie restauration sur place.

Erasmus ou pas, ce n'est pas la question. 

Ce qui diffère par rapport aux autres élèves en pfmp à proximité de ton lycée, c'est que les frais sont pris en charge a priori et non pas a posteriori. D où l actualisation de ton règlement. 

Veille à ne pas mélanger règle et opportunité. Le fait qu il y a des financements externes permettant d alléger la charge pour le lycée differe des modalités de prise en charge